Cách mở rộng quy mô doanh nghiệp nhỏ của bạn trong 6 bước

Ảnh: Sony Pictures TelevisionMatt bắt đầu Hug Sleep với một ý tưởng, một giấc mơ khởi nghiệp và 2.500 đô la. The Hug Sleep được biết đến như chiếc chăn ôm bạn vào lưng — một trải nghiệm ấm cúng, nhẹ nhàng dựa trên khoa học về chăn có trọng lượng. Công ty đã bùng nổ kể từ khi Matt thành lập, một phần nhờ xuất hiện trên Shark Tank , nơi anh và vợ mình, Angie, ra đi với khoản đầu tư 300.000 đô la. 

Matt đã phải vật lộn với sự gia tăng nhanh chóng về nhu cầu đối với những gì bắt đầu như một công ty kinh doanh cá nhân mà anh ấy đã làm sau khi công việc công ty của anh ấy kết thúc trong ngày.

Liên quan: Nhượng quyền kinh doanh dựa trên thiết bị di động và tại nhà tạo ra một lượng lớn các doanh nhân mới

Dấu hiệu cho thấy bạn đã sẵn sàng cho giai đoạn phát triển tiếp theo

Tăng trưởng không chỉ cần kế hoạch phù hợp mà còn cần đúng thời điểm. Tăng trưởng quá nhanh có thể dẫn đến các khoản chi phí bạn không thể trả, nhân viên bạn không thực sự cần hoặc chuỗi cung ứng phát triển ngoài tầm kiểm soát. Ngược lại, không mở rộng quy mô vào đúng thời điểm có thể có nghĩa là bạn không thể hoàn thành các đơn đặt hàng và các nhiệm vụ sẽ bị hoàn thành.

Dưới đây là một số câu hỏi tự hỏi bản thân để giúp bạn quyết định xem đã đến lúc lập kế hoạch mở rộng quy mô bền vững hay chưa.

Bạn đã sẵn sàng cho bước tiếp theo trong khởi nghiệp?

Bạn chỉ nên đưa doanh nghiệp của mình sang bước tiếp theo nếu bạn thực sự sẵn sàng cho một doanh nghiệp lớn hơn. Mở rộng quy mô có nghĩa là công ty của bạn sẽ mất nhiều thời gian, nguồn lực và chuyên môn hơn mà bạn phải chuẩn bị để cung cấp. Mở rộng quy mô là một thời gian thú vị, nhưng bạn sẽ cần một người đứng đầu để hoàn thành công việc theo cách bền vững cho doanh nghiệp của bạn. 

Tự hỏi bản thân minh:

• Bạn đã sẵn sàng để đón nhận những thách thức chiến lược hơn chưa? Điều đó có nghĩa là mở rộng các dòng sản phẩm của bạn hoặc bán trên toàn cầu.
• Liệu bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc kinh doanh của mình mà không gặp phải những khó khăn trong cuộc sống không?
• Bạn có sẵn các nguồn tài chính mà bạn cần không?
• Bạn có cần sự giúp đỡ từ bên ngoài không? Bạn có thể đang ở một thời điểm mà nhờ người khác đảm nhiệm công việc tiếp thị hoặc dịch vụ khách hàng sẽ khiến một ngày của bạn trở nên dễ dàng hơn.
• Bạn có cần thêm nhân viên để hoàn thành công việc không? Đấu tranh để làm cho doanh nghiệp của bạn hoạt động với nhóm hiện tại của bạn — đó có thể là một nhóm hùng mạnh của một người! —Là một dấu hiệu tuyệt vời cho thấy đã đến lúc mở rộng quy mô. 
• Bạn đang gặp khó khăn trong việc theo kịp đơn đặt hàng? Có một khối lượng lớn hơn doanh nghiệp của bạn chuẩn bị xử lý đồng nghĩa với việc tụt hậu trong khâu đóng gói và giao hàng, khoảng cách dịch vụ khách hàng và rất nhiều căng thẳng cho bạn. 
• Bạn có đang tụt hậu về hàng tồn kho không? Nếu bạn liên tục thấy mình đã bán hết hàng, với việc khách hàng đang yêu cầu hàng bổ sung, thì chắc chắn đã đến lúc mở rộng quy mô.

