Tính năng kế toán mới này có thể cứu doanh nghiệp khỏi gian lận và rủi ro tài chính như thế nào

Hãy tưởng tượng điều này. John Carter bắt đầu công việc của mình với tư cách là giám đốc tài chính và quản lý mới của câu lạc bộ đồng quê bằng cách đối chiếu các mục nhật ký bảng lương với nhật ký bảng lương của nhân viên do bộ xử lý bảng lương của câu lạc bộ cung cấp. Anh ấy phải mất hàng tuần và khiến anh ấy mất tập trung vào những vấn đề quan trọng khác. Cuối cùng, Carter suy luận rằng giám đốc nhân sự của câu lạc bộ đang biển thủ hàng nghìn đô la tiền trả thừa cho cô ấy và các nhân viên khác.

Nếu không có sự hòa giải, Carter có thể đã không phát hiện ra vụ lừa đảo. Anh ấy có thể đã phát hiện ra nó sớm hơn – thậm chí có thể ngăn chặn nó – nếu câu lạc bộ có chính sách hòa giải hàng tháng hoặc hai tuần một lần nhằm giám sát chặt chẽ sổ sách kế toán của mình.

Đối chiếu giúp theo dõi tiền mặt một cách đáng tin cậy bằng cách xác thực chéo dữ liệu kế toán với hồ sơ tài chính độc lập như bảng sao kê ngân hàng để giảm sai sót, mục nhập trùng lặp và thông tin không chính xác.

Dữ liệu kế toán của bạn có cho thấy nhiều tiền mặt hơn số tiền có trong tài khoản ngân hàng của bạn không? Có thể khoản thanh toán của khách hàng bị trả lại hoặc bạn quên tính phí ngân hàng. Đối chiếu củng cố tính toàn vẹn của sổ sách kế toán của bạn, giúp theo dõi dòng tiền, xác định gian lận, ngăn chặn bội chi và tạo báo cáo tài chính chính xác.

Liên quan: Sáu xu hướng công nghệ mà mọi ngân hàng nên sẵn sàng cho năm 2021

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nguồn lực rất hạn chế, điển hình là một kế toán viên phải làm việc quá sức để đối chiếu các hồ sơ tài chính theo cách thủ công. Tùy thuộc vào các yếu tố như giá trị mua và bán của một doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân viên, lịch sử hoạt động, v.v., việc đối chiếu có thể tốn nhiều thời gian, công sức và dễ mắc lỗi. Hãy xem xét các bước liên quan:

• Đăng nhập vào cổng thông tin ngân hàng.
• Tải xuống báo cáo ngân hàng.
• So sánh thủ công từng mục nhập với đối tác của nó trong hồ sơ kế toán.
• Ghi lại quá trình trên nhiều bảng tính.

Một bước đi sai lầm ở bất kỳ giai đoạn nào, với bất kỳ mục nhập nào, đều có thể gây nguy hiểm cho toàn bộ quá trình.

Hơn nữa, hầu hết các phương thức thanh toán đều mất thời gian để giải quyết. Đây là một sự cố:

Liên quan: Cách bảo vệ doanh nghiệp nhỏ của bạn chống gian lận

Phương thức thanh toán và thời gian thanh toán

• Tín dụng ACH (Nhà thanh toán bù trừ tự động)
• ghi nợ ACH
  • Xấp xỉ 1-2 ngày làm việc
• Tín dụng ACH trong ngày
• Ghi nợ ACH trong cùng ngày
• chuyển khoản
• Thanh toán theo thời gian thực (RTP)
• Séc

Một số thời gian thanh toán này buộc phải có độ trễ che giấu số dư khả dụng, giao dịch vẫn đang được xử lý và thời điểm các nhóm giao dịch khác nhau có khả năng được thanh toán. Các doanh nghiệp nhỏ thường hoạt động với lợi nhuận thấp và việc đưa ra các quyết định tài chính dựa trên thông tin lỗi thời hoặc bị lỗi có thể rất tốn kém.

Các ngân hàng cũng xử lý các giao dịch theo lô. Một doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện mười giao dịch tín dụng ACH riêng biệt trị giá 1.000 đô la, tuy nhiên, ngân hàng xử lý giao dịch đó như một giao dịch 10.000 đô la, khiến việc ràng buộc từng khoản thanh toán với giao dịch thích hợp trên bảng sao kê ngân hàng trở nên khó khăn.

