Hệ thống quản lý đơn hàng: Định nghĩa và Phần mềm tốt nhất

Từ nhấp chuột đến khách hàng là một đại dương đầy thách thức:

• Điều chỉnh khoảng không quảng cáo và đơn đặt hàng trên nhiều kênh
• Lịch trình vận chuyển phức tạp và hồ sơ đặt hàng
• Theo dõi việc thực hiện 
• Báo cáo, phân tích và đánh giá

Một giải pháp để giải quyết những vấn đề này? Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), theo dõi lượng hàng trong kho, kết hợp dữ liệu đơn hàng trên nhiều kênh và phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba để đưa sản phẩm đến tay khách hàng cuối một cách nhanh chóng. 

Nhưng có nhiều thứ để lựa chọn và sử dụng OMS hơn là chỉ đơn giản là chạy dữ liệu đơn đặt hàng thông qua nền tảng. Khoảng 42% nhà bán lẻ nói rằng hệ thống OMS mà họ đang có cần được cải thiện.

Vậy, OMS nên xử lý những tác vụ nào? Lợi ích của việc có một trang tổng quan tập trung để nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng là gì? Và làm thế nào để bạn đánh giá loại OMS mà doanh nghiệp của bạn cần? Hướng dẫn này bao gồm chính xác điều đó. 

Liên quan: Giới thiệu DHL Express cho Vận chuyển Shopify

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là gì?

Hệ thống quản lý đơn đặt hàng là một nền tảng theo dõi doanh số bán hàng, đơn đặt hàng, khoảng không quảng cáo và việc thực hiện. Nó cho phép con người, quy trình và quan hệ đối tác cần thiết cho các sản phẩm tìm đường đến tay những khách hàng đã mua chúng.

Ngày nay, quản lý đơn đặt hàng đòi hỏi một hệ thống đa chiều có thể chạm đến gần như mọi khía cạnh của cách doanh nghiệp của bạn hoạt động, bao gồm:

• Khách hàng
• Các kênh bán hàng
• Thông tin sản phẩm
• Vị trí và cấp độ hàng tồn kho
• Các nhà cung cấp để mua và nhận
• Dịch vụ khách hàng (cụ thể là trả lại và hoàn lại tiền)
• Đặt hàng in ấn, chọn, đóng gói, xử lý và vận chuyển

OMS làm gì?

Bây giờ chúng ta đã biết cái gì, hãy cùng xem xét các tính năng, khả năng và nhiệm vụ quan trọng nhất mà OMS có thể giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử.

Theo dõi mức tồn kho theo kênh 

Vẻ đẹp của kinh doanh thời hiện đại là các thương hiệu có khả năng tiếp cận khách hàng thông qua nhiều kênh khác nhau. Khách hàng có thể mua các mặt hàng tại cửa hàng thông qua phần mềm điểm bán hàng (POS), tự phục vụ thông qua cửa hàng thương mại điện tử trực tiếp đến người tiêu dùng của thương hiệu và thậm chí kết hợp hoạt động trực tuyến và ngoại tuyến với các tùy chọn giao hàng như mua trực tuyến, nhận hàng tại cửa hàng (BOPIS).

Quản lý hàng tồn kho trên các kênh khác nhau là thách thức lớn thứ ba đối với các nhà điều hành chuỗi cung ứng. Theo dõi khối lượng, tốc độ và việc thực hiện các đơn đặt hàng đa kênh sẽ gây tắc nghẽn cho doanh nghiệp của bạn nếu bạn không đặt nền tảng phù hợp để tăng trưởng có thể mở rộng. 

OMS giúp các nhà bán lẻ quản lý khoảng không quảng cáo trên nhiều kênh mà họ đang bán thông qua. Đây là một công cụ được thiết kế để giúp 43% thương hiệu thương mại điện tử có kế hoạch cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho của họ trong hai năm tới. 

Với một, bạn có thể:

• Cập nhật mức tồn kho trên tất cả các kênh bán hàng
• Hiểu SKU nào bán chạy nhất qua từng kênh và bổ sung cho phù hợp 
• Xem các sản phẩm bán chạy nhất theo khu vực hoặc kênh 

Tự động hóa quy trình thực hiện đơn hàng

Các OMS hiện đại coi chuỗi cung ứng hoàn chỉnh như một hệ sinh thái được kết nối với nhau, cho phép các thương gia tự động hóa các quy trình nội bộ của họ từ đặt hàng đến thực hiện. 

