Sổ sách kế toán 101: Cách lưu giữ hồ sơ cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Cho dù bạn đang bắt đầu với tư cách là chủ doanh nghiệp mới hay đã điều hành một cửa hàng trực tuyến trong nhiều năm, việc học cách theo dõi chi phí và doanh thu của bạn có thể là một thách thức lớn.

Bạn không cô đơn. Gần 3/4 chủ doanh nghiệp nhỏ cảm thấy họ không am hiểu nhiều về quy trình ghi sổ và kế toán. 

Ngoài việc điều hành doanh nghiệp, bạn còn phải quản lý tài khoản tài sản, khai thuế, bồi hoàn thẻ tín dụng , v.v. Nó có thể gây nhầm lẫn và choáng ngợp nếu bạn lần đầu tiên đi lặn. Nhưng nó không nhất thiết phải như vậy.

Bạn muốn trở thành một chuyên gia về kế toán của riêng bạn? Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu mọi thứ về cách bắt đầu giữ sách cho một doanh nghiệp nhỏ và cách bạn có thể trở nên có lợi hơn ngay hôm nay.

Kế toán là gì?

Kế toán sổ sách là quá trình ghi chép và quản lý tất cả các giao dịch tài chính cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm bán hàng, mua hàng và thanh toán. Người ghi sổ theo dõi tất cả các chi phí và thu nhập, để giúp một công ty đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt. 

Mục tiêu của việc ghi sổ kế toán là cho bạn thấy bức tranh tài chính lớn hơn của doanh nghiệp bạn, cân bằng tài khoản của bạn và cải thiện quản lý dòng tiền theo cách chiến lược hơn. 

Giới thiệu về kế toán

Trong sổ sách kế toán kinh doanh, tài khoản là một bản ghi tất cả các bút toán ghi nợ và ghi có của một loại nhất định, chẳng hạn như các khoản phải trả hoặc bảng lương.

Có năm loại tài khoản cơ bản:

• Tài sản.  Các nguồn lực hoặc những thứ có giá trị thuộc sở hữu của một công ty do kết quả của các giao dịch tài chính của nó (ví dụ: hàng tồn kho, các khoản phải thu).
• Nợ phải trả. Các nghĩa vụ và các khoản nợ mà một công ty phải trả đối với các nhà cung cấp, ngân hàng, người cho vay hoặc các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ khác (ví dụ: các khoản vay cho doanh nghiệp nhỏ, các khoản phải trả).
• Doanh thu hoặc thu nhập. Tiền mà công ty kiếm được thông qua bán hàng hoặc cung cấp một dịch vụ.
• Chi phí. Tiền mặt chảy ra khỏi công ty để trả cho các tài sản hoặc dịch vụ (ví dụ: tiện ích, bảo hiểm kinh doanh, tiền lương).
• Vốn chủ sở hữu. Giá trị còn lại của lợi ích của chủ sở hữu trong một công ty, sau khi tất cả các khoản nợ phải trả đã được trừ đi (ví dụ: cổ phiếu, lợi nhuận giữ lại).

Kế toán doanh nghiệp nhỏ bắt đầu với việc thiết lập từng tài khoản để bạn có thể ghi lại các giao dịch trong danh mục thích hợp. Điều này tạo nên sổ cái chung của bạn . Bạn có thể sẽ không có các quy trình ghi sổ chính xác giống như cửa hàng thương mại điện tử tiếp theo, nhưng nhiều phương pháp kế toán khác nhau là phổ biến tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. 

Kiến thức cơ bản về sổ sách kế toán

1. Duy trì và cập nhật hồ sơ giao dịch tài chính
2. Theo dõi những gì mọi người đang làm (và chi tiêu)
3. Sử dụng dịch vụ kế toán để cải thiện quy trình

1. Duy trì và cập nhật hồ sơ giao dịch tài chính

Việc ghi sổ liên quan đến việc làm việc với các con số. Hầu hết các công việc liên quan đến toán học và kế toán cơ bản. Các chi tiết phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp bạn sở hữu, nhưng nó có thể bao gồm các nhiệm vụ như thanh toán các khoản phải thu và báo cáo ngân hàng, ghi lại các giao dịch tài chính, lập hóa đơn, thanh toán và theo dõi bảng lương.

Liên quan: ArtSystems ra mắt ONYX Epson Edition

Bạn cũng sẽ giải quyết các vấn đề khác liên quan đến tài chính bao gồm:

• Lập kế hoạch ngân sách  để giúp công ty đi đúng hướng và phát triển.
• Việc ghi sổ kế toán thuế cho các khoản khấu trừ tiền lương, thu nhập, việc làm, và thậm chí cả thuế doanh nghiệp nhỏ để nộp đúng cách cho Sở Thuế vụ (IRS) vào mùa khai thuế.
• Chuẩn bị sẵn sàng các báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, dòng tiền và những thay đổi trong vốn chủ sở hữu) cho các bên liên quan. 

