Tài khoản phải thu (AR) là gì? Và làm như thế nào

Cách tốt nhất để giữ cho dòng tiền của bạn luân chuyển và duy trì sự ổn định tài chính là quản lý hiệu quả các khoản phải thu.

Các khoản phải thu của công ty (AR) là các hóa đơn chưa thanh toán và tiền nợ khách hàng của công ty. Về cơ bản, đó là yêu cầu thanh toán do doanh nghiệp nắm giữ đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp bằng tín dụng.

Trước mắt, bạn sẽ tìm hiểu tầm quan trọng của các khoản phải thu, quy trình AR và các chiến lược để quản lý và giảm doanh thu AR.

Các khoản phải thu là gì?

Các khoản phải thu là một tài khoản tài sản theo dõi tiền do một doanh nghiệp từ khách hàng hoặc các con nợ khác. Về cơ bản, con số trong tài khoản này thể hiện doanh số bán hàng được thực hiện bằng cách cấp tín dụng cho khách hàng cho đến thời điểm doanh nghiệp nhận được số tiền dự kiến.

Hiểu các khoản phải thu

Các khoản phải thu được coi là tài khoản tài sản hiện tại, nghĩa là nó chỉ ghi lại các khoản tiền có ngày đáo hạn trong vòng một năm dương lịch.

Như vậy, nó thể hiện các nghĩa vụ ngắn hạn: Nếu bạn bắt đầu một hợp đồng năm năm, theo đó khách hàng sẽ thanh toán một số tiền cố định hàng năm, số dư phải thu được liệt kê trên bảng cân đối kế toán của bạn sẽ chỉ bao gồm số tiền đến hạn trong vòng một năm. Khi các khoản phải thu không được thanh toán, một số công ty gửi chúng cho cơ quan thu nợ bên thứ ba để thu hồi nợ.

Các khoản phải thu được sử dụng theo phương pháp kế toán dồn tích, hệ thống kế toán trong đó thu nhập và chi phí được nhập khi giao dịch xảy ra, không phải khi tiền được nhận hoặc ghi nợ.

Các khoản phải thu so với các khoản phải trả

Các khoản phải thu là chìa khóa để quản lý dòng tiền: ngoài việc biết số tiền bạn có, thật hữu ích khi biết số tiền bạn sẽ có trong tương lai gần.

Cũng rất hữu ích khi biết số tiền bạn nợ, đó là nơi tài khoản phải trả (AP) xuất hiện. Tài khoản phải trả đề cập đến số tiền mà doanh nghiệp nợ các chủ nợ.

Nó có thể bao gồm chi phí vật chất, chi phí chung như phí cơ sở và tiện ích, và các thỏa thuận của nhà thầu. Con số này cũng được ghi lại trên bảng cân đối kế toán của bạn dưới các khoản phải trả. AP về cơ bản là nghịch đảo của AR.

Làm thế nào để một quá trình tài khoản phải thu làm việc?

Việc ghi (và thu) các khoản phải thu tuân theo một quy trình đơn giản:

1. Khách hàng yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ thông qua hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã được ký kết.
2. Hàng hóa hoặc dịch vụ được giao.
3. Người bán cung cấp cho khách hàng một hóa đơn và ghi chú số tiền đến hạn như một khoản tín dụng trong các khoản phải thu.
4. Khách hàng thanh toán số dư và người bán ghi nợ số tiền đó từ các khoản phải thu và ghi nhận số tiền đó như một khoản đặt cọc.

Giả sử bạn điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử bán gạch đất sét thủ công và một khách hàng gửi đơn đặt hàng cho 300 viên gạch cắt vuông, có giá 1,5 đô la mỗi chiếc, với tổng số tiền là 450 đô la.

Đơn đặt hàng sẽ chứa các điều khoản thanh toán và chỉ định ngày đến hạn thanh toán, được thể hiện từ ngày lập hóa đơn—ví dụ: “net 60”, có nghĩa là khoản tiền đến hạn trong vòng 60 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành.

Bạn sẽ chấp nhận đơn đặt hàng, sản xuất và vận chuyển các ô xếp, đồng thời lập hóa đơn cho khách hàng với số tiền 450 đô la, cộng với thuế và phí vận chuyển, nếu có. Tổng số tiền mà khách hàng của bạn nợ sau đó sẽ được ghi lại dưới dạng tín dụng trên bảng cân đối kế toán của bạn dưới các khoản phải thu.

Sau khi số tiền này được thanh toán, tổng số tiền sẽ được khấu trừ khỏi các khoản phải thu và được ghi nhận dưới dạng tiền gửi dưới doanh thu.

