Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý dự án

Kerkez | những hình ảnh đẹp

Các ứng dụng quản lý công việc, nhật ký đầu dòng, danh sách đơn giản, Hoàn thành công việc — các doanh nhân bận rộn có vô số tùy chọn để lựa chọn.

Tuy nhiên, một trong những câu hỏi cơ bản mà bạn cần tự trả lời trước tiên là: “Analog hay kỹ thuật số?”

Có liên quan: Mẹo chặn thời gian Các chuyên gia và nhà khoa học hàng đầu sử dụng để tăng năng suất

Định nghĩa Analog so với Digital

Hệ thống tương tự dựa trên giấy và bút. Chúng có thể bao gồm các công cụ và phương pháp tiếp cận như nhật ký gạch đầu dòng, danh sách nhiệm vụ cơ bản, thẻ chỉ mục, sổ ghi chép Moleskine hoặc bảng kế hoạch ngày.

Về cơ bản, bất cứ thứ gì được tạo ra từ các công cụ cơ bản là giấy và bút đều là tương tự.

Tất nhiên, kỹ thuật số có nghĩa là ứng dụng. Điều đó có thể có nghĩa là một ứng dụng đắt tiền theo dõi danh sách nhiệm vụ, phần mềm quản lý dự án miễn phí hoặc bất kỳ thứ gì ở giữa.

Nó cũng có thể là một tệp văn bản thuần túy đơn giản trong một trình soạn thảo văn bản cơ bản. Hầu như bất kỳ chiến lược nào bạn có thể nghĩ ra ở định dạng giấy có thể có sẵn dưới dạng ứng dụng, cho thiết bị iOS hoặc Android hoặc cho cả hai.

Cái nào là tốt nhất cho bạn?

Có liên quan: 10 mẹo quản lý thời gian hiệu quả

Sự sang trọng của phần mềm quản lý dự án

Không nghi ngờ gì khi phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ kỹ thuật số rất phổ biến, đặc biệt là với các doanh nhân bận rộn khi di chuyển.

Để đạt được hiệu quả tuyệt đối, phương pháp kỹ thuật số sẽ thắng. Bạn có thể sao chép và dán văn bản, dễ dàng kiểm tra các hành động đã hoàn thành và kéo và thả các mục vào cơ cấu tổ chức ưa thích của bạn.

Sự khác biệt giữa phần mềm quản lý dự án

Với vô số ứng dụng có sẵn, việc tìm một ứng dụng phù hợp với nhu cầu của bạn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế.

Thiết kế và giao diện người dùng có thể tạo ra một chút khác biệt cho người dùng.

• Nếu bạn tuyến tính hơn trong cách tiếp cận của mình, một ứng dụng trình bày các nhiệm vụ của bạn trong một danh sách có thể phù hợp hơn.
• Đối với những người thích xem “bức tranh toàn cảnh”, xem nhanh tất cả các cam kết của bạn, bạn có thể cảm thấy thoải mái hơn với một cách tiếp cận khác, chẳng hạn như giao diện người dùng dựa trên thẻ.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, các ứng dụng phần mềm quản lý dự án rất linh hoạt và dễ di chuyển.

Nếu ứng dụng hoặc các ứng dụng bạn chọn có phiên bản dành cho thiết bị di động, tốt nhất là những phiên bản đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn (bao gồm cả máy tính xách tay và máy tính để bàn), thì bạn có thể mang theo hệ thống của mình mọi lúc mọi nơi.

Sức mạnh đáng ngạc nhiên của bút và giấy

Phần mềm quản lý dự án có thể hiệu quả đến mức nào, cũng có những cân nhắc khác cần lưu ý, có thể là những phần mềm có sức nặng hơn, tùy thuộc vào tình huống và nhu cầu của bạn.