Quá trình ghi sổ kế toán đòi hỏi sự phân tích cẩn thận và một chút bí quyết pháp lý. Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn đã từng được kiểm toán, bạn muốn đảm bảo rằng hồ sơ của mình theo thứ tự và các khoản khấu trừ là hợp pháp.

2. Theo dõi những gì mọi người đang làm (và chi tiêu)

Việc ghi sổ kế toán tài chính có thể mất rất nhiều thời gian. Bạn phải duy trì sổ cái chung của mình và đảm bảo tính chính xác cho từng giao dịch tài chính, ngoài ra, bạn phải cân đối sổ sách mỗi ngày và theo dõi các khoản thanh toán vào và ra từ nhân viên. 

Điều này có nghĩa là, để nắm vững hệ thống sổ sách và kế toán, bạn phải có kỹ năng giao tiếp và tổ chức tuyệt vời. Vào bất kỳ ngày nhất định nào, bạn có thể cần thu thập biên lai từ nhân viên, quản lý chi phí đi lại hoặc hoàn trả chi phí cho mọi người. Tạo một hệ thống để gửi và hoàn trả giúp đảm bảo bạn không bỏ lỡ một giao dịch và hồ sơ luôn cập nhật và chính xác. 

3. Sử dụng dịch vụ kế toán để cải tiến quy trình

Phần mềm kế toán hoặc sổ sách kế toán tốt nên có trong bộ công cụ kế toán doanh nghiệp nhỏ của bạn . Với sự gia tăng của sổ sách kế toán ảo và các loại hình dịch vụ sổ sách trực tuyến khác, các doanh nghiệp nhỏ cần phải cập nhật công nghệ mới nhất. 

Với các dịch vụ hoặc phần mềm kế toán tốt, bạn có thể hợp lý hóa việc nhập liệu, tạo báo cáo tài chính chi tiết, tổng hợp dữ liệu và tự động hóa việc lưu trữ hồ sơ. Đó cũng là một cách dễ dàng để cải thiện độ chính xác trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn và loại bỏ thời gian thực hiện các công việc lặp đi lặp lại.

Kế toán ghi sổ kép so với ghi sổ kế toán một lần

Trong phương pháp ghi sổ kế toán ghi sổ kế toán một lần , các giao dịch kinh doanh được ghi lại khi bạn gửi tiền và thanh toán các hóa đơn vào tài khoản công ty của mình, giống như giữ sổ đăng ký séc. Một hệ thống nhập duy nhất hoạt động tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ hơn với số lượng giao dịch tài chính nhỏ.

Hệ thống sổ sách kế toán kép dành cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô và mức độ phức tạp. Trong hệ thống bút toán kép, khi một mục nhập được thực hiện cho một tài khoản, một bút toán tương ứng và ngược lại được thực hiện cho một tài khoản khác. Ví dụ: nếu bạn ghi nhận doanh thu là 100 đô la, bạn sẽ thực hiện hai bút toán: một bút toán ghi nợ 100 đô la để tăng bảng cân đối tiền mặt và một bút toán ghi có 100 đô la để tăng tài khoản báo cáo thu nhập “doanh thu”. 

Làm thế nào để nắm vững sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ

Hiểu và theo dõi dữ liệu tài chính của bạn là một phần thiết yếu của tài chính doanh nghiệp nhỏ. Đó là lý do tại sao, khi bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn phải học từ các lớp kế toán hoặc thuê ngoài.

May mắn thay, không chỉ có thể học cách quản lý sổ sách của riêng bạn mà còn có một số lợi ích đáng chú ý khi tự giải quyết nó.

Chúng tôi đã nói chuyện với hai chuyên gia để giúp bạn có thể tự quản lý tài chính của mình: Charlie Ashbourne, một kế toán nội bộ tại Shopify và Sheena Brady, một giám đốc thành công thương mại của Shopify Plus, người cũng điều hành một doanh nghiệp thành công, Tease Tea, và đã xây dựng một hệ thống để quản lý sách của doanh nghiệp của cô ấy.

Nếu bạn chưa quen với việc theo dõi các tài khoản của mình và không đủ khả năng trả tiền cho công ty kế toán hoặc nhân viên kế toán tự kinh doanh, bạn vẫn có thể tìm hiểu những kiến ​​thức cơ bản và tự quản lý mọi thứ. Dưới đây là một cái nhìn cụ thể về kế toán thương mại điện tử từ quan điểm hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

Làm gì hàng ngày

Trên cơ sở hàng ngày, một điểm chung của việc ghi sổ kế toán mà bạn cần lưu ý là biên lai.

Giữ lại dấu vết trên giấy về bất kỳ điều gì xảy ra trong doanh nghiệp của bạn, có thể có nghĩa là nắm giữ các báo cáo tài chính thông thường hoặc giữ biên lai từ cuộc họp cà phê của bạn với một nhà cung cấp mới hoặc đánh dấu biên nhận email cho vòng quảng cáo kỹ thuật số mới nhất của bạn.

