Đơn đặt hàng: Cách tạo, quản lý và sử dụng PO cho cửa hàng bán lẻ của bạn

Bạn nên đặt hàng trước hàng tồn kho trong trường hợp bán hết hàng. Nhưng các doanh nghiệp đang sử dụng hàng tồn kho trị giá 1,35 đô la cho mỗi đô la doanh thu – một loại chướng ngại vật có thể xảy ra vì nhiều lý do. Một trong số đó là mất dấu các đơn đặt hàng bạn đã thực hiện cho các nhà cung cấp, khiến bạn có mức tồn kho cao và chi phí lưu kho phải phù hợp. 

Sử dụng hệ thống đặt hàng giúp giảm bớt vấn đề đó. Bạn sẽ có thể dự báo tốt hơn nhu cầu và đặt mua hàng trong tương lai, cải thiện dòng tiền và ngăn chặn bất kỳ lỗi đơn hàng nào phát sinh trong suốt quá trình đặt hàng. Đây là cách sử dụng chúng cho cửa hàng bán lẻ của bạn. 

Đơn đặt hàng là gì?

Khi sử dụng đơn đặt hàng (PO), cửa hàng bán lẻ của bạn đang cam kết mua sản phẩm từ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Ví dụ: nếu cửa hàng pos may mặc của bạn đang tìm nguồn cung ứng 500 áo thun từ một nhà sản xuất, bạn sẽ gửi một PO cho họ. Đó là cam kết của bạn để mua số lượng hàng dự trữ từ nhà cung cấp đó. 

Mặc dù nghe có vẻ là một bước không cần thiết khác trong quy trình đặt hàng, nhưng việc tạo PO cho hàng hóa bạn sắp mua sẽ giúp theo dõi hàng tồn kho đến. Bạn không chỉ biết số lượng SKU bạn đã đặt hàng từ mỗi nhà cung cấp mà còn có thể sử dụng thông tin PO của mình để hiểu dòng tiền. Tổng số PO chưa thanh toán của bạn là số tiền bạn đã cam kết trả cho các nhà cung cấp trong vài tháng tới. 

Nhà cung cấp cũng sử dụng PO để sắp xếp mọi thứ nhằm có thể cung cấp chất lượng và số lượng hàng hóa mà người mua đặt hàng vào một ngày cụ thể. 

Sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn

Đơn đặt hàng là một tài liệu pháp lý cho thấy bạn cam kết trả một mức giá nhất định để đổi lại hàng hóa hoặc dịch vụ, dựa trên khoảng thời gian đã thỏa thuận. 

Mặt khác, hóa đơn là một chứng từ riêng biệt theo PO. Đó là nơi nhà cung cấp chính thức yêu cầu thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được nêu trong PO — thường là khi chúng đã được hoàn thành, sản xuất hoặc giao hàng. 

Hóa đơn này chứa các chi tiết thanh toán (chẳng hạn như thông tin ngân hàng của nhà cung cấp hoặc liên kết để thanh toán qua thẻ tín dụng), số đơn đặt hàng liên quan đến và ngày đến hạn (thường là khi nhận hàng hoặc trong vòng 30 ngày). 

Liên quan: Phần mềm ATS tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn

Đơn đặt hàng trông như thế nào?

Có gì trong đơn đặt hàng?

Mọi đơn đặt hàng đều cần các thông tin sau: 

• Ngày PO
• Số PO
• Ngày giao hàng 
• Phương pháp vận chuyển
• Thông tin người mua (tên công ty, địa chỉ email, địa chỉ giao hàng)
• Thông tin nhà cung cấp (tên công ty, địa chỉ email và địa chỉ thanh toán)
• Các mặt hàng đang được đặt hàng (SKU hoặc số mặt hàng, mô tả, số lượng mặt hàng và giá cả) 
• Tổng giá 
• Thông tin về thuế

Ví dụ về đơn đặt hàng

Dưới đây là một ví dụ về PO có thể trông như thế nào đối với một cửa hàng bán lẻ. Tài liệu phác thảo thông tin của nhà cung cấp, các mặt hàng được đặt hàng, số lượng và điều khoản vận chuyển. 

Mẫu đơn đặt hàng

Cần trợ giúp tạo PO của riêng bạn? Sử dụng mẫu đơn đặt hàng miễn phí của Shopify. Nhập thông tin được yêu cầu — bao gồm địa chỉ cửa hàng, thông tin công ty của nhà cung cấp và các mặt hàng đã đặt — để nhận đơn đặt hàng điện tử được gửi trực tiếp đến địa chỉ email của bạn, sẵn sàng chuyển tiếp đến các nhà cung cấp. 