Cuối cùng, một số doanh nghiệp được hiểu là doanh nghiệp nhỏ. Sẽ không sao nếu bạn muốn bên mình hối hả vẫn là một bên hối hả. Tất cả phụ thuộc vào các ưu tiên cá nhân, lối sống và tình hình tài chính của bạn. 

6 bước để mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn

Không có một công thức nào để mở rộng quy mô kinh doanh, bởi vì mỗi doanh nghiệp — và người sáng lập — đều có những thế mạnh và thách thức riêng. Ví dụ, mở rộng quy mô kinh doanh quần áo sẽ khác với mở rộng một đế chế chăm sóc da. Nhưng có một số chủ đề chung cần xem xét:

1. Lập kế hoạch cho tương lai của bạn

Nếu công ty của bạn bắt đầu như một sở thích, như trong trường hợp của Matt với Hug Sleep, bạn có thể vẫn tiếp tục công việc cho đến thời điểm này. 

Tuy nhiên, để mở rộng quy mô một cách bền vững, bạn cần có một kế hoạch kinh doanh. Nó không chỉ giúp bạn hiểu doanh nghiệp của mình mà còn là thứ bạn cần thể hiện nếu bạn từng tìm kiếm đầu tư bên ngoài. 

Có nhiều cách khác nhau để định dạng một kế hoạch kinh doanh, nhưng một cách cơ bản nên bao gồm:

• Tóm tắt điều hành
• Mô tả công ty
• Phân tích thị trường
• Quản lý và tổ chức
• Sản phẩm và dịch vụ
• Phân khúc khách hàng
• Kế hoạch tiếp thị
• Kế hoạch hậu cần và hoạt động
• Kế hoạch tài chính

Đặc biệt, bạn sẽ lập một kế hoạch tiếp thị chiến lược, với dự báo cho tương lai, vạch ra các kế hoạch phát triển của bạn. Mục tiêu doanh thu thực tế cho một năm kể từ bây giờ là gì? Còn năm năm nữa thì sao? Kế hoạch của bạn để tăng năng lực tiếp thị của bạn là gì?

“Đó thực sự là một phần thực sự có giá trị đối với chúng tôi – ngồi xuống và nói, ‘Chúng tôi muốn ở đâu? Chúng ta muốn ở đâu trong năm năm nữa? Chúng ta thấy gì từ việc kinh doanh này? Và chúng tôi nghĩ nó có thể đi đến đâu? ‘”Katie nói.

“Tôi nghĩ rằng, ngay từ ngày đầu tiên, chúng tôi đã thực sự cảm thấy rằng Pantee có tiềm năng rất lớn để trở thành một thương hiệu gia dụng.”

Xác định vị trí doanh nghiệp của bạn hiện tại, cũng như nơi bạn muốn doanh nghiệp của mình phát triển. Sử dụng các tài nguyên bên dưới để bắt đầu và xem xét các bước tiếp theo trong việc mở rộng quy mô khi bạn tạo kế hoạch của mình.

2. Đánh giá chuỗi cung ứng của bạn

Mở rộng quy mô có nghĩa là khối lượng bán hàng cao hơn và chuỗi cung ứng của bạn cần được trang bị để xử lý điều đó. Những gì hoạt động ngay bây giờ có thể không hoạt động tốt trên quy mô lớn.

Ví dụ, Pantee, ban đầu được lấy cảm hứng từ việc tạo ra đồ lót từ những chiếc áo thun tiết kiệm. Sau đó, họ chuyển sang những chiếc áo thun có cổ, nhưng chúng thực sự có thể xử lý chậm hơn. Những chiếc áo sơ mi may sẵn sẽ mất nhiều thời gian hơn để cắt và đánh giá chất lượng, vì vậy thương hiệu đã mở rộng nguồn nguyên liệu của mình.

