Viết chính sách Internet cho công ty của bạn

Có chính sách Internet cũng cần thiết như có chính sách của công ty để quản lý các quy định về trang phục, nghỉ ốm và xử lý kỷ luật. Thực tế là có thể truy cập Internet từ bàn làm việc của nhân viên có nghĩa là khả năng cao là một hoặc nhiều nhân viên sẽ lạm dụng đặc quyền. Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn đưa ra chính sách Internet khả thi.

Liên quan: Tại sao được kết nối không có nghĩa là chúng ta đang kết nối

1. Bắt đầu bằng việc đánh giá nhu cầu của nhân viên khi sử dụng Internet. Ai cần Internet cho công việc của họ? Có thể hữu ích khi sử dụng một công cụ để theo dõi việc sử dụng và có được hình ảnh rõ ràng về những trang nào đang được truy cập thường xuyên nhất.
2. Quyết định mức độ sử dụng cá nhân có thể chấp nhận được. Hầu hết các công ty không gặp vấn đề gì nếu nhân viên của họ truy cập tài khoản email cá nhân trong vài phút hoặc nghe nhạc khi họ làm việc. Tuy nhiên, chắc chắn không phải là một ý kiến ​​hay nếu để nhân viên không dành hàng giờ mỗi ngày để sử dụng mạng xã hội hoặc xem video.
3. Xem xét khả năng mở rộng chính sách Internet của bạn cho các máy tính bên ngoài, đặc biệt nếu bạn có nhân viên thường xuyên làm việc từ xa. Nếu họ đang sử dụng máy tính của công ty ở nhà, bạn vẫn có quyền đưa ra những hạn chế đối với họ về những gì họ có thể làm.
4. Đảm bảo đưa phương tiện truyền thông xã hội vào chính sách của bạn. Một số câu chuyện nổi tiếng đã tiết lộ những thiệt hại mà các bài đăng bị coi là xấu trên mạng xã hội có thể gây ra cho các cá nhân — và các công ty tuyển dụng họ. Khi nhân viên liệt kê nơi làm việc của họ trên hồ sơ, họ có thể gây ra cho bạn những vấn đề thực sự nếu họ đăng nội dung nào đó không phù hợp. Giải thích rõ ràng những gì bạn cho là phù hợp và có thể chấp nhận được — và những gì bạn không.
5. Thông báo rằng bạn dự định áp dụng chính sách Internet chính thức và thu hút ý kiến ​​phản hồi của cấp quản lý và nhân viên. Tốt nhất là bạn nên yêu cầu phản hồi ở giai đoạn này — trước khi bạn chính thức hóa chính sách của mình — để bạn có thể biết được các vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh.
6. Liên quan: Làm thế nào để theo đuổi đam mê của bạn và sống không giới hạn
7. Sử dụng quan sát của riêng bạn và phản hồi bạn nhận được, hãy lập chính sách. Đảm bảo cụ thể không chỉ về chính sách của bạn mà còn cả hậu quả của việc vi phạm chính sách đó. Bạn nên đưa vào danh sách những thứ bị cấm, bao gồm:
   1. Sử dụng máy tính của công ty để thực hiện công việc bên ngoài hoặc điều hành công việc kinh doanh bên ngoài
   2. Đăng bất kỳ nội dung không phù hợp trực tuyến
   3. Vi phạm giới hạn thời gian về việc sử dụng mạng xã hội hoặc sử dụng cá nhân khác
8. Giới thiệu chính sách mới cho nhân viên bằng cả lời nói và văn bản. Điều cần thiết là giải thích chính sách và hướng dẫn nhân viên thông qua nó để bạn có thể chắc chắn rằng họ hiểu và bạn có thể làm rõ bất kỳ câu hỏi hoặc hiểu lầm nào. Mọi nhân viên nên ký vào một tài liệu nói rằng họ hiểu và chấp nhận chính sách. Chính sách và chữ ký sẽ là cơ sở cho bất kỳ hình thức kỷ luật nào bạn cần thực hiện trong tương lai.
9. Có thời gian dùng thử từ một đến ba tháng khi bạn tiếp tục quan sát việc sử dụng Internet. Nếu bạn nhận thấy rằng một trang web cụ thể là một vấn đề – ví dụ: nếu nhân viên dành một lượng thời gian không đáng kể trên Facebook – bạn có thể làm một trong hai điều sau:
   1. Sửa đổi chính sách để hạn chế lượng thời gian mọi người có thể dành cho mạng xã hội
   2. Cấm các trang web trở thành vấn đề

Bạn có thể muốn cân bằng bằng cách nói với nhân viên rằng họ đang dành quá nhiều thời gian trên các trang web không liên quan đến công việc và cho họ thời gian gia hạn để kiểm soát trang đó trước khi bạn cấm trang web đó. Tất nhiên, bạn cũng có thể muốn chặn một số trang web ngay từ đầu. Bạn có thể nhận được một số phản ứng từ nhân viên, nhưng cuối cùng sự lựa chọn là của bạn.

9. Theo dõi với các nhà quản lý và nhân viên để xem chính sách đang hoạt động như thế nào. Đảm bảo thực hiện các biện pháp kỷ luật thích hợp khi cần thiết. Điều bắt buộc là phải kiên định và nhất quán khi thực thi chính sách của bạn.

Như trường hợp của bất kỳ chính sách nào của công ty, chính sách Internet của bạn nên được xem xét thường xuyên. Các mô tả công việc và nghĩa vụ thay đổi liên tục, và khi các ứng dụng mới có sẵn, một nhân viên ít có nhu cầu về Internet có thể thấy rằng việc sử dụng nó là điều cần thiết để thực hiện công việc của mình một cách đúng đắn. Bạn có trách nhiệm phải đưa ra một chính sách chung và sau đó cập nhật nó để nó có hiệu quả với bạn và nhân viên của bạn.

Liên quan: 13 kỹ năng không thể thiếu của các doanh nhân mắc bệnh mãn tính