3 cách để tiết kiệm thời gian của bạn và làm việc năng suất hơn bao giờ hết

Nếu ghi chú dưới nước là hệ thống giúp bạn làm việc hiệu quả nhất thì điều đó thật tuyệt. Nhưng đối với hầu hết chúng ta, tối đa hóa mỗi ngày không quá nhiều về việc bỏ đi vài phút ở chỗ này hay chỗ khác, mà là tập trung vào những công việc có tác động lớn nhất.

Dưới đây là ba hệ thống để thực sự sử dụng thời gian của bạn một cách tối đa, không cần thay đổi xe.

Phương pháp Nhiệm vụ Quan trọng nhất (MIT)

Chỉ vì mọi mục trong danh sách việc cần làm của bạn đều có gạch đầu dòng riêng không có nghĩa là tất cả chúng đều có trọng lượng như nhau. Nhưng làm thế nào để tìm ra cái nào quan trọng nhất?

Josh Kaufman, tác giả của MBA cá nhânsử dụng cái mà anh ấy gọi là Nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT) phương pháp để tìm ra nhiệm vụ nào được ưu tiên hơn tất cả các tác vụ khác.

Vào đầu mỗi ngày, hãy lập một danh sách từ hai đến ba MIT bằng cách tự hỏi bản thân xem những điều gì, nếu bạn hoàn thành ngay hôm nay, sẽ tạo ra sự khác biệt lớn nhất. Chỉ viết những công việc đó trong danh sách MIT của bạn, mà bạn nên giữ riêng biệt với danh sách việc cần làm chung của mình.

Xử lý danh sách MIT của bạn trong giờ cao điểm, và cho phép bản thân tránh bị gián đoạn hoặc sao nhãng sẽ làm gián đoạn luồng của bạn. Bạn thậm chí có thể kết hợp nó với Định luật Parkinson (“Công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành”) và đặt ra thời hạn tự đặt ra để giúp bạn luôn đi đúng hướng.

Liên quan: Thành công của Bethenny Frankel bắt đầu từ việc quản lý thời gian

Ma trận tác động

Phương pháp MIT hữu ích như vậy, các doanh nhân thường có một số dự án hoặc ý tưởng cạnh tranh, tất cả đều tranh giành sự chú ý của chúng ta và không phải lúc nào chúng ta cũng rõ ràng nên theo đuổi cái nào.

Để giúp bản thân ưu tiên, tôi sử dụng một công thức đơn giản: Tác động = quy mô x cải tiến. Theo quy mô, ý tôi là các chỉ số như khách hàng, người dùng, tiền, tiết kiệm, v.v. Cải tiến, tất nhiên, đề cập đến các cải tiến.

Với ý nghĩ này, tôi tạo ma trận bốn hộp, bạn có thể truy cập nơi đây. Gắn nhãn cho các hàng “cải tiến nhỏ” và “cải tiến lớn” và các cột “số nhỏ” và “số lớn”. Điều này để lại cho bạn bốn hộp.

Hộp A (cải tiến nhỏ, số lượng ít): Hộp A chứa các nhiệm vụ có độ rủi ro thấp nhưng cũng mang lại lợi nhuận thấp. Mặc dù vậy, họ vẫn có thời gian và địa điểm: Tại công ty của tôi, Jotform, chúng tôi bắt đầu tuyển dụng mới với các dự án “Box A”, chẳng hạn như sửa các lỗi nhỏ, trong khi họ chuẩn bị xong mọi thứ. Điều đó nói rằng, hầu hết chúng ta nên tránh chìm đắm quá nhiều thời gian trên Hộp A.

Hộp B (số lượng ít, cải tiến lớn): Nhiệm vụ hộp B là nhiệm vụ ít yêu thích nhất của tôi. Đây là những dự án cực kỳ sử dụng nhiều tài nguyên nhưng phục vụ rất ít mục đích. Giả sử bạn là một nhà thiết kế và bạn dành rất nhiều thời gian để tạo ra một tính năng giao diện người dùng chỉ áp dụng cho 1 phần trăm người dùng. Chắc chắn, có thể một số người thấy nó hữu ích, nhưng bạn cũng đã thêm rất nhiều sự phức tạp vào giao diện người dùng, điều này hoàn toàn tiêu cực. Tránh các nhiệm vụ Hộp B bất cứ khi nào có thể.

