Làm thế nào để Hoạt động Kho hàng diễn ra suôn sẻ để mở rộng quy mô thương hiệu

Không có gì bí mật khi ngành công nghiệp hậu cần đang tuyệt vọng. Trong quý 4 năm 2021, khả năng cung cấp không gian kho chỉ là 5,6%. Đó là mức thấp nhất mọi thời đại và giảm đáng kể so với mức 8,5% được báo cáo vào đầu năm 2016. 

Kết quả là, các nhà bán lẻ đang bị thúc đẩy để vắt càng nhiều giá trị trên mỗi foot vuông. 

Từ cách họ lưu trữ hàng tồn kho đến phương pháp chọn đơn đặt hàng, quy trình quản lý kho hàng mạnh mẽ giúp các nhà bán lẻ vận hành kho hàng của họ như một cỗ máy được bôi trơn. Hướng dẫn này chia sẻ cách làm. 

Mục lục

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho hàng là một tập hợp các quy trình hoạt động giúp một kho hàng hoạt động hiệu quả. Các quy trình này bao gồm theo dõi mức tồn kho, xác định vị trí hàng hóa, quản lý lịch trình của nhân viên, hoàn thành đơn đặt hàng và tối ưu hóa không gian nhà kho. 

Hệ thống quản lý kho hàng là gì?

Hệ thống quản lý kho (WMS) là phần mềm giúp doanh nghiệp hoàn thành các nhiệm vụ vận hành trong kho của mình. Từ lập kế hoạch nguồn lực đến hậu cần chuỗi cung ứng, đó là một nhà bán lẻ công nghệ sử dụng để thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng từ một nhà kho hoặc trung tâm phân phối. 

Một số thương nhân có WMS của họ như một phần phụ của phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) rộng lớn hơn — một bảng điều khiển trung tâm dành cho các thương hiệu thương mại điện tử để kiểm soát tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc sử dụng công nghệ quản lý kho hàng 

Chuỗi cung ứng toàn cầu đang rối loạn. Thời gian sản xuất và vận chuyển lâu hơn nhiều so với trước đây — một vấn đề không được đặt ra để giải quyết sớm. McKinsey báo cáo rằng sự gián đoạn đáng kể đối với hoạt động sản xuất hiện xảy ra 3,7 năm một lần, với nhiều lý do từ bất ổn chính trị đến thiên tai.

 

Cuối cùng, một WMS sẽ giúp bạn tăng tốc độ nhận, đếm chu kỳ và thực hiện, dẫn đến các quy trình hiệu quả hơn và giảm chi phí lao động. “

—Nick Malinowski, Đồng sáng lập của OTW Shipping

Một WMS đồng bộ với hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn sẽ giúp bạn đi trước một bước, do đó, 38% người bán mà chúng tôi đã khảo sát có kế hoạch tích hợp công nghệ để giúp công ty của họ dự đoán sự gián đoạn và nhu cầu.

Bên trong một, bạn sẽ thấy giảm mức tồn kho để ưu tiên bổ sung. Ví dụ: nếu bạn biết rằng một SKU bán chạy nhất bán được 500 đơn vị mỗi tuần, nhưng phải mất ba tuần để nhận được lô hàng từ nhà cung cấp, hãy đặt cảnh báo để thông báo cho bạn khi lượng hàng trong kho giảm xuống dưới 2.000 (để lại thêm thời gian trong trường hợp cờ lê bị ném vào công việc.)

 

Sử dụng hệ thống quản lý kho, bạn sẽ có thể theo dõi mọi sản phẩm trong kho của mình và giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng bằng cách cung cấp cho họ khả năng hiển thị chính xác về tính sẵn có của sản phẩm. “

—Perry Valentine, Người sáng lập AtPerry’s

Kết hợp các cảnh báo đó với dữ liệu lịch sử để dự báo khoảng không quảng cáo chính xác, sử dụng WMS của bạn. Mọi mặt hàng trong kho của bạn đều khiến bạn tốn tiền, cả phí lưu kho và chi phí cơ hội. Khoảng không quảng cáo hoạt động kém đang chiếm không gian cần được cấp cho khối lượng lớn hơn, di chuyển nhanh hơn và cuối cùng là hàng tồn kho có lợi hơn. 

