19 ứng dụng năng suất doanh nghiệp nhỏ miễn phí tốt nhất năm 2020

Là chủ sở hữu và nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bạn liên tục bị kéo theo hàng nghìn hướng khác nhau. Giữa việc trả lời email dịch vụ khách hàng, cập nhật cửa hàng và quảng cáo sản phẩm của bạn, thật khó để biết nên tập trung vào đâu để đảm bảo rằng bạn đang dành thời gian cho những công việc cần thiết.

Những câu trích dẫn tạo động lực có thể là một cách tốt nhất để truyền cảm hứng cho hành động và giúp bạn vượt qua cả ngày, nhưng chúng không phải là cách hiệu quả để giúp bạn hoàn thành công việc về lâu dài. Mặt khác, các ứng dụng năng suất tốt nhất đảm bảo bạn dành thời gian cho những công việc phù hợp, hoàn thành những việc bạn không cần phải làm và tự động hóa những công việc không đáng có của bất kỳ ai.

Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã tổng hợp danh sách 19 ứng dụng năng suất tốt nhất này. Chúng tôi có hai danh sách dành cho bạn: 11 ứng dụng tăng năng suất tốt nhất dành cho doanh nhân và 8 ứng dụng năng suất tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ. Mỗi ứng dụng sẽ giúp bạn và / hoặc nhóm của bạn tăng năng suất vào năm 2020. Tốt hơn nữa — tất cả các ứng dụng này đều được sử dụng miễn phí.

Danh sách đọc miễn phí: Động lực thương mại điện tử

Bạn gặp khó khăn khi tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp nhỏ của mình? Nhận quyền truy cập vào danh sách các bài báo năng suất có tác động cao, miễn phí được tuyển chọn của chúng tôi.

Nhận danh sách đọc Động lực thương mại điện tử của chúng tôi gửi ngay đến hộp thư đến của bạn.

Gần đến nơi rồi: vui lòng nhập email của bạn vào bên dưới để có quyền truy cập ngay lập tức.

Chúng tôi cũng sẽ gửi cho bạn thông tin cập nhật về các hướng dẫn giáo dục mới và những câu chuyện thành công từ bản tin Shopify. Chúng tôi ghét SPAM và hứa sẽ giữ an toàn cho địa chỉ email của bạn.

Xem thêm:Tại sao chủ cửa hàng bán lẻ cần suy nghĩ về việc mở hộp (+ 5 mẹo để thực hiện tốt)

11 ứng dụng tăng năng suất miễn phí tốt nhất dành cho doanh nhân vào năm 2020

Một nơi tuyệt vời để bắt đầu khi cố gắng thúc đẩy năng suất của toàn công ty là dành thời gian của riêng bạn. Xét cho cùng, nếu bạn không quản lý thời gian của mình một cách khôn ngoan, bạn có thể trở thành kẻ cản đường cho các thành viên khác trong nhóm của mình.

Sử dụng 11 ứng dụng tăng năng suất dành cho doanh nhân này để giảm thiểu phiền nhiễu, quản lý thời gian của bạn một cách khôn ngoan và đảm bảo rằng bạn luôn làm việc với những việc cần làm quan trọng nhất của mình.

1. RescueTime

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để quản lý thời gian

RescueTime là một ứng dụng quản lý thời gian sẽ theo dõi và tính toán lượng thời gian bạn đang dành cho các loại nhiệm vụ khác nhau.

Ví dụ, có thể bạn cảm thấy mình chỉ xem mạng xã hội vài phút mỗi ngày. RescueTime có thể cho bạn biết chính xác lượng thời gian bạn dành để cuộn qua các nguồn cấp dữ liệu của mình. Kết quả có thể khiến bạn ngạc nhiên và cho bạn thấy rằng bạn cần giảm thiểu sự phân tâm đó.

