Tech Talk: Hãy để Dòng Công việc In

InfoTrends phân tích sản xuất in ấn thông minh trông như thế nào, yêu cầu quy trình làm việc phải theo kịp. (Nhấp để Phóng to)

Thế giới báo in đang thay đổi – và nó đang diễn ra nhanh chóng. Công việc ngày càng phức tạp hơn, mang tính cá nhân hơn, với nhiều thành phần độc đáo hơn kéo dài giới hạn của sự sáng tạo và công nghệ của máy in. Thời gian quay vòng ngày càng ngắn hơn và các nhà in đang nhận thấy mình được yêu cầu mở rộng dịch vụ, trở thành “cửa hàng một cửa” cho khách hàng của họ. Các máy in cũng đang được kêu gọi đóng vai trò là đối tác tiếp thị, thay vì chỉ là nhà cung cấp dịch vụ in ấn, thậm chí còn làm tăng thêm nhiều lớp phức tạp hơn cho phương trình.

Đối với nhiều cửa hàng, tìm ra cách quản lý tất cả các bộ phận chuyển động này là hơn một nửa thách thức trong môi trường kinh doanh ngày nay. Và nền tảng để thành công đồng thời vừa đơn giản vừa phức tạp đến nhức đầu: quy trình làm việc.

“Quy trình làm việc là điểm khác biệt cốt lõi giữa các nhà cung cấp dịch vụ in cạnh tranh; Khi máy in sản xuất kỹ thuật số trở nên phổ biến hơn, sự khác biệt cạnh tranh từng tồn tại về kỹ năng của nghệ nhân trong việc tối ưu hóa chất lượng trên máy ép offset (ví dụ: cân bằng mực / nước, v.v.) bắt đầu biến mất, ”Marco Boer, Phó chủ tịch, Chiến lược CNTT lưu ý .

Kỳ vọng thay đổi của tự động hóa

Một trong những từ thông dụng của những năm gần đây về quy trình làm việc là “tự động hóa”. Có ý kiến ​​cho rằng, để duy trì hiệu quả và tiếp tục cải thiện chất lượng đồng thời giảm thời gian quay vòng, các cửa hàng ngày càng cần phải loại bỏ các điểm tiếp xúc khỏi quy trình làm việc của họ.

Điều này đặc biệt đúng khi sự hội tụ của ngành tiếp tục diễn ra; các cửa hàng không chỉ có một quy trình làm việc thống nhất, duy nhất nữa. Thay vào đó, nhiều cửa hàng có nhiều quy trình làm việc cho các loại công việc in khác nhau – từ in offset, đến in dữ liệu biến đổi, đến đóng gói, đến công việc định dạng rộng. Mỗi loại hình đều có thiết bị, phần mềm riêng và các phương pháp hay nhất để di chuyển công việc qua cửa hàng một cách hiệu quả.

Với rất nhiều bộ phận chuyển động, việc loại bỏ càng nhiều điểm có khả năng xảy ra lỗi của con người hoặc sự chậm chạp xảy ra là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên, trong khi hầu hết các nhà in đồng ý rằng tự động hóa cải thiện hoạt động kinh doanh, tỷ lệ chấp nhận vẫn còn chậm.

Pat McGrew, giám đốc, Keypoint Intelligence, Dịch vụ quy trình sản xuất của InfoTrends cho biết: “Chúng tôi vừa hoàn thành Nghiên cứu Đầu tư Phần mềm Bắc Mỹ cho năm 2018. Các xu hướng này thật thú vị. “Chúng tôi biết rằng PSP [print services providers] ở Bắc Mỹ nên đánh giá quy trình làm việc của họ và hướng tới việc loại bỏ các điểm tiếp xúc thủ công, các công cụ phần mềm bổ trợ và các nút thắt cổ chai, nhưng nó đang diễn ra rất chậm.

“Các PSP lớn hơn đang thực hiện tốt hơn việc tích hợp các công cụ mới so với các đối tác PSP nhỏ hơn của chúng, nhưng nhìn chung, có rất nhiều cơ hội để trở nên hiệu quả và tự động hơn.”

