Tự động hóa quy trình làm việc là gì và cách triển khai nó

Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử cần phản hồi nhanh chóng với khách hàng, ghi lại các giao dịch và quản lý hàng tồn kho, việc sử dụng công nghệ là chìa khóa. Một cách dễ dàng mà các chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ có thể hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của họ là thông qua tự động hóa quy trình làm việc. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích tự động hóa quy trình làm việc là gì và cách bạn có thể sử dụng nó để làm cho doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn.

Mục lục

Tự động hóa quy trình làm việc là gì?

Tự động hóa quy trình làm việc là quá trình sử dụng phần mềm hoặc công nghệ để tự động hóa các nhiệm vụ và công việc trước đây được giao cho con người. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm theo dõi đơn đặt hàng, phát hành biên lai, quản lý khiếu nại của khách hàng, v.v. Các tác vụ tự động nhằm làm cho các quy trình kinh doanh nhanh hơn, dễ dàng hơn và ít bị lỗi hơn.

Ba loại tự động hóa quy trình làm việc

1. Tự động hóa dựa trên quy tắc
2. Tự động hóa dựa trên sự kiện
3. Tự động hóa theo hướng dữ liệu

Tự động hóa quy trình làm việc dựa trên phần mềm thường thuộc một trong ba loại này.

1. Tự động hóa dựa trên quy tắc. Loại tự động hóa này sử dụng logic dựa trên quy tắc, thường là cấu trúc “nếu-thì”, để tự động hóa các tác vụ hàng ngày. Ví dụ: một cửa hàng thương mại điện tử có thể sử dụng tính năng tự động hóa dựa trên quy tắc để xác định xem khách hàng có đủ điều kiện để được giao hàng miễn phí hay không. Nếu giao dịch mua của khách hàng bằng hoặc nhiều hơn một số tiền nhất định, chẳng hạn như $50, thì chương trình sẽ áp dụng giao hàng miễn phí cho giỏ hàng của khách hàng. Nếu giao dịch mua dưới 50 đô la, thì chương trình sẽ cộng thêm chi phí vận chuyển.
2. Tự động hóa dựa trên sự kiện. Tự động hóa dựa trên sự kiện bắt đầu sau một sự kiện cụ thể. Ví dụ: phần mềm có thể được lập trình để tự động thông báo cho hệ thống máy tính của nhà kho khi một mặt hàng được mua trên trang web thương mại điện tử. Nó cũng có thể được sử dụng để gửi thông báo cho khách hàng khi sản phẩm của họ đã được giao.
3. Tự động hóa theo hướng dữ liệu. Với tự động hóa dựa trên dữ liệu, các doanh nghiệp sử dụng công nghệ và dữ liệu để tự động hóa các quyết định. Ví dụ: cửa hàng thương mại điện tử có thể theo dõi số lần nhấp vào sản phẩm trong cửa hàng trực tuyến. Nếu một sản phẩm nhất định không nhận được nhiều nhấp chuột như những sản phẩm khác, thì thuật toán có thể tự động giảm giá nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Ví dụ: công cụ tự động hóa thương mại điện tử Shopify Flow của chúng tôi sử dụng cả ba loại tự động hóa quy trình công việc. Nó dựa trên một định dạng “kích hoạt, điều kiện và hành động” đơn giản không có mã. Về cơ bản, “trình kích hoạt” là một sự kiện mà Flow tìm kiếm và thiết lập quá trình tự động hóa. Sau đó, một “điều kiện” phải được đáp ứng và “hành động” là nhiệm vụ được hoàn thành khi điều kiện được đáp ứng.

Đây là những gì có thể trông giống như quy trình làm việc tự động thêm khách hàng vào chương trình khách hàng thân thiết của bạn:

• Kích hoạt: Một đơn đặt hàng được đặt.
• Điều kiện: Tổng đơn hàng phải từ $500 trở lên.
• Hành động: Khách hàng được gắn thẻ VIP trong hệ thống.