Hoặc có thể bạn cảm thấy rằng việc cắt và dán dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác không đòi hỏi nhiều nỗ lực như bạn đang cung cấp và nó đáng để tự động hóa. RescueTime có thể cho bạn biết bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian với một công cụ tự động hóa như Zapier.

Nếu bạn cảm thấy như bạn đang làm việc nhiều giờ nhưng không hoàn thành đủ công việc, RescueTime có thể giúp bạn xem và hiểu nơi bạn đang dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ không đủ tác động. Điều này cho phép bạn tìm cơ hội để ủy quyền những nhiệm vụ đó, tự động hóa chúng hoặc tránh những phiền nhiễu nhất định.

2. StayFocusd

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để ngăn chặn phiền nhiễu

Nếu bạn thấy rằng mình đang lãng phí quá nhiều thời gian trên mạng xã hội, trang web tin tức hoặc những thứ gây xao nhãng trực tuyến khác, bạn có thể sử dụng StayFocusd — một tiện ích mở rộng của Chrome — để chặn hoàn toàn quyền truy cập của bạn vào những trang web đó.

StayFocusd hoạt động bằng cách cho phép bạn chỉ định lượng thời gian bạn sẵn sàng dành cho các loại trang web cụ thể. Vì vậy, nếu bạn muốn giới hạn việc cuộn Twitter của mình ở mức 10 phút mỗi ngày, bạn có thể thiết lập điều đó trong StayFocusd. Khi bạn hết 10 phút, StayFocusd sẽ chặn quyền truy cập của bạn vào Twitter trong thời gian bạn yêu cầu.

StayFocusd cũng có một tùy chọn hạt nhân cho phép bạn chặn quyền truy cập vào tất cả các trang web — hoặc tất cả trừ các trang web bạn cần sử dụng (ví dụ: Google Tài liệu) —khi bạn phải tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể. Đó là một công cụ tuyệt vời khi bạn cần giảm thiểu sự phân tâm nhưng đang đấu tranh với sức mạnh ý chí mà bạn cần để tự mình làm điều đó.

3. Boomerang cho Gmail và Outlook

Công cụ năng suất miễn phí tốt nhất để loại bỏ phiền nhiễu email

Nếu bạn phát hiện ra rằng email là một trong những nguồn gây mất tập trung lớn nhất của mình, Boomerang cho Gmail và Outlook có thể giúp bạn. Sử dụng tính năng Tạm dừng Hộp thư đến để ngăn bất kỳ email mới nào đến hộp thư đến của bạn trong những thời điểm bạn cần tập trung. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy bỏ tạm dừng hộp thư đến của bạn để email của bạn đến.

Điều tuyệt vời ở Boomerang là chỉ cần đóng hộp thư đến là bạn có thể tạo ngoại lệ giao hàng. Giả sử bạn cần tập trung nhưng cũng đang chờ một email quan trọng từ đối tác kinh doanh hoặc nhà đầu tư của bạn. Bạn có thể thêm các địa chỉ email đó làm ngoại lệ để chúng vượt qua trình chặn của bạn và đến tài khoản của bạn.

Bạn cũng có thể gửi phản hồi tự động cho bất kỳ ai gửi email cho bạn trong khi hộp thư đến của bạn bị tạm dừng để cho họ biết rằng sẽ có sự chậm trễ trước khi bạn nhận được tin nhắn. Điều này có thể hữu ích cho việc cung cấp thông tin liên hệ thay thế mà mọi người có thể sử dụng nếu họ cần liên hệ với bạn khẩn cấp.

4. Todoist

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để quản lý danh sách việc cần làm

Nếu bạn cần một ứng dụng để theo dõi tất cả những việc cần làm của mình, Todoist là một lựa chọn tuyệt vời. Bạn có thể sử dụng gói miễn phí của nó để tạo tối đa 80 dự án, giúp bạn dễ dàng tách các nhiệm vụ chưa hoàn thành thành nhiều danh sách khác nhau tùy theo nhu cầu.