Katie cho biết: “Chúng tôi không chỉ sử dụng những chiếc áo phông có cổ, chúng tôi còn sử dụng những cuộn vải đã chết. “Đó là cùng một loại vật liệu, nó chỉ được lấy ở một điểm khác trong chuỗi cung ứng.” Các cuộn vải cho phép sản xuất nhanh hơn nhưng cùng cam kết về tính bền vững. Nó thậm chí còn trở thành một tính năng — việc chạm tay vào một màu cụ thể cho phép họ tạo ra một bộ sưu tập trong thời gian giới hạn mà khách hàng nắm bắt.

Hàng hóa của Pantee được sản xuất ở Bangladesh tại một nhà máy với các điều kiện làm việc mà Katie và Amanda đã kiểm tra, nhưng ra nước ngoài có thể không phải là bước đi phù hợp cho chuỗi cung ứng của bạn.

Matt mở rộng Hug Sleep trong khi vẫn làm việc với cùng một nhà sản xuất ở bang Wisconsin, quê hương của anh. Trên thực tế, một cách tiếp cận địa phương hơn có thể giúp giảm bớt căng thẳng mà đại dịch COVID-19 đã gây ra đối với các chuỗi cung ứng toàn cầu.

Trong cả hai trường hợp, hãy đánh giá xem liệu các quy trình sản xuất và tìm nguồn cung ứng hiện tại của bạn có còn hoạt động tốt trên quy mô không. Nếu không, bạn sẽ cần tìm ra các bước tiếp theo.

3. Thuê một cách chiến lược

Mở rộng quy mô có nghĩa là bạn có thể không còn có thể tự mình làm mọi thứ hoặc với bất kỳ ai mà bạn đã tuyển dụng từ trước đến nay để doanh nghiệp của bạn hoạt động. 

Katie cho biết Pantee đã hoạt động trong khoảng năm ngoái chỉ với cô và chị gái là người làm việc toàn thời gian, được hỗ trợ bởi các nhà thầu. Với một vòng đầu tư hấp dẫn, Pantee sắp nhận nhân viên chính thức đầu tiên của mình.

Tuy nhiên, cụ thể là họ đã quyết định lựa chọn có tác động lớn nhất là thuê một người nào đó để chăm sóc thương hiệu và quản lý cộng đồng.

Katie cho biết: “Chiến lược của chúng tôi tập trung vào tiếp thị người ảnh hưởng, tiếp thị đại sứ và quan hệ đối tác của chúng tôi, và đó là một yếu tố rất, rất tốn thời gian của công việc kinh doanh”. Giảm bớt khối lượng công việc đó cho Katie và Amanda đồng nghĩa với việc quay lại nhiều thời gian hơn để tập trung vào cốt lõi của công việc kinh doanh.

Nếu tuyển dụng là một phần trong chiến lược mở rộng quy mô của bạn, bạn nên thuê ở nơi có thêm người sẽ hiệu quả nhất. Đối với Pantee, đó là tiếp thị, nhưng đối với doanh nghiệp của bạn, đó có thể là người làm việc về sản phẩm, dịch vụ khách hàng hoặc bán hàng. Nhân viên là những người có cam kết chính về tài chính, vì vậy họ nên tập trung vào một lĩnh vực sẽ mang lại nhiều lợi nhuận nhất.

Katie cho biết: “Chúng tôi thực sự vui mừng khi thấy chúng tôi có thể làm được gì với 40 giờ mỗi tuần dành cho công việc kinh doanh.

Liên quan: Làm thế nào để quản lý thời gian với tư cách là một doanh nhân bận rộn?

