Cách tự động hóa công nghệ để giúp điều hành doanh nghiệp của bạn

Busakorn Pongparnit | những hình ảnh đẹp

Điều cuối cùng xảy ra là các cơ hội và khách hàng tiềm năng có thể lọt qua các khe nứt. Đã bao nhiêu lần bạn quên trả lời một khách hàng tiềm năng vì họ đã nhắn tin cho bạn trên Facebook, nơi bạn có 347 tin nhắn khác chưa được mở? Hoặc, bạn đã phải đăng nhập vào lịch hàng tuần của mình bao nhiêu giờ để trả lời email?

Rất may, chúng tôi có công nghệ có thể giúp chúng tôi. Tôi đang kinh doanh đầu tư thời gian để tự động hóa công nghệ đã nói để làm việc cho tôi trong tương lai, vì vậy tôi không phải tiếp tục cam kết các phần trong lịch trình hàng tuần của mình để điều hành các hoạt động hoặc ủy quyền và sau đó giám sát các ủy quyền đó. Nó cũng giúp tự động hóa có thể loại bỏ một phần sai sót của con người, theo báo cáo của Towards Data Science. Nếu bạn đã từng tò mò về việc công nghệ tự động có thể đóng vai trò như thế nào đối với năng suất của bạn, bất kể bạn điều hành loại hình kinh doanh nào, thì đây là cách để bắt đầu và tự mình kiểm tra.

Liên quan: Cách tôi (Gần như) Tăng gấp đôi năng suất khi làm việc tại nhà

1. Xác định những gì không yêu cầu trí lực của bạn

Lý do để dựa vào công nghệ chỉ đơn giản là trí lực của bạn là quý giá, và lý tưởng nhất là nên dành cho sự sáng tạo và các buổi làm việc năng suất bằng trí não. Ngay cả khi bạn muốn kiểm soát, hãy tự hỏi bản thân, “Điều gì không cần trí óc của tôi hoạt động hiệu quả? ” Thực hiện một bước trong ngày của bạn, và bạn có thể sẽ tìm thấy một số công việc tiêu tốn thời gian của bạn và không yêu cầu nỗ lực của bạn. Và một trong những lợi ích được trích dẫn nhiều nhất của tự động hóa là khả năng tiết kiệm thời gian.

Amiad Soto, đồng sáng lập và giám đốc điều hành của Guesty, một nền tảng quản lý tài sản ngắn hạn dành cho những người có doanh nghiệp trên Airbnb và các kênh đặt phòng khác, đã đề cập trong một hội nghị ảo ngày hôm trước (vâng, đó là điều bây giờ) rằng khi nó đến để điều hành công việc kinh doanh cho thuê ngắn hạn của riêng bạn, “Nhiều người không nhận ra rằng các nhiệm vụ nhỏ, lặp đi lặp lại như giao tiếp với khách, lên lịch cho nhân viên, bảo trì và cập nhật lịch trên các kênh đặt phòng có thể mất bao nhiêu thời gian. Đối với các doanh nhân, thời gian này tốt hơn nên dành cho những nơi khác, chẳng hạn như tiếp thị và phát triển doanh nghiệp của họ. Các công cụ tự động hóa trong một doanh nghiệp như công cụ này – có thể có nghĩa là hướng dẫn đăng ký tự động và yêu cầu đánh giá sau khi lưu trú hoặc chỉnh sửa danh sách và tải danh sách đó lên tất cả các kênh đặt phòng chính ngay lập tức – có thể tiết kiệm tối thiểu 50 -thêm giờ mỗi tuần. Dựa vào các công cụ công nghệ cho phép bạn tránh các nhiệm vụ đơn điệu cũng có nghĩa là có thể tránh thuê thêm nhân viên và thay vào đó dựa vào các giải pháp thông minh vì phần mở rộng của nhóm nội bộ của bạn sẽ kiếm được một khoản lương khác. ”

Hãy nghĩ xem bạn có thể thúc đẩy doanh nghiệp của mình tiến lên bao nhiêu nếu bạn có công nghệ đảm nhiệm các nhiệm vụ tự động. Đó là rất nhiều thời gian dành cho việc sáng tạo, lập chiến lược và làm việc với các dự án lớn.

