Quá kho là gì? 7 Nguyên nhân, Hậu quả và Cách Phòng tránh

Hơn một nửa số doanh nghiệp nhỏ sử dụng công cụ kiểm kê ngoại tuyến hoặc hoàn toàn không sử dụng công cụ kiểm kê. Điều này khiến bạn có nguy cơ bị dự trữ quá nhiều.

Vì vậy, làm thế nào để bạn đưa ra quyết định sáng suốt khi dự trữ hàng cho cửa hàng của bạn?

Có thể xác định được lượng hàng còn bao nhiêu thông qua phương pháp tiếp cận được mài dũa để quản lý hàng tồn kho và dữ liệu bán hàng. Nếu không có kiểu ra quyết định sáng suốt này, các tác động đến năng suất và lợi nhuận của bạn sẽ rất tốn kém.

Dưới đây, chúng tôi chia sẻ bảy nguyên nhân chính của việc dự trữ quá nhiều và nhiều cách khác nhau mà bạn có thể tránh được.

Quá tồn kho là gì?

Tình trạng tồn kho quá mức, còn được gọi là “tồn kho dư thừa”, xảy ra khi các cửa hàng mua nhiều sản phẩm hơn số lượng họ bán.

Việc đặt hàng quá nhiều hàng tồn kho khiến các nhà bán lẻ có quá nhiều hàng và lượng hàng dư thừa đó sẽ nằm trên các kệ hàng hoặc trong nhà kho, điều này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận. 

Nguyên nhân gây ra tình trạng quá tải?

Tình trạng dư thừa có nhiều nguyên nhân, nhưng may mắn thay, gần như tất cả chúng đều có thể được giảm thiểu thông qua tính toán, lập kế hoạch và phân tích hàng tồn kho cẩn thận hơn.

Những nguyên nhân phổ biến nhất của việc dự trữ quá nhiều hàng tồn kho bao gồm:

1. Đánh giá sai nhu cầu của khách hàng

Nhiều nhà bán lẻ đang phải đối mặt với sự thiếu hụt thông tin khi nói đến hành vi của khách hàng của họ, đặc biệt là với việc COVID-19 hạn chế mua hàng tại cửa hàng, điều này khiến việc lập kế hoạch nhu cầu trở nên vô cùng khó khăn.

Không thể trả lời các câu hỏi như “Khách hàng của chúng tôi là ai?” và “Họ có phải là khách hàng lặp lại không?” có nghĩa là nhiều nhà bán lẻ đang bay mù khi nói đến việc duy trì hàng tồn kho.

Là chủ cửa hàng, nếu bạn không thể phân biệt khách hàng mới so với khách hàng lặp lại và việc mua hàng của họ, thì dữ liệu của bạn sẽ có một lỗ hổng lớn khi nói đến việc dự trữ hàng.

Đánh giá sai nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm của bạn sau đó có thể dẫn đến lượng hàng dư thừa đắt đỏ bị mắc kẹt trên các kệ hàng của bạn, chiếm không gian có thể được sử dụng cho các sản phẩm mới và cơ hội bán hàng.

2. Sợ “hết hàng”

Tình trạng hết hàng (OOS) hay còn gọi là hết hàng được lo sợ là có lý do chính đáng. Họ tiêu tốn của các nhà bán lẻ 1 nghìn tỷ đô la mỗi năm. 

Khi các cửa hàng có hàng dự trữ hoặc khi chúng sắp hết hàng tồn kho do thiếu hàng, tác động sẽ tăng lên gấp bội. Không chỉ mất cơ hội về doanh thu mà còn có những chi phí dài hạn, như khiến khách hàng thất vọng, ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu và giá hàng hóa thay thế cao ngất ngưởng.

“Các kho dự trữ tiêu tốn của các nhà bán lẻ 1 nghìn tỷ đô la mỗi năm.”