Xem thêm:  Cách Mammoth Raging tăng 1.300% chỉ trong sáu tháng

Ben Clarke, Trưởng bộ phận Tiếp thị tạm thời của James và James Ecommerce Fulfillment, cho biết: “Bằng cách đảm bảo rằng các sản phẩm luôn được bảo quản theo cách hiệu quả nhất có thể và bằng cách cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về lượng hàng trong kho, hệ thống quản lý kho có thể giúp tránh tình trạng quá tải hoặc hết các mặt hàng phổ biến. Điều này có thể tiết kiệm một khoản tiền đáng kể cho chi phí vận chuyển hàng tồn kho ”. 

Quản lý hàng tồn kho và quản lý kho hàng: Chúng hoạt động cùng nhau như thế nào?

Chìa khóa thành công trong thương mại điện tử toàn cầu là bán hàng trên các kênh có khách hàng của bạn. Từ mặt tiền cửa hàng trên mạng xã hội đến thương mại di động, chiến lược bán lẻ đa kênh này nổi tiếng là khó để các nhà bán lẻ nắm bắt được. Bạn không bao giờ muốn quảng cáo sản phẩm trên một kênh, chỉ để khách hàng rơi vào rào cản cuối cùng: sản phẩm không có sẵn. 

Không giống như phần mềm quản lý kho quản lý toàn bộ hoạt động điều hành kho hàng, phần mềm quản lý kho (IMS) chỉ có nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho bên trong nó. Các nhà bán lẻ có thể sử dụng công nghệ này để:

• Ghi nhận hàng tồn kho 
• Giám sát mức tồn kho trên các kho hàng khác nhau 
• Hiển thị tỷ lệ hoàn thành đơn đặt hàng 

IMS là một phần phụ của quy trình quản lý kho hàng, do đó lý do tại sao nó nên được tích hợp với WMS của bạn. Sử dụng phần mềm kiểm kê để theo dõi dữ liệu và dự báo nhu cầu. WMS sẽ lấy dữ liệu này và sắp xếp hợp lý cách nhân viên kho tìm nguồn hàng tồn kho, chẳng hạn như hiển thị vị trí của một SKU duy nhất trong một nhà kho rộng 10.000 foot vuông.  

Quy trình quản lý kho hàng

Kiểm soát hàng tồn kho 

Hàng tồn kho vào kho của bạn cần phải được kiểm tra và phê duyệt trước khi đưa lên kệ, sẵn sàng để bán. Các nhà cung cấp có thể gửi sai số lượng hoặc hoàn toàn không đúng sản phẩm — các vấn đề thường xảy ra do các quy trình thủ công và lỗi của con người gây ra. 

Một WMS làm giảm bớt vấn đề này với quản lý putaway. Sử dụng máy quét mã vạch để theo dõi các lô hàng đến, WMS của bạn so sánh lô hàng với đơn đặt hàng của bạn từ nhà cung cấp đó. Bất kỳ sự khác biệt nào sẽ được gắn cờ trước khi hàng tồn kho được đưa vào kho. 

Theo dõi hàng tồn kho

Về cốt lõi, công việc chính của nhà kho là lưu trữ hàng tồn kho. Đó là một nơi an toàn để bạn giữ hàng hóa cho đến khi nó được bán và vận chuyển cho khách hàng. 

 

Việc có quyền truy cập vào dữ liệu khoảng không quảng cáo theo thời gian thực đã giúp chúng tôi xác định các lỗ hổng trong các phương pháp bổ sung giá kệ gây ra tình trạng hết hàng. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng – đặc biệt là trong mùa lễ bận rộn – đòi hỏi chúng tôi phải tạo ra một lộ trình được lập kế hoạch tốt cho thấy khi nào cần bổ sung, những gì cần bổ sung và cách bổ sung. ”

—Shaunak Amin, Đồng sáng lập và Giám đốc điều hành của Snackmagic

Giải pháp quản lý kho hiển thị dữ liệu vị trí hàng tồn kho trên một giao diện đơn giản. Xem vị trí của từng SKU và số lượng đơn vị có sẵn để bán, với nhiều WMS cung cấp các tính năng dự báo nhu cầu để ngăn chặn tình trạng hết hàng. 

Lily Wili, Giám đốc điều hành của Ever Wallpaper, cho biết: “Biết được khoảng không quảng cáo của bạn trông như thế nào cũng có thể hỗ trợ tối ưu hóa khoảng không quảng cáo. “Bạn không chỉ có thể bổ sung mọi thứ khi cần thiết mà còn có thể phát hiện ra các vấn đề như tồn kho quá mức. Điều này có thể cho phép bạn thực hiện hành động khắc phục, chẳng hạn như giảm khối lượng đơn đặt hàng tiếp theo của bạn hoặc chuyển khoảng không quảng cáo giữa các trang web để duy trì mức lý tưởng ”. 

