Top 5 máy tính tiền dành cho doanh nghiệp nhỏ

Ka-ching! Ngay cả trong thời đại mà ít cửa hàng và nhà bán lẻ sử dụng máy tính tiền vật lý, âm thanh cổ điển của việc mở ngăn kéo hoặc mở ngăn kéo vẫn mang tính biểu tượng.

Ban đầu được phát minh vào những năm 1870 như một cách để ngăn chặn nhân viên cửa hàng ăn cắp, máy tính tiền truyền thống đã phát triển thành một cỗ máy hợp lý để lập bảng tổng số hóa đơn, chấp nhận thanh toán, tính toán và phát hành tiền lẻ cũng như lưu giữ hồ sơ về tổng doanh thu.

Với sự gia tăng của hệ thống thanh toán bằng thẻ tín dụng, sổ đăng ký hiện đại thường bao gồm công nghệ như màn hình cảm ứng, chạm để thanh toán hoặc thậm chí là hệ thống điểm bán hàng (POS) dựa trên đám mây.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tìm ra máy tính tiền nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Các loại máy đếm tiền

Mặc dù nhu cầu của các doanh nghiệp về nơi xử lý thanh toán vẫn không thay đổi trong những năm qua, nhưng hiện nay có một số loại máy tính tiền khác nhau để lựa chọn:

• Thanh ghi cơ khí. Phiên bản ban đầu của máy tính tiền, những hộp kim loại điển hình này sử dụng các nút và đòn bẩy vật lý (giống như máy đánh chữ) để ghi lại doanh số bán hàng và tạo biên lai.
• Máy tính tiền điện tử. Được phổ biến lần đầu tiên vào những năm 1970, máy tính tiền điện tử (ECR) sử dụng hệ thống máy tính nội bộ và đầu đọc kỹ thuật số để cộng số lượng bán hàng và số tiền thay đổi cần thiết. Nhiều người cũng bao gồm một chức năng để in biên lai.
• Máy tính tiền POS. Máy tính tiền tại điểm bán hàng (còn được gọi là điểm mua hàng) là phiên bản hiện đại của máy tính tiền điện tử, phổ biến với các nhà bán lẻ trên toàn thế giới. Màn hình kỹ thuật số thể thao có truy cập internet, các hệ thống này có thể được tùy chỉnh để bao gồm ngăn kéo đựng tiền và máy in hóa đơn.
• Máy tính tiền dựa trên đám mây. Máy tính tiền dựa trên đám mây trông giống như các đối tác POS của chúng, nhưng có một điểm khác biệt quan trọng: dữ liệu đã thu thập được lưu trữ trên đám mây. Điều đó có nghĩa là chủ doanh nghiệp có thể truy cập thông tin đăng ký từ xa. Sổ đăng ký dựa trên đám mây cũng có thể theo dõi số liệu bán hàng, hàng tồn kho và thông tin khách hàng.

Cần tìm gì khi chọn máy tính tiền cho cửa hàng của bạn

Không phải tất cả các máy tính tiền đều phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Việc xác định chức năng bạn cần sẽ giúp thu hẹp phạm vi mua.

• chức năng cơ bản. Máy tính tiền là công cụ để doanh nghiệp hoàn tất việc bán hàng và xuất hóa đơn. Vì vậy, một người hiệu quả sẽ có thể cộng, trừ và tổng các số liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này sẽ cung cấp cho bạn khả năng xử lý thanh toán nhanh chóng, thu hút thêm nhiều khách hàng đến, đi và trên đường đi của họ.
• Khả năng tiếp nhận. Bạn có muốn cung cấp cho khách hàng biên lai giấy hay giữ lại chúng để lưu giữ hồ sơ của riêng bạn? Với nhiều hệ thống POS hiện đại, khả năng in hóa đơn không phải là một tính năng tiêu chuẩn, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra tùy chọn này khi chọn hệ thống đăng ký.
• Quản lý hàng tồn kho. Một số POS kỹ thuật số và máy tính tiền dựa trên đám mây cung cấp khả năng nhập dữ liệu hàng tồn kho, giúp bạn dễ dàng theo dõi cả những gì doanh nghiệp của bạn có trong kho và các mặt hàng đã bán.
• theo dõi khách hàng. Biết càng nhiều càng tốt về hành vi của khách hàng là chìa khóa để duy trì hoạt động kinh doanh thành công, giúp bạn điều chỉnh hoạt động bán hàng và dịch vụ của mình tốt hơn để đáp ứng nhu cầu. Một số máy tính tiền nhất định có thể theo dõi thói quen của khách hàng, bao gồm dữ liệu như ngày và giờ khi người tiêu dùng mua sắm.
• Tiềm năng khuyến mại. Các hệ thống POS hiện đại cũng có thể thu thập dữ liệu khách hàng như email và số điện thoại mà chủ doanh nghiệp có thể sử dụng để thúc đẩy sự tham gia và kinh doanh lặp lại thông qua các chương trình khách hàng thân thiết hoặc khuyến mãi một lần.