Liên quan: 8 cách để nâng cấp thói quen buổi sáng của bạn

2. Tìm ra cách công nghệ tự động có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng của bạn

Ngoài những gì bạn có thể xuống máy bay của mình, công nghệ tự động cũng có thể vượt lên trên và hơn thế nữa để nâng cao trải nghiệm của khách hàng theo cách mà bạn chưa từng nghĩ tới trước đây. Một ví dụ là thời gian phản hồi. Khảo sát quản lý phản hồi chính nhận thấy rằng “đợi thậm chí 30 phút để trả lời câu hỏi của khách hàng tiềm năng có thể giảm tỷ lệ đủ điều kiện dẫn đầu của bạn xuống 21 lần”. Có một công nghệ tự động để trả lời trong vòng vài phút – sau đó theo dõi mà không cần phản hồi – là công việc bổ sung mà bạn có thể chưa bao giờ cân nhắc trước đây.

Công nghệ tự động như chatbot có thể bị mang tiếng xấu, nhưng được thực hiện với bản sao chu đáo, lấy con người làm trung tâm, thực sự có thể làm tăng đáng kể tỷ lệ chuyển đổi của bạn. Khả năng của công nghệ tự động mở rộng hơn nhiều so với việc dọn dẹp danh sách việc cần làm của bạn. Và các công ty của tất cả các kích thước khác nhaunhư được giải thích bởi Tin tức kinh doanh hàng ngàyvà các đề xuất giá trị đang sử dụng nó để thêm vào các tính năng của chúng theo cả những cách đơn giản và mang tính cách mạng. Trung tâm của nó, tự động hóa cho phép các công ty phục vụ khách hàng tốt hơn những gì doanh nghiệp có thể làm trước đây.

3. Thử nghiệm nó trên quy mô nhỏ trước tiên

Để bắt đầu, tốt nhất bạn nên thực hiện nó ở quy mô nhỏ để đảm bảo rằng bạn cảm thấy kiểm soát được và nó phù hợp với bạn. Đừng bắt đầu bằng cách đại tu hoàn toàn cách thức kinh doanh thông thường của bạn, vì điều này có thể dẫn đến một cuộc tổng dọn dẹp lớn. Từ từ triển khai một công nghệ mới (hoặc tăng quy mô nhiệm vụ của công nghệ từ từ) mỗi tuần để đảm bảo rằng bạn biết những gì đang xảy ra và có thể tóm tắt các thành viên trong nhóm của bạn.

Kyn Chaturvedi, Giám đốc Phát triển Kinh doanh của Tomochain, nói với tôi trong một cuộc trò chuyện qua email gần đây: “Tất cả là do nghiên cứu, đòi hỏi một thời gian thử nghiệm. “Dựa vào công nghệ là một trong những thủ thuật năng suất tốt nhất mà các doanh nhân có thể thử, nhưng họ phải hiểu sâu sắc về cách nó sẽ hoạt động trong doanh nghiệp của họ và xây dựng cơ sở hạ tầng phù hợp cho nó.”

Liên quan: # 8 Những câu thần chú mà mọi nhà lãnh đạo tư tưởng nên làm theo để có được lối sống lành mạnh

Công nghệ tự động không nên được áp dụng trong một sớm một chiều, nhưng đó là bước đầu tiên giúp chúng ta gánh vác những nhiệm vụ nhỏ, vì vậy chúng ta có thể dành năng lượng và sự sáng tạo của mình cho những nỗ lực thực sự tiến lên trong công việc kinh doanh của mình. Các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình và quy mô đang tìm cách làm cho công nghệ tự động phù hợp với họ và kết quả là năng suất ngày càng tăng. Hãy thử nó cho chính mình và xem nó có thể cải thiện khả năng phục vụ của doanh nghiệp bạn như thế nào.