Người quản lý thời gian tốt sử dụng thói quen, không phải hack. Đây là cách để bắt đầu.
Các thủ thuật quản lý thời gian ở khắp mọi nơi: Cắt giảm các cuộc họp. Bỏ kiểm tra email của bạn. Chọn một bộ đồng phục và mặc nó hàng ngày. Và đó là chưa kể hàng tá ứng dụng được thiết kế để hợp lý hóa cuộc sống của bạn và biến bạn thành một cỗ máy đánh bại danh sách việc cần làm cực kỳ hiệu quả.
Nhưng sự thật là tất cả các bản hack và ứng dụng trên thế giới không là gì nếu không có bộ kỹ năng quản lý thời gian ở cấp độ cơ bản. Như Erich C. Dierdorff đã đưa nó vào một điều vì Tạp chí Kinh doanh Harvard, “Liệu có ai thực sự mong đợi rằng việc mua một bộ dao tốt, thiết bị nhà bếp cao cấp và nguyên liệu tươi ngon sẽ khiến ai đó ngay lập tức trở thành đầu bếp năm sao không? Chắc chắn là không rồi.”
Không phải ai cũng là bậc thầy quản lý thời gian bẩm sinh, nhưng không phải ai trong chúng ta cũng sinh ra là những đầu bếp chuyên nghiệp – trong cả hai trường hợp, những kỹ năng này đều có thể học được. Dưới đây là những cách tốt nhất để bắt đầu.
Xây dựng nhận thức về bản thân
Bây giờ là 5 giờ chiều. Bạn có biết ngày hôm nay của mình đi đâu không? Trong tất cả các khả năng, có lẽ là không. Con người nổi tiếng là kém trong việc ước tính mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ, với một học nhận thấy rằng chỉ 17 phần trăm trong số chúng ta có thể làm như vậy một cách hiệu quả. Ngoài ra, chúng ta cũng có xu hướng đánh giá thấp lượng thời gian chúng ta dành cho các mặt hàng mang lại lợi nhuận thấp như email, tham gia các cuộc họp và kiểm tra phương tiện truyền thông xã hội.
Cách tốt nhất để biết được ngày của bạn đang diễn ra như thế nào là kiểm tra thời gian. Trong suốt một tuần thông thường, hãy sử dụng sổ tay hoặc bảng tính để ghi lại cách bạn sử dụng thời gian hàng giờ, từ khi thức dậy cho đến khi đi ngủ. Vào cuối tuần, bạn sẽ hiểu rõ hơn về cách bạn thực sự dành thời gian của mình.
Liên quan: Tìm hiểu xem bạn có dành đủ nguồn lực để thành công hay không
Coi thời gian của bạn như tiền bạc
Thời gian của bạn, giống như tiền bạc của bạn, là một nguồn tài nguyên hữu hạn. Không may, viết Allison Rimm tại HBR, “Mọi người hiếm khi dành thời gian của họ cho bất cứ nơi nào gần mức độ nghiêm ngặt mà họ áp dụng cho tài chính của họ.” Nhưng nếu họ làm vậy thì sao?
Khi bạn đã tiến hành kiểm toán và hiểu rõ hơn về thời gian của mình, bước tiếp theo là tìm ra cách lập ngân sách. Cân nhắc phân loại thời gian đó là thời gian cố định – những gì bạn phải làm – và thời gian tùy ý – những gì bạn muốn làm.
Nếu bạn muốn tổ chức hơn nữa, Elizabeth Grace Saunders, tác giả của Làm thế nào để đầu tư thời gian của bạn như tiền bạc, gợi ý một hệ thống ra quyết định dựa trên ưu tiên.
Đầu tiên, hãy làm rõ các ưu tiên của bạn bằng cách viết chúng ra theo thứ tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Sau đó, chuyển những ưu tiên đó thành hành động bằng cách lập kế hoạch đưa chúng vào lịch trình của bạn và đánh giá xem khoản đầu tư thời gian của bạn có phù hợp với những ưu tiên đã nêu hay không.
Tiếp theo, cắt các hoạt động khỏi các lĩnh vực ưu tiên thấp nhất, điều này sẽ cho phép bạn giảm chi phí thời gian mà mình mong đợi mà không cảm thấy tội lỗi. Cuối cùng, nếu bạn vẫn không có thời gian cho những gì quan trọng nhất, hãy tinh chỉnh lịch trình của bạn. Điều này thường có nghĩa là cắt bớt các khu vực có mức độ ưu tiên cao để dành chỗ cho các mặt hàng có mức độ ưu tiên thấp hơn nhưng vẫn cần thiết.