Sự bế tắc dường như ít xảy ra hơn khi các nhà in không hiểu rằng tự động hóa là tương lai của doanh nghiệp họ, và nhiều hơn nữa là do không biết bắt đầu từ đâu.

“Tôi bắt đầu lại từ đầu hay tôi cố gắng tích hợp vào quy trình làm việc hiện có? Tôi nên tìm đến ai để tích hợp vào quy trình làm việc hiện tại của mình? Một nhà cung cấp phần mềm? Một nhà cung cấp phần cứng? Tôi có nên tự phát triển không? ” Boer hỏi.

Chỉ cố gắng tìm ra nơi bắt đầu có thể là một thách thức đặc biệt đối với các cửa hàng đã kinh doanh nhiều năm, vì họ đang làm việc không chỉ với phần mềm, quy trình và thiết bị cũ mà còn với đội ngũ nhân viên đã phát triển các cách thức riêng của họ những việc đã hoàn thành, khó có thể thoát ra được.

McGrew lưu ý: “Vấn đề tồn tại cho dù chúng ta nói chuyện với các PSP giao dịch, máy in thương mại hay các công ty phục vụ đóng gói kỹ thuật số hoặc dệt kỹ thuật số. “Việc nắm bắt các thông số kỹ thuật công việc một cách phổ biến, có tổ chức và nhất quán khiến hầu hết các tổ chức in đều bối rối. Trong một số, mỗi nhân viên bán hàng có phương pháp riêng của họ. Ở những nơi khác, có nhiều mặt tiền kỹ thuật số và giải pháp Web-to-in đang được sử dụng, mỗi giải pháp hoạt động khác nhau, để lại những khoảng trống về thông tin cần thiết để đưa công việc vào sản xuất. ”

Theo Mark Bohan, giám đốc, Prinect & CtP, tại Heidelberg USA, giải pháp là lùi lại một bước và tiếp cận vấn đề từng phần một.

Ông nói: “Hãy nhìn nó từ bức tranh toàn cảnh – toàn bộ quy trình làm việc – và sau đó cố gắng thực hiện mọi thứ theo quy trình từng bước. “Bạn có thể bắt đầu với những kết quả thấp và nhận được những vấn đề dễ giải quyết, sau đó phát triển từ đó. Đừng cố gắng giải quyết tất cả mọi thứ cùng một lúc ”.

Đối với hầu hết các cửa hàng, theo Bohan, cách tiếp cận tốt nhất là trước tiên hãy xem xét kỹ toàn bộ quy trình làm việc và xác định con đường mà hầu hết các công việc cần đi để đạt hiệu quả cao nhất. Thiết kế quy trình làm việc để phù hợp với phần lớn công việc và lo lắng về các trường hợp ngoại lệ sau này. “Không phải là điều chỉnh quy trình làm việc theo cách bạn muốn vận hành; nó đang xem xét cách bạn đang vận hành và tận dụng quy trình làm việc để phù hợp, ”ông nói thêm.

Một vấn đề đáng cân nhắc khác là liệu cửa hàng có – hoặc nên có – một quy trình làm việc thống nhất trên tất cả các công nghệ mà cửa hàng cung cấp hay không. Ví dụ, in offset và in kỹ thuật số có các yêu cầu rất khác nhau về cách các tệp cần di chuyển trong quá trình. Bao bì yêu cầu một tập hợp các thông số khác để tuân theo và định dạng rộng khác.

Đối với một số cửa hàng, việc xây dựng quy trình làm việc tự động có thể định tuyến công việc đến đúng thiết bị có thể có ý nghĩa. Đối với những người khác, có thể có ý nghĩa hơn nếu có các quy trình công việc riêng biệt mà tất cả đều chuyển về một hệ thống quản lý văn phòng duy nhất. Mọi hoạt động sẽ khác nhau, đó là lúc bạn cần dành thời gian để thực sự hiểu nhu cầu của cửa hàng trước khi bắt đầu đầu tư vào các giải pháp quy trình làm việc mới.

