Sổ sách kế toán so với Kế toán: Hiểu sự khác biệt

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp và thấy hóa đơn và biên lai chất đống trên bàn làm việc trong khi hóa đơn tràn ra khỏi ngăn kéo, hãy yên tâm rằng có một giải pháp: sổ sách kế toán và kế toán. Nếu không có những hệ thống này, doanh nghiệp của bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tổ chức và duy trì tổ chức, và bạn có thể sẽ khó biết được tình hình tài chính của mình ở đâu.

Kế toán là gì?

Dưới đây là tóm tắt về sổ sách kế toán và kế toán cũng như những gì cả hai cung cấp, cũng như cách chúng khác nhau.

Kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là việc ghi lại tất cả các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như bán hàng, mua hàng và hóa đơn. Sổ sách kế toán được định hướng chi tiết và là công việc hàng ngày đối với nhiều doanh nghiệp.

Một nhân viên kế toán được thuê hoặc chủ doanh nghiệp đăng các giao dịch này trong một tài liệu kế toán tổng thể được gọi là sổ cái chung. Sổ cái hiển thị tất cả các tài khoản tài chính của doanh nghiệp và được dựa trên nguyên tắc ghi kép: đối với mỗi giao dịch, một khoản nợ và một khoản tín dụng ngược nhau được ghi lại. Điều này có nghĩa là các khoản ghi nợ và tín dụng nên cân bằng.

Sổ sách kế toán tốt là cơ sở để tổng hợp các báo cáo tài chính định kỳ của doanh nghiệp, bao gồm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Công việc cụ thể của kế toán thường bao gồm:

• Duy trì sổ cái và ghi lại tất cả các giao dịch trong các tài khoản thích hợp.
• Đối chiếu báo cáo ngân hàng, thường là mỗi tháng, để số dư ngân hàng khớp với số dư sổ cái.
• Quản lý các khoản phải trả và các khoản phải thu, để các nhà cung cấp và những người khác đang nợ tiền được thanh toán và khách hàng thanh toán những gì đến hạn. Điều này bao gồm các hóa đơn được gửi cho khách hàng và các thông báo quá hạn về các khoản nợ quá hạn.
• Xử lý bảng lương, có thể bao gồm xem xét bảng chấm công của nhân viên và tính toán các khoản khấu trừ trong lương.
• Tham gia lập báo cáo tài chính.

Kế toán là gì?

Kế toán là kiểm tra và xem xét dữ liệu giao dịch của doanh nghiệp, sau đó được tóm tắt trong báo cáo tài chính cho chủ sở hữu doanh nghiệp (hoặc trong trường hợp công ty đại chúng, các cổ đông). Một kế toán viên chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ và chứng thực tính chính xác của chúng. Kế toán viên cũng đảm bảo rằng báo cáo tài chính của các công ty đại chúng tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP) ở Hoa Kỳ và Canada hoặc các tiêu chuẩn báo cáo tài chính quốc tế (IFRS) được sử dụng ở các quốc gia khác.

Vai trò của kế toán mang tính phân tích nhiều hơn—để nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp và hướng đi của nó. Nó được thực hiện ít thường xuyên hơn, có thể mỗi tháng hoặc mỗi quý một lần và hàng năm để khai thuế.

Công việc kế toán bao gồm:

• Một kế toán xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp sau khi xem xét báo cáo tài chính và sổ cái chung, đồng thời chuẩn bị tờ khai thuế.
• Tư vấn cho chủ doanh nghiệp về tài chính, tuân thủ quy định và tuân thủ thuế. Ví dụ: kế toán cho một doanh nghiệp thương mại điện tử có thể giúp giải quyết các vấn đề như thu đúng cách các loại thuế bán hàng của tiểu bang và ảnh hưởng của lợi nhuận khách hàng đối với báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ các nỗ lực để có được các khoản vay, hoặc tài trợ bên ngoài khác. Kế toán viên có thể chứng minh cho tình trạng tài chính của doanh nghiệp, giúp đưa ra các điều khoản tín dụng thuận lợi hơn.
• Trợ giúp lập kế hoạch và lập ngân sách, sử dụng các dự báo kinh tế và mô hình tài chính. Ví dụ: dự báo về suy thoái kinh tế chung, lãi suất tăng hoặc thay đổi quy định về thuế có thể khiến kế toán viên đề xuất trì hoãn kế hoạch mở rộng.

4 điểm tương đồng giữa sổ sách kế toán và kế toán

Đôi khi mọi người nghĩ sổ sách kế toán và kế toán là một và giống nhau. Họ không, nhưng họ có một số điểm tương đồng.

1. Dữ liệu tài chính
2. Kỹ năng
3. chồng chéo
4. Hệ thống nhập kép

1. Dữ liệu tài chính

Cả sổ sách kế toán và kế toán đều liên quan đến dữ liệu tài chính, mặc dù ở các giai đoạn khác nhau của quy trình. Người giữ sổ sách tập trung nhiều hơn vào giai đoạn đầu, ghi nhật ký và phân loại các giao dịch khi chúng xảy ra và theo dõi số dư tài khoản. Kế toán có xu hướng làm việc ở phía sau, tóm tắt và rút ra kết luận từ dữ liệu được thu thập và ghi lại trong quá trình ghi sổ kế toán.