Sử dụng mẫu PO miễn phí

Đơn đặt hàng hoạt động như thế nào?

Quy trình đặt hàng mua

Bạn đang nghĩ đến việc sử dụng đơn đặt hàng tại cửa hàng bán lẻ của mình? Đây là quy trình PO trông như thế nào. 

1. Bạn quyết định mua khoảng không quảng cáo mới.
2. Bạn soạn thảo đơn đặt hàng giải thích sản phẩm bạn muốn mua, số lượng của chúng, ngày giao hàng và ngân sách của bạn. 
3. Bạn gửi PO đến nhà cung cấp lý tưởng của bạn. 
4. Nhà cung cấp chấp nhận thực hiện đơn hàng được nêu trong PO (hoặc hủy đơn hàng nếu họ không thể thực hiện được). 
5. Nhà cung cấp tạo phiếu đóng gói dựa trên chi tiết đơn đặt hàng của bạn và hoàn thành đơn đặt hàng bằng cách sản xuất và vận chuyển đến cửa hàng của bạn. Số PO được liệt kê trên gói vận chuyển để bạn biết khi nào hàng đến.
6. Nhà cung cấp chuyển đổi PO thành một hóa đơn.
7. Bạn thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản thanh toán được ghi chi tiết trên hóa đơn của họ. 

Ai là người phát hành đơn đặt hàng?

Người mua có trách nhiệm phát hành lệnh mua. Ví dụ: nếu bạn đang đặt hàng khoảng không quảng cáo cho cửa hàng bán lẻ của mình, thì nhiệm vụ của bạn là tạo PO. Nếu bạn đang thực hiện đơn đặt hàng cho một doanh nghiệp khác, nhiệm vụ của họ là cấp một PO. 

Tùy thuộc vào quy mô cửa hàng của bạn, bạn có thể có bộ phận tài chính, bộ phận mua hàng hoặc nhóm thanh toán tài khoản phát hành PO. Nếu không, chủ doanh nghiệp hoặc quản lý cửa hàng thường chịu trách nhiệm này. 

Ai là người phê duyệt đơn đặt hàng?

Nhà cung cấp — có thể là nhà sản xuất, nhà thầu hoặc cách khác — chịu trách nhiệm phê duyệt các đơn đặt hàng. Ví dụ: nếu bạn đã cấp PO cho khoảng không quảng cáo mà bạn đang đặt hàng từ một nhà cung cấp, thì công việc của họ là phê duyệt nó. 

Sau khi được chấp thuận, PO sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Bạn chính thức cam kết thanh toán cho nhà cung cấp đó cho hàng hóa được nêu trong đơn đặt hàng.

Cách theo dõi đơn đặt hàng

Có nhiều cách khác nhau để theo dõi đơn đặt hàng. Bảng tính Excel thường là lựa chọn đầu tiên cho các doanh nghiệp mới bắt đầu làm quen với chúng. Vấn đề duy nhất? Chúng rườm rà, khó hiểu và không chính xác nhanh chóng — đặc biệt nếu bạn quên cập nhật bảng tính sau khi PO đã được phát hành, phê duyệt hoặc chuyển đổi thành hóa đơn. 

Bỏ qua các bảng tính để ủng hộ hệ thống quản lý PO. Các ứng dụng như Stocky đồng bộ hóa với cửa hàng Shopify của bạn để bạn có thể tạo và theo dõi các PO từ văn phòng của mình.

Tải lên thông tin công ty cho từng nhà cung cấp mà bạn đang làm việc cùng. Khi bạn cần tạo một PO mới, hãy chọn nhà cung cấp. Stocky sẽ tạo một PO với thông tin liên hệ của nó đã được điền sẵn. Chỉ cần sao chép và dán các điều khoản của PO — các mặt hàng được đặt, số lượng và ngày giao hàng.

Phần tốt nhất? Bạn sẽ không bao giờ bị cuốn vào và vô tình chi tiêu quá mức. Xem số tiền bạn nợ mỗi nhà cung cấp trong thời gian thực bằng cách sử dụng trang tổng quan báo cáo PO.

Lợi ích của việc sử dụng đơn đặt hàng

Theo dõi đơn đặt hàng đến

Việc lập kế hoạch bổ sung hàng tồn kho rất khó khăn, đặc biệt nếu bạn đang dự trữ số lượng lớn SKU. “Tôi có quên bổ sung sản phẩm này cho tháng tới không?” có thể là một câu hỏi xoay quanh đầu bạn khi bạn đi vòng quanh các tầng của cửa hàng.