4. Thuê ngoài để đạt hiệu quả

Nếu việc thuê nhân viên của riêng bạn là không hợp lý, thì có nhiều cách để thuê ngoài các nhiệm vụ để hợp lý hóa doanh nghiệp của bạn khi bạn mở rộng quy mô. Matt, ví dụ, không có bất kỳ nhân viên toàn thời gian nào. Thay vào đó, anh ấy sử dụng một đại lý để xử lý tất cả hoạt động tiếp thị của mình vì anh ấy nhận ra rằng đó là thứ mà bên thứ ba sẽ làm tốt hơn.

“Nền tảng của tôi là kỹ sư cơ khí,” anh nói. “Tôi là một chàng trai số và một chàng trai dữ liệu. Tôi đã nghĩ không có thử thách nào mà tôi không thể vượt qua ”. Vì vậy, Matt đã cố gắng tự học cách khởi chạy quảng cáo trên Facebook, Instagram và Google.

“Tôi đã thử, và nó không hoạt động tốt như vậy.”

Bằng cách nói chuyện với các đại lý, Matt cuối cùng nhận ra rằng họ có thể tạo ra một chiến dịch phức tạp hơn khả năng của anh ấy, vì vậy anh ấy đã thuê ngoài.

Anh ấy cũng đã đạt được một bức tường trong việc hoàn thành đơn đặt hàng. Anh ấy thường tự mình đóng gói tất cả các đơn đặt hàng và gửi chúng tại bưu điện vào giờ nghỉ trưa. Nhưng điều đó không hoạt động trên quy mô lớn. Giờ đây, anh ấy sử dụng Shopify Fulfillment Network để thực hiện công việc nặng nhọc.

Cho dù thuê một đại lý hay một nhân viên, bạn nên xem xét nơi bạn cần giúp đỡ nhất. Nếu bạn đang vật lộn với việc tiếp thị một doanh nghiệp nhỏ, nó sẽ chỉ trở nên khó khăn hơn khi bạn mở rộng quy mô. Quyết định những khía cạnh nào của doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng lợi từ kiến ​​thức chuyên môn mà bạn không có và xem xét các dịch vụ của bên thứ ba có thể giúp bạn.

5. Tự động hóa ở những nơi bạn có thể

Hoàn thành công việc nhanh hơn hoặc hiệu quả hơn trên quy mô lớn có thể dễ dàng hơn với các công cụ được thiết kế để tự động hóa quy trình làm việc của bạn.

Đây có thể là những bản sửa lỗi đơn giản, như cách Matt tạo ra các câu trả lời theo kịch bản để đối phó với một lượng lớn các câu hỏi về dịch vụ khách hàng sau khi anh ấy xuất hiện trên Shark Tank . 

Một ví dụ khác cho việc hợp lý hóa dịch vụ khách hàng là sử dụng Shopify Inbox để giao tiếp với khách hàng. Công cụ này cho phép bạn sử dụng trò chuyện trực tiếp — mà chúng tôi biết là một cách tuyệt vời để tăng chuyển đổi — theo cách giữ tất cả các cuộc trò chuyện của bạn ở một nơi, cho phép các câu trả lời được lưu và cung cấp cho bạn các chỉ số để bạn có thể theo dõi tác động.

Hãy xem các bot tiện dụng này để tìm hiểu thêm về cách tự động hóa doanh nghiệp của bạn.

6. Tìm kiếm vốn mới

Mở rộng quy mô gây tốn kém tiền bạc và bạn có thể cần phải xác định đúng thời điểm để tìm kiếm đầu tư bên ngoài để xem xét các kế hoạch của bạn và giữ cho dòng tiền của bạn lưu chuyển.

Thời điểm đó là rất quan trọng. Vốn là thứ bạn muốn đảm bảo trước khi thực hiện các kế hoạch phát triển, thay vì khi doanh nghiệp của bạn thành công và bạn đang loay hoay tìm các khoản tiền để hỗ trợ nó.

Katie đã sớm biết rằng Pantee sẽ cần đầu tư ngoài chiến dịch Kickstarter ban đầu đó.