Ví dụ: bạn có thể tạo danh sách riêng cho việc cần làm và việc nhà và quản lý cả hai danh sách từ cùng một ứng dụng. Hoặc bạn có thể chi tiết hơn nữa, tạo danh sách cho công việc, nhà riêng, việc vặt, email, các dự án cụ thể, mục tiêu dài hạn và bất kỳ thứ gì khác mà bạn cần để phân loại thành một nhóm riêng biệt.

Lợi ích của Todoist là tính đơn giản của nó. Thêm một dòng nhanh mô tả những gì bạn cần làm, sau đó đánh dấu chọn khi hoàn tất. Về cơ bản, nó là một bản sao của một danh sách việc cần làm viết tay — nhưng một danh sách hoạt động mọi lúc mọi nơi và trên bất kỳ thiết bị nào bạn đang sử dụng tại thời điểm việc cần làm hiện lên trong đầu bạn.

5. KanbanFlow

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất cho Kỹ thuật Pomodoro

KanbanFlow cung cấp cho bạn tất cả các lợi ích của bảng Kanban với các công cụ bạn cần để hoàn thành nhiệm vụ của mình bằng Kỹ thuật Pomodoro.

Bắt đầu bằng cách thiết lập làn đường của bạn và thêm nhiệm vụ của bạn. Khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu một trong số chúng, bạn có thể nhấp vào một vài nút để bắt đầu một Pomodoro kéo dài 25 phút. KanbanFlow thông báo cho bạn khi đến giờ nghỉ giải lao và thậm chí cho phép bạn ghi Pomodoro đó vào bảng chấm công nếu cần.

Một tính năng độc đáo khác của KanbanFlow là khi bạn tạm dừng một bộ đếm thời gian trước khi hoàn thành, nó sẽ hỏi bạn lý do tại sao bạn lại tạm dừng nó. Điều này có thể hữu ích để tìm ra điều gì khiến bạn phân tâm thường xuyên nhất khi bạn đang cố gắng tập trung để bạn có thể nghĩ ra cách giảm thiểu những điều khiến bạn mất tập trung nhất.

6. Gmail

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để quản lý email

Gmail là một công cụ miễn phí tuyệt vời dành cho email, nhưng nhiều tính năng của nó cũng khiến nó trở thành một công cụ năng suất tuyệt vời.

Cảm thấy như bạn đang liên tục trả lời những câu hỏi giống nhau lặp đi lặp lại? Tự tiết kiệm thời gian nhập câu trả lời bằng cách tạo Câu trả lời soạn trước — các lựa chọn văn bản đã lưu mà bạn có thể thêm vào bất kỳ email nào chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.

Bạn có những email mà bạn luôn cần thêm vào thư mục tham khảo hoặc gửi cho kế toán của mình không? Tạo bộ lọc để tự động gắn nhãn hoặc chuyển tiếp email từ một người cụ thể hoặc với một dòng chủ đề cụ thể (ví dụ: “Hóa đơn”). Bạn cũng có thể sử dụng chúng để giữ cho hộp thư đến của mình luôn rõ ràng bằng cách tạo bộ lọc để tự động lưu trữ hoặc xóa một số email nhất định.

Bạn có thể sử dụng một trong nhiều tiện ích bổ sung của Gmail để tạo tác vụ trong các ứng dụng quản lý dự án như Trello hoặc Asana, gửi email trực tiếp đến Slack hoặc thêm email vào Evernote mà không cần rời khỏi hộp thư đến của bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng xử lý email ngay khi chúng đến và đưa chúng đến nơi cuối cùng chúng cần đến.

7. Evernote

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để luôn có tổ chức

Mỗi phần mềm bạn sử dụng đều có phương pháp lưu thông tin riêng. Các tệp trên máy tính của bạn được lưu vào ổ cứng của bạn. Google Tài liệu được lưu vào Google Drive. Bạn đánh dấu các trang web bạn muốn lưu trong trình duyệt của mình và gửi đi các email mà bạn có thể cần tham khảo lại trong các thư mục của ứng dụng email của mình.

