Làm thế nào để tổ chức các cuộc họp không khiến mọi người đi ngủ

Westend61 | những hình ảnh đẹp

Ghi nhật ký 90 ngày cùng nhau trong vùng hoang dã là một lời nhắc nhở ấn tượng rằng không phải tất cả các cuộc họp đều được tạo ra như nhau. “Nhóm của chúng tôi đã làm việc cùng nhau và vượt qua những trở ngại to lớn từ cháy rừng để đẩy xe đạp qua những đỉnh núi cao 13.000 feet,” giám đốc tiếp thị Garrett Mariano viết trong một bài đăng trên blog của công ty. “Chúng tôi là một đội mạnh hơn, có sự hiểu biết mới và tôn trọng lẫn nhau.”

Các cuộc họp đã trở thành một chủ đề nóng trong giới doanh nhân. Trong một năm 2018 bị rò rỉ e-mail với các nhân viên của mình, Elon Musk, đồng sáng lập và CEO Tesla, cho biết các cuộc họp lớn là “điểm sáng của các công ty lớn và hầu như luôn trở nên tồi tệ hơn theo thời gian”. Musk cũng vậy khuyên nhân viên để “Bước ra khỏi cuộc họp hoặc ngừng cuộc gọi ngay khi thấy rõ rằng bạn không tăng thêm giá trị. Bỏ đi không phải là thô lỗ, bắt người ở lại làm lãng phí thời gian của mình là bất lịch sự ”.

Liên quan: Cần lấy lại tinh thần của bạn? Học cách nói không.

Đặt chiến lược cuộc họp của bạn

Tôi không lo lắng về các cuộc họp khi tôi bắt đầu JotForm 13 năm trước. Đó chỉ là tôi và cuối cùng, một số ít nhân viên. Chúng tôi đã khởi động, vì vậy không có VC hoặc nhà đầu tư nào để cập nhật. Khi chúng tôi đã phát triển để tuyển dụng hơn 140 nhân viên ở hai lục địa, tôi đã phải trở nên chiến lược hơn nhiều về cách thức và thời điểm chúng tôi giao tiếp.

Dựa theo TED, các cuộc họp gây lãng phí ước tính khoảng 37 tỷ đô la mỗi năm chỉ tính riêng ở Mỹ. Năm mươi phần trăm số người nói rằng họ thấy các cuộc họp không hiệu quả và 73 phần trăm nhân viên làm công việc khác trong khi họ đang họp. Nếu bạn đã từng viết danh sách thực phẩm trong một cuộc gọi hội nghị, bạn sẽ không ngạc nhiên khi biết rằng 9 trong số 10 người cũng mơ mộng trong các cuộc họp.

Tôi không muốn lãng phí thời gian của mình hoặc bẫy nhân viên của chúng tôi trong các cuộc họp kéo dài, không có kết quả. Rốt cuộc, họ là bộ não và động cơ đằng sau doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn rất dễ bị cuốn vào vòng xoáy của các cuộc họp và đăng ký. Bạn chấp nhận một lời mời, sau đó một lời mời khác, sau đó là 15 lời mời khác. Trước khi bạn biết điều đó, bạn đang chìm sâu trong trò chơi Lịch Tetris.

Chiến lược là liều thuốc giải độc cho một trường hợp khó chịu gặp phải creep. Đặt ra các quy tắc cơ bản về cách thức, thời gian và tần suất bạn sẽ có các cuộc họp. Tạo ra các chính sách cho phép mọi người đạt được “sự từ chối” mà không sợ hãi hoặc FOMO, và sau đó tuân theo các chính sách đó. Mọi tổ chức đều khác nhau, nhưng đây là những gì phù hợp với chúng tôi.

Liên quan: Công ty của bạn thành công tại các cuộc họp: Sử dụng 7 mẹo này để trở nên tốt hơn.