Lợi ích của tự động hóa quy trình làm việc cho các doanh nghiệp nhỏ

Tự động hóa quy trình làm việc có thể mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp nhỏ. Bao gồm các:

• Cải thiện hiệu quả và năng suất. Sử dụng phần mềm để tự động hóa các tác vụ quy trình công việc có thể giúp doanh nghiệp của bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Ví dụ: phần mềm có thể tự động hóa quy trình tạo hóa đơn bằng cách điền vào chỗ trống các chi tiết mua hàng trong một mẫu đơn giản. Bằng cách đó, bạn không phải tự mình làm điều đó mỗi khi cần hóa đơn.
• Tăng độ chính xác và giảm lỗi. Tự động hóa ít mắc lỗi toán học và văn thư hơn con người. Nó có thể giúp bạn nhập và phân tích dữ liệu cũng như tính toán những thứ như tổng chi phí hoặc doanh thu mà không mắc lỗi.
• Hợp tác và giao tiếp tốt hơn. Tự động hóa có thể giúp các nhóm khác nhau giao tiếp với nhau và làm việc cùng nhau. Ví dụ, nó có thể thông báo cho tất cả các bộ phận về một đơn đặt hàng, thay vì để các bộ phận riêng lẻ báo cho nhau biết về nó.
• Tiết kiệm chi phí. Bằng cách tiết kiệm thời gian cho nhân viên của bạn, tự động hóa có thể giảm chi phí của doanh nghiệp, đặc biệt là chi phí lao động. Ví dụ: sử dụng phần mềm tự động ghi lại tất cả các giao dịch mua của khách hàng vào hồ sơ sổ sách kế toán của bạn có thể tránh được nhu cầu thuê nhân viên ghi lại các giao dịch mua theo cách thủ công. Ví dụ: tự động hóa tiếp thị của Shopify giúp bạn dễ dàng tăng doanh số bán hàng, xây dựng mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ kinh doanh khác. Bằng cách sử dụng tự động hóa tiếp thị luôn bật, bạn có thể thu hút khách hàng ở mọi giai đoạn trong hành trình của họ và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp bạn.
• Sự hài lòng của nhân viên cao hơn. Những người lao động thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, nhàm chán và tốn thời gian có nhiều khả năng không hài lòng với công việc của họ. Tự động hóa quy trình làm việc có thể giải phóng họ để giải quyết các nhiệm vụ phức tạp hơn đòi hỏi sự tương tác cá nhân với nhau và với khách hàng, có khả năng làm tăng sự hài lòng trong công việc của họ.
• Phân tích dữ liệu. Tự động hóa đặc biệt hữu ích cho việc tổ chức và phân tích dữ liệu của doanh nghiệp. Ví dụ: một số phần mềm có thể cung cấp thông tin về các mặt hàng trong kho của bạn với tỷ lệ nhấp để mua cao nhất. Điều này có thể giúp bạn tìm ra những mô tả sản phẩm nào có nhiều khả năng lôi kéo người đọc mua hàng nhất.

Shopify Flow giúp dễ dàng thiết lập quy trình làm việc ẩn, tạm dừng và xuất bản lại sản phẩm, dựa trên các quy tắc đặt trước về số lượng. Đây là giao diện của ứng dụng:

Khi một sản phẩm xuống dưới mức, chẳng hạn như 10 mặt hàng còn lại trong kho, quy trình làm việc có thể đính kèm thông báo “số lượng thấp” vào mặt hàng trên trang web của bạn, sau đó gửi thông báo Slack cho nhóm thực hiện của bạn để đặt hàng lại mặt hàng đó. Khi mặt hàng cuối cùng được mua, nó sẽ tự động xóa mặt hàng đó khỏi mặt tiền cửa hàng của bạn. Và khi cuối cùng bạn nhận được nhiều hơn trong kho, nó sẽ tái xuất bản mặt hàng đó trở lại trang web của bạn.

Cách triển khai tự động hóa quy trình làm việc

1. Xác định các quy trình có thể được tự động hóa
2. Đánh giá quy trình làm việc hiện tại và xác định các nút thắt cổ chai
3. Chọn đúng công cụ và công nghệ
4. Kiểm tra và triển khai quy trình làm việc tự động
5. Theo dõi và đo lường kết quả

Nhiều công cụ phân tích quy trình công việc cho phép chủ doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ phổ biến, lặp đi lặp lại. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể tìm ra cách tự động hóa quy trình công việc trong doanh nghiệp của mình.

1. Xác định các quy trình có thể được tự động hóa

Các tác vụ dự phòng, chẳng hạn như nhập dữ liệu thủ công hoặc ghi sổ cơ bản, rất phù hợp để tự động hóa. Những nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhưng đơn giản cũng là những nhiệm vụ có thể được tự động hóa. Giả sử bạn điều hành một cửa hàng thương mại điện tử và phải tự tạo và gửi tem nhãn gửi thư qua email bất cứ khi nào khách hàng yêu cầu trả lại hàng. Sử dụng tự động hóa, bạn có thể phát triển một chương trình tạo tem nhãn vận chuyển và gửi email cho khách hàng bất cứ khi nào họ muốn trả lại thứ gì đó.