Vấn đề với cách tiếp cận này? Thật khó để biết nơi để tìm khi bạn cần tìm thứ gì đó mà bạn nhớ đã lưu. Evernote giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho bạn một nguồn trung tâm cho tất cả các ghi chú và tài liệu bạn cần lưu.

Evernote cho phép bạn ghi chú qua văn bản hoặc giọng nói trên bất kỳ thiết bị nào và lưu chúng vào tài khoản của bạn. Nhưng bạn cũng có thể tích hợp nó với Google Drive, Gmail và Outlook để lưu tài liệu và email mà bạn có thể cần tham khảo sau này hoặc sử dụng trình cắt web của nó để lưu bản sao đầy đủ của các trang web vào tài khoản Evernote của bạn.

Sau đó, khi bạn cần tìm kiếm thứ mà bạn biết là bạn có, bạn không cần phải đoán xem mình đã lưu nó ở đâu. Bạn chỉ có thể tìm kiếm tài khoản Evernote của mình.

8. LastPass

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để quản lý mật khẩu

Sử dụng cùng một mật khẩu trên mọi trang web bạn truy cập là một ý tưởng tồi đối với bất kỳ ai, nhưng nó đặc biệt có vấn đề đối với các chủ doanh nghiệp, những người cần đảm bảo tin tặc không thể xâm nhập vào tài liệu kinh doanh, trang web, ngân hàng và chương trình kế toán của họ.

Nhưng nghĩ ra và ghi nhớ các mật khẩu duy nhất là một nhiệm vụ tự thân. Đó là nơi LastPass xuất hiện. Với LastPass, bạn có thể tạo mật khẩu dài, mạnh, duy nhất cho mọi trang web bạn cần đăng nhập. Nó lưu các mật khẩu đó trong tài khoản LastPass của bạn để bạn không bao giờ cần nhớ đăng nhập hoặc đặt lại mật khẩu của mình.

Gói miễn phí của LastPass cho phép bạn lưu chi tiết đăng nhập cho tối đa 20 tài khoản, vì vậy bạn có thể sử dụng gói này để bảo mật thông tin đăng nhập cho các công cụ quan trọng nhất của mình. Hoặc bạn có thể nâng cấp chỉ với $ 3 / tháng để tạo và lưu thông tin đăng nhập an toàn cho mọi thứ.

9. Zapier

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để tự động hóa công việc của bạn

Zapier là một trình kết nối ứng dụng giúp dễ dàng di chuyển dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác mà không cần chuyên môn về mã hóa. Nó kết nối với hơn 1.500 ứng dụng để giúp bạn tự động hóa quy trình làm việc của mình.

Ví dụ: Shopify Zaps của Zapier sẽ tự động thêm đơn đặt hàng mới vào bảng tính, thêm khách hàng mới vào công cụ tiếp thị qua email của bạn, tạo nhiệm vụ trong công cụ quản lý dự án của bạn cho các đơn đặt hàng mới và đăng sản phẩm mới trên phương tiện truyền thông xã hội. Điều này đảm bảo các nhiệm vụ này được hoàn thành nhưng không yêu cầu bạn làm việc.

Mọi tác vụ thuộc lòng trên đĩa của bạn bao gồm sao chép và dán dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác có thể được tự động hóa với Zapier. Việc thiết lập các tính năng tự động hóa này chỉ mất vài phút và sẽ giúp bạn có thêm một chút thời gian để tập trung vào những việc cần làm quan trọng hơn.

Xem thêm:  Bakergoodchild tiếp tục chiến lược tăng trưởng với chi tiêu hơn 2 triệu bảng

10. Google

Công cụ năng suất miễn phí tốt nhất để giảm thiểu ứng dụng

Bạn cần nhanh chóng chuyển đổi tiền tệ, tìm hiểu xem mấy giờ ở một quốc gia cách xa đại dương hay thực hiện các phép tính toán học phức tạp? Bạn không cần các ứng dụng riêng biệt cho bất kỳ tác vụ nào trong số này, bạn chỉ cần Google.

