Làm thế nào để quản lý thời gian với tư cách là một doanh nhân bận rộn?

Trở thành một doanh nhân có thể mang lại cho bạn khả năng cao, nhưng nó lại vô cùng khắt khe. Bạn thường cắn nhiều hơn những gì bạn có thể nhai, và vẫn hoàn thành công việc với sự quyết tâm tuyệt đối. Các doanh nhân thành công xoay sở để cân bằng nhiều trách nhiệm của họ và thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng – mà không bao giờ đánh mất bóng. Họ quản lý điều này bằng cách sử dụng thời gian của họ một cách hiệu quả. Dưới đây là một số thủ thuật đơn giản có thể giúp bạn làm điều tương tự:

1. Dự đoán gián đoạn: Hầu hết các công việc mà một nhà quản lý thực hiện có bản chất là đột xuất. Điều đó càng đúng hơn đối với một doanh nhân. Nó không chỉ là những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành mà còn nhiều hơn thế nữa. Ví dụ: điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên làm việc hiệu quả nhất của bạn cần nghỉ một tuần vì trường hợp khẩn cấp cá nhân? Điều gì xảy ra nếu xe của bạn bị hỏng trên đường đến văn phòng vào buổi sáng? Cách xử lý điều này rất đơn giản: đừng gói ghém cả ngày của bạn. Hãy để cho mình thời gian để quản lý những gián đoạn và bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn so với việc bạn thực hiện theo một lịch trình đầy đủ.

2. Giới hạn thời gian đối với các nhu cầu không được lên lịch trước: Một tiện ích bổ sung để quản lý sự gián đoạn là giới hạn thời gian bạn dành cho các hoạt động đột xuất Giả sử, không quá 5 phút cho một cuộc gọi đột xuất, không quá 2 cuộc họp đột xuất trong một ngày, v.v. Thông báo trên điện thoại thông minh của bạn có thể mất rất nhiều thời gian: lên lịch cho chúng hoặc lên lịch khi bạn sẽ kiểm tra chúng. Giả sử, bốn lần trong ngày làm việc. Bạn có thể làm điều này thông qua các ứng dụng có sẵn hoặc thông qua kỷ luật cũ tốt.

3. Lên lịch các ưu tiên của bạn: Đừng ưu tiên những gì bạn có trong lịch trình của mình, thay vào đó hãy sắp xếp các thứ tự ưu tiên của bạn. Hãy nhớ nguyên tắc Pareto: 80% kết quả sẽ đến từ 20% nhiệm vụ. Đảm bảo rằng bạn lên lịch cho những công việc quan trọng này trước mọi thứ khác. Nguyên tắc Pareto không chỉ cho phép bạn lập lịch trình tốt hơn mà nó còn cho bạn biết rằng trong mỗi nhiệm vụ, bạn nên thúc đẩy để đạt được kết quả 80% thông qua các bit quan trọng 20% ​​trước tiên.

4. Tự động hóa các công việc thông thường: Là một doanh nhân, bạn sẽ phải đối phó với rất nhiều công việc lặp đi lặp lại. Tự động hóa càng nhiều chúng càng tốt. Bắt đầu với các tác vụ đơn giản nhất: tự động thanh toán định kỳ, theo dõi email, bài đăng trên mạng xã hội, lời nhắc cuộc hẹn, v.v. Bạn thậm chí có thể tự động điện thoại của bạn trở nên im lặng khi bạn có một cuộc họp đã lên lịch. Tiếp theo, tự động hóa mọi thứ mà bạn thường xuyên theo dõi ở mức có thể – tìm cách thiết lập cảnh báo. Bạn cũng có thể sử dụng công nghệ để xây dựng một số hệ thống tự động hóa dựa trên các yêu cầu cụ thể của bạn. Tiếp theo, tìm các quy trình trong quy trình làm việc của bạn có thể được tự động hóa – sử dụng công cụ quản lý quy trình làm việc, nền tảng cộng tác, nền tảng quản lý hợp đồng kỹ thuật số, v.v. dựa trên yêu cầu của bạn.