Ưu điểm của việc ghi nhận các khoản phải thu

Có nhiều lợi ích khi ghi lại các khoản phải thu, từ việc cho phép bạn gia hạn tín dụng cho khách hàng đến việc đo lường mức độ hiệu quả của việc bạn thu tiền nợ doanh nghiệp của mình. Nó cũng có thể giúp bạn quản lý dòng tiền và hợp lý hóa hệ thống kế toán, giúp bạn có thời gian tập trung vào việc điều hành doanh nghiệp nhỏ của mình.

Cải thiện quan hệ khách hàng

Việc mở rộng tín dụng cho khách hàng có thể thực hiện được nhờ một hệ thống theo dõi số tiền họ nợ. Bằng cách ghi lại các khoản tín dụng trong các khoản phải thu, chủ sở hữu doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng khách hàng thanh toán hóa đơn của họ mà không bị buộc phải thu tiền mặt trước—và gia hạn tín dụng sẽ giảm bớt rào cản mua hàng, tăng doanh số bán hàng của bạn.

Mở rộng tín dụng cũng tạo thiện chí: Việc yêu cầu thanh toán trước có thể gây khó khăn cho cả bạn và khách hàng của bạn và khách hàng đôi khi do dự khi thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ chưa nhận được.

Hệ thống kế toán tinh gọn

Theo dõi các khoản phải thu có thể giúp bạn tổ chức bảng cân đối kế toán và hợp lý hóa các quy trình lập hóa đơn của mình.

Khoản thanh toán của khách hàng xuất hiện trên bảng cân đối kế toán của bạn ba lần: một lần dưới dạng ghi có vào các khoản phải thu, một lần dưới dạng ghi nợ từ các khoản phải thu và một lần dưới dạng ghi có vào doanh thu. Bạn có thể dễ dàng tham khảo chéo các giao dịch của mình.

Bằng cách theo dõi khoản nợ chưa thanh toán của bạn, bảng cân đối kế toán có tổ chức cũng giúp bạn thu tiền nợ bạn. Nó cũng giúp bạn phân tích số ngày bán hàng chưa thanh toán (DSO), là số ngày trung bình cần để thu tiền thanh toán sau khi bán hàng được thực hiện.

Phần mềm kế toán thương mại điện tử thậm chí có thể tự động hóa các phần của quy trình này bằng cách tự động ghi có các khoản phải thu khi hóa đơn được phát hành và ghi nợ các khoản phải thu (và ghi có doanh thu) khi nhận được khoản thanh toán.

Quản lý dòng tiền và đo lường thanh khoản

Số dư tài khoản phải thu của bạn là một chỉ báo quan trọng về tình hình tài chính của công ty bạn. Không có nó, bảng cân đối kế toán của bạn không thể cung cấp một bức tranh chính xác về tính thanh khoản của bạn. Nó cũng có thể giúp bạn quản lý dòng tiền, cho phép bạn đáp ứng các nghĩa vụ của mình trong khi hoạt động với lượng tiền mặt ít hơn trong tay.

Rủi ro liên quan đến các khoản phải thu

1. Các vấn đề về dòng tiền: Các khoản phải thu bị trì hoãn hoặc không thu được có thể dẫn đến dòng tiền không đủ, dẫn đến khó khăn trong việc đáp ứng các nghĩa vụ tài chính.
2. Chi phí tài chính cao hơn: Một công ty có số dư các khoản phải thu cao có thể cần dựa vào nguồn tài chính bên ngoài, làm tăng chi phí lãi vay.
3. Mất thu nhập: Các khoản phải thu chưa thu được hoặc các tài khoản đáng ngờ cuối cùng có thể trở thành không thu được, dẫn đến mất thu nhập cho công ty.
4. Rủi ro tín dụng: Việc bán tín dụng không được giám sát có thể dẫn đến rủi ro tín dụng quá mức, làm tăng khả năng không thanh toán.

Hệ số vòng quay các khoản phải thu

Tỷ lệ vòng quay các khoản phải thu là một thước đo tài chính đo lường hiệu quả của công ty trong việc quản lý các khoản phải thu. Tỷ lệ cao hơn cho thấy việc thu hồi các khoản phải thu thường xuyên hơn, trong khi tỷ lệ thấp hơn cho thấy việc quản lý bán tín dụng kém hiệu quả hơn.

Để tính tỷ lệ vòng quay các khoản phải thu, hãy sử dụng công thức sau:

Tỷ lệ quay vòng các khoản phải thu = Doanh số bán tín dụng ròng / Các khoản phải thu trung bình

Ở đâu:

• Bán tín dụng ròng = Tổng doanh số bán chịu trừ đi hàng trả lại và các khoản trợ cấp
• Khoản phải thu bình quân = Bình quân số dư các khoản phải thu đầu kỳ và cuối kỳ

Nếu công ty của bạn bán 100.000 đô la dưới hình thức tín dụng mỗi quý và số dư trung bình của các khoản phải thu trong năm đó là 10.000 đô la, thì tỷ lệ vòng quay các khoản phải thu của bạn là 10:1 hoặc 10.