Thực hiện đơn hàng

Người tiêu dùng hiện đại có một danh sách dài các nhu cầu mà họ cần thương hiệu đáp ứng. Đối với nhiều người, tốc độ giao hàng là hàng đầu. 

Khoảng 60% người mua sắm xem xét tốc độ giao hàng trong quyết định mua hàng của họ, chỉ bị đánh bại bởi giao hàng miễn phí – điều không còn được coi là tốt để có nữa. Gần bảy trong số 10 người bán trên Shopify hiện cung cấp tùy chọn này, với gã khổng lồ thương mại điện tử Amazon thiết lập chế độ giao hàng trong một hoặc trong ngày.

Xem thêm:  Đại lý của bạn có phải là ‘Người duy nhất’ không? Một hướng dẫn nội bộ về việc tìm kiếm một mối quan hệ đối tác thực sự

Một WMS hợp lý hóa quy trình thực hiện đơn hàng này và giúp nhân viên kho hàng chọn, đóng gói và gửi đơn hàng trong thời gian ngắn nhất có thể. Công nghệ sẽ:

1. In phiếu đóng gói chứa thông tin chi tiết về đơn đặt hàng của khách hàng
2. Hiển thị vị trí mà mục đang được lưu trữ 
3. In nhãn vận chuyển với địa chỉ của khách hàng

Quá trình xử lý đơn đặt hàng nhanh chóng này giúp sản phẩm đến tay khách hàng của bạn càng sớm càng tốt, đáp ứng thời hạn giao hàng trong một hoặc trong ngày và giúp nhân viên kho của bạn có thêm thời gian để xử lý các đơn hàng tiếp theo. 

Vận chuyển và theo dõi đơn hàng

Quá trình kho hàng của bạn không kết thúc sau khi một sản phẩm rời khỏi nó. Một WMS tốt có khả năng theo dõi đơn hàng để hiển thị:

• Khi một bưu kiện được chuyển đi
• Vị trí hiện tại của nó
• Hãng vận chuyển đã sử dụng
• Ngày giao hàng ước tính cho vị trí cuối cùng của nó

Tính minh bạch của bưu kiện rất quan trọng đối với người tiêu dùng, với gần bảy trong số 10 người mua sắm ít có khả năng mua sắm với nhà bán lẻ nếu gói hàng của họ bị trì hoãn mà không được thông báo. Sử dụng cổng tự phục vụ, chẳng hạn như cổng có trong Ứng dụng cửa hàng, hiển thị vị trí đặt hàng của họ bất kỳ lúc nào. WMS của bạn sẽ lấy dữ liệu này sau khi đơn đặt hàng đã được đánh dấu là đã hoàn thành trong trung tâm phân phối. 

 

Theo dõi thời tiết, các vấn đề về chuỗi cung ứng toàn cầu và các yếu tố khác có thể gây ra sự chậm trễ, đồng thời chủ động thông báo về sự chậm trễ qua email và trên trang web của bạn ”.

—Kurt Ellis, Chủ tịch của GLF E-Commerce Fulfillment

Quản lý trả hàng

Không thể tránh khỏi việc một số sản phẩm được vận chuyển từ kho của bạn sẽ quay trở lại. Nghiên cứu đưa ra tỷ lệ trả lại cho các mặt hàng mua trực tuyến là 20%, cao hơn mức trung bình 9% đối với các mặt hàng được mua tại cửa hàng. Sử dụng phần mềm quản lý kho để xử lý hàng trả lại, phê duyệt khoản tiền hoàn lại, gắn nhãn lại hàng tồn kho và đưa chúng trở lại kệ. 

Phần tốt nhất? Dữ liệu từ WMS của bạn có thể được sử dụng để ngăn chặn hàng trả lại làm phiền kho hàng của bạn.