Google có rất nhiều tính năng xuất hiện phía trên kết quả tìm kiếm không phải trả tiền và giúp bạn nhanh chóng thực hiện các tác vụ mà nếu không, bạn cần một ứng dụng riêng cho:

• Nhập một phép tính vào thanh tìm kiếm để nhận kết quả.
• Tìm hiểu mấy giờ ở Úc hoặc xem chênh lệch múi giờ giữa Úc và New York.
• Chuyển đổi đô la Mỹ sang euro hoặc yên.
• Tìm khách sạn rẻ nhất ở thành phố bạn đang đi du lịch.
• Đặt bộ đếm thời gian cho Pomodoro hoặc đồng hồ bấm giờ để theo dõi thời gian dành cho một công việc.

Các công cụ tìm kiếm này giới hạn số lượng ứng dụng bạn cần mở trên màn hình và số lần bạn đăng nhập và đăng xuất khỏi các chương trình khác nhau trong ngày.

11. Biên tập viên Hemingway

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để viết rõ ràng, không có lỗi

Viết là đủ thời gian mà không phải lo lắng về việc bạn có mắc lỗi chính tả và ngữ pháp hay không — hoặc liệu những gì bạn đang viết có đủ đơn giản để người khác hiểu hay không.

Hemingway Editor giúp bạn giải tỏa những lo lắng đó bằng cách chỉ ra các lỗi chính tả và ngữ pháp, cho bạn biết câu nào quá khó đọc, đồng thời chỉ ra các từ và cụm từ với các lựa chọn thay thế đơn giản hơn.

Bạn có thể viết trực tiếp trong Hemingway Editor hoặc, nếu bạn không muốn bị làm phiền với các đề xuất của nó trong khi viết, hãy dán văn bản của bạn vào công cụ để dọn dẹp mọi thứ khi bạn viết xong. Đó là một cách tốt để nắm bắt suy nghĩ của bạn mà không bị phân tâm khi cố gắng hoàn thiện mọi thứ cùng một lúc.

Danh sách đọc miễn phí: Chiến thuật viết bài quảng cáo cho doanh nhân

Nội dung trang web của bạn có khiến bạn tốn doanh thu không? Tìm hiểu cách cải thiện bản sao trang web của bạn với danh sách các bài báo có tác động cao, miễn phí được tuyển chọn của chúng tôi.

 

Nhận danh sách đọc Chiến thuật viết quảng cáo của chúng tôi gửi ngay đến hộp thư đến của bạn.

Gần đến nơi rồi: vui lòng nhập email của bạn vào bên dưới để có quyền truy cập ngay lập tức.

Chúng tôi cũng sẽ gửi cho bạn thông tin cập nhật về các hướng dẫn giáo dục mới và những câu chuyện thành công từ bản tin Shopify. Chúng tôi ghét SPAM và hứa sẽ giữ an toàn cho địa chỉ email của bạn.

8 ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ vào năm 2020

Khi bạn đã biến việc quản lý thời gian của riêng mình thành một khoa học, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu nâng cao năng suất trong toàn bộ nhóm của mình.

Sử dụng tám ứng dụng năng suất miễn phí này trên toàn công ty để đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào các công cụ tiếp thị cho doanh nghiệp nhỏ mà họ cần để hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả nhất có thể.

1. Trello

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất cho quy trình làm việc dây chuyền lắp ráp

Nếu bạn đang quản lý các dự án cần chuyển từ người hoặc nhóm này sang người khác trước khi chúng hoàn thành, Trello là ứng dụng năng suất quản lý dự án lý tưởng.

Với bảng Trello, bạn có thể tạo các làn đường khác nhau cho từng bước trong quy trình của mình, di chuyển nhiệm vụ từ làn này sang làn khác khi từng người được hoàn thành, giao nhiệm vụ cho những người cần hoàn thành chúng và xem tiến độ của từng nhiệm vụ nổi bật tại một nhìn lướt qua.

