Hướng dẫn đơn giản để kiểm tra khoảng không quảng cáo cho nhà bán lẻ

Hướng dẫn này giải thích tầm quan trọng của số lượng hàng tồn kho, quy trình kiểm tra hàng tồn kho bạn có thể sử dụng, danh sách kiểm tra bạn có thể làm theo và những thách thức cần xem xét.

Kiểm toán hàng tồn kho là gì?

Kiểm toán hàng tồn kho là một quá trình kiểm tra chéo các mức hàng tồn kho thực tế của bạn với hồ sơ tài chính của bạn. Nó cũng giúp bạn đảm bảo rằng khoảng không quảng cáo thực của bạn khớp với những gì trong hệ thống hàng tồn kho của bạn.

Có nhiều lý do khiến hồ sơ hàng tồn kho của bạn có thể bị tắt và cách duy nhất để phát hiện bất kỳ điểm không chính xác nào là tiến hành kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên. Bạn có thể thực hiện đánh giá nội bộ hoặc tiến hành đánh giá theo yêu cầu của đánh giá viên bên ngoài. Bạn cũng có thể thuê một công ty bên thứ ba cung cấp dịch vụ kiểm kê.

Kiểm tra khoảng không quảng cáo của bạn cho bạn biết mức tồn kho thực sự của bạn (lượng hàng bạn có trong tay tại cửa hàng hoặc trong kho của bạn) và cung cấp cho bạn ảnh chụp nhanh về tình trạng chuỗi cung ứng của bạn.

Khi thực hiện kiểm tra khoảng không quảng cáo thường xuyên, bạn có thể phát hiện các số SKU cụ thể có xu hướng có nhiều vấn đề hơn những số khác và phát hiện sự khác biệt trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.

Tầm quan trọng của kiểm toán hàng tồn kho

Bây giờ bạn đã biết kiểm tra hàng tồn kho là gì, hãy xem tại sao chúng lại quan trọng đối với cửa hàng bán lẻ của bạn.

1. Bạn có thể đảm bảo độ chính xác của hàng tồn kho

Lợi ích lớn nhất của việc kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên là chúng mang lại cho bạn sự an tâm. Các quyết định kinh doanh của bạn thường do dữ liệu thúc đẩy và mỗi lần kiểm tra hàng tồn kho cung cấp cho bạn dữ liệu thời gian thực để lập kế hoạch.

Dưới đây là một số yếu tố của cửa hàng của bạn dựa trên dữ liệu này:

2. Bạn có thể xác định sự co rút

Thu hẹp là những gì bạn có khi cửa hàng của bạn có ít mặt hàng tồn kho hơn được liệt kê trong hồ sơ của bạn. Các nguyên nhân chính gây ra tình trạng thu hẹp hàng tồn kho bao gồm ăn cắp vặt, trộm cắp của nhân viên, lỗi hành chính, gian lận của nhà cung cấp và hư hỏng sản phẩm.

Liên đoàn Bán lẻ Quốc gia báo cáo rằng tổng thiệt hại do trộm cắp và gian lận là 61,7 tỷ đô la trong năm 2019, tăng từ 50,6 tỷ đô la năm trước.

Nếu bạn không bắt kịp thời gian co rút, bạn có thể kết thúc với hàng tồn kho ảo, hoặc hàng tồn kho mà bạn nghĩ rằng bạn có trong tay, dựa trên hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn.

Nhận thấy sự thu hẹp đúng thời hạn có nghĩa là bạn có thể điều chỉnh hồ sơ của mình và đặt hàng tồn kho mới một cách nhanh chóng, thay vì phải dự trữ đột xuất. Nó cũng mang lại cho bạn cơ hội để điều tra và giải quyết các nguyên nhân gây ra hiện tượng co ngót.

---

---

3. Nó bắt buộc đối với các công ty đại chúng

Kiểm toán hàng tồn kho là bắt buộc đối với các công ty đại chúng nếu hàng tồn kho của họ được phân loại là tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán của công ty. Để biết thêm thông tin về các yêu cầu và tiêu chuẩn kiểm toán của quốc gia bạn, hãy tìm kiếm hướng dẫn từ các tổ chức và chuyên gia tài chính. Ví dụ: ở Hoa Kỳ, bạn có thể tìm thấy thông tin cập nhật trên AICPA, Viện CPA Hoa Kỳ.