Điều đó nói rằng, các nhà bán lẻ cần phải cẩn thận để không đu quá xa theo hướng ngược lại.

Trên thực tế, việc điều chỉnh quá mức từ OOS để tồn kho quá mức là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng dư thừa hàng hóa. Cả hai đều tốn kém và cả hai đều có thể tránh được khi chủ cửa hàng duy trì cơ sở các phương pháp hay nhất về hàng tồn kho mà chúng ta sẽ thảo luận ngay sau đây.

3. Tiếp thị khuyến mại không hiệu quả

Tiếp thị có thể là một công cụ mạnh mẽ để thu hút khách hàng và quảng bá doanh nghiệp của bạn. Nhưng khi các chủ cửa hàng phụ thuộc quá nhiều vào hoạt động tiếp thị để đẩy sản phẩm, nó có thể dẫn đến rắc rối.

Nếu bạn mua một số lượng lớn hàng hóa từ các nhà cung cấp của mình, đừng cho rằng khách hàng của bạn sẽ muốn mua nó chỉ vì bạn đã thiết lập một chiến dịch tiếp thị hấp dẫn. Đây là cách các nhà bán lẻ có thể tìm thấy mình với lượng hàng tồn kho dư thừa đáng tiếc.

Hành vi của khách hàng và dữ liệu bán hàng trước đó sẽ thúc đẩy quyết định mua hàng của bạn với các nhà cung cấp của bạn. Phán đoán và giả định không nên. Nếu không, bạn có thể thấy cửa hàng của mình có lượng hàng dư thừa trên kệ.

Xem thêm:  Phương pháp Tiếp cận An toàn hơn cho Sự thất bại: Làm cho Môi trường Làm việc của Bạn An toàn hơn cho Sự Thất bại

4. Quản lý hàng tồn kho kém

Tập trung vào hàng tồn kho và các mặt hàng còn tồn kho là điều cơ bản để vận hành một doanh nghiệp bán lẻ truyền thống.

Chi phí hàng tồn kho cũng cần được lưu ý khi xem xét cách giảm thiểu thành công tình trạng tồn kho quá mức. Thật không may, việc thiếu hiểu biết sâu sắc về các khía cạnh quản lý hàng tồn kho quan trọng này là một nguyên nhân khác gây ra tình trạng dư thừa hàng tồn kho.

Ba loại chi phí tồn kho chính là chi phí mua hàng, chi phí thiếu hụt và chi phí ghi sổ.

Chi phí ghi sổ là các chi phí liên quan đến việc lưu giữ hoặc lưu trữ hàng tồn kho của bạn. Điều này có thể bao gồm lương nhân công, vận chuyển, chi phí cơ hội, lưu kho hoặc lưu kho và tổn thất do khấu hao theo thời gian – tất cả đều ảnh hưởng đến điểm hòa vốn của bạn.

Nếu bạn không biết những chi phí này là gì, thì bạn đang có được khoảng không quảng cáo mới mà không có dữ liệu chính xác cho thấy tỷ suất lợi nhuận và giá vốn hàng bán của bạn. Thông tin này là chìa khóa để bắt đầu quản lý hàng tồn kho phù hợp và tránh tồn kho quá mức.

---

---

5. Tính thời vụ

Gần như tất cả các ngành đều bị ảnh hưởng bởi một số loại thời vụ, cho dù đó là Giáng sinh – một ví dụ tuyệt vời về tác động của tính thời vụ trong bán lẻ – mùa thuế đối với các ngành tài chính, hoặc thậm chí trồng trọt so với thời gian thu hoạch đối với các doanh nghiệp ngành công nghiệp xanh.

Câu hỏi đặt ra là bạn có biết cái nào ảnh hưởng đến cửa hàng của mình không và bạn có dự đoán tác động mua hàng theo mùa khi dự trữ hàng không?