1. Đứng trên giá đỡ

Tiền đề của một cuộc họp trạng thái hoặc cuộc họp – nơi những người tham gia, lần lượt, cập nhật cho nhóm về nhiệm vụ và tiến độ của họ – có vẻ hợp lý. Giao tiếp tốt là điều cần thiết để xây dựng một doanh nghiệp. Tuy nhiên, hãy thêm vào một số đăng ký dự án trong nhiều ngày và cách làm tưởng chừng như vô hại này có thể làm cạn kiệt các nguồn tài nguyên quý giá.

Jason Fried, Giám đốc điều hành kiêm đồng sáng lập Basecamp đã viết vào năm 2016. Tôi không chắc mình sẽ gọi chúng là “tai họa”, như Fried đã làm trong cùng một bài đăng trên blog, nhưng tôi đồng ý rằng chúng hiếm khi cần thiết.

Vào tháng 5 năm 2018, giám đốc kỹ thuật của Pinterest Brian Donohue nêu ba ngày, không có lịch họp mà công ty đang thử nghiệm với các nhóm kỹ thuật sản phẩm của mình. Việc phát triển phần mềm đòi hỏi thời gian tập trung kéo dài, nhưng khi công ty phát triển, các cuộc họp cũng vậy. Donohue nói, thực hiện một thay đổi nhỏ trong lịch trình sẽ nhanh chóng tạo ra kết quả lớn. Hơn 91% các nhà phát triển Pinterest báo cáo rằng việc chuyển đổi này giúp họ làm việc hiệu quả hơn và 80% cho biết các đồng nghiệp của họ tôn trọng lịch trình không họp.

Cho dù đó là một ngày không có cuộc họp hay quy tắc không gọi điện vào buổi sáng, thử nghiệm của Donohue là một lời nhắc nhở rằng, với tư cách là các doanh nhân, chúng ta có thể đưa ra các lựa chọn lập lịch trình độc đáo. Bạn có thể có lập trường để cân bằng thời gian làm việc không bị gián đoạn với các giao tiếp nhóm cần thiết.

2. Đi bộ và nói chuyện

Mark Zuckerberg và Richard Branson là những người hâm mộ các cuộc họp đi bộ. Jack Dorsey của Twitter cũng vậy. Barack Obama cũng được biết đến là người đề xuất các cuộc họp đi bộ.

Người Mỹ ngồi trung bình 9.3 giờ mỗi ngày. Di chuyển trong khi họp giúp tăng cường sức khỏe và khả năng sáng tạo, giảm thứ bậc và tăng mức độ hạnh phúc, trong số các lợi ích khác được báo cáo.

Ví dụ, các nhà nghiên cứu tại Đại học Washington ở St. Louis tìm rằng những người lao động đứng hoặc đi bộ trong các cuộc họp ít lãnh thổ hơn và tham gia nhiều hơn vào cuộc thảo luận. Trong một trường đại học Stanford học81% người tham gia cho biết tư duy sáng tạo của họ được mở rộng khi họ tăng mức độ tập thể dục.

Tôi cũng là một fan hâm mộ lớn của việc kéo dài chân và trí não của tôi cùng một lúc. Tôi thường đi ăn trưa và đi dạo với cả nhân viên mới và nhân viên hiện tại. Chúng tôi quen nhau bên ngoài văn phòng và hy vọng họ coi tôi không chỉ là “ông chủ”.

Các cuộc họp đi bộ rất khó khăn khi số lượng người tham gia cao hoặc có bão tuyết đang diễn ra, nhưng chúng có thể là một lựa chọn tuyệt vời khi điều kiện phù hợp.

3. Cho mọi người một chút không gian

Đến năm 2014, gần 70 phần trăm của tất cả các văn phòng được báo cáo là có sơ đồ tầng mở. Những không gian thoáng mát này là dấu hiệu của một công ty hiện đại, có tư duy tương lai, đặc biệt là trong thế giới công nghệ, nhưng chúng cũng có thể làm tăng sự mất tập trung, căng thẳng và thất vọng.