11 thủ tục kiểm toán hàng tồn kho

1. Phân tích ABC
2. Phân tích giới hạn
3. Số lượng hàng tồn kho thực tế
4. Tính chu kỳ
5. Thủ tục phân tích
6. Phân tích chi phí
7. Phân tích chi phí vận tải
8. Phân tích chi phí thành phẩm
9. Đối chiếu sản phẩm
10. Đối sánh hóa đơn với nhật ký vận chuyển
11. Các lớp khoảng không quảng cáo

Khi đến lúc thực hiện kiểm tra hàng tồn kho, bạn có thể chọn và kết hợp các thủ tục kiểm tra hàng tồn kho khác nhau. Lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, ngành và tần suất kiểm tra của công ty bạn.

1. Phân tích ABC

Phân tích ABC là một phương pháp phân loại hàng tồn kho để nhóm các mặt hàng dựa trên giá trị:

• A = 20% cổ phiếu đại diện cho 80% doanh thu của bạn
• B = 30% cổ phiếu chiếm 15% doanh thu của bạn
• C = 50% cổ phiếu đại diện cho 5% doanh thu của bạn

A đánh dấu các mặt hàng có giá trị cao cho cửa hàng của bạn, trong khi C đánh dấu các mặt hàng có giá trị thấp. Bằng cách biết sản phẩm nào thuộc danh mục nào, bạn có thể ưu tiên kiểm tra hàng tồn kho cho phù hợp và thậm chí tổ chức phòng sau hoặc nhà kho của bạn để tạo điều kiện thuận lợi cho chúng.

2. Phân tích giới hạn

Phân tích giới hạn liên quan đến việc tạm dừng các hoạt động kho hàng như vận chuyển và nhận hàng trong khi bạn tiến hành kiểm kê hàng tồn kho thực tế. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các báo cáo tài chính đều được cập nhật và không có giao dịch hoặc thay đổi hàng tồn kho nào lọt qua các lỗ hổng.

Xem thêm: Xem trực tiếp: Xem khách truy cập trở thành khách hàng với báo cáo theo thời gian thực

3. Số lượng hàng tồn kho thực tế

Việc đếm hàng tồn kho thực tế liên quan đến việc đếm thủ công hàng tồn trong cửa hàng của bạn, từ tầng bán hàng đến phòng sau và so sánh mức tồn kho thực tế với mức được ghi lại trong hệ thống điểm bán hàng (POS) và / hoặc hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn. Điều này cũng tính đến lượng hàng dự trữ cho các biến thể sản phẩm khác nhau, như màu sắc và kích cỡ.

Việc đếm thực tế đầy đủ có thể làm gián đoạn hoạt động hàng ngày vì nó đếm mọi mặt hàng trong cửa hàng. Tuy nhiên, đây là thủ tục kiểm tra hàng tồn kho phổ biến nhất.

4. Số chu kỳ

Đếm chu kỳ là quá trình đếm một nhóm nhỏ sản phẩm tại một thời điểm cụ thể mà không phải làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Việc này được thực hiện thường xuyên trên một số lượng sản phẩm được xác định trước và giúp bạn dễ dàng tập trung vào các sản phẩm có giá trị và giữ cho mức tồn kho của chúng luôn chính xác.

5. Quy trình phân tích

Các thủ tục phân tích liên quan đến các chỉ số tài chính và hoạt động như tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho, tỷ suất lợi nhuận gộp, đơn giá hàng tồn kho từ những năm trước và số ngày tồn kho (DOH).

6. Phân tích chi phí

Phân tích chi phí có tính đến các chi phí gián tiếp của việc vận hành doanh nghiệp bán lẻ của bạn. Chi phí này bao gồm tiền thuê nhà, điện nước, bảo hiểm và các chi phí khác, không bao gồm tiền lương và nguyên vật liệu trực tiếp.

Biết được chi phí chung của bạn sẽ giúp bạn lập ngân sách và lập kế hoạch cho cửa hàng của mình phù hợp.

7. Phân tích chi phí vận tải

Phân tích chi phí vận tải xem xét chi phí vận chuyển hàng hóa, thời gian vận chuyển sản phẩm và các trường hợp sản phẩm bị mất hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Đây là cách bạn có thể theo dõi chi phí vận chuyển và thời gian tồn kho. Chi phí vận chuyển thường là một phần của giá trị hàng tồn kho, vì vậy biết chúng là điều cần thiết.

