Lợi ích của thời gian bị chặn trên lịch của bạn cho các nhiệm vụ ưu tiên

AndreyPopov | những hình ảnh đẹp

Nói một cách đơn giản nhất, chặn thời gian là dành một phần thời gian trên lịch của bạn cho một công việc cụ thể. Điều này cho phép bạn chỉ tập trung vào nhiệm vụ cụ thể đó, giúp cải thiện năng suất của bạn. Kevin Kruse, tác giả của 15 bí mật những người thành công biết về quản lý thời gian, đánh giá chặn thời gian hiệu quả hơn danh sách việc cần làm. Nghiên cứu của ông cho thấy những người có thành tích cao không bao giờ nói về “danh sách việc cần làm” của họ, mà thay vào đó họ thảo luận về cách họ sắp xếp lịch của mình.

Ngoài ra còn có một lợi ích tâm lý từ những gì được gọi là Hiệu ứng Zeigarnik. Về cơ bản, điều này nói lên rằng “chúng tôi nhớ những gì chúng tôi chưa làm tốt hơn những gì chúng tôi đã làm và những nhiệm vụ chưa hoàn thành đè nặng lên chúng tôi”.

Theo Kruse, “Điều này có thể dẫn đến căng thẳng và mất ngủ. Tuy nhiên, khi đặt tất cả các nhiệm vụ của mình vào một ngày, giờ và khoảng thời gian cụ thể, chúng ta sẽ ngủ ngon hơn khi biết mọi thứ cần hoàn thành đã ở đúng vị trí của nó. ”

Nhưng, đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Dưới đây là nhiều lợi ích hơn nữa của việc chặn thời gian vào lịch của bạn.

Liên quan: Làm thế nào để tổ chức các cuộc họp không khiến mọi người đi ngủ

Chặn thời gian giúp bạn bắt đầu và duy trì động lực.

Bắt đầu thường là phần khó nhất khi hoàn thành một nhiệm vụ đầy thử thách hoặc khó chịu. Rất may, nó chỉ cần một chút động lực để dừng lại lãng phí thời gian. Thấy rằng một nhiệm vụ được lên lịch trong một khoảng thời gian cụ thể trên lịch của bạn là động lực – bạn đã thực hiện một cam kết khiến sự trì hoãn biến mất.

Nếu ngay từ đầu nhiệm vụ đã không quan trọng, vậy tại sao bạn lại bận tâm dành thời gian cho nó?

Tập trung và hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.

Vào cuối ngày, bạn có thể ngồi lại để hỏi, “Chính xác thì hôm nay tôi đã làm gì?” Khi chúng ta không lập kế hoạch sử dụng thời gian của mình như thế nào, chúng ta sẽ dễ bị phân tâm bởi những việc ít quan trọng hơn.

Bằng cách lập kế hoạch trước và dành thời gian thích hợp cho các nhiệm vụ quan trọng trong cuộc sống, chúng ta sẽ theo dõi và hoàn thành tốt hơn các nhiệm vụ ưu tiên của mình.

Tôi sẽ nói đi nói lại điều này. Đa nhiệm không hoạt động – nhiều nghiên cứu đã phát hiện ra rằng đa nhiệm thực sự dẫn đến việc chúng ta nhận được ít hơn xong vì bạn rút cạn năng lượng dự trữ trong não của bạn.

Chặn thời gian trên lịch của chúng tôi khuyến khích chúng tôi làm việc trên một nhiệm vụ cụ thể tại một thời điểm. Điều này không chỉ ngăn cản chúng tôi làm việc đa nhiệm mà còn cho phép chúng tôi tập trung duy nhất vào những gì chúng tôi đang làm vào lúc này để chúng tôi có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Ngoài ra, khi bạn tập trung vào một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian cụ thể, bạn sẽ không còn phải quay đi quay lại giữa nhiều nhiệm vụ nữa. Điều này làm cho bạn hiệu quả hơn vì bạn đang ước mình khôn ngoan hơn.

Liên quan: Cần lấy lại tinh thần của bạn? Học cách nói không.