Như Kurt Ellis, chủ tịch GLF E-Commerce Fulfillment, giải thích: “Thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu từ phần mềm quản lý kho và hàng tồn kho cũng có thể được sử dụng để xác định các mẫu hành vi của khách hàng và giúp thực hiện các điều chỉnh chính sách, chẳng hạn như giới hạn số lượng mặt hàng mà khách hàng có thể mua với các kích cỡ hoặc màu sắc khác nhau để giảm tỷ lệ trả hàng và giúp tránh phải giảm giá các mặt hàng không mong muốn. ”

Quản lý lao động

Tình trạng thiếu lao động ở tất cả các điểm trong chuỗi cung ứng đang gây ra sự gián đoạn đáng kể. CNBC báo cáo rằng toàn bộ ngành công nghiệp chỉ đơn giản là thiếu nhân lực.

Đối với các nhà kho nói riêng, các nhà quản lý hậu cần cho biết việc họ không thể thu hút và giữ được lực lượng lao động có trình độ là vấn đề lớn nhất của họ, khiến cho việc lưu trữ hàng tồn kho lạc hậu dẫn đến việc bố trí kho hàng kém chất lượng. 

Giữ các nhân viên đã có trong nhà kho của bạn. Với hệ thống WMS, người bán có thể lập kế hoạch nguồn lực để giữ cho hàng tồn kho trong kho liên tục di chuyển và nhân viên đảm nhiệm vai trò của họ. Hãy tìm một công cụ có các tính năng quản lý lực lượng lao động giúp:

• Lập kế hoạch luân chuyển nhân viên và thời gian làm ca (không vi phạm quy định)
• Đánh giá xem nhân viên kho đã được đào tạo đầy đủ hay chưa – đó là đào tạo về sức khỏe và an toàn hoặc trình độ vận hành máy móc – để hoàn thành công việc của họ
• Thiết lập KPI và theo dõi tiến độ đối với chúng

Phần mềm quản lý kho hàng BlueYonder báo cáo rằng khách hàng của họ thấy sự tham gia của nhân viên tăng 25% khi sử dụng các tính năng quản lý lao động của nó. Chi phí nhân công cũng giảm 35%. 

Các phương pháp hay nhất về quản lý kho hàng

Công nghệ quản lý kho hàng có những ưu điểm rõ ràng đối với những kho hàng bận rộn. Để tối đa hóa hiệu quả của bạn, hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau. 

Tối ưu hóa bố cục kho hàng 

Các chuyên gia gợi ý rằng nên dành từ 22% đến 27% tổng diện tích nhà kho của bạn làm không gian lưu trữ hàng tồn kho. Phần còn lại có thể được phân bổ cho kho chứa máy móc, khu vực đóng gói và hàng hóa quá tải.

Mặc dù vậy, việc bố trí nhà kho của bạn có ảnh hưởng lớn đến tốc độ bạn có thể hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Tối ưu hóa không gian nhà kho của bạn bằng cách:

• Đặt các mặt hàng bán chạy nhất gần khu vực chọn hàng
• Để đủ không gian giữa các lối đi cho xe nâng và máy móc để lấy hàng tồn kho
• Đặt khu vực nhận hàng gần các kho chứa hàng để các pallet hàng tồn kho đầu vào có thể dễ dàng được vận chuyển vào, với sự gián đoạn tối thiểu cho người lao động

 

Đảm bảo rằng nhà kho của bạn được tổ chức tốt và sạch sẽ. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng điều quan trọng là phải đặt mọi thứ ở vị trí thích hợp để nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy thứ họ cần. ”

—Ben Clarke, Trưởng phòng tiếp thị tạm thời của James và James Thương mại điện tử Fulfillment

Chọn hệ thống chọn đơn hàng

Tiếp tục với chủ đề tốc độ, giúp nhân viên kho hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng nhanh hơn với hệ thống chọn đơn hàng. Đó là một chiến lược được sử dụng để xác định mặt hàng nào được lấy từ kho trước, giảm số bước và thu thập hàng tồn kho đã bán một cách hiệu quả nhất. 

Các tùy chọn bao gồm:

• Chọn hàng loạt. WMS in một danh sách đóng gói cho mỗi đơn hàng, nhóm các đơn hàng của khách hàng lại với nhau với các SKU tương tự hoặc gần nhau. Người chọn thu thập hàng tồn kho từ nhiều phiếu đóng gói cùng một lúc. 
• Đón sóng. Với chiến lược này, nhân viên kho cũng thực hiện đồng thời một số đơn hàng. Phiếu đóng gói được nhóm theo khu vực tồn kho, ngày vận chuyển hoặc SKU tương tự. Sau đó, nhân viên cung cấp các mặt hàng này theo “đợt” trong suốt ca làm việc của họ — như nửa giờ một lần. 
• Khu hái. Được sử dụng bởi các kho hàng lớn hơn, chiến lược chọn hàng này hoạt động bằng cách chia kho hàng của bạn thành các khu vực, mỗi khu vực chứa một bộ sản phẩm cụ thể. Một bộ chọn đơn hàng trong mỗi khu vực lấy nguồn sản phẩm từ bên trong khu vực đó. Sau đó, bưu kiện được chuyển đến một khu vực khác, tương tự như một dây chuyền lắp ráp, để lấy một khu vực khác. 