Lợi ích và hạn chế của việc sử dụng máy tính tiền

Máy tính tiền rất cần thiết cho các doanh nghiệp bán lẻ. Có những ưu điểm và nhược điểm cần xem xét khi quyết định có nên sử dụng máy tính tiền cho doanh nghiệp của bạn hay không.

Hai lợi ích chính của việc sử dụng máy tính tiền là:

• Lưu trữ hồ sơ tập trung. Sổ đăng ký giúp lưu giữ tất cả hồ sơ bán hàng của bạn ở một nơi, giúp bạn dễ dàng xem dữ liệu lịch sử và sử dụng dữ liệu đó để thông báo các quyết định kinh doanh.
• Dao quân đội Thụy Sĩ của thế giới kinh doanh. Sổ đăng ký có nhiều chức năng bao gồm các chương trình quản lý hàng tồn kho và hệ thống thu hút khách hàng, đồng thời xử lý các giao dịch bán hàng và phát hành biên lai.

Cũng có những nhược điểm, bao gồm:

• Trị giá. Các hệ thống POS hiện đại thường tốn kém để triển khai và yêu cầu đăng ký đám mây.
• Đào tạo và bảo trì. So với các đối tác cơ học của chúng, sổ đăng ký điện tử thường yêu cầu đào tạo để vận hành đúng cách, cũng như bảo trì liên tục để đảm bảo đầu vào hàng tồn kho và thu thập dữ liệu phù hợp.

Năm máy tính tiền hàng đầu trên thị trường

Các doanh nghiệp có vô số sự lựa chọn khi chọn máy tính tiền. Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của các dịch vụ khác nhau sẽ giúp bạn quyết định điều gì phù hợp với công ty của mình. Dưới đây là 5 lựa chọn hàng đầu:

1. ShopifyPOS

Lý tưởng cho các cửa hàng bán lẻ truyền thống có hoạt động kinh doanh trực tuyến phát đạt, Shopify cung cấp hệ thống POS có thể tùy chỉnh hoàn toàn bao gồm theo dõi hàng tồn kho, quản lý nhân viên cũng như phân tích và theo dõi bán hàng nâng cao. Hệ thống của Shopify cung cấp quy trình xử lý thanh toán tích hợp cho phần cứng POS độc lập và thiết bị di động. Các gói Shopify bắt đầu ở mức 29 đô la mỗi tháng, cung cấp tùy chọn giá cả phải chăng và có thể mở rộng cho các doanh nghiệp.

2. Máy POS Hoàng gia 1500

Được sử dụng cho các doanh nghiệp nhỏ yêu cầu khả năng xử lý cả thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không tiếp xúc, Royal’s POS 1500 bao gồm bàn di chuột và ngăn kéo đựng tiền riêng biệt. Người dùng có thể thêm:

• Đầu đọc thẻ tín dụng đính kèm tùy chọn
• máy quét mã vạch
• Nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) hoặc đầu đọc trả phí
• cân trọng lượng
• Máy in nhiệt không dây

Các thanh ghi thường có giá từ 700 đến 900 đô la. Mặc dù Royal có các tiện ích bổ sung cho nhiều doanh nghiệp, nhưng nó thiếu khả năng kết nối với đám mây và kích thước của nó có thể khiến nó trở nên khó bán đối với các chủ doanh nghiệp có đầu óc kỹ thuật hơn.