Trello lý tưởng cho các quy trình công việc như tiếp thị nội dung, nơi bạn có nhà văn, biên tập viên và nhà thiết kế đồ họa tham gia hoặc như tuyển dụng và tuyển dụng, nơi quản lý nhân sự và tuyển dụng đều cần phải hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể trong các phần khác nhau của quy trình.

2. Asana

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất cho các nhóm nhỏ

Mặc dù Trello rất phù hợp cho quy trình làm việc theo dây chuyền lắp ráp, nhưng gói miễn phí của Asana cung cấp cho bạn sự linh hoạt hơn một chút trong cách nhóm của bạn chọn làm việc.

Chế độ xem bảng của Asana hoạt động giống hệt như của Trello, cho phép nhóm của bạn quản lý các nhiệm vụ và dự án trên bảng Kanban. Nhưng nếu chế độ xem đó không phù hợp với nhóm của bạn, bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ trên danh sách việc cần làm truyền thống hơn hoặc thậm chí trên lịch.

Một ưu điểm khác của Asana là bạn có thể quản lý nhiều dự án từ chế độ xem trung tâm. Trong Trello, bạn cần các bảng riêng cho từng quy trình công việc của mình, nhưng Asana cho phép bạn giao nhiệm vụ từ bất kỳ dự án nào cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn từ bảng điều khiển trung tâm.

Nhược điểm của Asana là gói miễn phí của nó chỉ chứa được 15 thành viên trong nhóm, vì vậy nếu bạn có một nhóm nhiều người hơn cần cộng tác, bạn sẽ cần phải nâng cấp. Với gói miễn phí của Trello, không có giới hạn về số lượng người bạn có thể thêm vào hội đồng quản trị của mình.

Xem thêm:  Chủ sở hữu Manroland Sheetfed hy vọng vào sự phục hồi của thị trường

3. Chốc

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để giao tiếp trong thời gian thực

Slack là một ứng dụng trò chuyện cho phép các nhóm giao tiếp với nhau trong thời gian thực. Các thành viên trong nhóm riêng lẻ có thể gửi tin nhắn tức thì cho nhau để trò chuyện khi tính không đồng bộ của email không đủ nhanh và toàn bộ nhóm có thể tạo kênh thảo luận của riêng họ để cộng tác toàn nhóm.

Nhưng nơi Slack thực sự tỏa sáng khi nói đến năng suất là với thư viện ứng dụng khổng lồ của nó. Bạn có thể kết nối Slack với bất kỳ ứng dụng nào khác mà bạn sử dụng để thực hiện những việc như tạo phiếu hỗ trợ từ các cuộc thảo luận trên Slack, lưu tệp đính kèm trực tiếp vào Dropbox hoặc Google Drive hoặc thêm việc cần làm đã nhận được trong Slack vào danh sách việc cần làm của bạn.

Ngoài ra còn có các ứng dụng Slack giúp bạn tự động hóa quá trình lấy thông tin từ đồng nghiệp của mình. Bạn có thể thêm một ứng dụng tự động thu thập thông tin cập nhật về tình hình hoạt động hàng ngày, nhận đơn đặt hàng thực phẩm cho bữa trưa phục vụ hoặc gửi các cuộc thăm dò ý kiến ​​về mức độ tương tác của nhân viên hàng tuần.

Một số ứng dụng này miễn phí và một số ứng dụng phải trả phí, nhưng thư viện lớn các ứng dụng Slack cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để lựa chọn.

4. Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày

Các ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để cộng tác trong thời gian thực

Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày giúp bạn dễ dàng cộng tác với những người khác để tạo tài liệu văn bản, bảng tính và trình chiếu. Các cộng tác viên có thể làm việc cùng nhau trên các nội dung này trong thời gian thực, xem những người khác hiện đang thực hiện thay đổi ở đâu để không ai ghi đè những gì người khác đang làm.

