Mẹo chặn thời gian Các chuyên gia và nhà khoa học hàng đầu sử dụng để tăng năng suất

Gillian Blease | những hình ảnh đẹp

Đối với một số doanh nhân, họ có thể lăn lộn với những cú đấm. Họ cũng không ngại dành 80 giờ một tuần. Cho dù đó là vì họ tham công tiếc việc hay chỉ phải làm việc này trong trường hợp cần thiết bởi vì họ là một nhóm một người, chỉ là không thể duy trì lối sống này.

Dù bạn có muốn thừa nhận hay không, mọi người đều có nguồn cung cấp năng lượng, sự tập trung và ý chí hạn chế. Cuối cùng, những tuần làm việc 80 giờ đó sẽ trở lại ám ảnh bạn khi bạn bắt đầu sụp đổ và bùng cháy.

Hơn nữa, nếu không có một số loại kỹ thuật quản lý thời gian bạn chỉ đang quay bánh xe của bạn. Thay vì hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất của mình, bạn đang để cho các công việc bị gián đoạn và ít quan trọng hơn ngốn phần lớn thời gian của mình. Điều tiếp theo bạn biết đấy, bạn liên tục chơi trò đuổi bắt và bỏ lỡ những điều quan trọng nhất trong cuộc sống.

Nhưng, điều gì sẽ xảy ra nếu tôi nói với bạn rằng có một bản hack năng suất đảm bảo rằng bạn hoàn thành những việc cần hoàn thành để phát triển doanh nghiệp của mình trong khi giúp bạn có một cuộc sống viên mãn hơn? Nghe quá tốt để thành sự thật? Nó không phải với thời gian chặn.

Chặn thời gian là gì?

Chặn thời gian là một khái niệm khá đơn giản trong đó bạn phân chia ngày của mình thành những khoảng thời gian xác định. Ví dụ: thay vì kiểm tra email suốt cả ngày, bạn đặt một khoảng thời gian, từ 8 giờ sáng đến 8 giờ 30 sáng, để xóa hộp thư đến và trả lời tin nhắn. Khi hộp thư đến của bạn ở mức 0, bạn chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

Chìa khóa để ngăn chặn thời gian là tổ chức các nhiệm vụ cần hoàn thành và sau đó dành ra một khung thời gian cụ thể để chỉ tập trung vào những mục đó. Điều này ngăn không cho đa nhiệm và gián đoạn ra lệnh cho ngày của bạn. Do đó, bạn sẽ gạch chéo các mục khỏi danh sách việc cần làm của mình nhanh hơn và bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.

Quan trọng nhất, nó khuyến khích các doanh nhân bận rộn sắp xếp thời gian cho bản thân. Cho dù đó là năm phút hay một giờ, tính năng chặn thời gian buộc bạn phải thêm “thời gian dành cho tôi” rất cần thiết đó vào lịch của mình để bạn có thể suy ngẫm, tập thể dục, đọc hoặc làm bất cứ điều gì khác khiến bạn hạnh phúc. Điều này giúp chúng tôi nạp năng lượng khi chạy trong khói và cho chúng tôi thời gian để tận hưởng cuộc sống.

Tại sao chặn thời gian lại có giá trị đối với các doanh nhân.

Có hai điều đáng kinh ngạc xảy ra khi bạn bắt đầu chặn thời gian.

Đầu tiên là bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất của mình nhanh hơn và kỹ lưỡng hơn. Điều này là do bạn không phân chia sự chú ý của mình giữa 15 nhiệm vụ khác nhau. Thay vào đó, bạn đang dành 100% sự tập trung của mình cho công việc đang làm.

Thứ hai, bạn vẫn có thể xử lý tất cả các tác vụ ít quan trọng hơn vì bạn không thường xuyên chuyển bánh răng. Nói cách khác, bằng cách nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau bạn đang sử dụng cùng một vùng não của mình, trái ngược với việc nhảy qua nhảy lại. Điều này cũng cung cấp cho bạn cấu trúc và giúp bạn bám sát lịch trình.

