Thiếu nhân sự: Làm thế nào các nhà bán lẻ có thể quản lý những thách thức về nhân sự

Các nhà bán lẻ thường thấy mình thiếu nhân viên. Đặc biệt là trong thời gian cao điểm, điều này có thể dẫn đến tình trạng xếp hàng dài và khiến khách hàng bực bội, điều này không lý tưởng cho trải nghiệm khách hàng của bạn. Tuy nhiên, có một số điều mà các nhà bán lẻ có thể làm để quản lý những thách thức về nhân sự.

Cho dù đó là sự kết hợp tốt hơn giữa nhân viên toàn thời gian hay bán thời gian hay khám phá tự động hóa để hợp lý hóa quy trình hỗ trợ khách hàng, các nhà bán lẻ có một số tùy chọn đáng để thử.

Hướng dẫn này trình bày về những gì, khi nào, ở đâu và làm thế nào để thiếu nhân sự để các nhà quản lý có thể giảm tác động mà nó có thể có đối với lợi nhuận của họ.

Mục lục

ý nghĩa nhân viên ngắn

Khi một doanh nghiệp thiếu nhân sự, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp không có đủ nhân viên để đảm nhận tất cả các ca hoặc vị trí cần tuyển dụng. Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do, bao gồm sự gia tăng trong kinh doanh, nhân viên nghỉ việc hoặc bị sa thải mà không có thông báo đủ lâu hoặc nhân viên nghỉ phép đột xuất.

Dù lý do là gì, việc thiếu nhân sự có thể là một thách thức đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng điều đó đặc biệt khó khăn đối với các doanh nghiệp bán lẻ, những doanh nghiệp thường dựa vào việc có một số lượng nhân viên nhất định để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Vì sao doanh nghiệp thiếu nhân sự?

Có một số lý do tại sao các doanh nghiệp—đặc biệt là các doanh nghiệp bán lẻ—có thể thiếu nhân sự. Một là tình trạng thiếu lao động hiện nay. Do các sự kiện trên toàn thế giới như đại dịch COVID gần đây và hậu quả của nó đối với chuỗi cung ứng cũng như những kỳ vọng về mức lương thưởng mới, các nhà bán lẻ đang rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan về nhân sự khi các vị trí trở nên khó tuyển nhân viên có trình độ hơn.

Mặc dù 79% người mua sắm tại cửa hàng bán lẻ tin rằng cộng tác viên bán hàng có kiến ​​thức là quan trọng, nhưng các nhà bán lẻ đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nhân viên có thể lấp đầy các vị trí phù hợp với mong đợi của khách hàng. Tháng 4 năm 2021 chứng kiến ​​số lượng đơn từ chức bán lẻ lớn nhất, lên tới tổng số 11 triệu vị trí trống. Điều này khiến ban quản lý bán lẻ hiện tại có hai lựa chọn: Sáng tạo với cách họ thu hút và giữ chân những nhân viên chất lượng và tìm hiểu xem họ có thể vắt kiệt bao nhiêu từ các nguồn lực hiện có của mình.

Ảnh hưởng của việc thiếu nhân sự

Việc thiếu nhân sự đi kèm với một số tác động ngắn hạn và dài hạn, bao gồm:

Dịch vụ khách hàng kém

Dịch vụ khách hàng kém là một trong những tác động phổ biến nhất của việc thiếu nhân viên. Khi không có đủ nhân viên để trang trải tất cả các ca, các nhân viên đang làm việc thường phải làm việc quá sức và không thể dành cho từng khách hàng sự quan tâm xứng đáng. Điều này dẫn đến việc xếp hàng dài, khách hàng thất vọng và cuối cùng là thua lỗ trong kinh doanh.

