Cách sử dụng tự động hóa (và tránh cạm bẫy) với tư cách là một doanh nhân

Ezra Bailey | những hình ảnh đẹp

Thường được ca ngợi là vũ khí tối tân để tăng năng suất, tự động hóa chắc chắn có rất nhiều lợi thế. Nhưng nó không đảm bảo hiệu quả. Trên thực tế, khi sử dụng không đúng cách, tự động hóa có thể hoạt động chống lại bạn.

Liên quan:  Ngừng mong đợi được trả tiền cho thời gian của bạn

Để sử dụng tự động hóa một cách hiệu quả, bạn cần hiểu điểm mạnh và điểm yếu của nó và xây dựng một chiến lược xung quanh chúng.

Tại sao tự động hóa lại hữu ích

Ngày nay, bạn có thể tự động hóa một loạt các chức năng và hoạt động công việc. Nếu bạn đang sản xuất hàng hóa vật chất, bạn có thể tự động hóa sản xuất với máy móc phù hợp. Nếu bạn đang làm việc trong không gian kỹ thuật số, bạn có thể tự động hóa việc bán hàng, tuyển dụng, dịch vụ khách hàng và thậm chí là chiến dịch quảng cáo.

Lợi ích của tự động hóa bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian. Không cần phải bàn cãi rằng tự động hóa tiết kiệm thời gian. Nếu bạn dành 15 phút mỗi ngày cho một nhiệm vụ có thể được hoàn thành tự động bằng một thuật toán, thì việc áp dụng tự động hóa có thể giúp bạn tiết kiệm một giờ 15 phút mỗi tuần. Điều đó cộng lại lên đến hơn 60 giờ một năm.
• Giảm lỗi. Tất cả chúng ta đều có khả năng mắc sai lầm, nhưng robot không có điểm yếu giống nhau. Nếu bạn gửi một loạt thư e-mail tích hợp cho khách hàng mới từ bộ nhớ, bạn có thể quên một bước hoặc đôi khi bỏ qua khách hàng. Nhưng một chiến dịch nhỏ giọt tự động sẽ không bao giờ mắc lỗi như vậy.
• Khả năng mở rộng. Tự động hóa làm cho tất cả các quy trình công việc của bạn có thể mở rộng. Thay vì tuyển dụng và đào tạo từng người mới, bạn có thể sử dụng các thuật toán giống nhau và các công cụ giống nhau cho dù công ty của bạn phát triển lớn đến đâu.

• Sự an toàn. Trong một số cài đặt, tự động hóa cũng dẫn đến tăng cường an toàn. Các nhiệm vụ nguy hiểm hoặc rủi ro có thể được tự động hóa để tránh việc con người phải thực hiện chúng.

Cạm bẫy của tự động hóa

Trước khi bạn quá phấn khích, hãy biết rằng cũng có những điểm yếu vốn có của tự động hóa.

• Chi tiêu vốn. Tự động hóa không phải lúc nào cũng rẻ. Bạn có thể mua một công cụ có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ công sức, nhưng nếu nó có giá vài nghìn đô la, nó có thể không xứng đáng với số tiền bỏ ra. Điều này đặc biệt quan trọng cần xem xét nếu bạn định quản lý nhiều công cụ dựa trên đăng ký.
• Chi tiêu thời gian. Tự động hóa được thiết kế để giúp bạn tiết kiệm thời gian nhưng vẫn cần thời gian để thiết lập. Nếu bạn đang tự động hóa một công việc không cần thực hiện thường xuyên, nó có thể làm mất đi số dư tiết kiệm thời gian của bạn.

• Sự phụ thuộc quy tắc. Hầu hết các công cụ tự động hóa đều dựa vào một thuật toán để hoạt động. Đây là một tập hợp các quy tắc phức tạp xác định các hoạt động của máy. Đây là trung tâm của lý do tại sao tự động hóa làm giảm lỗi, nhưng nó cũng tạo ra một lỗ hổng bảo mật; nếu bất kỳ quy tắc nào sai, kết quả đầu ra cũng sẽ sai. Ở quy mô lớn, điều này có thể tàn phá.
• Cá nhân hóa. Không phải tất cả các nhiệm vụ và tình huống đều có thể ứng biến được thông qua tự động hóa. Ví dụ, dịch vụ khách hàng thường được quản lý tốt nhất với các mối quan hệ giữa người với người. Các thuật toán tự động và bot trò chuyện có thể dẫn đến việc phi cá nhân hóa và cô lập.
• Thiếu tính linh hoạt. Đôi khi tự động hóa có thể bị hạn chế. Không phải mọi thứ đều có thể được tự động hóa, vì vậy phần còn lại của quy trình công việc của bạn phải thích ứng để phù hợp với chiến lược tự động hóa mới của bạn.

Cách sử dụng tự động hóa một cách chính xác

Để sử dụng tự động hóa một cách hiệu quả – tối đa hóa điểm mạnh trong khi giảm thiểu điểm yếu – hãy thử các chiến lược sau.

• Biết rằng không phải mọi thứ đều nên được tự động hóa. Thật hấp dẫn để cố gắng tự động hóa mọi thứ trong doanh nghiệp của bạn, nhưng chiến lược này rất dễ phản tác dụng. Hãy nhắm đến mục tiêu có sự kết hợp giữa các tác vụ tự động và thủ công, đồng thời chỉ sử dụng tự động hóa khi các ưu điểm của nó thực sự phát huy.
• Chọn hệ thống phù hợp. Không phải tất cả các công cụ tự động hóa đều được tạo ra như nhau. Thực hiện nghiên cứu của bạn và đảm bảo rằng bạn đang dựa vào các hệ thống đáng tin cậy, được đánh giá tốt và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn đang xây dựng các công cụ tự động hóa của riêng mình từ đầu, hãy đảm bảo kiểm tra chúng trước khi đưa chúng ra môi trường sống.
• Tính số tiền tiết kiệm được. Đừng cho rằng tự động hóa một cái gì đó sẽ dẫn đến tiết kiệm ròng. Tìm hiểu xem bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu giờ, bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu tiền và số tiền bạn sẽ phải trả. Nó không phải lúc nào cũng đáng giá.
• Tăng quy mô dần dần. Đừng sử dụng thuật toán tự động hóa của bạn để mở rộng quy mô cho đến khi bạn đã thử nghiệm nó trong một môi trường nhỏ. Nếu có thể, hãy mở rộng quy mô dần dần để tiết kiệm chi phí và phát hiện ra các lỗi và sai sót trước khi quá muộn.
• Cài đặt các bản sao lưu. Cuối cùng, cài đặt cả bản sao lưu tự động và con người. Nếu hệ thống tự động hóa của bạn bị lỗi, bạn nên có một lộ trình rõ ràng để giải quyết tại chỗ.

Tự động hóa không chỉ là một từ thông dụng. Đây là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và mở rộng quy mô kinh doanh hiệu quả hơn. Nhưng bạn chỉ có thể tận dụng những lợi ích này một cách đầy đủ nếu bạn học cách nhận ra những điểm yếu của tự động hóa và bù đắp cho chúng đầy đủ.