“Tất cả các máy in thương mại sẽ yêu cầu phần mềm quy trình làm việc phức tạp để phát triển mạnh về mặt tài chính,” Boer lưu ý. “Câu hỏi đặt ra là liệu bạn có cố gắng tích hợp quy trình in kỹ thuật số vào quy trình làm việc in offset, hay bạn giữ chúng riêng biệt? Đó là một quyết định tùy chỉnh cho mọi hoạt động, không có câu trả lời đúng / sai. “

Tuy nhiên, Bohan lưu ý, các nhà in cần ngừng nghĩ tự động hóa quy trình làm việc như một vấn đề “con người so với công nghệ”. Đúng hơn, đó là về sự tích hợp.

Ông nói: “Bạn nên xem xét các công việc tiêu chuẩn và tự động hóa chúng. “Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại nhiều nhất có thể.”
Điều đó đặc biệt đúng khi ngày càng có nhiều máy in bổ sung các công nghệ và ngành dọc mới vào dòng sản phẩm của họ.

Boer lưu ý: “Thông thường, các chuyên ngành (chẳng hạn như đầu ra định dạng rộng) có tỷ suất lợi nhuận cao, nhưng khối lượng tương đối thấp. “Nhập các công việc khối lượng thấp vào phần mềm quy trình công việc thường được coi là một công việc lãng phí thời gian, vì thời gian nhập có thể lâu hơn thời gian in thực tế. Điều đó có thể đúng ngày nay nhưng theo thời gian, khi khối lượng của đặc sản ngày càng tăng, việc tích hợp nó vào quy trình làm việc chung của cửa hàng sẽ trở nên khó khăn hơn ”.

Đó là về dữ liệu, quá

Quy trình làm việc hiệu quả mang lại vô số lợi ích cho một cửa hàng, nhưng một trong những điều mà hầu hết các nhà in có thể không tính đến là sự phong phú của dữ liệu khiến nó dễ dàng truy cập hơn nhiều. Dữ liệu, theo Bohan, cung cấp ngay cho các quyết định kinh doanh mà cửa hàng đưa ra hàng ngày. Ông lưu ý rằng một nền tảng quy trình làm việc vững chắc giúp bạn có thể xác định không chỉ công việc nào đáp ứng hoặc vượt quá chi phí dự kiến, mà còn những khách hàng nào thường được đưa ra ước tính quá thấp so với chi phí để có thể sinh lời, hoặc nhân viên bán hàng nào có xu hướng có tỷ suất lợi nhuận cao hơn sắp tới trong.

Các dữ liệu khác mà quy trình làm việc tự động và hiệu quả có thể giúp làm rõ là những thứ như chất nền nào đang hoạt động tốt trong cửa hàng và chất nào đang tạo ra sự cố trên máy? Sự chậm chạp đang xảy ra ở đâu và cửa hàng có thể giải quyết những người có chương trình đào tạo tốt hơn, đặc biệt là khi các nhà khai thác máy ép có tay nghề cao hơn nghỉ hưu và nhiều công nhân thiếu kinh nghiệm hơn vào kinh doanh để thay thế họ?

Nói tóm lại, một quy trình làm việc ổn định cho phép máy in làm được nhiều việc hơn là chỉ chuyển công việc nhanh chóng hơn; nó cho phép họ đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt dựa trên những con số khó, thay vì chỉ là “cảm xúc ruột thịt”.

Bohan nhấn mạnh: “Điều bao quát với quy trình làm việc là tất cả đều liên quan đến dữ liệu. “Quy trình làm việc là về việc tạo ra một cửa hàng in thông minh, truyền dữ liệu một cách liền mạch qua từng bước trong quy trình, nhưng sau đó cũng thu thập dữ liệu trở lại từ cả quá trình sản xuất và kinh doanh để bạn có được thông tin mà bạn có thể dễ dàng truy cập và phân tích một cách trực quan.”

Quy trình làm việc là xương sống của một cửa hàng in – bất kể loại hình, quy mô, chuyên ngành hay phân khúc ngành. Mục tiêu cuối cùng sẽ dẫn đến thành công là tạo ra một quy trình tự động có thể xử lý mọi công việc, thu thập mọi dữ liệu và chuyển mọi công việc từ đầu đến cuối mà không gặp vấn đề gì.