2. Đánh giá quy trình làm việc hiện tại và xác định các nút thắt cổ chai

Xác định nơi nào trong quy trình hiện tại của bạn hoạt động có vẻ tiến triển chậm. Ví dụ: cửa hàng âm nhạc ảo của bạn không gặp khó khăn khi bán nhạc cụ và đơn đặt hàng vận chuyển nhưng lại gặp khó khăn trong việc bổ sung hàng tồn kho. Trong trường hợp này, bạn có thể cân nhắc tự động hóa quy trình công việc để bất cứ khi nào bán được một số lượng mặt hàng nhất định, phần mềm sẽ tự động gửi đơn đặt hàng để bổ sung hàng tồn kho.

Việc thu thập phản hồi của nhân viên khi cố gắng hợp lý hóa quy trình công việc cũng rất hữu ích, nếu không, phần mềm tự động hóa có thể vô tình tạo ra sự kém hiệu quả.

Hãy tưởng tượng một cửa hàng thương mại điện tử áp dụng hệ thống phê duyệt chi phí yêu cầu nhân viên nhập chi phí vào phần mềm, sau đó tự động gửi yêu cầu phê duyệt tới Giám đốc điều hành. Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn đã chịu trách nhiệm thực hiện các giao dịch mua vật tư vận chuyển quy mô nhỏ, thông thường, việc đột ngột yêu cầu họ nộp vé và nhận được sự chấp thuận có thể lãng phí cả thời gian của họ và của Giám đốc điều hành. Phản hồi của nhân viên có thể giúp tránh các loại lỗi thiết kế này.

3. Chọn công cụ và công nghệ phù hợp

Sau khi bạn xác định được các quy trình thủ công tốn thời gian, đã đến lúc chọn phần mềm tự động hóa quy trình làm việc. Các công cụ tự động hóa quy trình công việc thích hợp tùy thuộc vào ngành của bạn và quy trình bạn muốn tự động hóa. Những công cụ này không cần phải đắt tiền hoặc yêu cầu kiến ​​thức mã hóa. Ví dụ: đối với chủ sở hữu cửa hàng thương mại điện tử, Shopify Flow cung cấp khả năng tùy chỉnh các quy trình tự động hóa bằng giao diện kéo và thả thay vì mã. Để tìm hiểu thêm, hãy xem tổng hợp của chúng tôi về 10 cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng Shopify Flow để tự động hóa các tác vụ hỗ trợ văn phòng.

Lưu ý: Shopify Flow chỉ dành cho khách hàng sử dụng gói Advanced và Shopify Plus.

Giải phóng thời gian của bạn với Shopify Flow. Tạo quy trình công việc tùy chỉnh và tự động hóa các tác vụ trong cửa hàng và trên các ứng dụng của bạn. Tìm hiểu thêm

4. Kiểm tra và triển khai quy trình làm việc tự động

Sau khi bạn tạo quy trình làm việc tự động, hãy thử thực hiện một số giao dịch để tìm bất kỳ lỗi nghiêm trọng nào trước khi bạn tích hợp tính năng tự động hóa vào doanh nghiệp của mình. Cân nhắc tự động hóa quy trình làm việc để tạo tem nhãn trả hàng tự động được gửi qua email cho khách hàng. Trước khi ra mắt, bạn nên gửi một vài yêu cầu trả lại hàng thử nghiệm để đảm bảo không có lỗi khi gửi tem nhãn trả lại. Nếu bạn gặp sự cố, hãy điều chỉnh phần mềm quy trình làm việc hoặc chuyển sang chuyên gia mã hóa để được trợ giúp.

5. Theo dõi và đo lường kết quả

Sau khi quy trình làm việc tự động mới của bạn được triển khai chính xác, có lẽ bạn không nên chỉ thiết lập rồi quên nó đi. Ngay cả những quy trình tự động hóa đáng tin cậy nhất cũng có thể gặp phải các lỗi hoặc sự cố không lường trước chưa từng xảy ra trước đây. Ví dụ: bạn có thể thấy rằng tem nhãn trả hàng mà bạn gửi email cho khách hàng đôi khi nằm trong thư mục thư rác của họ. Nếu bạn gặp sự cố này khi theo dõi cách hoạt động của tính năng tự động hóa trong thế giới thực, bạn có thể khắc phục sự cố bằng cách nhắc khách hàng kiểm tra thư rác của họ.