Để đẩy đơn đặt hàng thông qua quá trình xử lý, chọn và vận chuyển trong thời gian ngắn nhất có thể, người bán thương mại điện tử có thể dựa vào OMS để:

• Chấp nhận thanh toán bất kể điểm đến vận chuyển hay đơn vị tiền tệ
• Cung cấp thông tin đặt hàng thông qua nhà phân phối hoặc 3PL để thực hiện
• Tự động in nhãn vận chuyển nếu bạn đang hoàn thành đơn đặt hàng trong nhà 

Điều này không chỉ áp dụng cho các đơn đặt hàng của khách hàng trong phạm vi gần kho hàng của bạn. Trong khi OMS có thể định tuyến các đơn đặt hàng của khách hàng từ các kho hàng dựa trên vị trí gần đến điểm đến, thì OMS hỗ trợ mở rộng doanh số bán hàng xuyên biên giới.

 

Hệ thống quản lý đơn đặt hàng nhận và nhận thông tin từ tất cả các điểm bán hàng, bao gồm cửa hàng trực tuyến, cửa hàng thực, v.v. Một số sản phẩm thậm chí còn hỗ trợ các đơn đặt hàng từ khắp nơi trên thế giới và bằng các loại tiền tệ khác nhau ”.

—Zarina Bahadur, Giám đốc điều hành và người sáng lập 123 Baby Box 

Xử lý hậu cần ngược

Tất cả chúng ta đều biết tầm quan trọng của việc chọn, đóng gói và vận chuyển một đơn hàng trong thời gian ngắn nhất có thể. Tuy nhiên, nhiều thương hiệu loại bỏ quy trình hậu cần ngược – yêu cầu khách hàng gửi một mặt hàng trở lại kho hàng của bạn và xử lý hoàn lại tiền, trao đổi hoặc giấy báo có. 

Đó là một sai lầm đắt giá khi coi cứ năm sản phẩm mua trực tuyến thì có một sản phẩm bị trả lại. Đại đa số (96%) những khách hàng đó sẽ quay lại mua sắm nếu quá trình trả lại hàng dễ dàng. 

Với hệ thống quản lý đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn có thể cung cấp trải nghiệm trả hàng không phiền phức cho tất cả mọi người tham gia.

OMS có thể tự động in nhãn trả lại trong trường hợp khách hàng cần gửi lại hàng. Địa chỉ trả lại sẽ khác nhau giữa các bưu kiện tùy thuộc vào vị trí của khách hàng, cho phép bạn nhận và xử lý tiền hoàn lại trong thời gian ngắn nhất có thể. Khách hàng cũng có thể hiểu rõ hơn về tình trạng trả hàng của họ bằng thông tin theo dõi trực tuyến. 

Không chỉ vậy, các nhóm dịch vụ khách hàng có được thông tin ngay lập tức về (các) sản phẩm mà khách hàng đã giao. Mọi người đều nhận được cùng một mức độ dịch vụ bất kể họ đã mua sản phẩm bằng gì, bằng cách nào hoặc ở đâu. 

Quản lý thông tin khách hàng

Giải pháp quản lý đơn đặt hàng hoạt động như một nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Với một, người bán có thể truy cập tất cả thông tin họ có về khách hàng, bao gồm các đơn đặt hàng trước đó, giá trị lâu dài và vị trí của họ. 

Vì OMS cung cấp cho người bán thông tin chi tiết về dữ liệu khách hàng của họ, các nhà bán lẻ có khả năng siêu cá nhân hóa bất kỳ thông điệp tiếp thị nào mà họ đang gửi cho khách hàng khi cố gắng đảm bảo một đợt bán hàng khác. 

Ví dụ: một thương hiệu thương mại điện tử có thể lấy dữ liệu từ OMS của mình để tạo các phân khúc khách hàng sau: 

• Khách hàng ở Châu Âu
• Khách hàng có giá trị cao với AOV từ $ 50 trở lên 
• Những người đã mua một mặt hàng và chưa trả lại

Khi đó mỗi phân khúc khách hàng có chiến lược marketing riêng. Những người ở Châu Âu sẽ không nhận được các email tiếp thị chung chung như đối tượng Hoa Kỳ của bạn. Những mặt hàng đắt tiền được giới thiệu cho những khách hàng có AOV cao — những người có nhiều khả năng mua hơn. Những cuốn sách bán chạy nhất được đặt ở phía trước và chính giữa email của bạn cho khách hàng một lần. 

