6 bí quyết tăng năng suất để tránh sao nhãng và luôn làm việc

Kịch bản này nghe có vẻ quen thuộc? Bạn bắt đầu một ngày đã sẵn sàng để hoàn thành mọi thứ trong danh sách việc cần làm của mình, nhưng sau đó, bằng cách nào đó, bạn trôi dạt. Mạng xã hội, email, tin nhắn văn bản và các gián đoạn khác đang cản trở bạn và trước khi bạn biết điều đó, đã giữa buổi chiều và bạn đang tự hỏi ngày hôm nay đã trôi qua đâu! Loại trôi dạt này có thể là một vấn đề nghiêm trọng, đặc biệt là khi bạn đang tự kinh doanh và có thể làm việc tại văn phòng tại nhà.

Sự thật là, bận rộn không có nghĩa là làm việc hiệu quả. Trong thực tế, điều ngược lại thường đúng. Bận có nghĩa là bạn có một lịch trình dày đặc, nhưng bạn có thể đạt được rất ít. Mặt khác, khi bạn làm việc hiệu quả, bạn bận rộn, nhưng bạn đang hoàn thành nhiệm vụ và tiết kiệm tối đa thời gian của mình.

Vì vậy, điều gì ngăn bạn từ bận rộn trở nên hiệu quả? Mất tập trung! Theo nghiên cứu, một người bình thường là bị gián đoạn cứ sau tám phút! Hãy nghĩ về nó – chẳng hạn bạn kiểm tra điện thoại của mình bao lâu một lần? Rất có thể nó là khoảng một lần năm phút hoặc là. Với rất nhiều phiền nhiễu phải giải quyết, rất khó để làm việc hiệu quả, nhưng vẫn có một cách. Hãy xem sáu chiến lược mạnh mẽ này để giúp bạn tăng năng suất và hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày.

Liên quan: Điều gì quan trọng hơn đối với doanh nghiệp, năng suất hoặc hiệu quả của bạn?

1. Bám sát giờ hành chính

Khi bạn tự kinh doanh, bạn có thể tạo ra lịch trình của riêng mình. Điều này mang lại sự tự do tuyệt vời, nhưng nó cũng có thể gây ra vấn đề nếu ranh giới bị mờ đi. Để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng, hãy cân nhắc dành cho mình giờ làm việc truyền thống – những cái phù hợp với bạn. Làm điều này sẽ giúp bạn có trách nhiệm giải trình để khi làm việc, bạn có mặt đầy đủ. Ngoài ra, hãy dán nhãn các công việc không liên quan đến công việc diễn ra trong ngày của bạn, chẳng hạn như các cuộc hẹn với bác sĩ hoặc việc vặt, là các hoạt động “không có mặt tại văn phòng”. Có được tâm lý này sẽ giúp bạn giải quyết được nhiều việc hơn trong ngày bởi vì khi bạn “bấm giờ”, bạn hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

2. Giới thiệu “Giờ quyền lực”

Nếu bạn có một nhiệm vụ hoặc dự án lớn hơn cần phải hoàn thành nhưng bạn vẫn tiếp tục trì hoãn, hãy dành một giờ để hoàn thành nó. Đặt hẹn giờ, treo biển báo trước cửa nhà để những người xung quanh biết không làm phiền bạn, đặt điện thoại ở chế độ “không làm phiền” và tắt tiếng thông báo qua email. Không có gì khiến bạn phân tâm và có một khoảng thời gian nhất định để giải quyết công việc trong tầm tay, bạn sẽ cày xuyên công việc và đạt được nhiều hơn thế nữa.