3. Hình vuông

Square cung cấp nhiều hệ thống POS, bao gồm phiên bản chạm để thanh toán trên thiết bị di động và chương trình lập hóa đơn từ xa gửi hóa đơn điện tử và lời nhắc để tăng tính linh hoạt cho các chủ doanh nghiệp di động. Các gói POS hàng tháng có chi phí thấp nhất của Square là miễn phí, nhưng thêm phí xử lý cho mỗi giao dịch. Phí xử lý theo tỷ lệ cố định của Square có thể gây tốn kém cho các hoạt động lớn hơn.

4. Máy bán hàng tự động

Một số tính năng mà Vend POS cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ bao gồm khả năng tạo danh mục sản phẩm, quản lý mức tồn kho, thiết lập giảm giá và khuyến mãi cũng như theo dõi doanh số bán hàng. Nó cũng cung cấp khả năng tích hợp với các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán và nền tảng thương mại điện tử phổ biến. Giá dựa trên mô hình đăng ký hàng tháng bắt đầu từ $99 mỗi tháng và bao gồm các tính năng cơ bản, nhưng đối với một số doanh nghiệp, gói cơ bản có thể quá hạn chế về số lượng người dùng và cửa hàng mà họ có thể quản lý.

5. Cỏ ba lá

Ngoài dữ liệu bán hàng và giám sát hàng tồn kho, các hệ thống POS của Clover bao gồm phần mềm quản lý nhân viên có thể tích hợp các chỉ số đo lường hiệu suất và lên lịch ca làm việc để giúp người quản lý kiểm tra xem nhân viên của họ đang làm việc như thế nào. Tùy thuộc vào gói, bạn sẽ không mất phí khi bắt đầu sử dụng hệ thống POS của Clover, mặc dù có thể tính phí xử lý thanh toán (bắt đầu từ 2,6% + 10¢ mỗi giao dịch). Thật không may, các doanh nghiệp muốn sử dụng Clover sẽ cần mua phần cứng Clover vì không thể tải xuống các ứng dụng và phần mềm của nó trên hệ thống của bên thứ ba.

Cách kết hợp hệ thống máy tính tiền vào cửa hàng thương mại điện tử của bạn

Các hệ thống POS hiện đại cung cấp mọi thứ, từ đặt hàng trực tuyến đến thanh toán không tiếp xúc trên thiết bị di động thông qua các ứng dụng của riêng họ, cũng như quản lý hàng tồn kho. Họ cũng có thể kết nối với các ứng dụng khác, chẳng hạn như bộ định tuyến đặt hàng hoặc dịch vụ kế toán như QuickBooks. Nếu một doanh nghiệp có ứng dụng riêng, thì doanh nghiệp đó có thể tích hợp hệ thống POS vào đó bằng cách sử dụng giao diện lập trình ứng dụng (API), cho phép POS hoạt động trong ứng dụng.

Đối với những nhà cung cấp không cố gắng sử dụng tiền mặt, việc kết hợp máy tính tiền vật lý với hệ thống POS kỹ thuật số có thể khó khăn. Tuy nhiên, nhiều sổ đăng ký hiện đại có khả năng dễ dàng ghi lại và theo dõi các giao dịch tiền mặt tại chỗ hoặc thông qua đám mây.

Nhiều công ty POS cung cấp hướng dẫn đào tạo người dùng và nhân viên về những điểm phức tạp trong hệ thống của họ (ví dụ: xem hướng dẫn đào tạo Shopify POS của chúng tôi). Đây có thể là một nguồn tài nguyên hữu ích cho các chủ doanh nghiệp giới thiệu nhân viên hoặc khi chuyển sang một hệ thống đăng ký mới. Chủ doanh nghiệp có thể phát triển các mô-đun đào tạo cho người lao động kết hợp các hướng dẫn này và đưa ra các khuyến khích để họ hoàn thành.