5. Ủy quyền: Các doanh nhân thành công coi trọng thời gian của họ, và do đó ủy thác bất cứ điều gì không phải là cốt lõi cho sự thành công của họ. Bạn chỉ nên thực hiện hai loại nhiệm vụ:

• Các nhiệm vụ không thể được ủy quyền.
• Các nhiệm vụ có thể được ủy quyền nhưng rất quan trọng cho sự thành công của bạn.

Tất cả các nhiệm vụ khác nên được giao phó. Hãy nhớ rằng bạn không ủy quyền vì bạn không muốn thực hiện một số nhiệm vụ. Đúng hơn, bạn ủy quyền vì:

• Có phí bảo hiểm vào thời gian của bạn
• Bạn cần xây dựng đội ngũ của mình để thành công

1. Ghi lại kết quả mong đợi: Hầu hết các doanh nhân muốn bận rộn, họ có thiên hướng hành động. Điều này đôi khi có thể khiến họ rơi vào tình huống bận rộn nhưng không thực sự hiệu quả. Một cách để không rơi vào bẫy này là đính kèm kết quả mong đợi cho mỗi hoạt động bạn thực hiện. Điều này sẽ cho bạn biết hoạt động quan trọng như thế nào và bạn nên dành bao nhiêu thời gian để hoàn thành nó. Ví dụ, khi bạn tham gia một cuộc họp, hãy viết lên bảng trắng những điều bạn muốn đạt được từ cuộc họp – và gạch bỏ các mục khi bạn hoàn thành chúng.

2. Hack năng suất: Hầu hết các doanh nhân thành công đều sử dụng hack năng suất. Một số trong số này họ phát triển cho chính họ, và một số khác là những thủ thuật đã được kiểm nghiệm thời gian mà họ đã học được từ những nơi khác. Dưới đây là bốn chúng tôi đề xuất:

   1. Quy tắc hai phút: Để vượt qua sức ì, hãy thực hiện một nhiệm vụ trong hai phút. Ví dụ: nếu bạn thấy rằng bạn đang trì hoãn việc viết email: hãy đặt hẹn giờ trong hai phút và đảm bảo rằng bạn soạn thảo thư chỉ trong hai phút này. Thông thường, bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ không dừng lại khi hết giờ – nhưng thay vào đó hãy hoàn thành nhiệm vụ.

   2. Quy tắc 70 phần trăm: Chỉ bắt đầu vào một dự án hoặc nhiệm vụ khi bạn có 70% thông tin, 70% nguồn lực và 70% sự tự tin. Bạn không cần nhiều hơn thế để khởi đầu thành công.

   3. Kỹ thuật Pomodoro: Xây dựng các nhiệm vụ mất 25 phút mỗi nhiệm vụ. Đặt hẹn giờ trong 25 phút, hoàn thành một nhiệm vụ và nghỉ giải lao 5 phút. Lặp lại. Điều này cho phép bạn tập trung duy nhất khi làm việc. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về kỹ thuật này, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều tài liệu và ứng dụng cho cùng một thứ trên mạng.

   4. 6 nhiệm vụ quan trọng nhất: Vào cuối ngày, hãy lập danh sách sáu nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn cần phải hoàn thành vào ngày hôm sau. Bây giờ, chỉ cần làm theo danh sách vào ngày hôm sau để hoàn thành từng nhiệm vụ một. Không bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo cho đến khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ trước đó trong danh sách.

Trở thành ông chủ của chính bạn là điều thú vị, nhưng các doanh nhân cũng phải đối mặt với rất nhiều căng thẳng. Một trong những cách tốt nhất để giảm căng thẳng liên quan là quản lý thời gian và sự chú ý của bạn tốt hơn. Sử dụng các kỹ thuật được liệt kê ở trên và tự mình thấy sự khác biệt.