Nghệ thuật ủy thác tinh tế hơn

Tất cả chúng tôi đã nói những lời đó, và vào thời điểm đó, chúng tôi có thể nghĩ rằng chúng tôi muốn nói đến chúng. Có thể khiến bạn khó chịu khi cố gắng huấn luyện ai đó làm một công việc mà bạn biết rằng bản thân có thể làm nhanh chóng hoặc để sửa chữa sai lầm sau thực tế. Tuy nhiên, nếu bạn muốn hoàn thành tốt và hiệu quả công việc của mình, bạn phải biết khi nào nên ủy thác công việc cho người khác và bạn phải biết giao việc nào. Sai lầm trong việc ủy ​​quyền có thể khiến bạn phải trả giá nếu bạn không cẩn thận, nhưng nếu bạn làm đúng cách thì việc ủy ​​quyền có thể khiến công việc của bạn trở nên dễ dàng.

Khi nào cần ủy quyền

Điều đầu tiên cần xem xét là thời điểm thích hợp để ủy thác công việc. Nhiều người trong chúng tôi hoạt động trên nguyên tắc rằng ủy quyền chỉ được sử dụng như một phương sách cuối cùng, khi chúng tôi không thể giải quyết công việc một mình. Tuy nhiên, đó có thể không phải lúc nào cũng là sự lựa chọn tốt nhất.

Liên quan: Làm thế nào để sử dụng chánh niệm để giảm căng thẳng và tăng năng suất đáng kể

Có ba cách bạn có thể đánh giá các nhiệm vụ để xác định xem chúng có nên được giao cho cấp dưới hay không. Hãy nhìn vào chúng.

1. Nhiệm vụ có thể được hoàn thành 70% như bạn làm bởi người khác không? 70% có vẻ thấp, nhưng bạn phải chấp nhận rằng không phải ai cũng có thể làm tốt như bạn có thể — đặc biệt là lúc đầu thì không. Tuy nhiên, hiệu suất 70% không phải là một điểm khởi đầu tồi, và nó có nghĩa là bạn sẽ phải dành thời gian tối thiểu để xem lại nhiệm vụ sau khi hoàn thành. Nếu bạn cảm thấy tự tin rằng mình có cấp dưới có thể hoàn thành nhiệm vụ ở mức 70 phần trăm, bạn có thể cân nhắc giao nhiệm vụ đó.
2. Bạn có quá nhiều thứ trên đĩa của mình, bao gồm nhiều việc cần phải làm ngay lập tức? Bạn phải thừa nhận những hạn chế của chính mình. Bạn chỉ có thể ở một nơi tại một thời điểm và đa nhiệm — phần lớn — là chuyện hoang đường. Khi bạn cố gắng làm hai việc cùng một lúc, cả hai điều đều bị ảnh hưởng. Nếu đúng như vậy, hãy chọn nhiệm vụ ít gặp vấn đề nhất để ủy quyền và ủy thác nó.
3. Bạn có muốn giải phóng thời gian để tập trung vào việc quan trọng như tổ chức lại hoặc ra mắt sản phẩm mới không? Bạn có thể cần tạm thời phân công lại các công việc để cho mình thời gian và sự tự do tập trung vào một dự án lớn.

Khi bạn đang xác định xem cấp dưới có thể hoàn thành một nhiệm vụ hay không, bạn cần phải xem xét nhiệm vụ đó từ nhiều góc độ. Một số điều cần xem xét là:

• Tính cấp thiết của nhiệm vụ—nó là cái gì đó phải được hoàn thành ngay bây giờ, hay nó có thể chờ đợi?
• Độ phức tạp của nhiệm vụ—cấp dưới có đủ khả năng và kiến ​​thức để hoàn thành nhiệm vụ ở mức độ chính xác hợp lý hay không?
• Độ nhạy của nhiệm vụ—là nhiệm vụ đòi hỏi sự quyết định hay phải được giữ kín, hay là thứ mà ai đó có thể xử lý?

Nếu bạn cảm thấy rằng nhiệm vụ không thể chờ đợi và bạn có một cấp dưới có khả năng và toàn quyền để xử lý, thì ủy quyền có lẽ là lựa chọn tốt nhất.