8. Phân tích chi phí thành phẩm

Phân tích chi phí thành phẩm phù hợp với các nhà bán lẻ sản xuất sản phẩm của chính họ. Khi một sản phẩm đã sẵn sàng để bán, giá trị của nó sau đó có thể được đưa vào hàng tồn kho cho kỳ tài chính hiện tại, để đảm bảo rằng các ghi chép kế toán là chính xác.

9. Đối chiếu sản phẩm

Đối chiếu sản phẩm hoặc đối chiếu hàng tồn kho liên quan đến việc điều chỉnh bất kỳ sự khác biệt nào giữa hàng tồn kho và / hoặc báo cáo tài chính của bạn và hàng tồn kho thực tế mà bạn có trong tay.

Khi bạn điều chỉnh hồ sơ của mình, hãy sử dụng cơ hội để theo dõi các sản phẩm có nhiều khả năng chuyển hướng khỏi mức tồn kho trong hệ thống của bạn. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi chúng chặt chẽ và thường xuyên hơn để tránh sai lệch trong tương lai.

10. Đối sánh hóa đơn với nhật ký vận chuyển

Đối sánh hóa đơn với nhật ký vận chuyển là đối sánh chi phí và số lượng hàng tồn kho bạn nhận được với hồ sơ tài chính từ hóa đơn của bạn. Điều này có thể được thực hiện ngẫu nhiên để kiểm tra hàng tồn kho trong một khoảng thời gian cụ thể.

Quy trình này xác nhận rằng số tiền chính xác đã được tính vào đúng thời điểm và cho đúng khoảng không quảng cáo.

11. Các lớp hàng tồn kho

Các lớp hàng tồn kho là số lượng các mặt hàng nhận được hoặc được nhóm lại với nhau trong khoảng không quảng cáo có cùng chi phí. Nếu bạn đang sử dụng các nguyên tắc quản lý khoảng không quảng cáo FIFO (nhập trước, xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau cùng, xuất trước), bạn nên xem xét các lớp khoảng không quảng cáo mà bạn nhận được và đảm bảo chúng chính xác.

Danh sách kiểm tra kiểm tra hàng tồn kho

Khi bạn chuẩn bị thực hiện kiểm tra hàng tồn kho, hãy sử dụng danh sách kiểm tra này để chuẩn bị các tài liệu bạn cần, thực hiện kiểm tra và phân tích kết quả của nó.

Giai đoạn lập kế hoạch

• Tạo lịch kiểm tra hàng tồn kho
• Chuẩn bị tài liệu và dữ liệu của bạn
• Đánh giá và chuẩn bị hàng tồn kho của bạn

Tạo lịch kiểm tra hàng tồn kho

Tần suất phù hợp với quy mô cửa hàng của bạn là gì? Khoảng thời gian nào đủ chậm để giảm thiểu gián đoạn hoạt động của bạn?

Chuẩn bị tài liệu và dữ liệu của bạn

Điều này bao gồm bảng cân đối và hóa đơn, cũng như dữ liệu từ phần mềm quản lý hàng tồn kho và phần mềm POS của bạn. 

Đánh giá và chuẩn bị hàng tồn kho của bạn

Đảm bảo rằng tất cả hàng tồn kho được giải nén, tất cả các pallet đều có thể truy cập được và không có mặt hàng nào bị hết chỗ. Điều này sẽ đảm bảo bạn không bỏ sót hoặc đếm chúng hai lần.

Giai đoạn thực hiện

• Chọn (các) thủ tục kiểm tra hàng tồn kho
• Chọn người kiểm tra
• Tiến hành đếm vật lý
• Đối chiếu các bản ghi không khớp với số lượng vật lý

Chọn (các) thủ tục kiểm tra hàng tồn kho

Cửa hàng của bạn có cần số lượng hàng tồn kho thực tế đầy đủ không? Bạn có thể tập trung vào các mặt hàng có giá trị cao từ phân tích ABC của mình hay thực hiện đếm chu kỳ không? Có bất kỳ thông số nào khác, như phân tích cước phí hoặc chi phí, mà bạn muốn đưa vào không?

Chọn người kiểm tra

Bạn đang tiến hành đánh giá nội bộ hay thông qua một dịch vụ bên ngoài? Có đánh giá viên nào có mặt để quan sát và kiểm tra ngay quy trình của bạn không?

