Tại sao các nhà in và người viết thư nên rất nghiêm túc bảo mật dữ liệu

Có lẽ bạn đã mệt mỏi khi nghe về nó: vi phạm dữ liệu. Mối quan tâm về quyền riêng tư. Dọn dẹp dữ liệu. Quản lý dữ liệu. Nhưng chỉ vì bạn cảm thấy mệt mỏi khi nghe về tất cả các cách dữ liệu có thể và nên được duy trì và sử dụng không có nghĩa là bạn, với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ máy in và thư thương mại hoặc tiếp thị trực tiếp, có thể bỏ qua nó. Dữ liệu là mạch máu của bất kỳ doanh nghiệp nào trong xã hội ngày nay và biết cách tận dụng tối đa dữ liệu cũng như cách bảo vệ dữ liệu cho chính bạn và khách hàng của bạn, có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa một doanh nghiệp đang bùng nổ và một doanh nghiệp đang phải vật lộn để vươn lên.

David Spencer, chủ tịch và giám đốc điều hành của SpencerMetrics, chỉ ra: “Kinh doanh chạy trên dữ liệu – và máy in thương mại cũng không ngoại lệ. “Dữ liệu đại diện cho sự thật – bạn đang ở đâu và bạn đã ở đâu – và có thể là cơ sở cho việc bạn nên đi đến đâu để trở nên xuất sắc, hoặc ít nhất là để duy trì tính cạnh tranh. Máy in thương mại đã đi sau nhiều ngành công nghiệp khác. May mắn thay, họ đang ngày càng nhận ra nhu cầu này và thực hiện các bước cần thiết ”.

Điều phức tạp hơn nữa là sự hỗn tạp của luật dữ liệu trên khắp đất nước – một số bang đã ban hành luật với mức độ nghiêm trọng và hiệu lực thi hành khác nhau, và việc thúc đẩy luật dữ liệu của Quốc hội cấp liên bang đã bị đình trệ trong ủy ban khi các cuộc tranh luận về điều gì nên và không nên được bảo hiểm, ai sẽ thực thi nó, và thậm chí liệu luật liên bang có ghi đè lên luật của tiểu bang hay không, đã kéo dài. Điều này có nghĩa là, đối với máy in và bưu phẩm, việc tìm ra cách sử dụng và bảo mật dữ liệu có thể là một bãi mìn vào những thời điểm tốt nhất.

Bạn đang xem: Tại sao các nhà in và người viết thư nên rất nghiêm túc bảo mật dữ liệu

Dữ liệu chuyển động

Có hai cách để suy nghĩ về dữ liệu trong hoạt động in và gửi thư, và cả hai đều quan trọng như nhau. Đầu tiên, đối với bất kỳ ai gửi bất cứ thứ gì qua thư, tính toàn vẹn của dữ liệu là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của công việc. Nếu chiến dịch thư trực tiếp không đến đúng nhân khẩu học, đúng địa chỉ hoặc đúng tên, thì nó sẽ không thực sự tạo ra tỷ lệ phản hồi và ROI mà khách hàng đang tìm kiếm. Trong khi một số thương hiệu và nhà tiếp thị duy trì danh sách của riêng họ – và do đó chịu trách nhiệm giữ cho dữ liệu của họ sạch sẽ và cập nhật – thì nhiều người đang ngày càng tin tưởng vào các nhà cung cấp dịch vụ in và thư để quản lý quy trình đó cho họ.

Carroll Schiley, giám đốc, Ứng dụng Công nghệ Sản xuất, tại IWCO Direct có trụ sở tại Chanhassen-Minnesota, lưu ý: “Khách hàng của chúng tôi có kỳ vọng tối đa hóa khoản tiết kiệm qua bưu điện. “Với tỷ lệ USPS ngày càng tăng, điều này làm cho các chức năng làm sạch dữ liệu – bao gồm hợp nhất / thanh lọc và sắp xếp dữ liệu của chúng – các quy trình được đánh giá cao trong quy trình tổng thể của một dự án.”

Thứ hai, là bảo mật dữ liệu – và điều này áp dụng cho cả dữ liệu của chính công ty in, cũng như cơ sở dữ liệu mà nó bảo vệ cho khách hàng. George Forge, Phó chủ tịch phụ trách công nghệ khách hàng tại Sussex, Wisconsin, cho biết: “Không nghi ngờ gì nữa, chúng ta đang sống trong một thế giới mà quản lý dữ liệu và an ninh mạng – ở mọi cấp độ và trong mọi lĩnh vực của mọi tổ chức.