Để bổ sung quá muộn và bạn có nguy cơ hết hàng bán chạy. Làm điều đó quá sớm và bạn sẽ có quá nhiều sản phẩm trong kho. Cả hai đều là những sai lầm đắt giá. 

Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống đơn đặt hàng sẽ hiển thị tất cả các đơn đặt hàng sắp tới, vì vậy bạn biết chính xác những khoản chi phí mà bạn đang thanh toán và những mặt hàng bạn đã đặt. Bên trong Stocky, báo cáo PO chi tiết:

• Nhà cung cấp mà bạn đã gửi PO đến
• Tổng chi phí
• (Các) sản phẩm bạn đã đặt hàng
• Khi nào họ dự kiến ​​sẽ đến
• Liệu bạn có thanh toán hóa đơn mà nhà cung cấp đã cung cấp hay không

Bạn thậm chí có thể thiết lập các hạn chế về mức tồn kho cho từng nhà cung cấp bên trong Stocky. Ví dụ: nếu bạn cố gắng tạo PO cho 80 mặt hàng nhưng nhà cung cấp của bạn có yêu cầu đặt hàng tối thiểu là 100, PO sẽ được cập nhật để phản ánh điều đó. Không có sự chậm trễ qua lại cần thiết.

Tránh trùng lắp

Đồng nghiệp của bạn đã đặt hàng cho hàng tồn kho của tháng tới chưa? Bằng cách triển khai PO vào quy trình mua hàng của bạn, một cái nhìn bên trong hệ thống PO của bạn sẽ hiển thị câu trả lời — ngăn bạn mua cùng một loại hàng hóa hai lần. 

Ngăn lỗi đơn đặt hàng

Nếu bạn đang đặt hàng qua điện thoại, chỉ là vấn đề thời gian cho đến khi điều gì đó bị hiểu sai hoặc nghe nhầm. Một nhà sản xuất nghĩ rằng bạn đã đặt hàng 90 chiếc áo thun trong khi thực tế, bạn nói rằng bạn cần 19. Bạn nhận được một đơn hàng khổng lồ được giao đến cửa hàng của bạn và một hóa đơn đắt tiền để theo dõi. 

Theo Daniel Carter, Giám đốc SEO của Skuuudle, “Để giải thích chính xác tất cả các sự kiện mua hàng, đơn đặt hàng cung cấp một bản ghi chính xác những gì bạn đã đặt và ở mức giá nào. Loại thủ tục giấy tờ này bảo vệ bạn khỏi bất kỳ lỗi đặt hàng nào, chẳng hạn như ai đó hiểu sai đơn hàng được thực hiện qua điện thoại.

Khi có bất đồng liên quan đến những gì đã hoặc đáng lẽ phải được đặt hàng, nhóm của bạn có thể tham khảo PO. Có tài liệu này cung cấp cho bạn một công cụ có giá trị để giải quyết các lỗi nội bộ cũng như các vấn đề phát sinh giữa bạn và nhà cung cấp của bạn.

Tài liệu pháp lý

Ngay sau khi một PO đã được nhà cung cấp chấp thuận, bạn có nghĩa vụ pháp lý phải trả cho họ số tiền chi tiết cho các sản phẩm đi kèm. Mặc dù nghe có vẻ đáng sợ, nhưng điều đó có lợi cho người bán vì bạn có thể đặt hàng mới mà không cần thanh toán ngay. Dòng tiền ngay lập tức tốt hơn. Bạn có một chu kỳ dài hơn để tạo ra đủ lợi nhuận để trả cho cổ phiếu trong tương lai. 

Bảo vệ pháp lý tương tự cũng áp dụng cho các nhà cung cấp mà bạn đang gửi PO đến. Họ tự tin giao các sản phẩm bạn đã đặt cho cửa hàng của mình vì họ biết sẽ có hóa đơn và thanh toán sẽ theo sau. 

Nâng cao hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho là một quá trình tốn nhiều thời gian. Đây cũng là hoạt động giúp cửa hàng bán lẻ của bạn luôn nổi. Không có hàng tồn kho tương đương với không có gì để bán, tổng doanh thu là $ 0. 

Đơn đặt hàng giúp quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. Là một phần của quy trình làm việc PO của bạn, bạn sẽ hiểu mức tồn kho và theo dõi chi phí của các mặt hàng bạn đang đặt hàng từ các nhà cung cấp. Các mẫu sẽ xuất hiện theo thời gian.