Shaunak Amin, đồng sáng lập kiêm Giám đốc điều hành của Snackmagic cho biết: “Nhóm tiếp nhận của chúng tôi sẽ kiểm tra hàng tồn kho mới đến vào đầu ca làm việc của họ để chúng tôi có bức tranh rõ ràng hơn về những mặt hàng nào có sẵn để bổ sung”.

 

Nhưng bởi vì có rất nhiều hoạt động trong nhà kho, với những người điền và đóng gói đơn đặt hàng, người nhận phải chờ để bổ sung lượng hàng tồn kho vào cuối ca làm việc của họ. Bằng cách tiêu thụ hết hàng tồn kho tại các thời điểm cụ thể trong ngày, chúng tôi có thể duy trì mức tồn kho cao hơn cho những người chọn đơn hàng. ” 

Khoanh vùng hàng tồn kho trong các kho khác nhau 

Bất kỳ thương hiệu thương mại điện tử nào có tầm nhìn ra toàn cầu đều cần có kho hàng quốc tế. Bằng cách dự trữ hàng tồn kho ở các vị trí trong các điểm nóng bán hàng và trung tâm thương mại toàn cầu, chẳng hạn như Houston hoặc London, bạn sẽ mở rộng phạm vi địa lý của mình. 

Các đơn đặt hàng được gửi từ kho hàng gần nhất của họ, đã được thông quan — một chiến thuật có khả năng giảm 25% chi phí vận chuyển. Khách hàng cũng có sản phẩm trong tay trong thời gian ngắn nhất có thể. 

 

Vì ưu tiên của chúng tôi là đảm bảo khách hàng hài lòng 100%, chúng tôi đã thực hiện các thách thức vận chuyển tại kho của chúng tôi, thay vì khách hàng. Vì lý do này, chúng tôi đã thiết lập các mối quan hệ 3PL cho phép chúng tôi thực hiện các đơn đặt hàng gần hơn với khách hàng. Bằng cách làm này, chúng tôi nhận thấy rằng chúng tôi có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các cam kết vận chuyển của mình ”.

—Eric Farlow, Giám đốc điều hành của Manly Bands

Tiếp lời của Jason Wong, Giám đốc điều hành và người sáng lập của Doe Lashes: “Cách chúng tôi phản hồi là đặt kho hàng của chúng tôi gần các thành phố đó để giảm số dặm tổng thể mà các gói hàng đó đã di chuyển. Chúng tôi hiện dự trữ hàng tồn kho bên ngoài quốc gia cho khách hàng quốc tế của mình, chỉ để tiếp cận họ nhanh hơn. Chúng tôi có một nhà kho ở Trung Quốc và điều đó giúp chúng tôi tiếp cận Australia và toàn bộ khu vực Đông Nam Á ”.

Chiến lược hàng tồn kho nội địa hóa này không chỉ giúp mang lại đơn đặt hàng nhanh hơn với ít khí thải carbon hơn, mà công thức của Doe Lashes để giảm thiểu khoảng cách giữa sản phẩm và khách hàng giúp xây dựng một chuỗi cung ứng có khả năng chống lại sự gián đoạn.

Tự động hóa nếu có thể 

Thị trường rô bốt nhà kho dự kiến ​​đạt 9,5 tỷ đô la vào năm 2025. Sự gia tăng định giá bắt nguồn từ lợi ích của tự động hóa thương mại điện tử — một chiến lược giúp loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại của nhân viên kho hàng của bạn.

Việc lưu trữ, chọn, đóng gói và giao đơn đặt hàng điên cuồng khiến bạn có thể mắc sai lầm. Những sai lầm đó, chẳng hạn như thêm sai sản phẩm vào một bưu kiện, sẽ tàn phá trải nghiệm của khách hàng. 

