Tránh tê liệt phân tích: Cách ưu tiên trong kinh doanh bán lẻ của bạn

Các sắc thái của bán lẻ trong khí hậu ngày nay đã mang lại vô số cơ hội bán hàng mới – và cùng với đó là một lượng thông tin đôi khi áp đảo. Các công cụ và công nghệ thông minh hơn đang cung cấp cho chúng ta nhiều dữ liệu hơn bao giờ hết, hành vi của người tiêu dùng đang phát triển nhanh chóng và con đường dẫn đến thành công trong lĩnh vực bán lẻ không còn tuyến tính nữa.

Khi bạn đang bị kéo theo một triệu hướng, làm thế nào để bạn biết hướng nào là đường để đi? Ưu tiên và tìm kiếm sự cân bằng cả trong cuộc sống cá nhân và công việc kinh doanh của bạn là một cuộc đấu tranh liên tục, nhưng rất cần thiết cho sự trường tồn của sự thành công của bạn.

Bạn gặp khó khăn khi sắp xếp thứ tự ưu tiên trong cuộc sống và cuộc sống của mình? Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình sắp xếp thứ tự ưu tiên và giúp bạn xác định cách tìm ra những gì cần phải làm ngay bây giờ, những gì có thể chờ đợi và những gì có thể được thuê ngoài.

Công thức để thành công

Thông thường, việc ưu tiên bắt đầu bằng việc liệt kê những việc cần làm của bạn và sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng hoặc bạn nên hoàn thành chúng. Nếu bạn tiếp cận mức độ ưu tiên từ quan điểm lấy cảm hứng từ toán học, bạn có thể đưa ra công thức hoặc phương trình để thành công. Nếu bạn là người trực quan, hãy cân nhắc tạo một bảng hoặc biểu đồ để giúp phân loại nhiệm vụ của bạn. Phân bổ điểm cho từng danh mục và sử dụng tổng số để giúp bạn ưu tiên

Dưới đây là một số danh mục cần xem xét:

• Thời hạn (cung cấp giá trị điểm cao hơn cho các thời hạn có tính chất quyết liệt hơn)
• Chi phí thuê ngoài hoặc thực hiện nhiệm vụ (xin nhắc lại, chi phí càng lớn, giá trị điểm càng cao)
• Thời gian cam kết để hoàn thành (nhiều thời gian hơn có nghĩa là nhiều điểm hơn)
• Tác động kinh doanh (thưởng nhiều điểm hơn cho các nhiệm vụ có tác động)
• Giá trị đối với (các) khách hàng (nếu điều này sẽ có tác động tích cực lớn – hoặc tiêu cực, nếu bạn bỏ qua nó – đối với trải nghiệm của khách hàng, hãy phân bổ nhiều điểm hơn cho nhiệm vụ)

Cách tiếp cận dựa trên điểm có thể giúp bạn nhìn nhận mọi thứ một cách khách quan, cũng như xác định những nhiệm vụ nào có thể không quá quan trọng. Điều này thực sự có thể giúp ích cho sức khỏe tổng thể của bạn: Nghiên cứu đã phát hiện ra rằng những công việc cần nỗ lực cao nhưng lại được thưởng thấp có thể ảnh hưởng xấu đến bạn. Từ đó, bạn có thể bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ của mình.

Khi nói đến việc thực sự hoàn thành công việc, bạn có thể thực hiện một số cách. Một số doanh nhân báo cáo rằng việc đầu tiên làm nhiệm vụ lớn nhất của họ vào buổi sáng sẽ giúp họ đạt được thành công trong suốt thời gian còn lại trong ngày, cũng như giúp họ tập trung vào nhiệm vụ lớn đó với một cái đầu tỉnh táo. Những người khác thực hiện hàng loạt nhiệm vụ dựa trên một chủ đề – có thể nó phản hồi rất nhiều email của khách hàng trước khi chuyển sang tất cả các nhiệm vụ hoàn thành, v.v.

Đây là một mẹo: Sử dụng báo cáo bán hàng của bạn để xác định thời gian bận rộn nhất và chậm nhất. Thời gian chậm nhất của bạn là lý tưởng cho các nhiệm vụ khó, trong khi thời gian bận rộn có thể được phân bổ cho các nhiệm vụ đơn giản hơn, nhỏ hơn.