Bạn cũng có thể kiểm soát những gì người khác có thể làm đối với nội dung bạn tạo, cấp cho họ quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa nội dung của bạn. Sử dụng chế độ đề xuất để đưa ra các thay đổi để chủ sở hữu tài liệu chấp nhận hoặc từ chối, hoặc để lại nhận xét khi có thắc mắc hoặc cần giải thích thêm.

Điều tốt nhất về bộ công cụ này là tất cả các phiên bản lịch sử của nội dung bạn tạo đều được lưu và có thể truy cập. Vì vậy, nếu ai đó thực hiện các thay đổi mà bạn không thích hoặc bạn cần quay lại phiên bản trước đó, bạn không chỉ có thể xem tất cả các phiên bản trước đó mà còn có thể hoàn nguyên về chúng chỉ trong một vài cú nhấp chuột.

5. Google Drive

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để chia sẻ tệp và thư mục

Trong khi rất nhiều doanh nghiệp sử dụng Dropbox, Google Drive là một lựa chọn tốt hơn nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ lưu trữ và chia sẻ tệp miễn phí. Gói miễn phí của Dropbox Basic chỉ cung cấp cho bạn 2 GB dung lượng lưu trữ, nhưng bạn nhận được 15 GB với Google Drive (mặc dù dung lượng đó được chia sẻ với tài khoản Gmail của bạn, nếu bạn có).

Google Drive hoạt động tự nhiên hơn nếu bạn cũng sử dụng các công cụ của Google như Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Các tệp bạn tạo bằng các công cụ này sẽ tự động được lưu vào Google Drive. Bạn có thể tạo các thư mục được chia sẻ trong Google Drive và tự động cấp cho bất kỳ ai có quyền truy cập vào thư mục cùng một quyền truy cập vào các tệp trong thư mục đó.

Công cụ Sao lưu và đồng bộ hóa của Google Drive cũng giúp bạn dễ dàng sao lưu tự động bất kỳ tệp nào bạn lưu trên máy tính của mình vào Google Drive và truy cập các tệp đó mà không cần phải mở ứng dụng web Google Drive của bạn. Đó là một cách khác để lấy mọi thứ bạn cần ở vị trí trung tâm để bạn không phải đoán nơi lưu tệp.

6. Ý niệm

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để quản lý kiến ​​thức nhóm

Một trong những cách tốt nhất để giữ cho nhóm của bạn hoạt động hiệu quả là đảm bảo mọi người đều có thể dễ dàng truy cập thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình. Đó là một kỳ tích khó khăn khi mỗi đội sử dụng một hệ thống khác nhau để ghi chép và lưu trữ kiến ​​thức của họ.

Notion khắc phục điều đó bằng cách giúp các nhóm dễ dàng xây dựng cơ sở kiến ​​thức nội bộ mà bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể tìm kiếm và truy cập. Tạo không gian làm việc khác nhau cho các nhóm khác nhau, chẳng hạn như nhân sự, tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng, sau đó tìm kiếm tất cả chúng cùng một lúc để nhanh chóng tìm thấy kiến ​​thức được ghi lại bởi bất kỳ nhóm nào.

Với gói miễn phí của Notion, bạn có thể thêm không giới hạn thành viên trong nhóm và tạo lên đến 1.000 khối dung lượng lưu trữ, điều này hoàn hảo cho các công ty đang phát triển muốn thu thập kiến ​​thức về công ty từ sớm nhưng không có ngân sách lớn.

7. Kế toán sóng

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất cho kế toán doanh nghiệp đơn giản

Wave là một công cụ kế toán kinh doanh miễn phí, có nhiều tính năng cho phép chủ doanh nghiệp và nhóm tài chính của họ làm việc cùng nhau để theo dõi doanh thu, hóa đơn, chi phí và lợi nhuận.