Tiến hành đếm vật lý

Trong giai đoạn này, không có hàng tồn kho nào nên được chuyển vào hoặc ra khỏi cửa hàng hoặc nhà kho của bạn. Ghi lại số lượng của bạn bằng ứng dụng POS có khả năng kiểm kê, như Shopify POS hoặc một công cụ như Excel.

Đối chiếu các bản ghi không khớp với số lượng vật lý

Điều này giúp bạn bắt đầu kỳ kinh tiếp theo mới mẻ và theo dõi các mục có xu hướng không khớp.

Giai đoạn phân tích

• Ghi lại kết quả kiểm tra hàng tồn kho
• So sánh các phát hiện với các cuộc kiểm toán trước đó
• Xác định các nguyên nhân tiềm ẩn của co ngót
• Tìm kiếm cơ hội để cải thiện các phương pháp kiểm kê

Ghi lại kết quả kiểm tra hàng tồn kho

Hãy ghi chú lại mọi thứ bạn đếm được, nhưng đặc biệt chú ý đến các sản phẩm và danh mục có sự khác biệt.

So sánh các phát hiện với các cuộc kiểm toán trước đó

Có những sản phẩm dễ bị sai lệch hơn hoặc những nhà cung cấp có sản phẩm dường như là một vấn đề thường xuyên? Một số khoảng thời gian có phải là vấn đề nhiều hơn những khoảng thời gian khác (ví dụ: mùa lễ bận rộn) không?

Xác định các nguyên nhân tiềm ẩn của co ngót

Xem xét những gì có thể gây ra co rút để bạn có thể giảm thiểu tổn thất. Ví dụ: hư hỏng sản phẩm và gian lận của nhà cung cấp có thể đến từ các vấn đề của chuỗi cung ứng và hàng hết có thể có nghĩa là bạn đã đánh giá quá cao nhu cầu sản phẩm.

Tìm kiếm cơ hội để cải thiện các phương pháp kiểm kê

Sử dụng những phát hiện của bạn để khám phá các cách quản lý hàng tồn kho của bạn hiệu quả hơn và tổ chức kho hàng của bạn tốt hơn để giảm thiểu sự co ngót và chênh lệch.

Thách thức kiểm toán hàng tồn kho

Kiểm tra tốn nhiều thời gian

Việc đếm mọi mặt hàng trong cửa hàng và phòng sau của bạn mất rất nhiều thời gian và nỗ lực tập trung. Không chỉ vậy: họ yêu cầu bạn đóng cửa các hoạt động của mình, bao gồm cả việc đóng cửa hàng và tạm dừng các lô hàng tồn kho.

Có hai cách chính để giảm thiểu gánh nặng kiểm tra hàng tồn kho đối với cửa hàng của bạn: chọn thời gian ngừng hoạt động tự nhiên để thực hiện chúng và sử dụng các công cụ và hệ thống giúp đơn giản hóa quy trình.

Những công cụ này bao gồm hệ thống điểm bán hàng (POS), mã vạch và công nghệ RFID.

Thật khó để mở rộng quy mô kiểm toán khi bạn phát triển

Khi cửa hàng của bạn phát triển để có không gian lớn hơn, nhiều SKU hơn, nhiều nhân viên hơn và địa điểm mới, việc kiểm tra hàng tồn kho trở thành một gánh nặng lớn hơn để xử lý.

Trong trường hợp đó, sẽ thực tế hơn nếu thực hiện các thủ tục kiểm tra hàng tồn kho nhẹ hơn và thường xuyên hơn, như đếm chu kỳ và phân tích ABC. Một điều khác cần xem xét là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho giống như kiểm kê vĩnh viễn.

Kiểm tra khoảng không quảng cáo của bạn một cách tự tin

Kiểm tra hàng tồn kho không nhất thiết phải là một trải nghiệm mệt mỏi và choáng ngợp. Chúng là một công cụ hữu ích để ngăn ngừa sự co ngót và tồn kho, đồng thời mang lại cho bạn cảm giác yên tâm và tự tin về kế hoạch của mình cho cửa hàng.

Xem thêm: Bảng cân đối kế toán là gì và cách sử dụng bảng cân đối kế toán

Thực hiện theo các mẹo này và các mục trong danh sách kiểm tra để giúp cửa hàng của bạn sẵn sàng kiểm tra hàng tồn kho thành công. Được trang bị các công cụ và chiến lược phù hợp, bạn có thể hoàn thành công việc đó nhanh chóng và tập trung vào việc phục vụ khách hàng của mình.