Sử dụng Bảng Cân đối để Đánh giá Tình trạng Doanh nghiệp của Bạn

Một trong những công cụ có thể được sử dụng để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn là bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán, nên là một phần của mô hình tài chính trong kế hoạch kinh doanh của bạn, phân loại tài sản của bạn (mọi thứ bạn sở hữu), nợ phải trả (mọi thứ bạn nợ) và vốn chủ sở hữu của bạn (đóng góp tài chính của tất cả các chủ sở hữu trong doanh nghiệp). Quy tắc cơ bản cho bảng cân đối kế toán là tổng tài sản của bạn phải bằng tổng nợ phải trả và tổng vốn chủ sở hữu (tức là tài sản = nợ phải trả + vốn chủ sở hữu). Nếu phương trình này không đúng, thì đó là do lỗi kế toán, không phải do doanh nghiệp của bạn hoạt động kém.

Bảng cân đối kế toán có thể khó hiểu vì sự thay đổi trong tài sản của bạn hầu như luôn liên quan đến sự thay đổi trong nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu (hoặc ngược lại) để phương trình trên vẫn đúng. Mặc dù sẽ mất nhiều hơn một bài báo để giải thích tất cả những điều phức tạp liên quan đến việc cân đối một bảng cân đối kế toán, nhưng thông tin sau đây sẽ giúp bạn biết những gì nên được đưa vào bảng cân đối kế toán và ở đâu.

Liên quan: 3 lý do khiến bạn không thể tin tưởng vào Bảng cân đối kế toán cá nhân của mình

Tài sản ngắn hạn và dài hạn

Tài sản thuộc một trong hai loại: tài sản lưu động hoặc tài sản dài hạn. Sau đây là một số ví dụ phổ biến về tài sản lưu động.

Tiền mặt

Tiền mặt của bạn chỉ đơn giản là tiền mà bạn có trong ngân hàng hoặc có thể là một nơi khác có sẵn tiền.

Những tài khoản có thể nhận được

Điều này không áp dụng cho mọi doanh nghiệp hoặc tổ chức, nhưng các khoản phải thu là khoản tiền mà doanh nghiệp của bạn chưa nhận được. Công ty bảo hiểm xe hơi của bạn có thể gửi hóa đơn của bạn khoảng một đến hai tháng trước khi đến hạn. Từ thời điểm xuất hóa đơn cho đến khi hóa đơn được thanh toán, số tiền của hóa đơn sẽ là một ví dụ về khoản phải thu đối với công ty bảo hiểm.

Hàng tồn kho

Khoảng không quảng cáo của bạn là các mặt hàng được sử dụng hết do kết quả trực tiếp của việc hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng và cần được bổ sung để tiếp tục hoàn thành đơn đặt hàng. Một nguyên tắc nhỏ là hàng tồn kho của bạn phải đồng nghĩa với giá vốn hàng bán trong báo cáo thu nhập của bạn – ngoại trừ việc trong báo cáo thu nhập của bạn, bạn đang bao gồm số lượng hàng hóa này được sử dụng để tạo ra doanh thu mà bạn kiếm được, trong khi bảng cân đối kế toán, bạn đang bao thanh toán tổng số lượng hàng hóa mà bạn có trong tay.

Các tài sản được đề cập ở trên được coi là “tài sản lưu động” vì nguồn cung cấp chúng đến và đi, vì vậy giá trị của mỗi tài sản có thể thay đổi vào bất kỳ thời điểm nào. Nhiều doanh nghiệp cũng có tài sản dài hạn. Sau đây là một số ví dụ về những thứ sẽ được coi là tài sản dài hạn khi có thể áp dụng.

Nội thất, đồ đạc và thiết bị

Nội thất, đồ đạc và thiết bị (FFE) bao gồm bất kỳ đồ vật hữu hình nào mà công ty của bạn đã mua để giúp doanh nghiệp kiếm tiền nhưng không được sử dụng hết và bổ sung. Bếp và lò nướng sẽ là những ví dụ điển hình về thiết bị cho một nhà hàng trong khi ghế và bàn làm việc sẽ là những ví dụ điển hình về đồ nội thất cho văn phòng.

Sở hữu trí tuệ

Điều này không được áp dụng thường xuyên, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ, nhưng sở hữu trí tuệ liên quan đến tài sản vô hình thường đóng vai trò bảo vệ pháp lý cho ý tưởng của bạn. Bằng sáng chế, bản quyền và nhãn hiệu là những ví dụ điển hình về sở hữu trí tuệ.

Khấu hao

Mặc dù không phải là chi phí bằng tiền, nhưng khấu hao được tính vào bảng cân đối kế toán do tài sản dài hạn giảm giá theo thời gian. Đối với sở hữu trí tuệ, khấu hao là thuật ngữ thích hợp vì tài sản đó không giảm giá trị theo từng thời điểm mà chỉ bảo vệ trong một thời gian cụ thể.