Với gói miễn phí của Wave, bạn nhận được các giao dịch tài khoản ngân hàng, lập hóa đơn và quét biên lai không giới hạn, giúp bạn dễ dàng thu thập và tổng hợp tất cả chi phí kinh doanh và doanh thu của mình. Thêm thẻ tín dụng kinh doanh của nhân viên của bạn để nắm bắt chi phí của họ và yêu cầu họ gửi ảnh biên lai bằng ứng dụng di động của Wave.

Bạn cũng có thể chấp nhận thanh toán qua Wave (mặc dù có áp dụng phí giao dịch) và tự động chuyển đổi thanh toán bằng ngoại tệ. Cuối cùng, thêm kế toán và người ghi sổ vào hệ thống của bạn để tất cả các bạn đang làm việc với cùng một dữ liệu và đặt quyền để đảm bảo mọi người chỉ nhìn thấy những gì bạn muốn họ xem.

8. CloudApp

Ứng dụng năng suất miễn phí tốt nhất để chia sẻ ảnh chụp màn hình

Ảnh chụp màn hình rất hữu ích để giao tiếp rõ ràng cả bên trong và bên ngoài, nhưng việc chia sẻ ảnh chụp màn hình có thể rất khó chịu. CloudApp giúp bạn dễ dàng chụp và chia sẻ ảnh chụp màn hình cũng như video ngắn và chia sẻ chúng với bất kỳ ai bạn cần thông qua liên kết web. Nó giúp chủ doanh nghiệp cung cấp hướng dẫn rõ ràng, trực quan cho nhân viên của họ — và để nhân viên cung cấp điều tương tự cho khách hàng.

Để sử dụng CloudApp miễn phí trong doanh nghiệp của bạn, mỗi nhân viên có nhu cầu sẽ phải tạo tài khoản miễn phí của riêng họ. Mặc dù điều này sẽ không giữ tất cả ảnh chụp màn hình của doanh nghiệp bạn ở cùng một nơi, nhưng bạn có thể dễ dàng chia sẻ chúng với nhau thông qua các liên kết có thể được bảo vệ bằng mật khẩu nếu chúng hiển thị thông tin an toàn.

Chọn ứng dụng năng suất phù hợp cho bản thân và doanh nghiệp của bạn

Mặc dù có các ứng dụng năng suất phù hợp có thể giúp bạn tập trung vào các công việc cần vận động, nhưng việc có quá nhiều ứng dụng có thể trở nên tiêu hao năng suất của chính nó.

Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu tải xuống ứng dụng và gửi chúng cho nhóm của mình, hãy dành một chút thời gian để xác định xem rào cản lớn nhất của bạn là gì để trở nên hiệu quả hơn.

Sự phân tâm có phải là rào cản lớn nhất của bạn đối với năng suất? Nếu vậy, các công cụ như RescueTime, StayFocusd, Boomerang và KanbanFlow có thể giúp ích.

Có phải năng suất tổng thể của doanh nghiệp bạn đang bị ảnh hưởng bởi vì mọi người không chắc chắn những ưu tiên của họ là gì hoặc vì họ không thể tìm thấy những gì họ cần để tiến lên phía trước? Nếu vậy, hãy thiết lập nhóm của bạn với các ứng dụng như Trello, Asana, Google Drive hoặc Notion.

Bạn đang đấu tranh để cộng tác hiệu quả? Các công cụ như Slack, Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Trang trình bày, Google Drive và Wave Accounting có thể cung cấp giải pháp hoàn hảo.

Bạn đang gặp khó khăn để giao tiếp rõ ràng? Hãy thử Hemingway Editor và CloudApp. Hoặc nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc ghi nhớ quá nhiều thông tin, hãy dựa vào các công cụ như Evernote, Todoist hoặc LastPass.

Xác định nguyên nhân gốc rễ của năng suất không hoàn hảo của bạn và bạn sẽ thực hiện bước đầu tiên để tăng năng suất vào năm 2020.