2. Kỹ năng

Người giữ sổ sách và kế toán cũng yêu cầu một số kỹ năng tương tự. Cả hai đều cảm thấy thoải mái với các con số và tập trung vào các chi tiết và độ chính xác. Họ cố gắng tổ chức các hồ sơ kinh doanh một cách nhất quán và có hệ thống, giúp cho việc lập báo cáo tài chính diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

3. Chồng chéo

Vai trò của kế toán viên và nhân viên kế toán bổ sung cho nhau và thường chồng chéo lên nhau. Kế toán viên có thể thực hiện các nhiệm vụ kế toán và nhân viên kế toán có thể hỗ trợ lập báo cáo tài chính.

4. Hệ thống nhập kép

Cả kế toán viên và nhân viên kế toán đều sử dụng hệ thống bút toán kép, một nền tảng của chủ nghĩa tư bản hiện đại, trong đó mỗi giao dịch được ghi lại dưới dạng ghi nợ và ghi có bằng nhau ở bên trái và bên phải của sổ cái, tương ứng. Tổng số nợ phải bằng tổng số tín dụng. Mục nhập kép chuẩn hóa quy trình ghi sổ kế toán và kế toán và cải thiện tính chính xác của báo cáo tài chính.

6 sự khác biệt giữa sổ sách kế toán và kế toán

Ngay cả với những điểm tương đồng của chúng, sổ sách kế toán và kế toán là những hoạt động khác biệt và riêng biệt.

1. Định lượng so với định tính
2. Tính thường xuyên
3. trình độ
4. kiểm toán
5. thuế
6. Trị giá

1. Định lượng so với định tính

Sổ sách kế toán đang thu thập và trình bày dữ liệu tài chính; kế toán đang đánh giá dữ liệu đó. Sổ sách kế toán là một nhiệm vụ khách quan và định lượng, tập trung vào từng giao dịch, thường là khi nó xảy ra. Kế toán chủ quan và định tính hơn, tập trung vào việc tóm tắt và phân tích tất cả các giao dịch trong báo cáo tài chính.

2. Tần suất

Sổ sách kế toán là một hoạt động hàng ngày; kế toán là định kỳ. Một nhân viên kế toán ghi lại từng giao dịch, thường cập nhật sổ cái chung của doanh nghiệp hàng ngày. Một kế toán viên thường tương tác với doanh nghiệp không liên tục—chẳng hạn như mỗi tháng hoặc mỗi quý.

3. Trình độ chuyên môn

Sổ sách kế toán không yêu cầu trình độ chuyên môn cụ thể; kế toán làm. Nhân viên kế toán phải thể hiện năng khiếu chung về tính chi tiết và chính xác với các con số, đồng thời hiểu biết một số thuật ngữ tài chính và kế toán, nhưng không cần được đào tạo hoặc chứng nhận chính thức. Để trở thành kế toán, một người phải có tối thiểu bằng cử nhân về kế toán, kinh doanh hoặc tài chính. Các kế toán viên thường tìm kiếm các bằng cấp bổ sung bằng cách vượt qua kỳ kiểm tra nghiêm ngặt để trở thành kế toán viên công chứng (CPA). Đôi khi họ cũng tìm kiếm thêm chứng nhận để cung cấp các dịch vụ bổ sung.

4. Kiểm toán

Không giống như kế toán viên, kế toán viên có đủ điều kiện để kiểm toán và xác nhận báo cáo tài chính là chính xác. Một kế toán viên thường giám sát và đánh giá công việc của nhân viên kế toán trong khi đánh giá tất cả các khía cạnh tài chính của doanh nghiệp. Nói rộng hơn, một kế toán viên có thể làm sổ sách kế toán, nhưng một nhân viên kế toán không làm kế toán.

5. Thuế

Kế toán có thể khai thuế và phát triển các chiến lược lập kế hoạch thuế cho một doanh nghiệp. Người giữ sổ sách không thể khai thuế, trừ khi họ có chứng nhận của IRS với tư cách là đại lý đã đăng ký, họ cũng không thể lập kế hoạch thuế.

6. Chi phí

Một doanh nghiệp nhỏ cũng nên hiểu rằng một kế toán viên có chi phí cao hơn một nhân viên kế toán. Thuê một kế toán cho các dịch vụ như khai thuế là thông minh và cần thiết. Trả tiền cho một kế toán viên cho các nhiệm vụ kế toán là một sự lãng phí khi một kế toán viên có thể làm công việc tương tự và chi phí thấp hơn.

Khi nào bạn nên thuê một kế toán viên hoặc một kế toán viên?

Một doanh nghiệp có thể cân nhắc việc thuê một nhân viên kế toán nếu nó đang phát triển và chủ sở hữu cần dành nhiều thời gian và công sức hơn để phát triển doanh nghiệp và tăng doanh thu hơn là lưu giữ hồ sơ. Một nhân viên được chỉ định, hoặc ai đó được thuê từ bên ngoài, có thể giữ sổ sách.

Mặt khác, một kế toán viên là cần thiết khi một doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn khi nó phát triển, đặc biệt nếu nó được công khai và có các cổ đông bên ngoài. Kế toán viên cũng có thể giúp các công ty điều hướng các quy định và yêu cầu tuân thủ, chẳng hạn như các quy tắc thu thuế bán hàng khác nhau của tiểu bang đối với các doanh nghiệp trực tuyến.