Giả sử trước khi triển khai PO, bạn đặt hàng 200 đơn vị mỗi tháng. Một số tháng bạn bán hết; những người khác mà bạn bị mắc kẹt lâu hơn một chút. Hệ thống PO mới hiển thị mức tồn kho hiện có cùng với số lượng đặt hàng mới của bạn. Vì vậy, nếu bạn thấy mình còn dư 150 đơn vị so với tháng trước, hãy thay đổi PO của tháng này thành 50 đơn vị. Bạn sẽ ngăn chặn việc làm đầy hàng tồn kho của mình và tích lũy khối lượng hàng lớn ngày càng khó thay đổi. 

Hỗ trợ mở rộng quy mô

Là một doanh nghiệp bán lẻ nhỏ, việc đặt mua hàng có thể không giống như nhiều công việc. Nhưng nếu bạn có kế hoạch mở rộng quy mô dòng sản phẩm của mình khi cơ sở khách hàng của bạn tăng lên, PO sẽ làm cho quá trình đó dễ dàng hơn. Bạn không có trách nhiệm sắp xếp các đơn đặt hàng sắp tới, ngăn chặn trùng lặp và sửa lỗi đơn đặt hàng.

Sử dụng đơn đặt hàng — và một hệ thống để sắp xếp chúng — giúp bạn có được nền tảng phù hợp. Đào tạo nhân viên bán lẻ mới về cách sử dụng mẫu đơn đặt hàng của bạn. Tạo tự động hóa để tạo ra một khi lượng hàng hóa hoạt động hiệu quả nhất giảm xuống dưới một mức nhất định. Trong tương lai, hãy thuê một bộ phận tài chính phê duyệt các PO và ngăn ngừa bội chi. Nó sẽ giúp mọi thứ dễ dàng hơn về lâu dài. 

Liên quan: Slick Stitch mua lại Mad Print

Các loại đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng tiêu chuẩn hoặc đơn hàng sử dụng một lần

Đơn đặt hàng tiêu chuẩn là loại PO phổ biến nhất. Chúng được sử dụng để mua một lần. Ví dụ: nếu bạn đang đặt hàng 500 chiếc bút từ một nhà cung cấp để chuẩn bị cho một cửa hàng bật lên, bạn sẽ sử dụng đơn đặt hàng dùng một lần.

Đơn đặt hàng mua theo kế hoạch

Đơn đặt hàng theo kế hoạch được tạo khi bạn có đơn đặt hàng lặp lại hoặc đơn đặt hàng thường xuyên với nhà cung cấp. Giả sử bạn dự định mua 1.200 đơn vị từ một nhà sản xuất, nhưng thay vì mua tất cả chúng cùng một lúc, chúng được chia nhỏ thành đơn đặt hàng 200 đơn vị trong sáu tháng tới. Bạn sẽ có sáu PO đã lên kế hoạch. 

Đơn đặt hàng mua chăn

Đơn hàng mua chăn ga gối đệm là loại đơn hàng mơ hồ nhất. Đó là một thỏa thuận giữa người mua và nhà cung cấp để trao đổi hàng hóa để đổi lại thanh toán, nhưng các chi tiết cụ thể phải được xác nhận. Bạn có thể sử dụng PO chung với một nhà sản xuất đáng tin cậy. 

Hợp đồng mua đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng theo hợp đồng không nhất thiết phải là PO chính thức; nó không chứa bất kỳ thông tin cụ thể nào liên quan đến sản phẩm được mua. Đó là một thỏa thuận chung giữa người mua và nhà cung cấp nhằm làm rõ các điều khoản giao hàng, thuế và thanh toán cho bất kỳ đơn đặt hàng nào trong tương lai. Một loại PO khác — là PO có kế hoạch, sử dụng một lần hoặc tổng hợp — sẽ tuân theo. 

Các đơn đặt hàng có phù hợp với cửa hàng bán lẻ của bạn không?

Đơn đặt hàng giúp các nhà bán lẻ theo dõi các đơn đặt hàng đến, cam kết còn hàng trước và ngăn chặn sự chênh lệch đơn đặt hàng. Họ cũng cung cấp tài liệu pháp lý nếu có vấn đề gì xảy ra trong quy trình chuỗi cung ứng của bạn. 

Xác định loại PO bạn cần cho doanh nghiệp của mình, sau đó sử dụng hệ thống đặt hàng như Stocky để tạo chúng. Nó sẽ giúp mở rộng cửa hàng bán lẻ của bạn dễ dàng hơn và góp phần cân bằng mức tồn kho.