Liên quan: Cách viết séc đúng cách trong 5 bước đơn giản

Đối chiếu tự động giải quyết những vấn đề này bằng cách tải lên và xác thực chéo hồ sơ ngân hàng với nền tảng kế toán của họ. Nó cung cấp các báo cáo tài chính chính xác, tăng tốc sổ sách kế toán và cải thiện quản lý tài chính. Với các doanh nghiệp nhỏ chịu áp lực ngày càng tăng để đóng sổ sách của họ nhanh hơn, hãy nghĩ đến thời gian, chi phí và tiết kiệm lao động mà chủ sở hữu có thể có với tự động điều chỉnh.

Nhưng các doanh nghiệp bị hạn chế trong sự lựa chọn. Một số công cụ tự động đối chiếu yêu cầu can thiệp thủ công, chẳng hạn như tải lên bảng sao kê ngân hàng, trong khi các nhà cung cấp nền tảng kế toán lớn như QuickBooks cho phép người dùng nhập dữ liệu ngân hàng để xác minh chéo thông qua API độc quyền với các tổ chức tài chính lớn. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một ngân hàng kinh doanh nhỏ với một tổ chức tài chính không liên kết với nền tảng kế toán của họ hoặc ngược lại?

Liên quan: Làm thế nào ngân hàng mở có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp nhỏ

Các ngân hàng có cơ hội thực sự ở đây — để đi trước đón đầu và cung cấp khả năng đối chiếu tự động thực sự thông qua API kế toán toàn cầu giúp đẩy các giao dịch ngân hàng trực tiếp vào bất kỳ và mọi hệ thống kế toán. Tính năng tự động đối chiếu qua API đảm bảo rằng hồ sơ kế toán của doanh nghiệp luôn được cập nhật vì ngân hàng của họ tự động điền vào nền tảng kế toán của mình thông tin theo thời gian thực. Việc cung cấp một API kế toán toàn cầu đảm bảo rằng các ngân hàng không bao giờ gặp khó khăn trong việc phục vụ cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và các doanh nghiệp không bao giờ phải suy nghĩ kỹ về việc ngân hàng và hệ thống kế toán của họ có tương thích hay không.

Ứng dụng rộng rãi của API trong ngành ngân hàng mang lại giá trị to lớn cho các dịch vụ khác, chẳng hạn như khởi tạo khoản vay. API cho vay hợp lý hóa và đẩy nhanh quá trình bảo lãnh phát hành bằng cách thiết lập kết nối trực tiếp giữa người cho vay và người xin vay, tăng tính minh bạch và quyền truy cập, đồng thời giảm khả năng gian lận. Các ngân hàng có dịch vụ được tăng cường thông qua API của bên thứ ba đang trở nên phổ biến hơn ở những nơi như Vương quốc Anh, nơi ngân hàng mở được chính phủ ủy quyền.

Liên quan: API mở: Điều gì tiếp theo?

Chúng ta vẫn còn ở phía sau Hoa Kỳ và Canada, nhưng sẽ không lâu đâu. Thực tế là tự động hòa giải là một nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ nói lên một nhu cầu lớn hơn: Các doanh nghiệp nhỏ cần được chăm sóc đặc biệt. Các ngân hàng phải bắt kịp hoặc có nguy cơ mất khách hàng vào tay các đối thủ hiểu cuộc chơi và đang mở rộng để tiếp cận nhiều loại dịch vụ thích hợp hơn. Các ngân hàng và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán nhanh chóng cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng thông qua API cho các khách hàng doanh nghiệp nhỏ của họ sẽ được hưởng lợi lâu dài thông qua việc giữ chân khách hàng.

Tất nhiên, công nghệ không phải là hoàn hảo 100% — một số mức độ kiểm tra thủ công vẫn sẽ cần thiết. Nhưng bằng cách cung cấp cho các khách hàng doanh nghiệp nhỏ của họ cơ hội tự động hóa quy trình kế toán quan trọng, các ngân hàng có thể đầu tư cả vào khách hàng và tương lai của chính họ.