Khi ngày càng có nhiều vụ vi phạm dữ liệu khiến tin tức liên tục xuất hiện, chủ sở hữu thương hiệu và nhà tiếp thị luôn tìm cách để vượt qua các tác nhân xấu trong không gian bảo mật. Đối với máy in, điều này có nghĩa là luôn được đào tạo về các công nghệ hiện tại và các phương pháp hay nhất, đồng thời đảm bảo tất cả các quy trình xử lý và lưu trữ dữ liệu đều được cập nhật. Không còn đủ nữa để có một máy chủ được bảo vệ bằng mật khẩu và gọi nó là một ngày. Bạn cần phải có một kế hoạch bảo mật dữ liệu toàn diện nếu bạn muốn thành công lâu dài.

Thật dễ dàng để loại bỏ quản lý dữ liệu như một khái niệm viển vông khi bạn có các phần được in thực tế để tạo và xử lý. Thật dễ dàng để quên rằng dữ liệu quan trọng như thế nào đối với mọi giai đoạn của một dự án in.

Điều đó đặc biệt đúng với các chiến dịch trải dài trên nhiều điểm tiếp xúc và kênh. “Các đối tác tiếp thị nên coi dữ liệu là xương sống để nâng cao vị thế thương hiệu. Người tiêu dùng khám phá, tìm hiểu, mua hàng và cung cấp phản hồi cho các thương hiệu thông qua vô số kênh – xã hội, tìm kiếm, video, TV, đài phát thanh, tại cửa hàng, giao hàng tại nhà và báo in, …

Ông tiếp tục, “Các thương hiệu thành công phụ thuộc vào các tín hiệu thời gian thực và các nền tảng tự động hóa tiếp thị để đảm bảo họ đang đáp ứng người tiêu dùng ở nơi họ muốn được đáp ứng. Thương hiệu và sản phẩm của họ phải được thể hiện liền mạch, bất kể kênh nào. Hệ sinh thái đa chiều, luôn kết nối này được xây dựng dựa trên việc tích hợp và quản lý dữ liệu chất lượng với các đối tác truyền thông. ”

Đối với thành phần thư trực tiếp nói riêng – kênh mà nhiều máy in thương mại sẽ có liên quan mật thiết nhất – điều này có nghĩa là theo dõi những thông tin cần được chia sẻ, những người cần chia sẻ và thậm chí những phần nào cần đến khách hàng. Máy in giao dịch đã quản lý quá trình này trong nhiều năm, nhưng mức độ cá nhân hóa và tạo phiên bản đó cũng đang dần chuyển sang các loại bưu phẩm khác. Việc gửi hàng loạt hàng nghìn mảnh giống hệt nhau đang trở nên ít phổ biến hơn nhiều. Và đảm bảo tất cả đến đúng nơi là một phần của dịch vụ mà các nhà in và bưu phẩm thương mại có thể cung cấp.

Spencer chỉ ra: “Mặc dù đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực tài chính và chăm sóc sức khỏe, nhưng không nhà in nào muốn một thư bị thất lạc, gửi sai địa chỉ hoặc gửi hai lần. “Ban quản lý và khách hàng muốn biết rằng mỗi thư có nội dung và địa chỉ chính xác, từ khi in qua gấp hoặc xử lý khác cho đến khi nó được đưa ra ngoài cửa một cách an toàn.”

Khai thác tối đa dữ liệu của bạn

Đầu tiên và quan trọng nhất, khi nói đến quản lý dữ liệu, đã đến lúc nói về tự động hóa. Đơn giản là có quá nhiều phần thông tin, đi vào quá nhiều dự án khác nhau mà tất cả đều phải hoạt động hài hòa hoàn toàn với nhau để nó được xử lý bởi một người trong bất kỳ hoạt động nào muốn phát triển theo thời gian. Trong trường hợp này, bảng tính không phải là bạn của bạn.

Schiley của IWCO Direct cho rằng “Các bước xử lý dữ liệu cốt lõi có thể được tự động hóa với thành công tốt đẹp. “Điều này cho phép nhiều thời gian hơn để tập trung vào nhu cầu quy trình tùy chỉnh của khách hàng và xác nhận các kết quả đó.”