Liên quan: Kinh doanh không chỉ là một bảng cân đối kế toán

Nợ dài hạn và ngắn hạn

Giống như tài sản, nợ phải trả được nhóm thành hiện tại và dài hạn. Dưới đây là một số ví dụ về nợ ngắn hạn.

Các khoản phải trả

Các khoản phải trả bao gồm mọi khoản tiền chưa thanh toán mà doanh nghiệp của bạn nợ nhưng chưa thanh toán. Nếu bạn thuê một công ty vệ sinh chuyên nghiệp để dọn dẹp văn phòng của bạn trong một tháng nhất định và vẫn chưa thanh toán hóa đơn (nhưng vẫn còn trong ngày hóa đơn đến hạn), thì chi phí dọn dẹp sẽ là một ví dụ về một khoản phải trả. Các khoản phải trả cũng bao gồm các hóa đơn định kỳ được thanh toán đầy đủ hàng tháng nhưng không liên quan đến việc thanh toán bất kỳ khoản nợ chưa thanh toán nào trong một thời gian dài. Hóa đơn điện thoại và hóa đơn điện nước là những ví dụ điển hình về các khoản phải trả.

Vay hiện tại

Khoản vay hiện tại không phổ biến, nhưng nếu bạn có một hạn mức tín dụng cho doanh nghiệp của mình, thì chi phí của bất kỳ giao dịch mua nào được thực hiện trong một tháng nhất định sẽ được coi là khoản vay hiện tại cho đến khi bạn thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng, giả sử bạn thanh toán khoản đó vào lần tiếp theo tháng.

Các khoản nợ phải trả được đề cập ở trên được coi là “nợ ngắn hạn” vì chúng có thể sẽ được thanh toán hết và được cân bằng bằng 0 trong ngắn hạn. Nếu một hóa đơn định kỳ, thì nó có lẽ sẽ được thanh toán vào tháng tiếp theo.

Nợ dài hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp của bạn đã thực hiện và được hoàn trả trong một khoảng thời gian dài. Một khoản vay ngân hàng được sử dụng để tài trợ cho doanh nghiệp của bạn là một ví dụ điển hình về trách nhiệm pháp lý dài hạn.

Công bằng

Sau đây là các ví dụ về vốn chủ sở hữu được thể hiện trong bảng cân đối kế toán.

Vốn góp

Vốn góp tính đến bất kỳ khoản đóng góp tài chính nào của chủ sở hữu vào doanh nghiệp. Những đóng góp này thường được thực hiện khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động mặc dù tiền mặt được bơm vào doanh nghiệp sau đó cũng sẽ được tính vào cơ sở sau khi thực tế. Cần lưu ý rằng nếu chủ sở hữu rút bất kỳ số tiền này vào bất kỳ thời điểm nào, thì số tiền đó sẽ không còn được tính vào yếu tố nữa (số tiền tương tự sẽ được rút khỏi tiền mặt trong tài sản của bạn để cân đối).

Thu nhập

Thu nhập về cơ bản là lãi ròng (hoặc lỗ) của bạn trong khoảng thời gian bạn đang báo cáo. Vì vậy, nếu bảng cân đối kế toán của bạn là năm 2021, thì lợi nhuận ròng của bạn cho cả năm 2021 sẽ là thu nhập của bạn.

Thu nhập giữ lại

Trong khi thu nhập của bạn tính trong lợi nhuận ròng của bạn cho kỳ báo cáo hiện tại, thì thu nhập giữ lại của bạn sẽ tính trong lãi hoặc lỗ ròng lũy ​​kế của bạn từ những năm trước. Vì vậy, nếu bạn bắt đầu kinh doanh vào năm 2021, thu nhập giữ lại của bạn cho năm 2021 sẽ là 0 đô la vì thu nhập giữ lại dựa trên kỳ báo cáo trước đó. Tuy nhiên, thu nhập năm 2021 của bạn (tức là lợi nhuận ròng của bạn như đã giải thích ở điểm trước) sẽ là những gì bạn hiển thị trong bảng cân đối kế toán năm 2022 cho thu nhập giữ lại của mình. Sau đó, bạn sẽ cộng lợi nhuận ròng của mình cho năm 2022 vào thu nhập giữ lại của bạn cho năm 2022 (hoặc trừ đi khoản lỗ ròng của bạn) để xác định thu nhập giữ lại của bạn cho năm 2023.

Các bảng cân đối kế toán có thể phức tạp, nhưng một khi bạn hiểu được yếu tố của chúng và cách đọc chúng, chúng có thể có lợi cho việc đánh giá tình trạng kinh doanh của bạn.

Liên quan: Hướng dẫn về 3 Báo cáo Tài chính Hàng đầu cho Doanh nghiệp Nhỏ