Đúng là các ứng dụng làm cho việc sao chép, dán hoặc theo dõi công việc hiệu quả hơn, nhưng “hiệu quả” không thể thay thế cho “năng suất” — trừ khi định nghĩa của bạn về điều này có nghĩa là “hoàn thành càng nhiều công việc bận rộn càng tốt trong thời gian ngắn nhất có thể”.

Liên quan: 3 cách để cải thiện thói quen sử dụng email của bạn (Video 60 giây)

Thúc đẩy sự sáng tạo với các hệ thống tương tự

Tuy nhiên, đối với hầu hết các chủ doanh nghiệp, điều này không đúng như vậy. Các doanh nhân không phải là công nhân trong dây chuyền lắp ráp từ đầu thế kỷ 20.

Bạn cần thời gian chết, thời gian suy nghĩ, thời gian để thực hiện sự sáng tạo và thực hiện một số cân nhắc sâu sắc về các ưu tiên thực tế của bạn.

Đó là điều mà các hệ thống dựa trên giấy và bút làm rất tốt. Dưới đây là một số lý do tại sao một số doanh nhân thích viết phần mềm quản lý dự án:

• Ví dụ: hành động viết lại những công việc chưa hoàn thành sẽ giúp củng cố mặt hàng trong thương hiệu của bạn.
• Nó làm tăng áp lực mà bạn phải trải qua để hoàn thành nhiệm vụ, điều này có thể hữu ích cho những người hay trì hoãn.
• Các công cụ tương tự cho phép bạn thực hiện khả năng sáng tạo của riêng mình ở một mức độ cao hơn. Điều đó có thể là quá sức đối với một số người, nhưng đối với những người khác, nó có thể là một sức hút mạnh mẽ.

Bút và Giấy, Phần mềm Quản lý Dự án hay Cả hai?

Phần mềm quản lý dự án có phù hợp nhất với bạn hay không phụ thuộc vào sở thích của bạn và nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Để đưa ra lựa chọn tốt nhất, hãy xem xét từng yếu tố sau khi đánh giá các tùy chọn hệ thống năng suất của bạn:

• Làm thế nào để bạn làm việc tốt nhất?
• Bạn di động như thế nào trong tuần làm việc của mình?
• Phong cách lập kế hoạch của bạn là gì?

Xem xét từng yếu tố này, bây giờ bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về cách tiếp cận nào sẽ phù hợp nhất với bạn.

Tuy nhiên, bạn không bị giới hạn ở cái này hay cái khác. Nếu bạn tìm thấy một số khía cạnh khiến bạn nghiêng về phương pháp tiếp cận bằng giấy và bút, trong khi những khía cạnh khác đề xuất một công cụ kỹ thuật số có thể phù hợp hơn với nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo một cách tiếp cận kết hợp.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng sổ tay giấy để ghi lại các ý tưởng và dữ liệu trong ngày, sau đó chuyển các dự án, nhiệm vụ và cuộc hẹn sang một hoặc hai ứng dụng trên điện thoại của bạn.

Nhất quán trong cách tiếp cận của bạn

Cuối cùng, hãy xem xét bất kỳ sở thích nào bạn cảm thấy bằng trực giác đối với hệ thống này hay hệ thống khác. Trong phân tích cuối cùng, hệ thống năng suất tốt nhất cho bạn là hệ thống bạn sẽ sử dụng nhất quán.

Bất kể phân tích có thể tiết lộ điều gì, nếu bạn vẫn có phản ứng mạnh mẽ theo cách này hay cách khác, thì bạn nên chú ý đến cảm giác đó.

Điều quan trọng là làm cho hệ thống hoạt động cho bạn, không phải vặn mình và cách bạn làm việc cho phù hợp với hệ thống. Hãy nhớ rằng các hệ thống năng suất đều nhằm mục đích trở nên hiệu quả hơn — hoàn thành nhiệm vụ của bạn, tập trung và đảm bảo bạn đúng giờ.

Với tất cả các tùy chọn hiện có, việc tạo một phương pháp tiếp cận được cá nhân hóa phù hợp với bạn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế.