12 sai lầm quản lý thời gian khiến bạn thất bại

Ngày nay, quản lý thời gian đang là xu hướng thịnh hành và thật dễ hiểu tại sao. Hầu hết mọi người, và đặc biệt là các doanh nhân, đang nỗ lực hết mình. Người ta thấy rằng 70% chúng tôi làm việc ngoài “giờ hành chính” và vào cuối tuần. Chúng tôi đang làm việc trên giường, khi ăn tối và khi đi nghỉ. Điều này làm tổn hại đến các mối quan hệ, sức khỏe và năng suất của chúng ta.

DjelicS | những hình ảnh đẹp

Không có gì đáng ngạc nhiên khi chúng tôi tìm kiếm lời khuyên về quản lý thời gian càng nhiều càng tốt. Thật không may, phần lớn thông tin này vô ích đến nỗi nó đang khiến bạn thất bại.

1. Bạn nghĩ rằng không có đủ thời gian.

Tất cả chúng ta đều có lỗi khi tin rằng không có đủ thời gian. Chúng tôi nhìn vào danh sách việc cần làm hoặc lịch của mình và bị choáng ngợp. “Giá như hôm nay tôi có nhiều thời gian hơn thì tôi có thể hoàn thành tất cả những việc này.”

Tất cả chúng ta đều có 24 giờ trong một ngày như nhau. Một số người có thể tận dụng tối đa khoảng thời gian giới hạn này bởi vì họ đã thừa nhận có vấn đề và đã làm điều gì đó để giải quyết vấn đề đó.

Việc phàn nàn rằng bạn không có đủ thời gian sẽ không giúp bạn có thêm thời gian một cách kỳ diệu. Nó có thể làm cho bạn cảm thấy tốt hơn, nhưng chỉ trong chốc lát. Nó không giải quyết được vấn đề gốc rễ, có thể do bạn quản lý thời gian quá tệ. Thừa nhận với bản thân rằng có đủ thời gian – bạn không biết làm thế nào để tận dụng tối đa thời gian đó. Bây giờ, bạn có thể bắt đầu cải thiện việc quản lý thời gian của mình.

Có liên quan: 14 bước để thoát khỏi những ràng buộc về thời gian và sống cuộc sống bạn muốn

2. Tin rằng có một kích thước phù hợp với tất cả các giải pháp.

Bạn đã thừa nhận có một vấn đề và bạn đang tìm kiếm trên internet để tìm lời khuyên. Bạn sẽ cảm thấy tốt vì bạn đã thực hiện bước đầu tiên này. Bạn sẽ chỉ mất hai hoặc ba bài viết để nhận ra rằng không có thứ gì gọi là giải pháp một kích thước phù hợp với tất cả.

Tiến sĩ Ana Cecilia Calle sinh viên ở Austin, Texas, đã khám phá ra sự thật tuyệt vời này khi đọc về các công cụ quản lý thời gian cung cấp: “điều này hứa hẹn rằng bạn sẽ có được quyền kiểm soát nhất định đối với cuộc sống của mình,” cô nói với BBC. “Nhưng bất cứ điều gì bạn bắt đầu làm, nó hoạt động trong một thời gian, và sau đó nó ngừng hoạt động.” Nguyên nhân? Hầu hết các công cụ này được xây dựng bởi các nhà phát triển muốn giải quyết các vấn đề quản lý thời gian của riêng họ – có nghĩa là chúng có thể không hợp lệ với tất cả chúng ta.

Thay vì dựa vào một công cụ với tất cả các chuông và còi, hãy tìm hiểu xem bạn đang gặp khó khăn ở đâu và điều gì cần thiết cho bạn. Ví dụ: nếu việc lập lịch khiến bạn không thể phát triển sản phẩm, thì bạn có thể sử dụng một công cụ lập lịch như Lịch sử dụng công nghệ máy học để tự động hóa hầu hết các nhu cầu lập lịch của bạn. Nếu bạn đang lãng phí quá nhiều thời gian cho email, thì hãy cân nhắc sử dụng một công cụ như SaneBox để giúp xử lý hộp thư đến của bạn.

Lời khuyên này có thể không phải là câu trả lời ly kỳ nhất, nhưng khi bạn xác định được các lĩnh vực vấn đề và ưu tiên của mình, bạn có thể tìm ra giải pháp tốt nhất phù hợp với mình.

3. Không phân biệt được giữa bận rộn và năng suất.

Đây là một cái bẫy quản lý thời gian khác mà chúng ta rơi vào: tin rằng chỉ vì bạn bận rộn nghĩa là bạn đang làm việc hiệu quả. Thật tuyệt khi bạn đã dọn sạch hộp thư đến của mình và dành chút thời gian kết nối với khách hàng trên mạng xã hội trong vài giờ qua. Nhưng, đó có phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất của bạn vào lúc này không?

Tôi thành thật tin rằng khái niệm – bận rộn và năng suất – là điều mà rất nhiều người phải đấu tranh. Đây là làm thế nào bạn có thể làm việc hiệu quả thay vì chỉ bận rộn:

• Xác định điều gì vừa quan trọng và cần thiết, trái ngược với việc tập trung vào điều gì đó có thể chờ đợi.
• Thực hiện chiến lược tổ chức. Ví dụ, mỗi tối, tôi có thói quen sắp xếp quần áo, liệt kê ba nhiệm vụ quan trọng nhất, xem lại lịch trình của mình và đảm bảo rằng tôi đã chuẩn bị đầy đủ đồ đạc cho ngày mai. Chuẩn bị một chút vào đêm hôm trước đảm bảo tôi có một ngày làm việc hiệu quả và suôn sẻ.
• Loại bỏ phiền nhiễunhư email và tin nhắn văn bản.
• Đừng lo về sự hoàn hảo.
• Chỉ nói “có” đến thời gian các yêu cầu phục vụ một mục đích.
• Sẵn sàng để hy sinh nhất định, chẳng hạn như từ bỏ một tổ chức không còn mang lại lợi ích.
• Bao quanh bạn với những người làm việc hiệu quả khác.
• Cân nhắc ưu và nhược điểm trước khi nhảy vào một xu hướng.
• Trung thực về sự tiến bộ của bạn.

4. Bạn sẽ bớt lo lắng hơn.

Đúng là khi quản lý thời gian hợp lý, bạn có thể giảm bớt căng thẳng. Tuy nhiên, tùy thuộc vào hệ thống quản lý thời gian mà bạn chọn, hãy đảm bảo rằng hệ thống của bạn không làm bạn thêm căng thẳng.

Lấy yêu thích Hoàn thành công việc phương pháp. Hệ thống này yêu cầu năm bước: nắm bắt, làm rõ, sắp xếp, phản ánh và tham gia vào mọi thứ bạn phải làm. Cuộc gọi điện thoại, email, cuộc họp, mua sắm và các dự án bạn phải làm xung quanh nhà. Đối với một số người, điều này sẽ gây ra lo lắng và choáng ngợp.

Quản lý thời gian chỉ hữu ích khi bạn nhận thức được những giới hạn của mình và không để hệ thống ra lệnh cho toàn bộ cuộc sống của bạn. Nói cách khác, khi bạn không bước đi nhẹ nhàng (đặc biệt là lúc đầu), việc quản lý thời gian có thể gây thêm căng thẳng cho cuộc sống của bạn.

Liên quan: Cách bảo vệ thời gian của bạn (Video 60 giây)

5. Tính toán sai thời gian cần thiết cho các công việc cụ thể.

Giả sử bạn muốn viết một bài đăng trên blog cho trang web của mình. Bạn chặn một giờ cho nhiệm vụ này. Cuối cùng, bạn dành hai giờ – toàn bộ lịch trình của bạn đã hết. Thật vậy, có một sự thật là khi bạn đặt ra giới hạn thời gian cho một số việc nhất định phải hoàn thành, điều này có thể thúc đẩy bạn hoàn thành chúng trong khoảng thời gian đó. Tuy nhiên, đôi khi nó không thể thực hiện được và bạn đã đánh giá thấp thời gian thực tế mà nhiệm vụ này cần bạn hoàn thành.

Cách hành động tốt nhất là theo dõi thời gian của bạn trong vài tuần. Bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công bằng cách ghi lại các hoạt động hàng ngày của mình vào một cuốn sổ tay và tính toán xem mỗi hoạt động sẽ mất bao lâu và xem bạn có thực tế hay không. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm theo dõi thời gian như Toggl hoặc RescueTime. Bằng cách có ý tưởng chính xác hơn về cách bạn đang sử dụng các ngày của mình, bạn có thể dành lượng thời gian phù hợp cho các hoạt động cụ thể.

6. Tập trung vào quản lý thời gian, thay vì quản lý nhiệm vụ.

“Quản lý nhiệm vụ là quá trình quản lý một nhiệm vụ thông qua các giai đoạn khác nhau: lập kế hoạch, phát triển và hoàn thành,” Laura Sima viết trong Tạp chí Teamweek. “Nó hoạt động trên cả cấp độ cá nhân và cấp độ nhóm bằng cách thúc đẩy mọi người hoàn thành mục tiêu của họ”.

Sima cho biết thêm: “Quản lý nhiệm vụ hiệu quả bao gồm tất cả các bước từ lập kế hoạch đến đặt mức độ ưu tiên, bao gồm trạng thái, vạch ra các nguồn lực cần thiết để hoàn thành, thông báo và quan sát. Các công cụ như “lịch trực tuyếnphần mềm quy trình làm việc và thậm chí phần mềm quản lý dự án”Sẽ“ giúp bạn phác thảo các dự án, nhiệm vụ khác nhau và trạng thái rõ ràng từ tất cả chúng ”.

Quản lý công việc hiệu quả hơn quản lý thời gian vì những công việc này “đi kèm với các giới hạn rõ ràng giúp dễ quản lý hơn. Bạn biết khi nào bạn bắt đầu làm việc cho một dự án – và bạn biết khi nào bạn đã hoàn thành công việc. Đó là một điều giới hạn tại một thời điểm. ” So sánh với điều này: “khái niệm thời gian được định nghĩa khá lỏng lẻo.”

7. Luôn nắm lấy quả treo thấp.

Bạn vừa mới ổn định công việc và sẵn sàng giải quyết danh sách việc cần làm của mình. Với những món đồ nào bạn sẽ bắt đầu mọi thứ trong ngày của mình? Có thể bạn sẽ chọn công việc dễ nhất, ít tốn thời gian nhất – hoặc một vật dụng cần thiết.

Nếu bạn có thể loại bỏ 10 điều khỏi danh sách của mình, bạn sẽ “cảm thấy” như thể bạn đang có một ngày tốt lành. Hãy nhớ rằng toàn bộ ý tưởng đằng sau sự bận rộn và hiệu quả? Chỉ vì bạn hoàn thành nhiều việc không có nghĩa là thời gian của bạn đã được dành hoặc tập trung vào nơi bạn sẽ đạt được tiến bộ tốt nhất.

Để đạt hiệu quả cao nhất – đừng chọn “quả treo cổ”, nghĩa là dễ nhất. Dành sức lực cho những ưu tiên quan trọng nhất của bạn – và biết công việc nào sẽ mang lại cho bạn nhiều sản phẩm nhất. Nhanh chóng tìm cách thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên hoặc tự động, được ủy quyền hoặc được lưu để thực hiện trong thời gian tạm lắng năng lượng của bạn.

8. Phải thức dậy sớm.

Cá nhân tôi thấy rằng thức dậy sớm – chính xác là 5:15 sáng – là thời gian làm việc hiệu quả nhất đối với tôi. Điều đó không hiệu quả với tất cả mọi người – chủ yếu là cú đêm. Nếu bạn dậy sớm – bạn không thể thức cả đêm. Bạn phải có một lịch trình đi ngủ – và gắn bó với thói quen đó. Nhiều người cho rằng để cải thiện khả năng quản lý thời gian, bạn phải thức dậy sớm.

Nếu bạn không phải là người buổi sáng, thì đừng ép bản thân phải thay đổi. Thay vào đó, hãy căn cứ vào lịch trình của bạn xung quanh nhịp điệu ultradian cụ thể của bạn.

9. Bạn sẽ giảm bớt khối lượng công việc của mình.

Nếu bạn quản lý ngày của mình một cách hợp lý, thì bạn sẽ không có một khối lượng công việc nặng nề như vậy. Đáng buồn thay, đây không phải là sự thật.

Cảm ơn Định luật Parkinson, nếu chúng tôi có sẵn lịch trình của mình, thì chúng tôi sẽ lấp đầy nó. Bạn có thể đã sắp xếp các công việc quan trọng nhất trong ngày, nhưng bây giờ bạn chỉ cần thêm nhiều mục hơn nữa vào lịch của mình hoặc danh sách công việc để không có bất kỳ khoảng trống nào.

Hãy nhớ rằng, khi nói đến năng suất, tuân theo quy tắc năng suất 80/20. Thay vì phải làm nhiều việc hơn nữa, hãy sử dụng những khoảng thời gian mở đó để thiền định, mơ mộng hoặc thêm sự linh hoạt vào lịch trình của bạn.

10. Hoàn thành mọi việc trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể.

Hãy nhớ rằng câu chuyện ngụ ngôn Aesop “Con rùa và con chó săn?” Ý tưởng tương tự cũng áp dụng cho việc quản lý thời gian; Chậm và kiên định sẽ thằng cuộc đua. Có một quan niệm sai lầm rằng nếu bạn hoàn thành càng nhiều công việc càng nhanh càng tốt, bạn sẽ làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Quan niệm rằng bạn đã làm nhiều hơn chỉ có tác dụng tạm thời trước khi bạn kiệt sức. Thậm chí, máy thỉnh thoảng cần phải tắt và khởi động lại.

Làm việc suốt bữa trưa, bỏ ra 60 giờ mỗi tuần làm việc và không bao giờ nghỉ phép sẽ chỉ đi rất xa. Bạn cần phải điều chỉnh tốc độ bản thân và dành thời gian để nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng.

11. Không bao giờ, và tôi có nghĩa là không bao giờ, lãng phí thời gian của bạn.

Hôm nọ ngoài trời đẹp lắm. Đó là một trong những ngày có nắng chói chang và bầu trời trong xanh. Điều cuối cùng tôi muốn làm là ở lại bên trong. Vì vậy, tôi đã đi bộ 30 phút. Tôi cảm thấy tội lỗi lúc đầu. Khi trở lại, tôi đã tập trung hơn và sẵn sàng trở lại với công việc.

Điều tôi đang nói là không sao cả khi lãng phí thời gian. Điều đó không có nghĩa là xem Netflix một cách say sưa. Thay vì làm việc cả ngày – hãy dành chút thời gian để đọc, nghe podcast, tập thể dục hoặc trò chuyện với một người bạn cũ hoặc đồng nghiệp. Nghe có vẻ phản tác dụng. Nhưng, lãng phí thời gian có thể là một tài sản ngăn ngừa bỏng. Bạn sẽ được thư giãn, nó sẽ khơi dậy sự sáng tạo và cho bạn cơ hội đánh giá lại các ưu tiên của mình.

Có liên quan: Năm cách để khai thác một ngày bận rộn của bạn

12. Không kiểm soát cuộc sống của bạn.

Cuối cùng, bạn cần bắt đầu nói “không” thường xuyên hơn. Nếu bạn nói “có” với mọi yêu cầu trong thời gian của mình, bạn không chỉ cho phép bản thân trở nên quá mỏng manh – để cho phép ưu tiên của người khác vượt lên trên của bạn.

Thay vì để người khác kiểm soát cuộc sống của bạn, hãy nắm lấy dây cương. Đặt ranh giới về thời điểm làm việc và khi nào không. Chỉ giúp đỡ người khác khi bạn có khả năng. Chấp nhận các cuộc họp khi chúng có mục đích và nếu bạn đã có kế hoạch, đừng cố cam kết thực hiện điều gì khác ngoài những gì đã có trong lịch của bạn. Bộ đề xuất này là chìa khóa để quản lý thời gian. Biết khi nào nên chấp nhận và từ chối các dự án, khách hàng, cuộc hẹn và các chức năng xã hội mới.