10 mẹo quản lý thời gian hiệu quả

Đáp án đơn giản. Trước khi bạn có thể bắt đầu quản lý thời gian, bạn phải tìm hiểu thời gian là gì. Từ điển định nghĩa thời gian là “thời điểm hoặc khoảng thời gian mà mọi thứ xảy ra.” Nói một cách đơn giản, thời gian là lúc mọi thứ xảy ra.

Có hai loại thời gian: thời gian đồng hồ và thời gian thực. Trong thời gian đồng hồ, có 60 giây trong một phút, 60 phút trong một giờ, 24 giờ trong ngày và 365 ngày trong năm. Tất cả thời gian đều trôi qua như nhau. Khi ai đó bước sang tuổi 50, chính xác là họ đã 50 tuổi, không hơn không kém.

Trong thời gian thực, tất cả thời gian là tương đối. Thời gian trôi nhanh hay chậm tùy thuộc vào những gì bạn đang làm. Hai giờ ở Sở Xe cơ giới có thể cảm thấy như 12 năm. Vậy mà những đứa trẻ 12 tuổi của chúng ta dường như chỉ lớn lên trong hai giờ.

Liên quan: 3 cách để cải thiện thói quen sử dụng email của bạn (Video 60 giây)

Thời gian nào mô tả thế giới mà bạn thực sự đang sống, thời gian thực hay thời gian đồng hồ?

Lý do khiến các tiện ích và hệ thống quản lý thời gian không hoạt động là do các hệ thống này được thiết kế để quản lý thời gian của đồng hồ. Đồng hồ thời gian là không liên quan. Bạn không sống ở đó hoặc thậm chí không có quyền truy cập vào thời gian đồng hồ. Bạn đang sống trong thời gian thực, một thế giới mà mọi thời gian đều bay khi bạn đang vui vẻ hoặc kéo dài khi bạn đang đóng thuế.

Tin tốt là thời gian thực là tinh thần. Nó tồn tại giữa hai tai của bạn. Bạn tạo ra nó. Bất cứ thứ gì bạn tạo ra, bạn đều có thể quản lý. Đã đến lúc loại bỏ bất kỳ sự tự phá hoại hoặc giới hạn bản thân nào mà bạn gặp phải về việc “không có đủ thời gian” hoặc hôm nay không phải là “thời điểm thích hợp” để bắt đầu kinh doanh hoặc quản lý công việc kinh doanh hiện tại của bạn một cách hợp lý.

Chỉ có ba cách để dành thời gian: suy nghĩ, trò chuyện và hành động. Bất kể bạn sở hữu loại hình kinh doanh nào, công việc của bạn sẽ bao gồm ba mục đó.

Là một doanh nhân, bạn có thể thường xuyên bị gián đoạn hoặc bị kéo theo những hướng khác nhau. Mặc dù bạn không thể loại bỏ sự gián đoạn, nhưng bạn có thể nói rằng bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho chúng và bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho những suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hành động sẽ dẫn bạn đến thành công.

Shutterstock

Dành một tuần để ghi nhật ký thời gian.

Sử dụng lịch để ghi lại thời gian dành cho các cuộc trò chuyện, dự án và hoạt động (liên quan đến công việc và không liên quan đến công việc) trong một tuần. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được bạn có thể làm được bao nhiêu trong thời gian một ngày và những khoảnh khắc quý giá của bạn sẽ đến đâu. Bạn sẽ thấy có bao nhiêu thời gian thực sự được dành để tạo ra kết quả và bao nhiêu thời gian bị lãng phí cho những suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hành động không hiệu quả.

Shutterstock

Đặt lịch hẹn với chính mình.

Bất kỳ hoạt động hoặc cuộc trò chuyện nào quan trọng đối với sự thành công của bạn đều nên có thời gian dành cho nó. Danh sách việc cần làm ngày càng dài đến mức không thể thực hiện được. Lên lịch các cuộc hẹn với chính bạn và tạo các khối thời gian cho những suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hành động có mức độ ưu tiên cao. Lên lịch khi nào chúng sẽ bắt đầu và kết thúc. Có kỷ luật để giữ các cuộc hẹn này.

Shutterstock

Tham gia vào các suy nghĩ, hoạt động và cuộc trò chuyện.

Lên kế hoạch dành ít nhất 50 phần trăm thời gian của bạn để tham gia vào những suy nghĩ, hoạt động và cuộc trò chuyện tạo ra hầu hết kết quả của bạn.

Shutterstock

Lên lịch thời gian cho những lần gián đoạn.

Lập kế hoạch thời gian để được kéo ra khỏi những gì bạn đang làm. Ví dụ, khái niệm về một giáo sư có “giờ làm việc”. Không phải “giờ hành chính” là một cách nói khác của “sự gián đoạn có kế hoạch sao?”

Hãy dành 30 phút đầu tiên mỗi ngày để lập kế hoạch cho một ngày của bạn.

Hãy dành 30 phút đầu tiên mỗi ngày để lập kế hoạch cho một ngày của bạn. Đừng bắt đầu một ngày của bạn cho đến khi bạn hoàn thành kế hoạch thời gian của mình. Thời gian quan trọng nhất trong ngày của bạn là thời gian bạn lên lịch để sắp xếp thời gian.

Shutterstock

Quyết định kết quả bạn muốn đạt được.

Dành năm phút trước mỗi cuộc gọi và nhiệm vụ để xác định mục tiêu của bạn. Điều này sẽ giúp bạn biết thành công trông như thế nào trước khi bạn bắt đầu. Và nó cũng sẽ làm chậm thời gian. Hãy dành năm phút sau mỗi cuộc gọi và hoạt động để xác định xem liệu bạn có đạt được kết quả mong muốn hay không. Nếu không, những gì đã được thiếu? Làm thế nào để bạn đưa những gì còn thiếu vào cuộc gọi hoặc hoạt động tiếp theo của bạn?

Shutterstock

Hãy cho cả thế giới biết rằng bạn đang bận rộn.

Đặt biển báo “Không làm phiền” trước cửa nhà bạn, thông báo OOO trên email của bạn và đặt điện thoại của bạn ở chế độ “không làm phiền” khi bạn hoàn toàn phải hoàn thành công việc.

Shutterstock

Đừng khiến mọi người chú ý ngay lập tức.

Thực hành không trả lời điện thoại chỉ vì nó đang đổ chuông và e-mail chỉ vì chúng hiển thị. Ngắt kết nối nhắn tin nhanh. Đừng khiến mọi người chú ý ngay lập tức trừ khi việc đưa ra phản ứng tức thì của con người là vô cùng quan trọng trong công việc kinh doanh của bạn. Thay vào đó, hãy sắp xếp thời gian để trả lời email và gọi lại các cuộc điện thoại.

những hình ảnh đẹp

Chặn các phiền nhiễu khác.

Chặn Facebook, Instagram và bất kỳ hình thức truyền thông xã hội nào có xu hướng hút thời gian và sự chú ý của bạn.

Shutterstock

Đặt mục tiêu thực tế.

Hãy nhớ rằng không thể hoàn thành mọi việc. Cũng nên nhớ rằng tỷ lệ cược rất tốt là 20% suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hoạt động của bạn tạo ra 80% kết quả của bạn.