Liên quan: Tìm hiểu xem bạn có dành đủ nguồn lực để thành công hay không
Đưa ra quyết định dựa trên ưu tiên
Một kỹ năng khác để phát triển nhận thức là suy nghĩ về những nhiệm vụ bạn đang làm hiện tại sẽ ảnh hưởng như thế nào đến tương lai của bạn. Nhưng thay vì chạy các tính toán này liên tục, có thể dẫn đến mệt mỏi khi quyết định, hãy cho phép ưu tiên đi đầu.
Việc xác định các ưu tiên của bạn có ảnh hưởng đến sự lựa chọn của bạn. Ví dụ: bạn được yêu cầu phục vụ trong hội đồng quản trị của một tổ chức mà bạn tôn trọng. Bạn không muốn làm ai thất vọng, nhưng chấp nhận đồng nghĩa với việc hy sinh thời gian dành cho gia đình, đây là một trong những ưu tiên hàng đầu của bạn. Bằng cách đóng khung nó như thế này, quyết định của bạn đã được thực hiện – mà không cần phải trải qua những rắc rối tốn thời gian, gây lo lắng khi cân nhắc ưu và nhược điểm.
Hãy nhớ rằng các ưu tiên của bạn có thể sẽ thay đổi theo thời gian, và điều đó không sao cả. Xem xét các mục tiêu và giá trị của bạn một cách thường xuyên để đảm bảo các hành động của bạn vẫn phù hợp với con người của bạn ngay bây giờ. Thực hiện những đánh giá lại này sẽ giúp bạn đi đúng hướng mà bạn thực sự muốn và tránh cho bạn gặp khó khăn.
Biết nhịp điệu của riêng bạn
Công ty của tôi, JotForm, có hơn 300 nhân viên và hơn 10 triệu người dùng. Việc phát triển nó đến kích thước như ngày nay sẽ không xảy ra nếu tôi chưa bao giờ học cách làm việc theo nhịp điệu của riêng mình – và cho phép nhân viên của tôi làm điều tương tự.
Tôi đã tìm thấy của tôi giờ cao điểm qua rất nhiều lần thử và sai, mặc dù tác giả Yulia Yaganova gợi ý đánh giá năng lượng, sự tập trung và động lực của bạn và cuối mỗi giờ trong ba tuần. Khi bạn đã xác định được giờ cao điểm của mình, hãy sắp xếp lịch trình để hoàn thành công việc chuyên sâu sáng tạo nhất trong khoảng thời gian hiệu quả nhất của bạn.
Tại JotForm, chính sách linh hoạt của chúng tôi đã mang lại sự tăng vọt về năng suất giữa các thành viên trong nhóm. Bởi vì mọi người làm việc khác nhau, những người thích ngủ nướng được hoan nghênh bắt đầu làm việc muộn hơn, trong khi những người dậy sớm có thể khai thác giờ làm việc hiệu quả nhất của họ trong khi mọi thứ vẫn tương đối yên tĩnh. Để mọi người làm việc theo nhịp điệu riêng của họ sẽ thúc đẩy tinh thần và góp phần tạo nên một văn hóa công ty tốt, thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu.
Được linh hoạt
Đôi khi, cho dù chúng ta có chiến lược đến đâu, mọi thứ vẫn không diễn ra như kế hoạch. Có thể cuộc hẹn với bác sĩ kéo dài hơn dự kiến, con bạn bị ốm, xe của bạn không nổ máy. Những điều này xảy ra.
Thay vì cố gắng ép bản thân vào một lịch trình không thực tế, hãy cho phép bản thân linh hoạt. Đừng cố gắng làm công việc sáng tạo nhất của bạn khi bạn đang căng thẳng về chiếc xe – thay vào đó, hãy hoàn thành một số công việc hành chính cần ít không gian tinh thần hơn. Có thể hữu ích để ngăn chặn những điều không mong muốn bằng cách lưu ý trước về nơi trong lịch trình của bạn, nơi bạn có một số khoảng trống để điều chỉnh cho những thay đổi đột ngột.
Ứng dụng quản lý thời gian có thể là công cụ hữu ích, nhưng chỉ khi bạn đã nắm được các nguyên tắc cơ bản trước. Hãy nghĩ đến tất cả các kế hoạch ngoài kia để giảm cân nhanh chóng mà không cần thay đổi thói quen ăn uống hoặc lối sống của bạn. Họ hầu như không bao giờ thực hiện những gì họ hứa. Giống như việc có được sức khỏe tất yếu liên quan đến chế độ ăn kiêng và tập thể dục chăm chỉ, việc học cách quản lý thời gian của bạn sẽ không xảy ra một cách kỳ diệu bằng cách tìm đúng ứng dụng. Nhưng một khi bạn học được những kỹ năng này, bạn sẽ có chúng suốt đời.
Liên quan: 8 nghi thức hàng ngày giúp bạn tập trung vào tia laser