Các cửa hàng bán lẻ không chuẩn bị trước, không định giá chiến lược trong thời gian mua theo mùa và không tận dụng nhiều kênh để quảng bá và bán sản phẩm trong những thời điểm có lợi nhuận này sẽ bị tồn kho với khối lượng lớn.

6. Bồi thường cho các vấn đề của chuỗi cung ứng

Sự gián đoạn chuỗi cung ứng hiện đang quá phổ biến. Các nhà sản xuất, nhà cung cấp, cửa hàng và người tiêu dùng đều bị ảnh hưởng bởi tác động của đại dịch COVID đối với chuỗi cung ứng trên toàn thế giới.

Nghiên cứu mới của Viện toàn cầu McKinsey nêu chi tiết chi phí của các yếu tố gây gián đoạn chuỗi cung ứng khác nhau và bối cảnh của các mạng lưới chuỗi cung ứng được kết nối với nhau vào năm 2020.

Các cửa hàng bán lẻ có thể bị cám dỗ để cung cấp cho những mâu thuẫn trong chuỗi cung ứng bằng cách mua quá nhiều, dẫn đến tình trạng dư thừa tốn kém. Và mặc dù việc duy trì tình trạng sẵn có trên kệ cũng là một thách thức, nhưng điều quan trọng là phải có sẵn các công cụ dữ liệu để thu thập thông tin chi tiết từ POS của bạn.

Những phân tích này sẽ thông báo cách bạn bù đắp cho sự chậm trễ của chuỗi cung ứng và giúp các nhóm tại cửa hàng của bạn đưa ra quyết định để tránh dự trữ quá nhiều.

7. Những thách thức theo ngành cụ thể

Tùy thuộc vào ngành của bạn, cửa hàng bán lẻ của bạn có thể phải đối mặt với những thách thức duy nhất về lượng hàng quá tải.

Thời trang và may mặc 

Tình trạng dư thừa quần áo là một vấn đề liên tục xảy ra đối với các cửa hàng khi phải dự báo nhu cầu theo xu hướng theo mùa và việc mua phân phối không chính xác kích cỡ quần áo là điều khó tránh khi nhiều nhà phân phối mặc định là bán số lượng bằng nhau cho mỗi cỡ.

Dữ liệu bán hàng của khách hàng của bạn có thể cho thấy rằng bạn bán được 50% quần áo ở cỡ vừa, 30% ở cỡ lớn và 20% ở tất cả các cỡ khác kết hợp.

Làm việc với nhà phân phối của bạn để điều chỉnh số lượng kích thước và dự báo doanh số bán hàng dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử là chìa khóa để giảm tình trạng thừa hàng.

Hàng hóa dễ hư hỏng

Các cửa hàng bán lẻ chủ yếu dự trữ hàng hóa dễ hư hỏng phải đối mặt với một thách thức khác khi tránh tình trạng quá tải. Thời hạn sử dụng hạn chế của các sản phẩm như thực phẩm đóng gói sẵn, nến, dầu gội đầu và các sản phẩm dành cho thú cưng khiến việc loại bỏ số lượng quá nhiều trước khi chúng hết hạn và trở thành một vấn đề nhạy cảm về thời gian. 

Học cách dự báo nhu cầu đối với hàng hóa dễ hư hỏng thậm chí còn quan trọng hơn đối với lợi nhuận vì cơ hội bán giảm giá các mặt hàng tồn kho quá mức là rất hạn chế.

Những tác động của việc dự trữ quá nhiều là gì?

Bất kể nguyên nhân là gì, việc dự trữ quá nhiều hàng tồn kho có thể gây ra một số vấn đề nghiêm trọng (và tốn kém) cho cửa hàng bán lẻ của bạn. 

Rốt cuộc, khi lượng hàng dư thừa đang chiếm dụng thời gian và nguồn lực quý báu trong cửa hàng bán lẻ của bạn, bạn đang mất cả năng suất và lợi nhuận.

Vì vậy, những vấn đề chính gây ra bởi hàng tồn kho quá nhiều là gì?