Tinh thần nhân viên

Tinh thần làm việc của nhân viên là một tác động phổ biến khác của việc thiếu nhân sự. Khi nhân viên làm việc quá sức và thiếu nhân viên, căng thẳng và sự không hài lòng trong công việc sẽ xảy ra. Điều gì xảy ra sau đó? Nhân viên có xu hướng bỏ việc và gọi điện báo ốm thường xuyên hơn, và nhìn chung là kém hiệu quả hơn. Có rất nhiều tác động, bao gồm tỷ lệ doanh thu cao hơn mà cuối cùng ảnh hưởng đến lợi nhuận của nhà bán lẻ.

Cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ

Không có nhiều trợ giúp để hoạt động bán lẻ diễn ra suôn sẻ, các doanh nghiệp bỏ lỡ việc tạo ra các dự án như sắp xếp lại khu vực bán hàng của họ cho mùa lễ hoặc quản lý các màn hình hiển thị hàng hóa trực quan dẫn đến doanh số bán hàng.

Giải pháp tốt nhất cho tình trạng thiếu hụt nhân sự

Hãy xem xét một vài giải pháp dài hạn cho tình trạng thiếu nhân viên cho doanh nghiệp bán lẻ của bạn.

Đầu tư vào đào tạo bán lẻ

Một trong những giải pháp dài hạn tốt nhất cho tình trạng thiếu nhân viên là đầu tư vào đào tạo bán lẻ để trang bị cho nhân viên những bí quyết cần thiết nhằm mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Đào tạo bán lẻ giúp nhân viên làm việc hiệu quả khi họ hiểu rõ hơn về các sản phẩm họ đang bán và cách họ có thể hỗ trợ khách hàng tốt nhất trong các công việc tại cửa hàng.

Khi bạn đầu tư vào đào tạo bán lẻ, cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm đều quan trọng để đạt được kết quả tối ưu. Điều này làm tăng doanh thu, tinh thần và năng suất trong nhóm của bạn.

Sửa đổi lịch trình nhân viên hiện tại của bạn

Có thể lịch trình hiện tại của bạn có thể giúp bạn vượt qua những tuần chậm nhất và bận rộn nhất. Nhưng bối cảnh bán lẻ—cũng như kỳ vọng của nhân viên và khách hàng—đã thay đổi, điều đó có nghĩa là lịch trình luân phiên có thể được sắp xếp theo thứ tự.

Một lịch trình luân phiên là tốt nhất cho các doanh nghiệp luôn cần nhân viên trực. Đó là một cách để cung cấp sự linh hoạt cho lực lượng lao động của bạn mà không phải giải quyết các khoảng trống trong ca làm việc. Điều tốt là bạn có thể chọn từ một vài lịch trình luân phiên đã được thử nghiệm và chứng minh để đảm bảo bạn làm việc với một lịch trình phù hợp với nhu cầu bán lẻ của mình, bao gồm:

• Lịch trình thay đổi pitman
• lịch làm việc Dupont
• Lịch quay cuối tuần
• Lịch làm ca 24-48
• Lịch làm ca 4-3

Ưu tiên tốt hơn

Nếu bạn thấy mình liên tục thiếu nhân sự, có lẽ đã đến lúc xem lại các kỹ năng ưu tiên của bạn. Thông thường, lý do các doanh nghiệp thiếu nhân sự là vì họ đang cố gắng làm quá nhiều việc với quá ít nhân viên.

Nhân viên trở nên làm việc quá sức và căng thẳng, sau đó dẫn đến bỏ việc, tinh thần thấp và buông thả. Để tránh điều này, hãy cố gắng ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất—bao gồm cả những nhiệm vụ quan trọng đối với nhân viên của bạn, chẳng hạn như lập lịch trình hợp lý và hỗ trợ tại chỗ—và ủy thác phần còn lại. Bằng cách này, bạn tận dụng tốt nhất thời gian của nhân viên và duy trì tỷ lệ giữ chân nhân viên lành mạnh.

