3 cách để giải mã kỹ thuật số

Tom Werner | những hình ảnh đẹp

Người Mỹ hiện dành gần nửa cuộc đời trước màn hình, vì vậy ban đầu bạn có thể không nhận ra, nhưng mỗi ngày đều có những khoảng thời gian dành cho việc chờ đợi mà thay vào đó có thể được dành để đạt được kết quả. Là một nhà tiếp thị nội dung chịu trách nhiệm về nhiều dự án đa phương tiện mỗi ngày, việc giữ cho “sự lộn xộn kỹ thuật số” của tôi ở mức tối thiểu có thể tạo ra sự khác biệt giữa một tuần làm việc hiệu quả và một tuần lộn xộn vô tổ chức. Tôi hoàn thành công việc và như một phần thưởng bổ sung, sự tỉnh táo của tôi vẫn nguyên vẹn.

Dưới đây là ba cách để khai báo kỹ thuật số thiết bị của bạn tốt hơn.

Liên quan: 3 Rs của quản lý thời gian: Giảm thiểu, tái sử dụng và tái chế

1. Giải phóng ổ cứng của bạn

Tuổi thọ máy tính xách tay phổ biến hơn bao giờ hết: Khoảng 5% lực lượng lao động Mỹ báo cáo hoàn toàn từ xa theo Điều tra dân số, nhưng các nghiên cứu khác cho thấy có tới 60% nhân viên làm việc từ xa ít nhất một lần một tháng. Nhiều người sử dụng thiết bị cá nhân của họ cho cả hoạt động làm việc và phi công việc, đặc biệt là các nhà tư vấn và doanh nhân.

Khi phần mềm và tệp thu thập trên ổ đĩa của bạn, thiết bị của bạn sẽ hoạt động chậm lại và khi ổ cứng bị đánh thuế kinh niên, tuổi thọ của chúng sẽ bị rút ngắn. Một nguyên tắc nhỏ là nếu quạt bên trong máy tính xách tay của bạn hoạt động, đó là do ổ đĩa của bạn quá nóng. Có thể đã đến lúc chuyển tệp của bạn sang nơi khác. Cân nhắc tải phần lớn tệp của bạn lên đám mây hoặc sử dụng ổ cứng ngoài. Nhờ cải tiến công nghệ chip, ngay cả một ổ cứng chứa hàng nghìn gigabyte cũng có thể nằm gọn trong túi máy tính xách tay hoặc thậm chí túi của bạn trong một số trường hợp.

2. Nhận trình quản lý mật khẩu

Tôi sẽ bắt kịp cuộc rượt đuổi: Tin tặc đã rất, rất giỏi trong việc nắm bắt thông tin cá nhân của bạn. Một số chiến thuật phổ biến bao gồm:

• Keyloggertrong đó mã xâm nhập vào máy tính của bạn sẽ âm thầm ghi lại tất cả các lần gõ phím của bạn và gửi chúng cho tin tặc, để chúng lấy mật khẩu của bạn.
• Điểm truy cập không dây giả mạotrong đó tin tặc tạo mạng Wi-Fi giả ở nơi công cộng và sử dụng mạng này để do thám thiết bị của bạn.
• Lừa đảođã xuất hiện trong nhiều năm, nhưng vẫn tiếp tục đánh lừa mọi người dưới dạng email lừa đảo, tin nhắn lừa đảo hoặc tin nhắn lừa đảo trên phương tiện truyền thông xã hội, cho phép phần mềm độc hại xâm nhập vào thiết bị của bạn và tàn phá.

Không có gì có thể khiến năng suất của bạn vượt ra ngoài cửa sổ như bị tấn công, hoặc tệ hơn, bị đánh cắp danh tính của bạn. Bảo mật bị xâm phạm có thể ảnh hưởng đến cả công việc kinh doanh và cuộc sống cá nhân của bạn. Giả sử ai đó có thể đang xem bạn đang làm gì trên máy tính của mình ngay lúc này. Cân nhắc chuyển sang trình quản lý mật khẩu, công cụ này sẽ mã hóa tất cả mật khẩu cho bạn và giúp bạn quản lý việc có một mật khẩu khác cho mọi trang web. Tôi đã đầu tư vào 1 Mật mã cá nhân, nhưng có cả tùy chọn miễn phí và trả phí để hoàn thành công việc.

Bạn có thể do dự khi quên mật khẩu của mình, nhưng một khi bạn đã mất niềm tin lần đầu tiên, bạn sẽ không bao giờ quay trở lại và bạn sẽ có thể tái đầu tư không gian tinh thần được giải phóng vào công việc kinh doanh của mình.

3. Sắp xếp các tệp của bạn và thiết lập một quy trình

Dịch vụ đám mây là tương lai; họ đã phát triển để trở thành một thị trường trị giá 266 tỷ đô la và đang dự kiến ​​phá vỡ 350 tỷ đô la trong ba năm tới. Nếu bạn không lưu trữ tệp trên đám mây như một cách để giữ cho thiết bị của bạn luôn tự do và rõ ràng, thì đã đến lúc bắt đầu. Hãy cân nhắc đặt một số suy nghĩ vào tên thư mục và tệp để giúp chúng dễ dàng tìm thấy sau này. Đổi tên tệp trong thời điểm này có thể cảm thấy tẻ nhạt, nhưng đặt một vài từ khóa vào tên tệp của bạn để bạn có thể theo dõi nó sau này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài.

Trang web thư viện của Đại học Stanford có một số mẹo tuyệt vời. Khi nghi ngờ, hãy bắt đầu mọi tên tệp bằng ngày tháng trong YYYYMMDD; điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng sắp xếp các tệp của mình theo định dạng thứ tự thời gian. Nó cũng giúp bạn thỉnh thoảng kiểm tra thư mục tải xuống của bạn, vì các tệp trùng lặp và tệp bị lãng quên thường nằm ở đó, làm lộn xộn thiết bị của bạn. Một chiến thắng nhanh chóng là mở thư mục tải xuống của bạn, sắp xếp nội dung của nó từ tệp lớn nhất đến tệp nhỏ nhất và sau đó bắt đầu cắt bỏ. Di chuyển các tệp lớn hơn đó lên đám mây hoặc chuyển chúng vào thùng rác.

Liên quan: Quản lý thời gian của bạn tốt đến mức nào?

Bạn sẽ tiếp tục làm việc và truy xuất tệp ngày này qua ngày khác. Bằng cách phát triển một hệ thống và giữ cho bản thân được bảo vệ, bạn sẽ giành lại nhiều thời gian hơn mỗi tuần có thể được sử dụng để làm những gì bạn thực sự muốn.