Tuy nhiên, nếu số dư các khoản phải thu trung bình của bạn trong cùng thời kỳ này là 120.000 đô la Mỹ, thì tỷ lệ vòng quay các khoản phải thu của bạn nhỏ hơn một, ở mức 0,8. Nếu tỷ lệ này không tăng lên, thì bạn thực sự đang mất tiền theo thời gian, ngay cả khi công việc kinh doanh đang bùng nổ—và bạn càng tăng doanh số bán hàng dưới hình thức tín dụng, thì bạn càng mất nhiều tiền hơn.

Kết hợp với số dư các khoản phải thu, tỷ lệ vòng quay các khoản phải thu của các khoản cho bạn một bức tranh rõ ràng về triển vọng tài chính tổng thể của doanh nghiệp bạn.

Quản lý các khoản phải thu

Thực hiện các chiến lược hiệu quả để quản lý các khoản phải thu là điều cần thiết để đảm bảo các khoản thu kịp thời và duy trì dòng tiền lành mạnh.

1. Xây dựng chính sách tín dụng rõ ràng: Đặt tiêu chí để cấp tín dụng cho khách hàng, bao gồm giới hạn tín dụng, thời hạn thanh toán và hình phạt đối với các khoản thanh toán trễ của khách hàng.
2. Thực hiện kiểm tra tín dụng: Thường xuyên xem xét lịch sử tín dụng của khách hàng để giảm thiểu rủi ro không thanh toán.
3. Gửi hóa đơn kịp thời: Xuất hóa đơn ngay khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao, để đảm bảo thanh toán kịp thời.
4. Thực hiện quy trình theo dõi: Thiết lập quy trình theo dõi hóa đơn quá hạn, bao gồm nhắc nhở, gọi điện thu nợ và quy trình báo cáo.
5. Ưu đãi khi thanh toán sớm: Khuyến khích khách hàng thanh toán sớm bằng cách giảm giá hoặc các ưu đãi khác để thanh toán ngay.
6. Theo dõi vòng quay các khoản phải thu: Thường xuyên phân tích doanh thu các khoản phải thu để xác định xu hướng và đánh giá hiệu quả của các chính sách tín dụng của bạn.
7. Xem xét và cập nhật chính sách tín dụng của bạn thường xuyên: Đánh giá định kỳ các chính sách tín dụng của bạn để đảm bảo chúng vẫn hiệu quả và điều chỉnh chúng khi cần thiết dựa trên sự thay đổi của điều kiện kinh tế và hành vi của khách hàng.

Lịch trình lão hóa các khoản phải thu

Lịch trình lão hóa các khoản phải thu là một báo cáo tài chính phân loại các khoản phải thu chưa thanh toán dựa trên khoảng thời gian chúng chưa thanh toán.

Báo cáo này giúp doanh nghiệp xác định các tài khoản quá hạn, đánh giá rủi ro tín dụng và ưu tiên các nỗ lực thu nợ.

Lịch trình lão hóa các khoản phải thu thường bao gồm các cột sau:

1. Tên khách hàng
2. Tổng dư nợ
3. Hiện tại (chưa đến hạn)
4. quá hạn 1–30 ngày
5. quá hạn 31–60 ngày
6. quá hạn 61–90 ngày
7. Quá hạn trên 90 ngày

Nhận số tiền nợ bạn bằng cách quản lý các khoản phải thu

Các khoản phải thu là một phần quan trọng của hệ thống kế toán dồn tích, cho phép chủ doanh nghiệp quản lý dòng tiền và duy trì bảng cân đối kế toán chính xác, có tổ chức trong khi cấp tín dụng cho khách hàng.

Cùng với các khoản phải trả, nó cho phép nhóm kế toán của bạn theo dõi triển vọng tài chính dài hạn và cung cấp cho bạn các số liệu để đảm bảo khách hàng thanh toán hóa đơn đúng hạn.

Nếu bạn chưa quen với kế toán dồn tích, việc ghi lại các khoản tín dụng cho số tiền mà bạn không thực sự có trong tay có thể khiến bạn cảm thấy hơi căng thẳng. Một đối tác kế toán có kinh nghiệm (hoặc phần mềm kế toán hiện đại) có thể giúp bạn tự tin theo dõi các giao dịch này và sử dụng thông tin để lập kế hoạch cho tương lai.