Tại JotForm, các nhân viên phụ trách sản phẩm của chúng tôi làm việc trong các nhóm nhỏ, đa chức năng từ bốn đến sáu người. Mỗi nhóm bao gồm một nhà phát triển, nhà thiết kế, nhà khoa học dữ liệu, chuyên gia UX và các vai trò thích hợp khác. Mỗi đội cũng có một văn phòng chuyên dụng, với một tấm bảng trắng lớn và một cánh cửa đóng lại.

Chúng tôi nhận thấy rằng các nhóm làm việc trong không gian riêng tư không cần phải lên kế hoạch cho các cuộc họp chính thức. Họ có thể đưa ra các ý tưởng qua lại và chia sẻ phản hồi khi cần thiết. Khi họ cần thời gian làm việc yên tĩnh, họ cũng có thể đảm bảo điều đó xảy ra. Tất cả là tùy thuộc vào đội.

Tôi nhận ra rằng không phải ai cũng có thể thỏa thuận này, đặc biệt là khi bạn đang xây dựng một công ty mới và ngân sách eo hẹp. Tuy nhiên, hãy cân nhắc xem bạn có thể làm gì khác để cắt bớt các cuộc họp kéo dài, từ việc tạo “giờ hành chính” vào một thời điểm nhất định trong ngày hoặc sử dụng Slack hoặc một công cụ nhắn tin tức thì khác cho các yêu cầu nhanh chóng.

Liên quan: Mẹo dễ dàng và hiệu quả để cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn

4. Gửi phản hồi qua email để thay thế.

Email đã trở thành một trong những công cụ khởi nghiệp được yêu thích nhất. Mọi người trút hận thù trong hộp thư đến của họ qua các bài đăng blog, bài báo và diễn đàn đang bốc khói. Tôi hiểu rồi. Tệ nhất, email có thể giống như một sợi dây xích kỹ thuật số không ngừng kéo. “Chỉ sau một ngày rời khỏi hộp thư đến công việc của chúng tôi,” Bryan Lufkin viết cho BBC Capital“Chúng tôi sợ khi phải lội qua hàng đống email mới để chờ đợi phản hồi lịch sự, phản hồi chu đáo và những lời hứa nửa vời là ‘chạm vào cơ sở’ hoặc ‘quay trở lại.'”

Tuy nhiên, trong một cuộc đấu lồng giữa email và cuộc họp, tôi sẽ đặt cược vào email. Mỗi lần. Đó không phải là vì tôi không muốn nói chuyện với mọi người hay gắn kết với nhân viên của mình. Thay vào đó, tôi muốn cung cấp phản hồi chu đáo, được cân nhắc vào thời gian của riêng tôi – hầu như luôn luôn vào cuối mỗi ngày. Đó là khi tôi thực hiện Inbox Zero.

5. Làm cho mọi cuộc họp có giá trị

Các cuộc họp năng suất có mục tiêu rõ ràng. Họ nên giới thiệu thông tin mới, hữu ích và có thể hành động, và họ không nên cố gắng hoàn thành 11 việc riêng biệt trong một phiên. Tuân theo những quy tắc này là cách tốt nhất để đảm bảo mọi cuộc họp đều đạt được mục đích. Hãy kiên nhẫn với các nguyên tắc của bạn và mọi người sẽ bắt đầu mong đợi một cuộc tập hợp sắc nét, nhịp độ nhanh.

Tất cả những phản ứng dữ dội chống lại cuộc họp có thể làm cho nó cảm thấy như bất kỳ việc đăng ký nào là hoàn toàn lãng phí thời gian. Tôi tin rằng điều đó khác xa sự thật. Khi các cuộc họp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời hoàn thành mục tiêu đã nêu, đồng thời sắp xếp các thành viên tham gia, chúng có thể có giá trị vô cùng lớn. Xét cho cùng, kinh doanh là một môn thể thao đồng đội – ngay cả khi bạn không vượt qua Ranh giới lục địa cùng nhau.