Tuy nhiên, đó mới chỉ là sự khởi đầu. Chặn thời gian cũng có thể;

• Giúp bạn cân bằng những công việc khẩn cấp và quan trọng.
• Buộc bạn phải cam kết với các ưu tiên của mình.
• Nó tăng trưởng công việc sâu sắc đồng thời chống lại sự trì hoãn.
• Hỗ trợ bạn trở nên thực tế hơn với thời gian của mình để bạn không đánh giá quá cao hoặc đánh giá thấp thời gian hoàn thành một nhiệm vụ.
• Lợi ích của Định luật Parkinson, đó là “công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành.” Khi bạn biết rằng bạn có một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn sẽ có nhiều khả năng hoàn thành công việc đó hơn.
• Đóng những vòng lặp đang mở không có bước tiếp theo. Ví dụ: nếu bạn phải liên hệ với một freelancer để nhận báo giá về một công việc, bạn biết khi nào bạn sẽ làm điều này, trái ngược với việc nói, “Tôi sẽ làm việc này sau.
• Hãy để bạn nói “không” mà không cảm thấy tội lỗi vì bạn biết khi nào bạn rảnh và khi nào bạn không.

Liên quan: 3 cách để cải thiện thói quen sử dụng email của bạn (Video 60 giây)

Làm thế nào để khối thời gian.

Khi mới bắt đầu, ý tưởng về việc ngăn chặn thời gian nghe có vẻ quá sức. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng bạn không lên lịch mọi thứ chi tiết. Thay vào đó, bạn đang chia ngày của mình thành các khối để có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm.

Tuy nhiên, nếu bạn vẫn không chắc chắn về nơi thực sự bắt đầu, đây là một số gợi ý đã giúp tôi tận dụng tối đa thời gian chặn.

Chặn các ưu tiên của bạn.

Đây có lẽ là phần khó nhất về thời gian chặn. Ý tôi là với tư cách là một doanh nhân, không phải mọi thứ đều là ưu tiên?

Dĩ nhiên là không.

Vì vậy, hãy dành vài phút và tạo danh sách việc cần làm gồm những công việc bạn cần hoàn thành mỗi ngày. Tiếp theo, hãy liệt kê từng công việc và xếp chúng theo thứ tự quan trọng. Đây thường là những trách nhiệm giúp bạn đạt được mục tiêu.

Bây giờ, hãy lấy danh sách của bạn và chặn những việc quan trọng và khẩn cấp nhất cho việc đầu tiên vào buổi sáng. Đối với tôi, tôi dành ra từ 9:00 sáng đến trưa cho những công việc quan trọng nhất trong ngày của mình. Từ đó, sắp xếp thời gian dành cho nhiệm vụ quan trọng thứ hai của bạn, v.v. Nếu bạn không nhận được những nhiệm vụ không quan trọng hoặc khẩn cấp, đừng lo lắng. Bạn sẽ đến với họ vào ngày mai.

Ngừng làm việc theo thời gian đồng hồ – hãy làm việc khi bạn năng suất nhất.

Là một doanh nhân, bạn không nhất thiết phải tuân thủ chế độ làm việc 9 đến 5 ngày truyền thống. Thay vào đó, bạn có thể tạo một lịch biểu dựa trên thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất.

Ví dụ, nếu bạn là người thích làm việc buổi sáng và hoàn toàn tỉnh táo và tập trung vào lúc 7 giờ sáng, thì đó là lúc bạn nên bắt đầu làm việc với ưu tiên hàng đầu của mình. Nếu bạn làm việc hiệu quả hơn từ 1:00 chiều đến 4:00 chiều, thì hãy chặn điều đó trong lịch cho công việc quan trọng nhất của bạn.

Như một đặc quyền bổ sung, bạn có thể hoàn toàn tránh được phiền nhiễu. Tôi biết nhiều doanh nhân bắt đầu làm việc sớm hoặc đợi đến muộn hơn trong ngày vì họ sẽ không bị phân tâm bởi email, cuộc gọi điện thoại hoặc nhân viên đến văn phòng của họ.

Tạo ngày chủ đề.

Điều này quay trở lại toàn bộ khái niệm phân lô mà tôi đã thảo luận trước đó.