Bị hạn chế thời gian? 10 thủ thuật năng suất dành cho nhà bán lẻ này sẽ giúp bạn hoàn thành việc cần làm của mình ngay lập tức.

Các phương pháp ưu tiên đã được chứng minh

Có một số khuôn khổ và mô hình bạn có thể tuân theo hoặc sử dụng làm nguồn cảm hứng để tạo quy trình ưu tiên của riêng mình:

Phương pháp Hoàn thành mọi việc (hoặc GTD) của David Allen

Allen đã tách mức độ ưu tiên thành năm bước:

1. Chiếm lấy: Thu thập những gì bạn chú ý
2. Làm rõ: Xử lý ý nghĩa của nó
3. Tổ chức: Đặt nó ở nơi nó thuộc về
4. Phản ánh: Đánh giá thường xuyên
5. Đính hôn: Đơn giản là làm

Hệ thống phân cấp mục đích của Antonio Nieto-Rodriguez

Chuyên gia quản lý dự án Nieto-Rodriguez đã đặt ra thuật ngữ “Hệ thống Mục đích” trong một bài báo mà ông viết cho Tạp chí Kinh doanh Harvard. Trong bài báo, anh ấy phác thảo khuôn khổ của mình:

1. Mục đích: Mục đích của tổ chức là gì và mục đích đó được theo đuổi tốt nhất như thế nào? Tầm nhìn chiến lược hỗ trợ mục đích này là gì?
2. Ưu tiên: Với mục đích và tầm nhìn đã nêu, điều gì quan trọng nhất đối với tổ chức hiện tại và trong tương lai? Những ưu tiên của nó bây giờ và trong hai đến năm năm tới là gì?
3. Dự án: Dựa trên câu trả lời cho hai điểm đầu tiên, dự án nào là chiến lược nhất và nên được cung cấp nguồn lực cho chuôi? Dự án nào phù hợp với mục đích, tầm nhìn và ưu tiên, và dự án nào nên dừng hoặc loại bỏ?
4. Những người: Bây giờ đã có sự rõ ràng xung quanh các ưu tiên chiến lược và các dự án quan trọng nhất, ai là người giỏi nhất để thực hiện các dự án đó?
5. Màn biểu diễn: Theo truyền thống, các chỉ số hoạt động của dự án được gắn với các yếu tố đầu vào (ví dụ: phạm vi, chi phí và thời gian). Chúng dễ theo dõi hơn nhiều so với kết quả đầu ra (chẳng hạn như lợi ích, tác động và mục tiêu). Tuy nhiên, bất chấp những khó khăn mà các công ty gặp phải trong việc theo dõi kết quả đầu ra, thì kết quả đầu ra mới thực sự quan trọng. Các mục tiêu chính xác liên quan đến kết quả sẽ đo lường hiệu suất thực và việc tạo ra giá trị là gì? Giảm sự chú ý của bạn vào các đầu vào và thay vào đó tập trung vào những đầu vào đó.

Phương pháp RICE

Được nhiều nhà quản lý dự án sử dụng, phương pháp RICE sử dụng cách tiếp cận cho điểm để ưu tiên. Sean McBride định nghĩa khung này trên blog Intercom:

1. Với tới: Điều này sẽ tác động đến bao nhiêu người?
2. Va chạm: Điều này sẽ ảnh hưởng bao nhiêu đến mỗi người?
3. Lòng tin: Bạn tự tin đến mức nào vào ước tính của mình?
4. Cố gắng: Điều này sẽ mất bao nhiêu “tháng người”?

Kỹ thuật Pomodoro

Ít cách tiếp cận ưu tiên hơn và nhiều hơn một triết lý năng suất, Kỹ thuật Pomodoro khá đơn giản:

1. Chọn một nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành
2. Đặt hẹn giờ trong 25 phút
3. Làm việc không bị gián đoạn trong nhiệm vụ đã nói
4. Khi bộ đếm thời gian hoạt động, hãy viết một dấu kiểm trên một mảnh giấy
5. Nghỉ một chút (khoảng 5 phút)
6. Nói lại

Sau khi hoàn thành bốn vòng làm việc không bị gián đoạn, bạn đã kiếm được thời gian nghỉ dài hơn. Kỹ thuật Pomodoro khuyến nghị 20–30 phút. Tiếp tục làm điều này cho đến khi ngày làm việc của bạn kết thúc hoặc nhiệm vụ của bạn đã hoàn thành.