Tự động hóa và quy trình làm việc loại trừ khả năng do lỗi của con người, đồng thời giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ có tác động cao hơn. Ví dụ: nếu hệ thống quản lý kho của bạn cho thấy rằng 500 đơn vị đã sẵn sàng để bán nhưng 400 đơn vị trong số đó vẫn còn trong khu vực nhận hàng, hãy sử dụng Shopify Flow để tự động hiển thị thông báo còn hàng ít cho SKU đó trên cửa hàng thương mại điện tử của bạn. 

Nick Malinowski, đồng sáng lập của OTW Shipping, cũng khuyên, “Nếu bạn có đủ ngân sách, hãy sử dụng máy quét mã vạch. Điều này không chỉ giúp quản lý hàng tồn kho nhanh hơn mà còn giúp việc chọn và đóng gói của bạn chính xác hơn. 

 

Độ chính xác của việc chọn cao hơn có nghĩa là sẽ có ít đơn hàng trả lại và các đơn hàng sửa chữa cần được bạn bồi thường hơn. Kết quả là khách hàng hạnh phúc hơn và nhiều đánh giá năm sao hơn! ” 

Đo lường hiệu suất của kho hàng

Nhà kho của bạn là một cỗ máy có nhiều bộ phận chuyển động. Kiểm tra định kỳ xem liệu của bạn có đang hoạt động ở mức tối ưu hay không bằng cách chú ý đến các chỉ số hiệu suất sau:

• Tỷ lệ hoàn thành đơn đặt hàng: Tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng chưa được giao được đánh dấu là đã giao. 
• Đơn đặt hàng được giao đúng giờ: Tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng được giao trong ngày giới hạn cho thời gian giao hàng mà bạn đã hứa với khách hàng. 
• Độ chính xác của đơn hàng: Tỷ lệ các bưu kiện được đóng gói với các mặt hàng chính xác từ phiếu đóng gói.
• Đơn đặt hàng được hoàn thành mỗi giờ: Đánh giá tiêu chuẩn này dựa trên độ chính xác của đơn đặt hàng. Thật tuyệt nếu bạn tăng sản lượng từ 40 lên 75 bưu kiện mỗi giờ, nhưng không quá nhiều nếu độ chính xác của đơn hàng giảm.
• Giờ không có tai nạn có thể báo cáo: Một nhà kho thành công có những vi phạm an toàn tối thiểu. Bạn càng đi lâu mà không xảy ra sự cố thì càng tốt. 

Tìm một hệ thống quản lý kho hàng với các khả năng báo cáo nâng cao này, chẳng hạn như Easyship hoặc ShipBob. Bạn càng có nhiều dữ liệu, bạn sẽ đưa ra quyết định tốt hơn khi vận hành một nhà kho bận rộn. 

Ưu điểm khi làm việc với 3PL để quản lý kho

Nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) là một công ty bên ngoài xử lý quy trình quản lý chuỗi cung ứng và hậu cần của bạn. 

Bạn sẽ chuyển hàng tồn kho đến kho của 3PL, giảm bớt tất cả các hoạt động quản lý kho hàng cho đối tác của bạn. Họ sẽ nhận được thông tin chi tiết về đơn đặt hàng ngay sau khi chúng được xử lý thông qua cửa hàng thương mại điện tử của bạn. Công việc của họ là chọn, đóng gói và vận chuyển hàng tồn kho cho khách hàng của bạn — không cần can thiệp. 

Nhiều thương hiệu thương mại điện tử mở rộng quy mô chọn thuê ngoài quản lý kho hàng cho 3PL sau khi họ có đủ ngân sách để làm như vậy. Đây là lý do tại sao. 

Thực hiện đơn hàng nhanh hơn, chính xác 

Công nghệ kho có tác động rõ ràng đến mức độ hiệu quả của một trung tâm phân phối. Tuy nhiên, đầu tư vào hệ thống công nghệ của riêng bạn là một cam kết lớn. Từ xe nâng đến rô-bốt chọn hàng, cung cấp hàng tồn kho từ kệ lưu trữ đến người chọn đơn hàng, bạn không cần phải mua máy móc hoàn toàn để hưởng lợi từ thời gian hoàn thành đơn hàng nhanh hơn.

Toàn bộ hoạt động kinh doanh của 3PL xoay quanh việc quản lý kho hàng. Họ sẽ hấp thụ chi phí của công nghệ kho hàng giúp họ chọn, đóng gói và vận chuyển các đơn đặt hàng nhanh hơn và chính xác hơn, chẳng hạn như:

• Máy quét RFID
• Máy quét mã vạch
• Robot hợp tác như Chuck

Rốt cuộc, họ có thể hoàn thành một đơn hàng càng sớm thì họ càng sớm có thể chuyển sang đơn hàng tiếp theo và được khách hàng của họ – bạn thanh toán.