Hộp C (số lượng lớn, cải tiến nhỏ): Các nhiệm vụ Hộp C là những nhiệm vụ tương đối dễ thực hiện nhưng có tác động khá lớn. Tại Jotform, chúng tôi thường xuyên phát hành các chỉnh sửa và cải tiến nhỏ giúp cuộc sống của người dùng trở nên dễ dàng hơn.

Hộp D (số lượng lớn, cải tiến lớn): Hộp D nhiệm vụ có tất cả. Góc phần tư này đại diện cho một mức tăng nặng nề trả cổ tức lớn, có thể là một bản phát hành sản phẩm, một thiết kế lại hoặc một cái gì đó khác hoàn toàn. Ví dụ: tại Jotform, gần đây chúng tôi đã triển khai một hệ thống nhân sự mới có tác động tích cực đến tất cả 250 nhân viên của chúng tôi, cho phép họ lần đầu tiên truy cập nhanh chóng và dễ dàng các thông tin quan trọng. Chắc chắn, 250 nghe có vẻ không phải là một con số quá lớn, nhưng vì nó đại diện cho 100% lực lượng lao động của chúng tôi, đó chắc chắn là một chiến thắng xứng đáng cho Box D.

Ma trận Eisenhower

Ma trận mà tôi mô tả ở trên có thể giúp phân biệt dự án nào sẽ có tác động nhiều nhất. Nhưng ngoài quy mô và sự cải tiến, có một số liệu quan trọng khác cần xem xét: Tính cấp thiết.

Cựu Tổng thống Dwight Eisenhower được biết đến là người tập trung vào tầm quan trọng và tính cấp thiết khi ưu tiên hành động của mình. Chính từ cơ sở lý luận này mà Ma trận Eisenhower đã ra đời.

Trước khi bạn vẽ ra ma trận, hãy dành một phút để xem xét các thông số của bạn, gợi ý Ellen Auster và Shannon Auster-Weiss trong một tác phẩm cho Tạp chí Kinh doanh Harvard. Làm thế nào để bạn xác định “tầm quan trọng?”? (Ma trận tác động của bạn có thể hữu ích ở đây.) Tiếp theo, hãy nghĩ xem “mức độ khẩn cấp” có ý nghĩa như thế nào đối với bạn. Dự án có thời hạn không? Khách hàng đã đưa ra yêu cầu kịp thời chưa? Hãy nghĩ về hậu quả của việc thực hiện nhiệm vụ kịp thời hoặc chậm trễ.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo ma trận. Sử dụng góc trên bên phải để viết các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp. Đây là những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao cần được thực hiện ngay bây giờ. Ở góc trên bên trái, viết các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp. Vì những nhiệm vụ này có nguy cơ bị hoãn vô thời hạn nên bạn nên hẹn thời gian cụ thể để giải quyết chúng. Như Auster và Auster-Weiss cảnh báo, “nếu bỏ qua những mặt hàng này, chúng sẽ chuyển từ sôi sùng sục trên bếp từ sang sôi sùng sục”.

Góc dưới bên phải dành cho những nhiệm vụ ít quan trọng nhưng khẩn cấp. Hoàn thành chúng có thể hữu ích cho người khác trong nhóm của bạn và chúng là cách chắc chắn để loại bỏ một số mục khó chịu khỏi danh sách việc cần làm của bạn. Cuối cùng, có những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp nhất; những thứ ít quan trọng hơn và ít khẩn cấp hơn. Nếu có thể, hãy loại bỏ bất kỳ nội dung nào đã lỗi thời hoặc không còn hữu ích. Hãy nghĩ về hậu quả của việc trì hoãn chúng, hoặc nếu đánh dấu chúng sẽ dẫn đến chiến thắng nhanh chóng.

Có rất nhiều cách thú vị mà mọi người sử dụng để tiết kiệm thời gian. Nhưng nếu bạn thực sự muốn tận dụng tối đa 24 giờ của mình, bạn phải tìm ra điều gì quan trọng nhất và bắt đầu với điều đó.

Liên quan: Thực hiện một điều này trước khi đăng xuất mỗi ngày để có một ngày mai năng suất hơn