Tài khoản Phải thu so với Phải trả: Sự khác biệt và Định nghĩa

Trong một công ty rất nhỏ với các giao dịch tương đối đơn giản, sổ cái tổng hợp của người kế toán có thể bị giới hạn trong các giao dịch mà tiền mặt đã được đổi chủ. Các công ty này sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt, chỉ ghi chép các giao dịch tiền mặt và không đi sâu vào doanh số bán hàng dựa trên tín dụng.

Khi các công ty mở rộng quy mô, họ thường giao dịch trong thế giới bán tín dụng, nơi việc mua hàng được hoàn tất trước khi tiền thực sự chuyển từ bên này sang bên khác. Các công ty này sử dụng kế toán dồn tích, theo dõi tiền mặt đến và đi trước khi các giao dịch thực sự xảy ra. Điều này có thể thực hiện được nhờ hai loại tài khoản kế toán đặc biệt: tài khoản phải trả, khoản tiền công ty nợ người khác và tài khoản phải thu, khoản tiền người khác nợ công ty.

Các khoản phải thu là gì?

Các khoản phải thu đề cập đến danh mục trên bảng cân đối kế toán của công ty hoặc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ghi thành từng khoản bất kỳ số dư chưa thanh toán nào mà khách hàng của công ty nợ. Tài khoản phải thu phục vụ hai chức năng trên báo cáo tài chính. Chúng là tài khoản doanh thu, cho thấy thu nhập của doanh nghiệp hoặc số tiền sẽ sớm được trả vào công ty. Chúng cũng là tài khoản tài sản lưu động, đại diện cho tiền là một phần của vốn lưu động ròng của công ty.

Trên sổ cái các khoản phải thu, bất kỳ hàng hóa và dịch vụ nào mà công ty đã xuất hóa đơn đều được chia thành từng khoản. Ví dụ: một nhà cung cấp pin ô tô có thể gửi một bảng màu các đơn vị cho một nhà sản xuất ô tô, cấp tín dụng cho họ khi mua hàng, có nghĩa là nhà sản xuất ô tô có thể thanh toán sau khi pin đã được giao. Cho đến khi nhà sản xuất ô tô thanh toán hóa đơn của mình, số tiền mua hàng vẫn là một mục trong sổ cái trong tài khoản phải thu. Khi khoản thanh toán đến hạn, tiền sẽ chuyển sang tiền mặt và được ghi lại trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ — một tài liệu tài chính ghi lại tiền vào và ra khỏi một tổ chức.

Các khoản phải trả là gì?

Sổ cái các khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán mô tả các giao dịch sắp tới mà công ty phải trả tiền cho bên ngoài. Các khoản phải trả là một tài khoản nợ – nó đại diện cho tiền mặt sẽ sớm chảy ra khỏi công ty, do đó làm giảm giá trị ròng của công ty trên bảng cân đối kế toán.

Giống như các khoản phải thu, các khoản phải trả ghi các mục trên sổ cái mà hóa đơn đã được phát hành — chỉ lần này, hóa đơn được nộp cho chính công ty. Ví dụ, công ty có thể có mối quan hệ liên tục với một đại lý tiếp thị, nơi đại lý tiếp thị lập hóa đơn mỗi tháng một lần cho các dịch vụ được cung cấp. Cho đến khi hóa đơn của nhà tiếp thị được thanh toán, chi phí sẽ nằm trong các khoản phải trả. Sau khi tiền thực sự được thanh toán, người ghi sổ kế toán của công ty ghi lại giao dịch trên một báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Các khoản phải thu và các khoản phải trả: Sự khác biệt là gì?

• Phân loại
• Phụ cấp bù đắp
• Kiểm toán

Quy trình kế toán các khoản phải thu và các khoản phải trả có nhiều điểm chung. Sự khác biệt chính là các khoản phải thu mô tả tiền dự kiến ​​sẽ chảy vào công ty, trong khi các khoản phải trả mô tả tiền sẽ sớm chảy ra khỏi công ty. Các khác biệt khác giữa các khoản phải thu và các khoản phải trả bao gồm:

Phân loại

Các khoản phải trả là tài khoản tài sản lưu động; nó báo cáo rằng tiền sẽ sớm chảy vào công ty. Các khoản phải thu là tài khoản nợ ngắn hạn — nó mô tả khoản tiền sẽ sớm rời khỏi công ty.

Phụ cấp bù đắp

Các khoản phải thu — nhưng không phải khoản phải trả — đôi khi liên quan đến số dư đang hoạt động được gọi là dự phòng bù đắp. Ý tưởng đằng sau các khoản phụ cấp bù đắp là một số số dư tài khoản phải thu có thể không bao giờ được thanh toán. Kế toán gọi đây là “tài khoản đáng ngờ”. Phụ cấp bù đắp là một khoản tiền mà công ty có thể bị mất nếu các tài khoản đáng ngờ không thanh toán hóa đơn của họ. Công ty sẽ thua lỗ và điều này sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của công ty.

Khi nói đến các khoản phải trả, kế toán và sổ kế toán không được tạo các khoản phụ cấp bù trừ. Nếu công ty tạo ra một khoản dự phòng bù đắp cho các hóa đơn mà công ty (công ty) nợ, thì điều này cho thấy công ty không có ý định thanh toán các hóa đơn của mình. Hành động này vi phạm nhiều nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP) hướng dẫn tài chính doanh nghiệp.

Kiểm toán

Kiểm toán viên xem xét cả khoản phải trả và khoản phải thu để kiểm tra tính minh bạch và trung thực, nhưng đang tìm kiếm những điều khác nhau trong hai sổ cái.

• Khi kiểm toán Những tài khoản có thể nhận được, họ kiểm tra để đảm bảo mỗi mục trên sổ cái liên quan đến hóa đơn trong thế giới thực. Họ cũng tìm kiếm những tài khoản đáng ngờ, những hóa đơn có thể sẽ không được thanh toán. Họ muốn đảm bảo rằng những người làm sổ sách kế toán của một công ty không thổi phồng giá trị tài sản ròng của doanh nghiệp bằng cách liệt kê những khoản thu nhập trong tương lai sẽ không bao giờ thành hiện thực. Nếu có vẻ như khách hàng của một công ty sẽ không bao giờ thanh toán hóa đơn của họ, thì số dư của họ phải được chuyển từ tài khoản phải thu sang chi phí hiện tại. Kiểm toán viên cũng xác nhận công ty liệt kê chính xác tất cả các khoản phải trả.
• Khi kiểm toán khoản phải trả, các kiểm toán viên đang tìm kiếm điều ngược lại – các công ty có thể tăng giá trị ròng của họ bằng cách bỏ qua các hóa đơn khỏi các khoản phải trả. Điều này che giấu một cách hiệu quả các khoản nợ đã biết đối với các cổ đông, chủ nợ và các nhà đầu tư tiềm năng.