Đây là loại hình cá nhân hóa đã được chứng minh là mang lại tỷ lệ chuyển đổi cao hơn từ 10% đến 15% — được thực hiện dễ dàng với các báo cáo của khách hàng được tạo tự động bên trong OMS.  

Liên quan: Các MSME của Ấn Độ hướng tới mục tiêu gia nhập nền công nghiệp 4.0: Nỗi sợ hãi và khuyến nghị

Hợp nhất đơn đặt hàng và dữ liệu tài chính

Tất cả đều tốt và tốt khi xem dữ liệu đơn đặt hàng bên trong một vị trí trung tâm. Nhưng một phần thiết yếu của việc điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử là đánh giá xem liệu bạn có thực sự thu được lợi nhuận hay không — và nếu có, thì ở đâu / bằng cách nào để bạn có thể quyết tâm kiếm được nhiều tiền hơn.

Hầu hết các OMS đều có khả năng tích hợp với các chức năng khác của văn phòng – đặc biệt là phần mềm tài chính của bạn. Nền tảng này có thể lấy thông tin từ phần mềm kế toán của bạn để hợp nhất hàng tồn kho và dữ liệu bán hàng. Bạn sẽ có thể hiểu rõ hơn về các khoản phải trả và phải thu, cũng như tự động hóa việc tạo hóa đơn và đơn đặt hàng. Không cần nhập dữ liệu thủ công. 

Lợi ích của một OMS tốt 

Bây giờ bạn đã biết OMS có chức năng gì, hãy cùng xem những lợi ích của việc sử dụng OMS như một phần của quy trình thực hiện đơn đặt hàng của bạn. 

Cải thiện độ chính xác của đơn đặt hàng

Thực hiện các đơn đặt hàng mà không có OMS là một công việc kinh doanh rủi ro. Xử lý đơn đặt hàng theo cách thủ công bằng bảng tính khiến bạn dễ bị lỗi do con người. Đối với 62% các nhà bán lẻ, lỗi của con người do quản lý quy trình thủ công là nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề về hàng tồn kho hoặc thực hiện. 

Điều này không chỉ hủy hoại trải nghiệm của khách hàng (đặc biệt là nếu bạn gửi nhầm sản phẩm đến nhầm khách hàng) mà còn tạo ra cơn ác mộng về hậu cần. Số lượng lợi nhuận bạn sẽ cần để xử lý tăng vọt, cũng như số tiền bạn bỏ ra để sửa các đơn đặt hàng không chính xác. 

 

Đặc điểm cơ bản của hệ thống quản lý đơn hàng là giảm bớt công việc thủ công và lặp đi lặp lại. Một OMS cung cấp khả năng tự động hóa mọi lúc mọi nơi có thể, từ việc tính toán chi phí đến lưu trữ thông tin của khách hàng. Họ không dễ mắc phải bất kỳ sai sót nào của con người ”.

—Leonardo Gomez, người sáng lập Thử Runball 

Khái niệm tương tự cũng áp dụng cho đa nền tảng nhập dữ liệu thủ công. Khoảng 28% thương hiệu thương mại điện tử vẫn dành thời gian xây dựng và phát hành đơn đặt hàng theo cách thủ công. Tuy nhiên, việc dựa vào OMS để tự động hóa việc tạo của họ sẽ ngăn chặn giao tiếp qua lại giữa thương hiệu của bạn và nhà cung cấp khi đơn đặt hàng được tạo theo cách thủ công không chính xác. 

Chọn, đóng gói và giao hàng nhanh hơn

Mặc dù chi phí giao hàng vẫn là điều tối quan trọng đối với những người mua sắm hiện đại, nhưng tốc độ chuyển một sản phẩm từ đơn đặt hàng đến giao hàng là rất quan trọng. Khoảng 43% người tiêu dùng chọn giao hàng vào ngày hôm sau khi mua sắm trực tuyến — một kỳ vọng mà các thương hiệu cần đáp ứng để đảm bảo cơ hội kinh doanh lặp lại.