Nâng cao phúc lợi cho nhân viên

Dữ liệu rõ ràng: Bằng cách cung cấp các lợi ích tốt hơn, các nhà bán lẻ có thể thu hút và giữ chân những nhân viên giỏi nhất. Hãy coi Thế hệ Z và thế hệ thiên niên kỷ là lực lượng lao động lớn nhất hiện nay—82% trong số họ muốn có những ngày chăm sóc sức khỏe tâm thần như một phần trong chính sách dành cho nhân viên của họ.

Là một nhà bán lẻ, có rất nhiều lợi ích bạn có thể cung cấp để khiến các vị trí mở trở nên hấp dẫn hơn, bao gồm:

• Cải thiện kế hoạch bảo hiểm y tế
• Tùy chọn tiết kiệm hưu trí
• tùy chọn HSA
• Lợi ích sức khỏe tâm thần
• Nghỉ có lương
• Hỗ trợ thanh toán đại học
• tiền thưởng hiệu suất

Khi thời gian thay đổi nhanh chóng và công nghệ đặt ra những kỳ vọng mới cho khách hàng và nhân viên, các nhà bán lẻ không có lựa chọn nào khác ngoài việc sáng tạo trong cách họ giải quyết các vấn đề thiếu nhân sự.

Hợp tác với các trường cao đẳng/tổ chức địa phương để tạo lộ trình

Nếu gặp khó khăn trong việc tìm nhân viên có trình độ, bạn có thể cân nhắc hợp tác với các trường cao đẳng hoặc tổ chức địa phương để tạo lộ trình việc làm. Bằng cách hợp tác với các tổ chức này, bạn có thể tạo ra một nhóm nhân viên đủ tiêu chuẩn sẵn sàng gia nhập công ty của bạn. Khi bạn phát triển và quản lý các mối quan hệ này tại địa phương, nó có thể giúp giảm bớt các vấn đề về nhân sự như một chiến lược dài hạn.

Khám phá tự động hóa và công nghệ để hỗ trợ nhân viên

Nếu bạn là nhà bán lẻ, rất có thể bạn đang làm việc với hệ thống POS để giúp bạn hoàn tất giao dịch, theo dõi hàng tồn kho và xuất biên lai. Nhưng hệ thống POS của bạn cũng có thể giúp bạn quản lý tài khoản nhân viên và nhân viên.

Ví dụ: hệ thống POS của Shopify cho phép người quản lý bán lẻ thêm hoặc xóa nhân viên và đặt mã PIN. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tham gia và giúp thực hiện các nhiệm vụ thu ngân và giao dịch nếu ca làm việc thiếu nhân sự. Với sự trợ giúp của công nghệ, các nhà quản lý bán lẻ có thể giảm bớt quy trình đảm bảo nhân viên được trang bị và sẵn sàng mọi lúc.

Đưa ra mức lương cạnh tranh

Nếu bạn muốn giữ chân nhân viên của mình, đưa ra mức lương cạnh tranh là một trong những cách tốt nhất để giữ chân họ. Nó giúp bạn giữ chân những nhân viên giỏi nhất và làm việc hiệu quả nhất đồng thời giảm tỷ lệ nghỉ việc tốn kém, nâng cao tinh thần của nhân viên và giảm bớt tác động của tình trạng thiếu nhân viên quá mức. Bằng cách trả lương cao hơn cho nhân viên, bạn có thể loại bỏ vấn đề bồi thường có thể xảy ra.

Thực hiện tuyển dụng tạm thời (đặc biệt là trong các mùa lễ)

Đặc biệt là trong mùa nghỉ lễ, việc tuyển dụng tạm thời giúp các nhà bán lẻ vượt qua những tháng bận rộn nhất trong năm mà không cần phải thuê nhân viên toàn thời gian dài hạn. Công việc tạm thời có thể hấp dẫn đối với những nhân viên đang làm nhiều công việc khác nhau hoặc những người có thể đang tìm kiếm thêm thu nhập trong kỳ nghỉ lễ. Các cơ quan tạm thời có thể cung cấp thêm nhân viên trên cơ sở khi cần thiết, thường với chi phí thấp hơn so với thuê toàn thời gian.