Xem : 3 dấu hiệu bạn cần 3PL

Giảm chi phí vận chuyển và vận hành

Các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba gửi một lượng lớn bưu kiện mỗi tháng. Do đó, nhiều hãng vận chuyển cung cấp cho họ mức phí vận chuyển chiết khấu — thường là để thuyết phục 3PL tiếp tục sử dụng dịch vụ của họ. Nhiều 3PL chuyển các mức chiết khấu này cho khách hàng của họ, làm cho chi phí vận chuyển rẻ hơn nếu bưu kiện được vận chuyển từ kho của chính bạn.

Đối với những người bán như The Dad Hoodie, việc dựa vào SFN để vận chuyển và thực hiện đã tạo ra sự khác biệt lớn cho lợi nhuận của họ. Chi phí vận chuyển trung bình đã được cắt giảm 40%, với người sáng lập Taylor Llewellyn nói: “Là một chủ doanh nghiệp, sự hoàn thiện chỉ là điều bạn nghĩ đến khi nó hoạt động không tốt và thật may mắn là tôi không bao giờ phải nghĩ về điều đó”.

 

Biết rằng chúng tôi có một đối tác cao cấp giúp nhận đơn đặt hàng từ kho một cách nhanh chóng và với chi phí mà chúng tôi không thể đạt được ở nơi khác [có nghĩa là] chúng tôi có thể tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của mình. ”

—Taylor Llewellyn, Người sáng lập, The Dad Hoodie

Ngoài ra, khi bạn đang sử dụng kho của 3PL, bạn phải trả phí lưu trữ và thực hiện cho các dịch vụ của nó. Điều này cũng áp dụng cho việc quản lý lao động. Giảm chi phí chung bằng cách dựa vào nhân viên kho hàng đã được ký hợp đồng với 3PL của bạn. 

Tùy thuộc vào khối lượng bán hàng, số lượng nhân viên và mức tồn kho, đây có thể là một lựa chọn kho bãi rẻ hơn nhiều so với việc bạn thuê toàn bộ. 

Quy mô quốc tế 

Nghiên cứu cho thấy 32% các thương hiệu sẽ hoàn thành đơn đặt hàng ở một quốc gia mới vào năm 2022. Hãy dựa vào hệ thống kho hàng quốc tế hiện có của 3PL để tiếp cận người mua sắm toàn cầu trong thời gian ngắn hơn thay vì tự mở các địa điểm kho bãi phổ biến với giá thuê đắt đỏ. 

Theo Noelle Taylor, giám đốc tiếp thị cấp cao tại Taylor Logistics, người nói: “Hợp tác với 3PL để xử lý việc quản lý kho hàng cho phép các thương hiệu tập trung hơn vào những gì quan trọng — phát triển kinh doanh của họ và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt nhất có thể. 

“Các 3PL có cam kết coi mối quan hệ của họ với các thương hiệu là mối quan hệ đối tác lâu dài. Do đó, họ có thể sẵn sàng đầu tư vào không gian, công nghệ và thiết bị để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới ”. 

Tiếp cận kiến ​​thức chuyên môn về kho bãi 

Không có gì khác để nhà cung cấp 3PL tập trung vào việc điều hành một kho hàng hiệu quả. Thật an toàn khi giả định rằng họ sẽ có giới hạn chuyên môn về cách chạy một chương trình, với các quy trình đã được thử và kiểm tra để: 

• Xử lý các lỗi chọn đơn hàng
• Duy trì sức khỏe và sự an toàn của nhân viên 
• Đóng gói các mặt hàng và giảm thiệt hại khi vận chuyển 
• Quản lý tài nguyên và cung cấp đào tạo nhân viên

Như Elliott Davidson, nhà tư vấn thương mại điện tử tại Parcel Master nói, “Không cần phải suy nghĩ và quản lý, một quy trình phức tạp như quản lý kho hàng và biết rằng ai đó chuyên về lĩnh vực này đang gánh vác những áp lực và trách nhiệm, cho phép bạn tập trung vào các lĩnh vực khác để phát triển doanh nghiệp của bạn. ” 

Giảm lượng khí thải carbon

Bất kỳ chủ doanh nghiệp nào có lương tâm đều biết rằng việc vận chuyển bưu kiện sang bên kia thế giới có một số hậu quả tiêu cực đối với môi trường. Thật không may, đó là một vấn đề chỉ được đặt ra để trở nên tồi tệ hơn khi nhiều năm trôi qua. Đến năm 2030, việc chuyển phát bưu kiện sẽ tăng 78%, dẫn đến phát thải nhiều hơn 32%.