Thay vì cố gắng làm 10 việc khác nhau trong một ngày, hãy tạo các ngày chủ đề. Ví dụ: có thể Thứ Hai được dành cho việc tuyển dụng và Thứ Ba là khi bạn lên lịch cho tất cả các cuộc họp của mình. Thứ tư, bạn tập trung vào việc cải tiến sản phẩm của mình. Và, Thứ Năm là khi bạn giải quyết vấn đề tiếp thị của mình.

Điều này tạo ra một luồng, ngăn chặn đa nhiệm và đảm bảo rằng bạn có tất cả các công cụ và tài nguyên cần thiết cho ngày cụ thể đó.

Dự trữ thời gian nghỉ và thời gian nghỉ.

Thật hấp dẫn để chặn mọi giờ trong ngày. Nhưng, điều đó phản tác dụng.

Luôn lên lịch cho một khoảng thời gian trống trong lịch của bạn. Bạn có thể sử dụng những khối đá này để thiền, đi dạo hoặc hoàn toàn không làm gì cả.

Nó cũng thêm một số linh hoạt cho lịch trình của bạn trong trường hợp khẩn cấp. Ví dụ: một khách hàng bị kẹt xe và phải lùi cuộc họp 10 phút. Bởi vì có khoảng trắng trong lịch của bạn, đó không phải là một thảm họa vì bạn có thêm thời gian để đẩy lùi mọi thứ.

Đặt ranh giới – nhưng phải linh hoạt.

Khi bạn tham gia vào công việc chuyên sâu, thì đó là điều duy nhất bạn đang tập trung vào. Email, cuộc gọi và tiếng gõ cửa đều phải đợi cho đến khi bạn làm xong. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn cho người khác biết khi bạn muốn không bị gián đoạn.

Đồng thời, cuộc sống không thể đoán trước được. Mặc dù bạn nên cố gắng bám sát thời gian biểu của mình nhiều nhất có thể, nhưng đừng ngại linh hoạt một chút. Ví dụ: một email từ một khách hàng tiềm năng có thể đợi đến cuối ngày. Tuy nhiên, khi một thiết bị nào đó bị hỏng, bạn có thể phải dừng công việc đang làm và chú tâm vào việc đó.

Có liên quan: Bạn Cần Những Kỹ Năng Nào Để Trở Thành Một Doanh Nhân Thành Công?

Tạo khối thời gian cho những thứ xảy ra.

Bên cạnh việc thiết lập thời gian cụ thể cho các ưu tiên và nghỉ ngơi của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng. Điêu nay bao gôm;

• Một vài giờ mỗi tuần để xem xét và phản ánh những thành tích của bạn.
• Các công việc hành chính như kế toán, lập hồ sơ và sắp xếp không gian làm việc của bạn.
• Thời gian để tiến hành nghiên cứu, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường hoặc thậm chí khách sạn cho chuyến công tác tiếp theo của bạn.
• Viết và tạo thời gian, như soạn bài đăng trên blog.
• Đã đến lúc bắt kịp bất kỳ điều gì bạn chưa hoàn thành.
• Thời gian chăm sóc bản thân, chẳng hạn như tập thể dục, yoga và thiền.
• Thời gian chất lượng với bạn bè và gia đình của bạn.
• Tôi có thời gian để làm bất cứ điều gì khiến bạn hạnh phúc.

Sử dụng lịch để theo dõi các khối của bạn.

Có ứng dụng lịch hàng đầu là một thành phần quan trọng để chặn thời gian vì nó có thể được sử dụng để theo dõi các khối của bạn và tránh xung đột lịch trình. Một số người vẫn sử dụng lịch giấy, như những cuốn lịch để bàn quá khổ đó. Cá nhân tôi, lịch kỹ thuật số là sở thích của tôi, vì vậy bạn sẽ luôn mang theo lịch bên mình.

Ôn lại.

Cuối cùng, theo dõi tiến độ của bạn hàng tuần hoặc hàng tháng và sửa đổi lịch trình của bạn nếu cần. Ví dụ: nếu bạn đã mất hai giờ để viết một bài đăng trên blog và bạn chỉ mất một giờ, thì hãy điều chỉnh lịch của bạn để phản ánh điều đó bằng cách kéo nhiệm vụ tiếp theo của bạn về phía trước.