Tanner Arnold, chủ tịch và giám đốc điều hành của Revelation Machinery cho biết: “Khi nói đến việc hoàn thành các đơn đặt hàng, thời gian là rất quan trọng. “Thời gian xử lý đơn đặt hàng và giao chúng cho một cơ sở càng mất nhiều thời gian thì càng mất nhiều thời gian để chúng đến nơi”.

Một OMS hợp lý hóa quy trình chọn và đóng gói bằng cách kiểm tra hàng trong nhiều kho. Nó xác định trung tâm thực hiện gần nhất với khách hàng với hàng tồn kho có sẵn. Nó gửi thông tin đặt hàng trực tiếp đến trung tâm đó để sản phẩm được chọn, đóng gói và vận chuyển trong thời gian ngắn nhất có thể. 

 

Một OMS tự động hóa quá trình lựa chọn phương pháp thực hiện phù hợp nhất, dẫn đến việc giao hàng nhanh hơn và làm hài lòng khách hàng hơn ”.

—Tanner Arnold, chủ tịch kiêm giám đốc điều hành của Revelation Machinery 

Đáp ứng mong đợi của khách hàng

Rõ ràng rằng vận chuyển là một chủ đề nhạy cảm đối với người tiêu dùng hiện đại. Nhưng không chỉ thời gian của quá trình thực hiện đơn hàng của bạn mà khách hàng đánh giá cao. Khoảng 97% khách hàng mong đợi có được thông tin chi tiết về trạng thái đơn đặt hàng của họ — bao gồm cả vị trí hiện tại và ngày giao hàng dự kiến. 

OMS giúp người bán đáp ứng những kỳ vọng đó. Hầu hết các nền tảng đều có trang theo dõi tích hợp để cung cấp cho khách hàng thông tin cập nhật về đơn đặt hàng của họ (hoặc trả lại) khi được yêu cầu. 

Đó là kiểu minh bạch ngăn khách hàng đưa ra những đánh giá tiêu cực trên web. Gần ba phần tư các đánh giá TrustPilot tiêu cực xảy ra do giao tiếp kém từ thương hiệu sau khi mua hàng. 

Ngăn chặn tồn kho và dự báo hàng tồn kho 

Dữ liệu cho thấy 54% nhà bán lẻ không có quyền truy cập vào phần mềm dự báo. 18% khác có quá nhiều tiền trong hàng tồn kho. Việc thiếu hiểu biết sâu sắc về lượng hàng tồn kho thường dẫn đến hai vấn đề lớn, khiến các nhà bán lẻ phải chịu chi phí chung lên tới 12% doanh thu mỗi năm:

1. Quá hàng. Số lượng lớn hàng tồn kho chưa bán được có nghĩa là bạn có tiền mặt – cả về bản thân hàng tồn kho và phí lưu kho mà bạn phải trả để giữ nó. 
2. Các kho dự trữ . Không có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu tiêu tốn của các nhà bán lẻ 1 nghìn tỷ đô la mỗi năm. Bạn sẽ phải từ chối khách hàng, thuyết phục họ quay lại khi hàng đã được bổ sung. 

Một OMS với kiểm soát hàng tồn kho giúp các nhà bán lẻ chống lại cả hai vấn đề. Gerrid Smith, giám đốc tiếp thị tại Joy Organics, giải thích rằng, với một trong số đó, “các nhà bán lẻ sẽ có thể có được thông tin đầy đủ về mùa bán cao và thấp, các sản phẩm phổ biến và xu hướng mua hàng của người tiêu dùng”. 

Dữ liệu đó có thể được sử dụng để dự báo lượng hàng dự trữ của các kho riêng lẻ, đưa từng kho vào điểm tốt: không có quá nhiều (hoặc quá ít) hàng tồn kho. 

 

Các báo cáo và dự báo chính xác cho phép bạn quản lý đúng cách khoảng không quảng cáo của mình để bạn không bị bán quá mức hoặc đặt hàng dưới mức hoặc tăng quá mức với việc bổ sung hàng trong kho. Nhờ đó, quy trình quản lý đơn hàng của bạn trở nên hiệu quả hơn và được tối ưu hóa cao ”.

—Patrick Crane, Giám đốc điều hành của Love Sew

Bán quốc tế 

 Erin LaCkore, người sáng lập LaCkore Couture, cho biết: “Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21, nơi mà toàn cầu hóa đang gia tăng với tốc độ nhanh chóng. “Nhiều thương hiệu đang bán sản phẩm trên toàn cầu.” 