“Với mục tiêu của chúng tôi và loại lực kéo ban đầu mà chúng tôi đã thấy, chúng tôi đã sớm biết rằng đó không phải là điều mà chúng tôi có thể tự làm và tiếp tục khởi động,” cô nói. “Nhiều như nó thực sự hiệu quả đối với một số doanh nghiệp, tôi nghĩ, đối với chúng tôi, nó quá tầm đối với chúng tôi.”

Tháng 9 năm ngoái, Katie và Amanda bắt đầu cố gắng huy động 200.000 bảng Anh (261.000 USD) mà họ dự kiến ​​sẽ cần.

“Đó là một quá trình khó khăn. Tôi nghĩ rằng cả hai chúng tôi đều thấy đó là một trong những điều khó khăn nhất mà chúng tôi đã làm, ”cô nói.

Quá trình quảng cáo chiêu hàng có nghĩa là phải có một kế hoạch chắc chắn (đó là lý do tại sao kế hoạch kinh doanh là bước đầu tiên) và trả lời câu hỏi này đến câu hỏi khác từ các nhà đầu tư tiềm năng. Mong đợi một số thăng trầm — Katie cho biết một số cú ném diễn ra tốt hơn những cú ném khác, nhưng cuối cùng chúng đã đạt được mục tiêu. Khi họ bắt đầu nghe thấy “có”, điều đó giúp họ tự tin ra ngoài và thuyết trình nhiều hơn.

Mặt khác, Matt đã gây được tiếng vang lớn khi xuất hiện trên Shark Tank . Chương trình thực sự đã tiếp cận anh ta, và anh ta đã bỏ đi với một thỏa thuận trị giá 300.000 đô la từ hai trong số các cá mập.

Vốn là thứ mà Shopify có thể giúp đỡ. Chương trình Shopify Capital là một cách để đảm bảo tiền bỏ qua các đơn đăng ký dài và cho phép bạn hoàn trả bằng cách sử dụng phần trăm doanh số bán hàng của mình. Kể từ năm 2016, Shopify Capital đã cung cấp hơn 3 tỷ đô la cho hàng nghìn người bán trên Shopify và dữ liệu của chúng tôi cho thấy rằng các cửa hàng có nguồn vốn này có doanh thu trung bình cao hơn 36%.

Chúng tôi cũng biết rằng phụ nữ và người da màu gặp nhiều khó khăn hơn trong việc đảm bảo vốn và Shopify Capital đang nỗ lực để thu hẹp khoảng cách đó. 

---

Đừng đánh mất bức tranh lớn

Có một lý do khiến bạn đạt được sức hút mà bạn đã có, và bạn không thể để mất nó, ngay cả khi bạn mở rộng quy mô.

Khách hàng lâu năm của Pantee bị thu hút bởi cam kết của nó về tính bền vững, vì vậy họ vẫn cam kết với triết lý đó. Loại bỏ bất kỳ điều nào trong số đó trong khi mở rộng quy mô sẽ đánh bại mục đích cố gắng phát triển doanh nghiệp và tác động của bạn.

Katie nói rằng Pantee không coi mối quan hệ của họ với khách hàng chỉ là giao dịch đơn thuần – họ là một cộng đồng. Những khách hàng ban đầu của thương hiệu, những người đã đồng hành trong suốt hành trình, là trụ cột hỗ trợ đã giúp thương hiệu có được vị trí như ngày hôm nay.

“Đừng đánh giá thấp cộng đồng của bạn,” Katie nói. “Hãy nhờ họ hướng dẫn để thực sự đưa họ vào cuộc hành trình đó. Nó thực sự được đền đáp. “

Hãy làm đúng bởi những người hâm mộ lớn nhất của bạn và họ sẽ theo dõi khi bạn tìm kiếm các ngôi sao.

Liên quan: Hành động đình công sẽ diễn ra vào tháng tới tại trang Scots BPO