Người tiêu dùng ngày càng nhận thức được điều này và họ bỏ phiếu bằng ví tiền của mình — thích các thương hiệu mà họ biết đang “tích cực làm việc để giảm lượng khí thải carbon của họ”.

Tìm kiếm 3PL có các biện pháp để giảm lượng khí thải carbon của nó. Từ việc sử dụng bao bì nhẹ được làm từ vật liệu có nguồn gốc bền vững đến hệ thống chiếu sáng LED trong nhà kho, khách hàng đã và đang tìm kiếm các thương hiệu hỗ trợ các lựa chọn thân thiện với khí hậu này.

Tìm kiếm gì trong công nghệ quản lý kho

Bất chấp những lợi ích mà hệ thống quản lý kho hàng mang lại, không phải tất cả các hệ thống đều được tạo ra như nhau. Tìm phần mềm WMS phù hợp — một phần mềm phát triển như thương hiệu thương mại điện tử của bạn — bằng cách đặt những câu hỏi sau cho các nhà cung cấp tiềm năng:

• Quá trình thực hiện đơn hàng của họ trông như thế nào? Các kho hàng và trung tâm phân phối hiệu quả nhất sử dụng công nghệ để đẩy nhanh quá trình thực hiện và duy trì độ chính xác. 
• Nó có cung cấp các chức năng cốt lõi mà doanh nghiệp của bạn cần không? Hỏi nhóm kho bãi của bạn về những điều cần có trong bất kỳ phần mềm mới nào — đó là quy trình làm việc lặp đi lặp lại mà họ nên tự động hóa hoặc đồng bộ hóa dữ liệu ngay lập tức. 
• Hàng tồn kho được tính bao lâu một lần? Sự suy giảm hàng tồn kho khiến các nhà bán lẻ tiêu tốn 61,7 tỷ USD mỗi năm. Hỏi 3PL của bạn về quy trình của nó để biết số lượng hàng tồn kho thực tế. So sánh cả khoảng không quảng cáo được ghi lại và thực tế thường xuyên hơn, thì mọi sai lệch có thể được sửa chữa nhanh hơn. 
• Chi phí bao nhiêu? Các nhà cung cấp thường có phí hàng tháng để sử dụng WMS của họ, mặc dù các khoản phí này có thể thuộc nhiều loại khác nhau. Có được bức tranh toàn cảnh về khoản đầu tư của bạn bằng cách yêu cầu chi phí thực hiện, cấp phép, hỗ trợ và đào tạo. 
• WMS có tích hợp với gói công cụ của bạn không? Hợp lý hóa toàn bộ hoạt động kho hàng của bạn bằng cách chọn một công cụ đồng bộ với nền tảng thương mại điện tử, công ty 3PL, hệ thống ERP và phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn. 
• Những hạn chế của nó là gì? Từ diện tích nhà kho đến mức tồn kho, hãy chọn một WMS phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Nó sẽ giúp bạn đỡ phải đau đầu khi chuyển sang một cửa hàng mới khi doanh số bán hàng của bạn tăng lên. 

 

Là một phần không thể thiếu trong quan hệ đối tác 3PL của bạn, điều quan trọng cần xem xét trong kho hàng quốc tế — ngoài dịch vụ, không gian và giá cả — là họ sử dụng công nghệ gì ”.

—Robin H. Smith, Người đồng sáng lập VL OMNI

Giải tỏa căng thẳng trong việc quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng là một công việc khó khăn để thực hiện đúng thủ công. Bằng cách đầu tư vào một WMS, các công việc lặp đi lặp lại sẽ được loại bỏ khỏi bộ phận của nhóm nhập kho của bạn. Bạn sẽ cải thiện độ chính xác của đơn đặt hàng, vận chuyển bưu kiện nhanh hơn và có dữ liệu bạn cần để làm cho nhà kho hoạt động ở hiệu suất cao nhất — ngay cả khi bạn mở rộng quy mô quốc tế.