Cách ủy quyền

Liên quan: Viết chính sách Internet cho công ty của bạn

Sau khi bạn đã quyết định nhiệm vụ nào sẽ ủy quyền và nhiệm vụ nào giữ cho riêng mình, bạn phải nói chuyện với cấp dưới mà bạn đang giao nhiệm vụ và theo dõi một cách thích hợp. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn ủy thác hiệu quả.

1. Dành thời gian để khớp nhiệm vụ bạn đang giao phó với người có kỹ năng và khả năng phù hợp nhất với yêu cầu của công việc. Đây là bước đầu tiên quan trọng; thành công của bạn phụ thuộc vào những gì xảy ra từ đây.
2. Pquay vòng hướng dẫn hoàn thành nhiệm vụ và tập trung vào các kỹ năng cần thiết. Nếu bạn cần đào tạo, hãy cân nhắc hướng dẫn nhân viên thực hiện nhiệm vụ bằng lời nói hoặc cách khác, viết hướng dẫn chi tiết, từng bước.
3. Đặt ra thời hạn rõ ràng và đảm bảo rằng nhân viên hiểu những gì bạn mong đợi được hoàn thành và khi nào bạn mong đợi điều đó được thực hiện. Đồng thời, bạn cũng nên đảm bảo rằng người đang hoàn thành nhiệm vụ biết rằng họ có thể tìm đến bạn để giải đáp thắc mắc hoặc quan tâm. Thật không công bằng khi giao một nhiệm vụ và sau đó mong đợi người đó làm theo mà không cần phải đặt câu hỏi, vì vậy hãy đảm bảo bạn luôn sẵn sàng.
4. Bỏ đi nhu cầu về sự hoàn hảo. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của bạn là hoàn thành nhiệm vụ chứ không phải hoàn thành nó một cách hoàn hảo. Quy tắc 70 phần trăm nêu trên là một cách tốt để đánh giá nhân viên và giao nhiệm vụ. Hãy nhớ rằng người thực hiện nhiệm vụ có thể không thực hiện nó theo cách chính xác của bạn. Bỏ qua sự cần thiết phải ra lệnh nó được thực hiện như thế nào. Miễn là kết quả cuối cùng là những gì bạn cần, quá trình đạt được điều đó không quan trọng lắm. Nhân viên của bạn thậm chí có thể nghĩ ra một cách tốt hơn hoặc hiệu quả hơn để làm điều đó, vì vậy hãy luôn cởi mở với khả năng đó.
5. Theo dõi thường xuyên để kiểm tra sự tiến bộ của nhân viên. Ủy quyền không phải là thứ mà bạn có thể quên một khi nhiệm vụ được giao. Là một nhà lãnh đạo, công việc của bạn là theo dõi nhân viên của bạn và đảm bảo rằng họ có những gì họ cần để hoàn thành nhiệm vụ mà bạn đã giao cho họ. Bạn nên theo dõi giữa chừng khung thời gian mà bạn đã đặt cho nhiệm vụ để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng và diễn ra suôn sẻ.
6. Hãy kiên nhẫn với những sai lầm. Khi một nhân viên đang học một điều gì đó mới, sẽ có thể xảy ra sai sót và sơ suất. Thật không công bằng khi mong đợi điều khác. Hãy trải nghiệm với suy nghĩ rằng đây là một quá trình học hỏi dành cho tất cả mọi người, và bạn sẽ có thể giữ bình tĩnh và tập trung vào công việc bạn cần làm.

Cuối cùng, ủy quyền thành công cũng giống như việc điều chỉnh thái độ của chính bạn đối với công việc cũng như việc đào tạo và đánh giá nhân viên. Nếu bạn dành thời gian để phù hợp với nhân viên của mình những nhiệm vụ mà họ có thể làm tốt nhất và cung cấp các khóa đào tạo và theo dõi cần thiết, bạn có thể ủy thác các nhiệm vụ khi cần thiết và chuyển sự chú ý của mình sang những việc mà bạn cần tự làm.

Liên quan: Tại sao được kết nối không có nghĩa là chúng ta đang kết nối