Đó là sự thật: thị trường thương mại điện tử toàn cầu có giá trị ước tính 4,5 nghìn tỷ đô la. Các thương hiệu thương mại điện tử có khả năng tiếp cận khách hàng trên toàn thế giới. Trước khi có OMS, hạn chế duy nhất của họ là các quy trình cần thiết để thực hiện và thực hiện các đơn đặt hàng quốc tế. 

Phần mềm quản lý đơn hàng giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử tăng cường sự hiện diện trên phạm vi quốc tế. Với một, các nhà bán lẻ có thể:

• Thanh toán cho các đơn đặt hàng quốc tế bằng các loại tiền tệ khác nhau 
• Tự động gửi chi tiết đơn đặt hàng cho các đối tác 3PL ở mỗi quốc gia 
• Chuyển đơn đặt hàng đến kho gần nhất với khách hàng cuối cùng 

Phần mềm và công cụ OMS thương mại điện tử tốt nhất

Bạn có bị thuyết phục để triển khai hệ thống quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp của mình không? Cho dù bạn đang tìm kiếm một OMS mới hay đang tìm cách thay thế OMS hiện tại của mình, đây là năm lựa chọn tuyệt vời để xem xét. 

Shopify Plus

Shopify Plus là một nền tảng thương mại điện tử để mở rộng quy mô thương hiệu. Người bán có thể xử lý đơn đặt hàng tại cửa hàng, thông qua trang web của họ từ các khách hàng quốc tế và theo dõi thông tin đơn đặt hàng thông qua một bảng điều khiển trung tâm. 

Phần tốt nhất? Các cửa hàng sử dụng OMS của Shopify có tùy chọn sử dụng Mạng thực hiện Shopify (SFN). Đó là một giải pháp hậu cần của bên thứ ba tích hợp nguyên bản với Shopify OMS. Người bán sẽ được cập nhật OMS của họ với lượng hàng dự trữ chính xác tại mỗi trung tâm thực hiện có vị trí chiến lược. 

Liên quan: 5 Mẹo tuyển dụng từ xa cho các nhà lãnh đạo

Sau đó, khi một đơn đặt hàng được xử lý thông qua OMS, nó sẽ tự động được chuyển đến kho gần nhất với khách hàng cuối cùng để thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. 

 

Shopify quản lý đơn hàng hợp lý cho chúng tôi. Nó tốt hơn một trăm lần so với những gì chúng ta đã có. Mô hình dữ liệu đơn đặt hàng tiêu chuẩn tính đến tất cả các sắc thái của thanh toán, tiền hoàn lại, thẻ quà tặng và chiết khấu, giúp việc xây dựng các tùy chỉnh dễ dàng hơn nhiều. ”

—TJ Moretto, Giám đốc Kỹ thuật tại Babylist

Veeqo

Veeqo là một giải pháp quản lý đơn hàng khác dành cho các thương hiệu thương mại điện tử đang phát triển. Hệ thống nhận thông tin đặt hàng từ mỗi kênh bán hàng và kết hợp thông tin đó trong một bảng điều khiển trực tuyến. 

Các nhà bán lẻ có thể tạo quy trình làm việc tùy chỉnh để hợp lý hóa quy trình thực hiện đơn hàng. Ví dụ: các đơn đặt hàng được tạo thông qua Amazon Prime có thể tự động in nhãn giao hàng vào ngày hôm sau. Họ cũng có thể tạo hóa đơn tùy chỉnh cho các đơn đặt hàng được thực hiện thông qua trang web thương mại bán buôn. 

Một trong những phần hay nhất về OMS của Veeqo là nó cung cấp cho các nhà bán lẻ thông tin chuyên sâu về lịch sử bán hàng của họ. Người bán có thể xem tổng doanh số bán hàng theo kênh, sản phẩm, danh mục, cửa hàng và trạng thái đơn đặt hàng. Ngoài ra còn có tùy chọn đồng bộ hóa OMS với phần mềm kế toán như QuickBooks để xem dữ liệu tài chính quan trọng, chẳng hạn như phí thị trường, tổng lợi nhuận và doanh thu ròng. 