Cải thiện quy trình giới thiệu của bạn

Các nhà bán lẻ thường có thể sử dụng các quy trình giới thiệu rườm rà, tốn thời gian và chi phí. Bằng cách cải thiện quy trình giới thiệu của mình, bạn sẽ có thể giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và tạo điều kiện để thực hiện công việc của họ.

Quy trình giới thiệu có thể được làm phong phú hơn bằng cách thiết lập các ngày định hướng được chỉ định cho nhân viên mới, cung cấp cổng thông tin cho nhân viên và cung cấp tài liệu và tài nguyên đào tạo sẽ giúp họ dễ dàng thực hiện các trách nhiệm tại nơi làm việc mới. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thực sự tiến bộ với cách quản lý quy trình giới thiệu của mình, thì việc sử dụng AI để giới thiệu nhân viên mới đang nhanh chóng trở thành một lựa chọn phổ biến.

Công khai công nhận những nhân viên giỏi nhất của bạn

Có nhân viên liên tục xuất sắc trong vị trí của họ? Giữ họ khỏi rời đi bằng cách khen thưởng công khai những nhân viên giỏi nhất của bạn. Điều này có thể có dạng:

• Thẻ quà tặng đánh giá cao
• Nghỉ trưa kéo dài
• Tặng thời gian nghỉ bất ngờ
• Nhận biết ngày sinh nhật của họ
• Cung cấp một món quà cá nhân nhỏ

Cân nhắc sử dụng chương trình giới thiệu nhân viên

Sử dụng chương trình giới thiệu nhân viên là một cách tuyệt vời khác để giúp giải quyết vấn đề thiếu nhân viên. Khoảng 55% công ty cho biết các chương trình giới thiệu nhân viên giúp giảm thời gian và chi phí của quá trình tuyển dụng. Thiết lập một chương trình giới thiệu cũng đảm bảo bạn đang xem xét các ứng viên tốt hơn.

Tăng cường sự tham gia của người quản lý trong các hoạt động hàng ngày

Bằng cách tăng cường sự tham gia của người quản lý vào các hoạt động hàng ngày, các nhà bán lẻ có thể giải phóng một số thời gian của nhân viên để họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ dịch vụ khách hàng khác. Điều này cũng cho phép các nhà quản lý hiểu rõ hơn về nhân viên của họ, quản lý các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều định hướng hơn và nó cũng có thể giúp các nhà quản lý bán lẻ xác định bất kỳ tình trạng thiếu nhân viên tiềm ẩn nào trước khi chúng xảy ra.

Đảm bảo nhân viên được đào tạo chéo

Việc nhân viên được đào tạo chéo trong nhiều lĩnh vực giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động ngay cả khi thiếu nhân sự. Những người dự trữ hàng hóa của bạn sẽ có thể xử lý các nhiệm vụ thu ngân và quản lý hàng trả lại hoặc hàng đổi. Điều này sẽ giúp giảm căng thẳng cho bất kỳ nhóm nhân viên nào trong đồng hồ và cũng sẽ đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ bất kể ai đang làm việc.

Ngoài sự thiếu hụt nhân viên

Xử lý vấn đề nhân sự có thể được thực hiện từ một vài góc độ khác nhau, từ cách bạn phỏng vấn và tiếp nhận nhân viên đến cách bạn quản lý lịch trình của nhân viên. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là phải nhận thức được những tác động ngắn hạn và dài hạn của việc thiếu nhân sự. Bằng cách này, bạn sẽ được trang bị để thực hiện những thay đổi cần thiết để tránh chúng—hoặc ít nhất là giảm tác động tổng thể của nó đối với doanh số bán hàng của bạn.