Xem thêm: Nâng tầm cuộc chơi của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp bằng cách nhìn ra bên ngoài bản thân

1. Chi phí lưu kho 

Tác động tức thời và dễ thấy nhất của việc dự trữ quá đủ sản phẩm là chi phí lưu kho và không gian .

Bằng cách chiếm dụng không gian kho dự trữ trên kệ hoặc sau cửa hàng, việc dự trữ quá nhiều sẽ ngăn cản việc bố trí các sản phẩm có thể bán được. Đây là chi phí cơ hội đã mất mà khó có thể thu lại được vì nhu cầu đẩy nhanh việc bán hàng tồn kho quá mức thường đòi hỏi nhiều thời gian và năng lượng hơn, giảm giá sâu hơn và tăng chi tiêu.

2. Tiền mặt ràng buộc

Ngoài ra, có một lượng tiền mặt bị ràng buộc khi mua hàng hóa trở nên dư thừa. Và cho đến khi sản phẩm bán được, khoản đầu tư đó sẽ không được thu hồi.

Điều này bắt đầu nổi lên khi các chủ cửa hàng thiếu vốn cần thiết để thay thế hàng quá tồn kho bằng các sản phẩm mới và ngăn chặn việc phát hành sản phẩm mới có thể sinh lời.

3. Sản phẩm hết hạn 

Cuối cùng, trong trường hợp hàng hóa dễ hư hỏng và nhạy cảm với thời gian, dự trữ quá nhiều đồng nghĩa với nguy cơ hết hạn sử dụng và lỗi thời của sản phẩm.

Trong trường hợp này, cơ hội để bán các mặt hàng chứa quá nhiều là có hạn và thời gian là điều cốt yếu. Điều này càng gây áp lực cho các nhà bán lẻ bán sản phẩm của họ với giá thấp hơn chỉ đơn giản là để giải phóng nguồn lực.

Nhưng đây chỉ là những tác động tức thời nhất của việc dự trữ quá nhiều.

Tác động hạ nguồn bao gồm chi tiêu bổ sung cho lao động và tiền lương nhân sự, thời gian dành cho việc tái định vị sản phẩm, chi phí trung chuyển hoặc vận chuyển hàng hóa hoặc giao hàng, và mất tỷ suất lợi nhuận của bạn.

Làm thế nào để ngăn chặn tình trạng tồn kho quá mức?

Việc tránh tồn kho quá mức và hàng tồn kho sẽ dẫn đến việc quản lý hàng tồn kho. Căn nguyên của tất cả tình trạng tồn kho quá mức là việc đặt hàng một cách mù quáng mà không hiểu về hàng tồn kho của cửa hàng.

Với dự đoán nhu cầu chính xác thông qua dữ liệu POS và thông tin chi tiết về hành vi khách hàng, bạn có thể giảm thiểu cả nguyên nhân và hậu quả của việc dự trữ quá nhiều hàng đối với doanh nghiệp của mình.

Hãy xem xét việc làm theo năm mẹo sau để giảm nguy cơ dự trữ quá mức và thực hiện các biện pháp thả giống tốt hơn.

1. Đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho

Đối với nhiều cửa hàng bán lẻ, phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể thực hiện rất nhiều việc theo dõi, phân tích và tính toán dữ liệu cho bạn là một giá trị gia tăng.

Gần 43% doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn không theo dõi hàng tồn kho hoặc sử dụng các phương pháp theo dõi thủ công. Tuy nhiên, có các tùy chọn phần mềm giá cả phải chăng có sẵn để giúp bạn hiểu rõ hơn những gì, khi nào và bao nhiêu sản phẩm bạn cần để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều.

“Gần 43% doanh nghiệp nhỏ hoặc không theo dõi hàng tồn kho hoặc sử dụng các phương pháp theo dõi thủ công.”