“Dữ liệu vừa đơn giản vừa phức tạp,” theo Spencer. “Xử lý thủ công về cơ bản dễ xảy ra lỗi – và tốn kém. Ông cho biết thêm, tự động hóa không phải là điều xa xỉ, mà nó là điều cần thiết, và tự động hóa tốt có thể tiết kiệm chi phí đáng kể. “Trong khi nhiều công ty cố gắng cải thiện lợi nhuận bằng cách tăng doanh số bán hàng – nhiều doanh thu hơn có thể bù đắp nhiều tội lỗi hơn – thì việc giảm chi phí bằng cách đơn giản là loại bỏ lãng phí sẽ hiệu quả hơn nhiều. Và lao động lãng phí và thời gian máy móc có thể cung cấp nhiều khu vực màu mỡ hơn để giảm chi phí ”.

Tuy nhiên, tự động hóa không chỉ giúp di chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác dễ dàng hơn. Nó cũng là về việc đảm bảo dữ liệu phù hợp có sẵn vào đúng thời điểm. Quad’s Forge lưu ý, “Dữ liệu vì lợi ích của dữ liệu không có ý nghĩa trong tiếp thị. Chúng tôi đang sử dụng dữ liệu để tạo ra một cách tốt hơn cho con người trải nghiệm công nghệ, sản phẩm, ‘thứ’. Chúng tôi xử lý đổi mới, ý tưởng và tiếp thị ở đầu phễu, cũng như sản xuất, giao hàng, hậu cần và thực hiện ở cuối kênh.

Forge nói: “Không có sự tiếp tay cho một nhà cung cấp, điểm liên hệ hoặc hệ thống khác, điều này gây ra mất thời gian, tiền bạc và người tiêu dùng. “Cung cấp ‘thông qua trực tuyến’ này cho phép chúng tôi loại bỏ xích mích ở bất kỳ đâu trong chuỗi tiếp thị. Tích hợp và quản lý dữ liệu chất lượng là trọng tâm của trải nghiệm liền mạch, hiệu quả và thành công cho khách hàng của chúng tôi và khách hàng cuối của họ. ”

Nếu tất cả những điều này có vẻ quá sức, Schiley lưu ý rằng nơi tốt nhất để bắt đầu nghiêm túc hóa việc quản lý dữ liệu là chuẩn hóa – đảm bảo tất cả dữ liệu của bạn tuân theo cấu trúc và định dạng cơ bản. Bà khuyên: “Hãy bắt đầu với cách bố trí ngôi nhà cơ sở và xây dựng các bước xử lý dữ liệu tiêu chuẩn và quy trình làm việc để cung cấp cho các quy trình sản xuất và thành phần của bạn.

Spencer chia nhỏ thêm, lưu ý rằng máy in nên chỉ định tài nguyên để quản lý dữ liệu và hành động dựa trên kết quả phân tích. “Hiểu các ưu tiên của bạn – những gì bạn muốn biết nhất; tìm hiểu về các giải pháp có thể giải quyết những ưu tiên này và cùng bạn phát triển trong dài hạn và đừng để dòng tiền giết chết khả năng sinh lời của bạn. Software-as-a-Service (SaaS) có thể cung cấp cho bạn ROI rất nhanh ”.

Vào ngày tốt nhất, việc quản lý dữ liệu là một thách thức và phức tạp. Nhưng nó cũng rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ chiến dịch tiếp thị nào – và điều đó khiến nó trở nên thú vị, Forge chỉ ra. “Đánh giá tài năng của bạn và hệ thống của bạn, và đảm bảo bạn có một tầm nhìn mạnh mẽ về lý do và cách bạn đang làm những gì bạn đang làm. Được phục vụ cho sự thành công của khách hàng của chúng tôi là động lực vô cùng to lớn để tiến về phía trước, ngay cả trong những ngày khó khăn nhất. ”

Xem tiếp: Sử dụng dữ liệu của bạn để tạo lợi thế cạnh tranh

Quản lý dữ liệu là một thành phần quan trọng dẫn đến thành công cho bất kỳ công việc in nào trong thế giới ngày nay và điều đó đúng gấp đôi đối với bất kỳ công việc nào có thành phần được gửi qua thư. Hiểu cách dữ liệu lưu chuyển trong quá trình hoạt động, giúp dễ dàng truy cập và phân tích, đồng thời giữ an toàn cho cả doanh nghiệp của bạn cũng như khách hàng của bạn là tất cả các yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa các nhà cung cấp dịch vụ in xuất hiện ở nửa trên của In ấn Xếp hạng 300 lần hiển thị và những thứ hoàn toàn không xuất hiện.

Nếu bạn muốn thấy doanh nghiệp của mình phát triển mạnh vào năm 2022 và hơn thế nữa, hãy bắt đầu nghiêm túc với dữ liệu của bạn.