Mô hình Kano

Hình ảnh: Mô hình trang trình bày

Mô hình sắp xếp thứ tự ưu tiên này đặc biệt áp dụng cho việc phát triển sản phẩm liên quan đến sự hài lòng của khách hàng. Khi nói đến những lĩnh vực kinh doanh này của bạn, Mô hình Kano phân loại chúng thành một trong năm nhóm (tuy nhiên, chỉ ba trong số năm nhóm được coi là phù hợp với tất cả các nhà bán lẻ, vì hai nhóm còn lại “đại diện cho các tình huống hiếm gặp”). Wikipedia cung cấp một bảng phân tích:

1. Phải Là hoặc Cơ bản: Nói một cách đơn giản, đây là những yêu cầu mà khách hàng mong đợi và được coi là đương nhiên. Khi làm tốt thì khách hàng trung lập, còn khi làm kém thì khách hàng rất không hài lòng. Kano ban đầu gọi những thứ này là “Phải có” bởi vì chúng là những yêu cầu phải có và là cái giá để gia nhập thị trường.
2. Một chiều hoặc hiệu suất: Những thuộc tính này dẫn đến sự hài lòng khi được hoàn thành và sự không hài lòng khi không được hoàn thành. Đây là những thuộc tính được nói và là những thuộc tính mà các công ty cạnh tranh. Ví dụ về điều này là một gói sữa được cho là có thêm 10% sữa với cùng mức giá sẽ mang lại sự hài lòng cho khách hàng, nhưng nếu nó chỉ chứa sáu phần trăm thì khách hàng sẽ cảm thấy bị đánh lừa và dẫn đến không hài lòng.
3. Hấp dẫn hoặc thích thú: Những thuộc tính này cung cấp sự hài lòng khi đạt được đầy đủ, nhưng không gây ra sự không hài lòng khi không được hoàn thành. Đây là những thuộc tính thường không được mong đợi, ví dụ như nhiệt kế trên một gói sữa hiển thị nhiệt độ của sữa. Vì những thuộc tính chất lượng này làm khách hàng thích thú một cách bất ngờ nên chúng thường không được nói ra.
4. Vô tư: Các thuộc tính này đề cập đến các khía cạnh không tốt cũng không xấu và chúng không dẫn đến sự hài lòng của khách hàng hoặc sự không hài lòng của khách hàng. Ví dụ, độ dày của lớp phủ sáp trên hộp sữa. Đây có thể là chìa khóa cho việc thiết kế và sản xuất thùng carton, nhưng người tiêu dùng thậm chí không nhận thức được sự phân biệt. Điều thú vị là xác định các thuộc tính này trong sản phẩm để loại bỏ chúng và do đó làm giảm chi phí sản xuất.
5. Đảo ngược: Những thuộc tính này đề cập đến mức độ thành tích cao dẫn đến sự không hài lòng và thực tế là không phải tất cả các khách hàng đều giống nhau. Ví dụ, một số khách hàng thích các sản phẩm công nghệ cao, trong khi những người khác lại thích mẫu sản phẩm cơ bản và sẽ không hài lòng nếu một sản phẩm có quá nhiều tính năng bổ sung.

Sử dụng các công cụ để giúp ưu tiên và tăng năng suất

Có một ứng dụng cho hầu hết mọi thứ và việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cũng không ngoại lệ:

• Wunderlist: Các ứng dụng di động và web bổ sung cho Wunderlist cho phép bạn tạo danh sách việc cần làm, ấn định thời hạn và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên một cách nhanh chóng.
• Asana: Là một công cụ quản lý dự án dựa trên nhiệm vụ, Asana đặc biệt tuyệt vời để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong khi cộng tác. Thêm thời hạn, tạo dự án và chỉ định chủ dự án / nhiệm vụ.
• 1Tập trung: Điều này hoạt động trên các sản phẩm của Apple và sẽ giúp thiết bị của bạn không bị phân tâm trong khoảng thời gian bạn yêu cầu thiết bị làm như vậy.
• Quán tính: Bạn không chỉ nhận được lời nhắc nhiệm vụ, đặt mục tiêu hàng tuần và ghi chú mà còn có thể nhận được báo cáo về nơi bạn đã dành nhiều thời gian nhất, điều này rất hữu ích khi bạn đánh giá các ưu tiên của mình.
• Túi: Thay vì rơi vào lỗ hổng kỹ thuật số khi tiêu thụ một lượng nội dung không ngừng nghỉ, bạn có thể lưu các liên kết để tham khảo sau – khi bạn không cố gắng bỏ qua các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình.
• Các công cụ truyền thông xã hội: Có một số tùy chọn tuyệt vời, bao gồm Buffer, Meet Edgar và Hootsuite, có thể giúp bạn lên lịch hàng loạt các bài đăng cho các tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp bạn.
• Toggl: Công cụ theo dõi thời gian miễn phí rất tuyệt vời để quản lý nhóm và xem mọi người (bao gồm cả bạn) đang dành bao lâu cho các nhiệm vụ cụ thể.
• phân tích sự làm việc quá nhiều: Liệt kê những điều tốt và xấu về doanh nghiệp của bạn, cả từ quan điểm bên trong và bên ngoài, bằng cách xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa.

Tự động hóa năm quy trình này trong doanh nghiệp bán lẻ của bạn và dành nhiều thời gian hơn nữa để tập trung vào các dự án lớn hơn.

Cân nhắc xem ai khác bị ảnh hưởng

Ngay cả hành động của những người giải quyết cũng ảnh hưởng đến những người khác – cho dù đó là khách hàng, nhà thầu hay thậm chí là những người thân yêu của bạn. Việc xác định ai khác bị ảnh hưởng và mức độ nào có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ.

Có một cuộc đối thoại trung thực, cởi mở với những cá nhân này. Nói với họ những gì đang diễn ra trong cuộc sống / công việc kinh doanh của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi nhiều ưu tiên của họ trở nên ít cấp bách hơn, và họ thậm chí có thể đề nghị nhảy vào và giúp bạn. Đây có thể là một cách tuyệt vời để biết bạn có thể ủy thác những nhiệm vụ nào cho người khác để giải phóng thời gian của riêng bạn và giữ cho mọi thứ tiến triển.

Khi có thể, hãy ghi lại các thỏa thuận và cuộc trò chuyện của bạn bằng văn bản (điều này chủ yếu liên quan đến các liên hệ công việc của bạn). Điều này sẽ không chỉ quy trách nhiệm cho tất cả các bên mà còn giúp loại bỏ bất kỳ thông tin sai lệch nào. Nếu bạn có một cuộc trò chuyện qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp, các email tiếp theo tóm tắt cuộc trò chuyện và các bước tiếp theo kèm theo thời hạn (và người chịu trách nhiệm) là đủ.

Thuê ngoài một cách chiến lược

Gia công phần mềm là một ngành công nghiệp trị giá 88,9 tỷ đô la ở Mỹ – và vì lý do chính đáng. Nó giải phóng thời gian để bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ khác, cũng như cho phép bạn thuê các chuyên gia có thể tạo ra tác động lớn hơn trong các nhiệm vụ cụ thể.

Thuê ngoài trong lĩnh vực bán lẻ cho phép bạn điều hành công việc kinh doanh của mình hiệu quả hơn. Dưới đây là một số vai trò cần xem xét:

• Quản lý dự án
• Trợ lý ảo
• Kế toán / kế toán
• Nhân viên bán hàng
• Nhà phân tích dữ liệu
• Người chụp ảnh sản phẩm
• Nhà tiếp thị
• Nhà phát triển web

Nhớ điều gì quan trọng nhất

Vào cuối ngày, những người đứng sau công việc kinh doanh của bạn là quan trọng nhất. Điều đó bao gồm nhân viên của bạn, khách hàng của bạn, bạn bè và gia đình của bạn và chính bạn (quan trọng nhất). Áp lực có thể thúc đẩy năng suất hoặc cản trở nó; chiến lược quản lý thời gian và ưu tiên sẽ giúp bạn xác định cách thực hiện nhiệm vụ của mình.

Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống với tư cách là một nhà bán lẻ cũng rất quan trọng. Cân bằng giữa công việc kinh doanh và cuộc sống cá nhân của bạn để đạt được thành công bền vững.