Khuyến khích cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh.

Duy trì sự cân bằng trong cuộc sống hàng ngày của tôi là một thách thức – vì tôi chắc chắn rằng nó là dành cho bạn. Tuy nhiên, duy trì sự cân bằng đó là điều quan trọng để duy trì động lực và năng suất. Việc chặn thời gian cho phép tôi lên lịch cho “mình” thời gian để suy ngẫm, nạp năng lượng và cải thiện bản thân cả về tinh thần lẫn thể chất. Nó cũng cho phép tôi dành ra một số khoảng thời gian nhất định cho các sự kiện bất ngờ, chẳng hạn như trường hợp khẩn cấp của gia đình hoặc hoàn thành một dự án mất nhiều thời gian hơn dự kiến.

Bằng cách này, tôi có thể tham dự sự kiện bất ngờ đó trong khi không gạt sang một nhiệm vụ quan trọng khác mà trước đây đã bị chặn.

Ngoài ra, ngăn chặn thời gian củng cố các mối quan hệ trong cuộc sống của bạn. Ví dụ, việc dành thời gian cho bạn bè và gia đình của tôi để đảm bảo rằng tôi dành đủ thời gian cho họ. Về mặt chuyên môn, nó cho tôi cơ hội gọi điện, trả lời email hoặc lên lịch họp.

Cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn.

Sức khỏe của chúng ta được cải thiện rõ ràng nhờ tập thể dục, ăn uống lành mạnh, ngủ đủ giấc, giảm căng thẳng và nghỉ ngơi. Tất nhiên, đó là một thách thức khi chúng ta tự đề cao bản thân.

Điều đó không chỉ làm tăng căng thẳng của chúng ta mà còn hạn chế lượng thời gian chúng ta có trong một ngày để chăm sóc sức khỏe của mình. Đó là lý do tại sao bạn cần lên lịch tập thể dục, ăn uống và ngủ nghỉ để bạn luôn giữ được phong độ đỉnh cao.

Chặn thời gian để bạn giữ tinh thần nhạy bén. Chặn thời gian đọc, khai thác một kỹ năng hoặc học một cái gì đó mới.

Giúp bạn nói “không”.

Bạn có phải là một người dễ chịu? Nếu vậy, bạn cũng có thể nói “có” khi được yêu cầu làm điều gì đó. Vấn đề là điều này có thể khiến bạn bị choáng ngợp. Thậm chí tệ hơn, nó ngăn cản bạn hoàn thành những việc quan trọng nhất của mình.

Bằng cách chặn thời gian, bạn biết liệu bạn có thời gian để nói “có” khi được yêu cầu một đặc ân hoặc nhận một nhiệm vụ hoặc khách hàng mới hay không.

Liên quan: Công ty của bạn thành công tại các cuộc họp: Sử dụng 7 mẹo này để trở nên tốt hơn.

Bắt đầu với tính năng chặn thời gian.

Nếu bạn chưa quen với tính năng chặn thời gian, hãy đảm bảo rằng trước tiên bạn chú ý đến các chu kỳ. Điều này bao gồm việc biết khi nào bạn đang đạt hiệu suất cao nhất và nhận thức được các tác động bên ngoài.

Ví dụ: nếu bạn là người thích buổi sáng, thì hãy dành thời gian cho những nhiệm vụ khó khăn nhất của bạn vào buổi sáng Hoặc, nếu bạn biết rằng văn phòng của mình là rạp xiếc vào các buổi chiều thứ Hai, thì bạn có thể muốn linh hoạt trong lịch của mình để cho phép cho những xáo trộn.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn phân bổ đủ thời gian để bạn bị trễ hoặc chuyển từ các nhiệm vụ hoặc cuộc họp liên tục. Chặn 30 phút giữa các nhiệm vụ chỉ trong trường hợp bạn chạy quá mức hoặc cần nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng.

Đồng thời, loại bỏ phiền nhiễu bằng cách tắt thông báo và đảm bảo rằng lịch của bạn linh hoạt.