Đặt hàng bot

Với Orderbot, bạn có thể nhập đơn đặt hàng từ cửa hàng Shopify của mình, gửi thông báo mua sắm và đồng bộ hóa khoảng không quảng cáo trên các kênh và trang web. Nó cũng có thể xử lý các khoản thanh toán và cập nhật cả giá cả và sản phẩm trong cửa hàng của bạn, cũng như hợp nhất các đơn đặt hàng đến từ nhiều kênh với khả năng đáp ứng và hiển thị hàng tồn kho rõ ràng.

Công cụ này tích hợp với các phần mềm kế toán khác nhau, như Xero và QuickBooks, và các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển như UPS, FedEx, DHL và USPS. Với nhiều tùy chỉnh hơn một chút, bạn có thể tích hợp với phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) như SAPB1 và ​​Netsuite Dynamics.

Brightpearl

Brightpearl là một ERP có khả năng quản lý đơn hàng. Được thiết kế cho người bán đa kênh, nền tảng này đối chiếu thông tin từ các kênh bán hàng khác nhau và gộp thông tin đó vào một bảng điều khiển. Cài đặt hoàn thành đơn đặt hàng nâng cao của nó có nghĩa là người bán có thể tự động bán trước, chia nhỏ hoặc lấp đầy một phần đơn đặt hàng và quản lý các đơn đặt hàng trở lại. 

Brightpearl cũng có một CRM tích hợp sẵn. Các nhà bán lẻ có thể biết khách hàng đã mua các mặt hàng ở đâu, cái gì và như thế nào. Nó chứa thông tin liên hệ cơ bản mà nhóm dịch vụ khách hàng sẽ cần để xử lý các truy vấn hỗ trợ. 

Pulse Commerce

Tìm kiếm một hệ thống quản lý đơn hàng kết nối các đơn hàng đến từ thị trường, cửa hàng trực tuyến, đối tác dropshipping và cửa hàng bán lẻ của bạn? Người bán sử dụng nền tảng của Pulse Commerce cải thiện độ chính xác của đơn đặt hàng lên 80%, cắt giảm 15% thời gian xử lý và nhận thấy mức độ trung thành với thương hiệu của khách hàng tăng 20%. 

Khách hàng có thể truy cập theo dõi trực tuyến với trang trạng thái đơn hàng theo thời gian thực của OMS. Họ cũng có thể chọn từ nhiều tùy chọn phân phối khác nhau, như BOPIS và nhấp và thu thập. 

Pulse Commerce tích hợp với các nền tảng tài chính bao gồm PayPal, Avalara và Netsuite. Dữ liệu từ các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và hậu cần, bao gồm FedEx, DHL và Bưu điện Hoa Kỳ, cũng có thể được cung cấp lại vào OMS. 

Cách chọn một OMS 

Lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp cũng giống như chọn đúng người phối ngẫu hoặc bạn đời. Có rất nhiều yếu tố mà bạn nên xem xét khi đi đến quyết định, cả về quy trình công việc mà nó có thể tự động hóa và các nền tảng hiện có mà nó tích hợp.

Dưới đây là quy trình từng bước để chọn một OMS, bao gồm các tính năng cần tìm trong các nền tảng tạo danh sách rút gọn của bạn. 

1. Xác định mục tiêu và ưu tiên của bạn 

Giống như một khoản đầu tư vào bất kỳ loại phần mềm mới nào, giai đoạn đầu tiên của việc tìm kiếm một OMS là hiểu bạn cần nó để làm gì. Tổ chức một cuộc họp với các bên liên quan nội bộ của bạn để hiểu các tính năng là yêu cầu tuyệt đối so với những tính năng tốt để có. 

Trong suốt các cuộc trò chuyện này, đừng quên yếu tố khả năng mở rộng và tư duy trong tương lai. Kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh của bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của bạn. Lý tưởng nhất là bạn muốn một OMS sẽ phát triển như công việc kinh doanh. 

2. Dự thảo yêu cầu đề xuất (RFP)

Các nhà cung cấp giải pháp quản lý đơn hàng sẽ gửi các đề xuất giúp đưa ra quyết định của bạn. Mục tiêu của các đề xuất này là đưa cả bạn và (các) nhà cung cấp vào cùng một trang về các yêu cầu kỹ thuật và giới hạn của hệ thống mà bạn đang hy vọng triển khai. 