Liên quan: 8 cách để làm việc thông minh hơn và cải thiện năng suất

3. Đặt ưu tiên lên hàng đầu

Khi bạn đang cố gắng hoàn thành những việc trong danh sách việc cần làm của mình, hãy đặt ra ba mức độ ưu tiên chính mỗi ngày. Đây là những “tảng đá lớn” của bạn – các đối tượng bất động mà bạn chỉ cần phải giải quyết nếu bạn muốn tiến bộ. Sẽ luôn có những vấn đề nảy sinh và khiến bạn đi chệch hướng, nhưng hãy tránh phản ứng với những đám cháy nhỏ hơn này. Thay vào đó, hãy cố gắng hoàn thành những việc lớn trước, trước khi bạn làm những việc nhỏ hơn. Đây là cách bạn đảm bảo rằng bạn có ít nhất một mục chính bị gạch tên khỏi danh sách đó!

4. Khối thời gian và lô thời gian

Chặn thời gian là một công cụ thực sự hữu ích mà bạn có thể sử dụng để tận hưởng nhiều hơn trong ngày của mình. Nếu bạn ấn định các khoảng thời gian nhất định cho các hoạt động nhất định, bạn sẽ biết chính xác khi nào cần giải quyết từng nhiệm vụ và trong bao lâu. Mỗi sáng, hãy thiết kế một ngày của bạn theo từng khoảng thời gian và sau đó cố gắng hết sức để bám sát kế hoạch. Nếu bạn đi chệch hướng, bạn luôn có thể điều chỉnh và bổ sung những gì bạn đã bỏ lỡ vào ngày hôm sau. Bạn cũng có thể cân nhắc việc phân chia thời gian – vì vậy hãy đặt các hoạt động tương tự, chẳng hạn như các cuộc họp và cuộc hẹn, gần nhau. Nhóm các công việc theo cách này cực kỳ hiệu quả và hiệu quả về mặt thời gian.

Liên quan: 10 mẹo quản lý thời gian hiệu quả

5. Nghỉ giải lao

Không ai có thể làm việc không ngừng nghỉ. Điều tối quan trọng là phải sắp xếp thời gian nghỉ ngơi trong suốt cả ngày để tránh bị kiệt sức. Nếu bạn không thể tập luyện vừa sức, hãy dành 15 phút trong giờ ăn trưa để đi dạo, hít thở không khí trong lành và giảm bớt áp lực. Bạn sẽ trở lại với cảm giác sảng khoái, được sạc lại và sẵn sàng hoạt động trở lại. Trong suốt cả ngày, hãy nghỉ giải lao nhỏ và đều đặn theo chu kỳ.

6. Tránh xa tầm nhìn của sự phân tâm

Rất dễ lãng phí thời gian mà không hề nhận ra. Để biết bạn có thể mất thời gian quý giá ở đâu, hãy theo dõi thời gian bạn dành cho mạng xã hội và email. Bằng cách ghi nhật ký thời gian, bạn sẽ có thể xác định được những phiền nhiễu lớn nhất của mình – và sau đó hạn chế chúng! Hãy thử các mẹo sau:

• Bật chế độ không làm phiền hoặc trên máy bay trên điện thoại của bạn để thông báo không bật lên.
• Giữ điện thoại của bạn trong một phòng riêng biệt khi bạn thực sự cần tập trung.
• Đóng tất cả các cửa sổ trên máy tính không liên quan đến tác vụ hiện tại của bạn, bao gồm cả email.

Một khi bạn biết điều gì khiến bạn thất vọng trong trò chơi, bạn sẽ rất dễ dàng điều chỉnh nó.

Liên quan: 4 thói quen ‘không hiệu quả’ giúp bạn làm việc năng suất hơn

Nếu bạn muốn đạt được nhiều thành tích hơn và luôn hoàn thành công việc mỗi ngày, bạn phải cam kết làm việc hiệu quả chứ không chỉ bận rộn. Bằng cách sử dụng sáu chiến lược này, bạn sẽ vượt qua danh sách việc cần làm của mình nhiều hơn và bạn sẽ không bao giờ phải tự hỏi ngày của mình đã trôi đi đâu nữa!