Khi đánh giá hệ thống quản lý hàng tồn kho, hãy nghĩ về các KPI và chỉ số bạn muốn bắt đầu theo dõi. Đảm bảo nền tảng bạn chọn phù hợp với mục tiêu của mình để bạn có giải pháp có thể mở rộng cho doanh nghiệp của mình.

---

---

2. Theo dõi doanh số bán hàng với hệ thống POS

Cân nhắc xem bạn đang sử dụng hệ thống điểm bán hàng (POS) nào và hệ thống đó có đang theo dõi dữ liệu có giá trị nhất để giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng hay không.

Các công cụ dữ liệu POS nên cung cấp thông tin nhanh chóng, dễ tiếp cận như loại bán hàng, hồ sơ khách hàng, danh mục sản phẩm, số lượng còn lại và thậm chí cả cảnh báo điểm sắp xếp lại sản phẩm.

Các hệ thống POS như Shopify POS đi kèm với các báo cáo theo dõi bán hàng và quản lý hàng tồn kho nâng cao để giúp bạn đoán được việc mua hàng và giúp bạn bổ sung sản phẩm dễ dàng hơn.

3. Sử dụng phân tích ABC

Tận dụng sức mạnh của phân tích ABC (Luôn Kiểm soát Tốt hơn) có thể giúp các cửa hàng bán lẻ sắp xếp hàng tồn kho từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Phân tích ABC dựa trên quy tắc 80/20 rằng 20% ​​sản phẩm của bạn đóng góp vào 80% doanh thu của bạn.

• A = Các mục được ưu tiên cao nhất. Những mặt hàng này bán chạy nhất và là hàng tồn kho có lợi nhất cho cửa hàng của bạn. Chúng là trọng tâm của bạn để bán và dự trữ lại và có ảnh hưởng nhiều nhất đến việc đếm chu kỳ hàng tồn kho của bạn.
• B = Các mục có mức độ ưu tiên trung bình. Chúng bán chạy liên tục và được đặt hàng theo nhịp đều đặn, ít thường xuyên hơn.
• C = Các mặt hàng được ưu tiên thấp nhất và thường được dự trữ với số lượng lớn để tránh phải sắp xếp lại thường xuyên.

Loại phân loại theo thứ bậc này là một cách tuyệt vời để chủ cửa hàng tối ưu hóa không gian lưu trữ và sắp xếp hợp lý các quy trình, do đó, trọng tâm là các mặt hàng Loại A sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.

4. Đánh giá xu hướng kinh tế và thị trường

Theo dõi xu hướng kinh tế và thị trường là một phần quan trọng trong việc dự đoán những biến động của chuỗi cung ứng để giảm nguy cơ tồn kho quá mức. Có nhiều cách để biết điều gì sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu của bạn để bạn có thể chuẩn bị cho phù hợp.

Google Xu hướng là một công cụ tuyệt vời để giúp các nhà bán lẻ đánh giá mức độ quan tâm đến sản phẩm theo thời gian và cũng cung cấp các chỉ số khác có thể hỗ trợ dự trữ sản phẩm một cách chính xác.

Xem xét dữ liệu nào sẽ giúp bạn dự báo nhu cầu tốt hơn và cải thiện việc mua và dự trữ hàng tồn kho. Sau đó, sử dụng Google Xu hướng để tìm kiếm các chủ đề và truy vấn có thể thông báo cho việc đưa ra quyết định của bạn.

Sử dụng các xu hướng này và các công cụ dữ liệu khác mà bạn có sẵn, hãy cân nhắc việc soạn thảo kế hoạch mở để mua (OTB) cho cửa hàng của bạn. Loại kế hoạch này rất tốt để loại bỏ phỏng đoán mua hàng, sử dụng phương pháp dự trữ có công thức. 

Tìm hiểu thêm về cách sử dụng Google Xu hướng để giúp điều hành doanh nghiệp bán lẻ của bạn.

