Năm cách để khai thác một ngày bận rộn của bạn

cửa chớp

Mất tập trung là một đặc điểm của lối sống hiện đại. Hàng ngày, chúng ta bị bao trùm bởi sự phân tâm, nhờ vào mạng xã hội và lối sống đa tác vụ của chúng ta. Chúng tôi đã trở thành những người tung hứng không ngừng tung hứng với nhiều nhiệm vụ. Không có gì ngạc nhiên khi căng thẳng tinh thần trở nên phổ biến hơn bao giờ hết khi nghiên cứu cho thấy, và thiếu năng suất là nguyên nhân chính dẫn đến vòng xoáy đi xuống đối với hầu hết các doanh nghiệp.

Không cần phải nói quá nhiều lần, chúng ta thấy mình đang mạo hiểm vào những điều nhỏ nhặt; nói cách khác, không chắc chắn cách sắp xếp thứ tự ưu tiên. Thêm vào đó là khối lượng nhiệm vụ không thể vượt qua, vì nhiều người trong chúng ta cũng có những hối hả bên cạnh. Mặc dù rất nhiều người trong chúng ta vẫn thích phong cách viết thông thường trong sổ tay, nhưng đây là một vài ý tưởng có thể giúp bạn khai quật bản thân khi bạn bị đổ đống trong đống đổ nát của sự mất tập trung.

Liên quan: Lợi ích của thời gian bị chặn trên lịch của bạn cho các nhiệm vụ ưu tiên

Chặn thời gian chiến lược

Chúng tôi làm rất nhiều việc hàng ngày. Từ bình minh đến hoàng hôn, chúng tôi bị choáng ngợp bởi vô số nhiệm vụ, thông báo, cuộc họp và cam kết. Với số lượng nhiệm vụ khổng lồ tải như vậy, chúng tôi bị quá tải và đôi khi cảm thấy ‘kiệt sức’. Trên hết, khoảng thời gian chú ý của chúng tôi đã bắt đầu giảm – chúng tôi đang cạnh tranh với cá vàng, chỉ trong 6,5 giây. Vì vậy, làm thế nào chúng tôi có thể làm mọi thứ trong khung thời gian giới hạn mà chúng tôi có.

Một cách để hoàn thành hầu hết nhiệm vụ của bạn là một phương pháp gọi là ‘chặn thời gian chiến lược’ được phổ biến bởi tác giả bán chạy nhất Robin Sharma. Khi bạn đã lên kế hoạch cho các nhiệm vụ và xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, hãy phân bổ các khoảng thời gian dựa trên cơ sở đó và tạo sự tập trung tuyệt đối vào từng công việc cho đến khi bạn hoàn thành. Trong những giờ thiêng liêng này, đừng để bị phân tâm với thông báo, email hoặc bất cứ thứ gì khác. Tạo một ‘bong bóng chặt chẽ về tổng tiêu điểm’.

Tự động hóa Tự động hóa Tự động hóa

Chúng ta đang sống trong thế giới công nghệ nơi mọi thứ đều được tự động hóa. Ngày nay, có rất nhiều ứng dụng và phần mềm, có thể giúp chúng ta dễ dàng tự động hóa mọi quy trình. Ví dụ: khi nói đến quản lý mạng xã hội, bạn có thể gặp khó khăn trong việc theo kịp nhiều loại phương tiện truyền thông xã hội. Tuy nhiên, nếu bạn có các công cụ như Hootsuite, nó không chỉ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn mà còn có thể có chức năng nâng cao như phân tích và nhắm mục tiêu đối tượng của bạn một cách khách quan hơn. Tương tự như vậy, để quản lý khối lượng công việc hàng ngày của bạn, có rất nhiều phần mềm tự động hóa tiếp thị và quản lý dự án, có thể giúp bạn giành chiến thắng nhanh chóng so với những người vẫn sử dụng các phương pháp truyền thống cũ.

Liên quan: Làm thế nào để tổ chức các cuộc họp không khiến mọi người đi ngủ

Loại bỏ các yếu tố gây căng thẳng

Dù có ý thức hay vô thức, chúng ta đối mặt với rất nhiều yếu tố gây căng thẳng trong cuộc sống hàng ngày: tại nơi làm việc, gia đình, công việc, khách hàng đã mất. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp và tổ chức xác định rằng căng thẳng tại nơi làm việc là một vấn đề tốn kém. Theo một nghiên cứu của Viện Căng thẳng Hoa Kỳ, căng thẳng tại nơi làm việc làm mất năng suất lao động hàng năm khoảng 300 tỷ USD. Vì vậy, điều vô cùng cần thiết là phải xác định đâu là yếu tố gây ra căng thẳng trong công việc cho bạn hoặc cho nhóm của bạn. Hãy cứu cho bản thân và công ty của bạn những mất mát về năng suất bằng cách xác định những yếu tố gây căng thẳng của bạn và loại bỏ những yếu tố mà bạn có thể.

Nghỉ ngơi một lát

Đôi khi ảo tưởng về năng suất hàng loạt khiến chúng ta tham công tiếc việc và chúng ta bắt đầu hành động như những con rô bốt mà quên đi lý do lớn nhất mà chúng ta làm việc – để sống một cuộc sống hạnh phúc. Do đó, bản chất của một cuộc sống thực sự thành công là có được sự cân bằng hoàn hảo trong cuộc sống công việc. Nếu bạn không thể cân bằng công việc với cuộc sống của mình, chắc chắn bạn sẽ bỏ lỡ thiên phú quan trọng nhất của cuộc đời. Hãy nghĩ xem lần cuối cùng chúng ta đưa con bạn đi chơi công viên, đoàn tụ gia đình hay dành một khoảng thời gian thân mật nào đó để tự ngẫm nghĩ là khi nào. Những điều này thực sự quan trọng để giữ cho chúng ta tập trung và có động cơ thực chất cho mục đích.

Tìm Công viên Menlo của bạn

Tất cả những điều tuyệt vời xảy ra ở Menlo Park. Bắt đầu từ phát minh của Edison cho đến những gã khổng lồ công nghệ như Google hay Facebook. Công viên Menlo là nơi thiêng liêng của bạn, có thể là một ‘nơi ẩn náu’, nơi bạn có thể thoát khỏi mọi phiền nhiễu. Thỉnh thoảng, hãy tạo một khu vực tối giản và không bị phân tâm, nơi bạn có thể thư giãn tất cả những suy nghĩ của mình hoặc lên kế hoạch cô đọng về bất cứ điều gì bạn đang cố gắng đạt được.

Cũng nên nhớ rằng bí mật đằng sau một cá nhân làm việc hiệu quả là cả một giải đấu gồm một đội chiến thắng, những người sẽ nắm giữ chiếc dùi cui khi bạn cảm thấy mệt mỏi vì phải tung hứng nhiều thứ cùng một lúc. Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao nhân viên Google được biết đến như những nhân viên làm việc hiệu quả nhất trên trái đất? Không phải vì đồ ăn cho người sành ăn miễn phí, tiệm mát-xa miễn phí hay các đặc quyền khác, mà tất cả là do một nền văn hóa hòa nhập và trao quyền nơi mọi người đều cảm thấy được trân trọng. Vì vậy, thành công của cá nhân chủ yếu dựa vào sức mạnh của một đội chiến thắng bất kể đó là lớn hay nhỏ.