In your RFP, don’t forget to include details on how you expect the OMS to function. Provide vendors with the following information so they can tailor-make the proposal for your business:

• Order volumes
• Number of SKUs
• Bất kỳ phần mềm hoặc phần cứng hiện có nào bạn sử dụng
• Mốc thời gian cho quá trình mua lại hệ thống
• Thông tin chi tiết về đào tạo và hỗ trợ

Tìm hiểu thêm: Mẫu RFP thương mại điện tử: 10 câu hỏi & danh sách kiểm tra 157 điểm để tái định dạng

3. Đánh giá các lựa chọn của bạn

Không chắc rằng bạn sẽ tìm thấy sự phù hợp lý tưởng cho doanh nghiệp của mình trong lần tiếp xúc đầu tiên. Vì vậy, hãy soạn một danh sách từ bốn đến sáu nhà cung cấp tiềm năng để đánh giá. Liên hệ với từng nhà cung cấp để sắp xếp một buổi giới thiệu hoặc dùng thử sản phẩm của họ. 

Thông qua quá trình này, hãy chạy từng nhà cung cấp OMS thông qua danh sách kiểm tra sau để xác nhận rằng bạn đang đưa ra quyết định đúng:

• Chúng có cho phép bạn loại bỏ các quy trình thủ công — như tạo đơn đặt hàng — thông qua tự động hóa quy trình làm việc không?
• Chúng có cho phép bạn quản lý bán hàng trên nhiều kênh, đơn vị tiền tệ và khu vực địa lý không?
• Họ có hỗ trợ nhiều địa điểm kho hàng không?
• Họ có cung cấp cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực không?
• Họ có cung cấp báo cáo và dự báo cho phép bạn xác định các vấn đề tốt hơn và lập kế hoạch cũng như dự đoán thay đổi không?
• Họ có cung cấp quyền truy cập vào một API cho phép bạn đổi mới theo tốc độ của riêng mình không?
• Họ có hỗ trợ tích hợp gốc và bên thứ ba vào hệ sinh thái chuỗi cung ứng rộng lớn hơn không (ví dụ: kế toán, quản lý kho hàng, thực hiện, 3PL, v.v.)? 
• Nền tảng có bị trì trệ hoặc liên tục bổ sung chức năng tính năng mới không?

 

OMS phù hợp với bạn là loại bỏ càng nhiều quy trình thủ công càng tốt khỏi quy trình quản lý đơn hàng của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức quý báu. Xác định những tác vụ bạn cần tự động hóa và đầu tư vào một OMS có thể tự động hóa hiệu quả các tính năng này và hơn thế nữa ”.

—Patrick Crane, Giám đốc điều hành của Love Sew

Không chắc bạn sẽ tìm thấy một nhà cung cấp phù hợp 100%. Lựa chọn cuối cùng của bạn sẽ dựa trên một số tiêu chí đánh đổi. 

Chỉ tính năng và chức năng không nên là tiêu chí lựa chọn duy nhất của bạn, vì bạn sẽ muốn tính đến toàn bộ mối quan hệ kinh doanh mà bạn đang tham gia. Nhóm của họ có hữu ích không? Họ có phải là chuyên gia trong lĩnh vực của họ không? Và họ có liên tục phát triển nền tảng để cung cấp cho khách hàng các tùy chọn để mở rộng và tăng trưởng không? 

OMS phù hợp cho doanh nghiệp của bạn đánh dấu vào càng nhiều ô đó càng tốt. 

Tìm OMS phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Chọn một OMS mới không phải là một quyết định xem nhẹ. Lựa chọn phù hợp có khả năng tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng của bạn — những trải nghiệm thuyết phục người mua hàng quay lại hết lần này đến lần khác.

Tổng hợp danh sách chọn lọc của bạn, đánh giá xem các tùy chọn của bạn có các tính năng thiết yếu mà toàn bộ nhóm của bạn cần hay không và yêu cầu các nhà cung cấp hướng dẫn về cách triển khai OMS mới. 

Có thể mất một thời gian để bắt kịp mọi thứ. Nhưng bạn sẽ sớm thấy tác động tích cực của việc lưu trữ tất cả dữ liệu liên quan đến đơn đặt hàng, tự động hoàn thành đơn đặt hàng và cung cấp cho khách hàng các bản cập nhật giao hàng theo thời gian thực trong một nền tảng tập trung.