5. Kiểm tra hàng tồn kho của bạn thường xuyên

Cuối cùng, tiến hành kiểm tra hàng tồn kho theo lịch trình thường xuyên. Một cuộc đánh giá thành công bao gồm việc biết cách bạn đo lường các chỉ số hiệu suất chính hoặc KPI. Vì vậy, bước một là thiết lập mục tiêu cho việc quản lý khoảng không quảng cáo của bạn.

Dữ liệu có thể hữu ích nhất cho việc thiết lập KPI để quản lý hàng tồn kho bao gồm:

1. Thời gian chu kỳ: khoảng thời gian từ khi sản xuất sản phẩm đến khi bán
2. Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho: bạn đang bán và bổ sung sản phẩm nhanh như thế nào
3. Số lượng hàng tồn kho: tổng số lượng hàng tồn kho (được chia thành các nhóm ABC)
4. Thời gian hoàn thành đơn hàng: khoảng thời gian cần thiết từ khi hoàn thành sản phẩm đến khi bán / giao hàng

Ngoài ra, hãy nghĩ về các chỉ số khoảng không quảng cáo này có thể cho bạn biết khoảng không quảng cáo của bạn đang khiến bạn phải trả giá bao nhiêu:

1. Tỷ suất lợi nhuận gộp trên vốn đầu tư (GMROI): Tỷ suất lợi nhuận gộp / Chi phí hàng tồn kho trung bình
2. Tỷ lệ bán thông qua: (Số lượng đã bán / Số lượng ban đầu có sẵn) x 100
3. Chi phí ghi sổ hàng tồn kho: Tổng tất cả các chi phí cho hàng tồn kho chưa bán được ≤ 30% giá trị hàng tồn kho
4. Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số bán hàng: Hàng tồn kho có sẵn để bán / Số lượng đã bán

Các KPI và chỉ số này cung cấp bức tranh đầy đủ hơn về khoảng không quảng cáo của bạn, những sản phẩm nào đang hiệu quả cho bạn và những sản phẩm nào đang lấy đi lợi nhuận kinh doanh của bạn.

Điều này sẽ giúp bạn tinh chỉnh những gì bạn nên dự trữ thường xuyên nhất và những sản phẩm, quy trình và các yếu tố khác trong cấu trúc hàng tồn kho của bạn đang góp phần gây ra vấn đề quá tải.

Tại sao tồn kho quá mức thực sự là một vấn đề về giá trị dữ liệu

Xem thêm: Solopress bổ sung phạm vi chi phí thấp

Hiện tại, có vẻ như dự trữ quá nhiều là vấn đề của dữ liệu bạn có sẵn. Và mặc dù đó là bước đầu tiên để có được cái nhìn sâu sắc về cách doanh nghiệp của bạn hoạt động từ góc độ hàng tồn kho, nhưng điều quan trọng là có cấu trúc giá trị dữ liệu phù hợp tại chỗ để cửa hàng của bạn có thể dự trữ hàng thành công theo thời gian.

Đó không chỉ là nhiều dữ liệu hơn, nhiều cảnh báo hơn, nhiều theo dõi hơn, nhiều thông tin chi tiết hơn về bán hàng. Đó là dữ liệu phù hợp, cảnh báo phù hợp, theo dõi phù hợp và thông tin chi tiết về bán hàng phù hợp.

“Đó không chỉ là nhiều dữ liệu hơn, nhiều cảnh báo hơn, nhiều theo dõi hơn, nhiều thông tin chi tiết hơn về bán hàng. Đó là dữ liệu phù hợp, cảnh báo phù hợp, theo dõi phù hợp và thông tin chi tiết bán hàng phù hợp.”

Chìa khóa để quản lý hàng tồn kho thành công để tránh tồn kho quá mức là tận dụng các công cụ có sẵn để giúp sắp xếp hợp lý lượng hàng dự trữ của bạn và giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt khi mua hàng từ các nhà cung cấp và sản xuất.