Lý do rất quan trọng để lưu giữ những hồ sơ này rất đơn giản. Để nhận được đầy đủ lợi ích về thuế khi yêu cầu các chi phí kinh doanh hợp pháp, bạn cần có thể chứng minh chúng bằng tài liệu hỗ trợ.

Charlie nói: “Nếu bạn không được hỗ trợ đầy đủ, bạn có thể bị từ chối cả các khoản tín dụng thuế và chi phí được khấu trừ.

Vì vậy, nhiệm vụ ghi sổ hàng ngày của bạn là đảm bảo rằng bạn đã có kế hoạch theo dõi các biên lai, hóa đơn và các email liên quan. Bạn muốn các tài liệu này có thể truy cập dễ dàng để làm việc với chúng không đòi hỏi thời gian hoặc công sức đáng kể.

Biên lai và hóa đơn có thể được giữ trong một thư mục cụ thể. Nếu bạn có xu hướng nhận email từ những người gửi cụ thể (nhà cung cấp phần mềm, quảng cáo kỹ thuật số của bạn và những thứ tương tự), bạn có thể thiết lập một quy tắc đơn giản trong hộp thư đến của mình để chuyển chúng vào một thư mục có tên là “Biên lai và Hóa đơn”.

Bạn thậm chí có thể tạo một mục danh sách việc cần làm đơn giản để xử lý quá trình này, đó là những gì Sheena đã làm cho Tease Teas.

“Bất cứ lúc nào chúng tôi cũng có thể gửi hóa đơn hoặc biên lai qua email — 95% là những ngày này — tôi tải tệp đính kèm lên Google Drive, vào một thư mục hóa đơn được chia nhỏ theo tháng. Điều này có nghĩa là tôi hiếm khi phải in, gửi hoặc lưu trữ bất kỳ thông tin nào trong số này, bản thân điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian ”.

Làm gì hàng tuần

Việc lưu trữ sổ sách không nên trở thành một nhiệm vụ lớn hàng tuần trong danh sách việc cần làm của bạn. Có hai điều quan trọng cần theo dõi hàng tuần: báo cáo lưu chuyển tiền tệ và chi phí biến đổi của bạn, đặc biệt là khi chúng là thương hiệu mới.

Chú ý đến dòng tiền của bạn

Bạn có tiền trong ngân hàng không, bao nhiêu và số tiền đó cần trang trải những gì? Đó là những gì bạn đang xem xét khi nói đến dòng tiền.

“Ngoài doanh thu và chi phí, điều quan trọng là quản lý tiền mặt và dòng tiền của bạn. Thường có một quan niệm sai lầm rằng nếu bạn có doanh thu là X, thì bạn sẽ có tiền mặt bằng số tiền đó, nhưng điều đó không nhất thiết phải như vậy, ”Charlie nói.

Hàng ngày, bạn có thể cần phải đưa ra quyết định về thời điểm mua thứ gì đó hoặc số tiền chi tiêu cho công việc kinh doanh của mình. Hiểu rõ bạn có bao nhiêu tiền mặt và những khoản tiền mặt khác cần trang trải, là một phần quan trọng trong việc quản lý sổ sách và công việc kinh doanh của bạn.

Liên quan: 2 cổ phiếu tốt nhất để mua vào tháng 8 năm 2022

Muốn có một hệ thống sổ sách kế toán đơn giản để giúp lập kế hoạch và phân tích dòng tiền của bạn? Bài viết này về lý do tại sao dòng tiền thậm chí có thể quan trọng hơn lợi nhuận bao gồm một bảng tính hữu ích mà bạn có thể sử dụng.

Theo dõi các chi phí mới hoặc chi phí biến đổi

Hầu hết thời gian, xem và xem xét các khoản chi tiêu của bạn có thể là một nhiệm vụ hàng tháng. Nhưng nếu bạn có bất kỳ khoản chi mới hoặc chi phí biến đổi nào, bạn sẽ muốn theo dõi kỹ hơn để đảm bảo rằng chúng phù hợp với kỳ vọng.

Charlie nói: “Lấy ví dụ về chi phí tiếp thị: nếu gần đây bạn đã phân bổ ngân sách để chạy quảng cáo trả phí và ngân sách dao động từng ngày, bạn nên theo dõi kỹ hơn cho đến khi bạn cảm thấy thoải mái với hành vi này.

Sau cùng, nếu có những cách để đánh giá các sáng kiến ​​và chi phí mới trước cuối tháng, bạn có thể đưa ra quyết định nhanh hơn nhưng vẫn sáng suốt.

Làm gì hàng tháng

Nếu bạn đang làm việc với nhân viên kế toán tại nhà hoặc từ xa, có thể bạn sẽ liên hệ với họ để kiểm tra sổ sách của mình hàng tháng. Là một DIY-er, bạn nên lên kế hoạch ngồi xuống và cam kết dành thời gian hàng tháng để bảo quản sách của mình theo thứ tự.

Nhận ảnh chụp nhanh doanh nghiệp

Hàng tháng, bạn nên xem xét tổng thể doanh nghiệp của mình để hiểu mọi thứ đang diễn ra như thế nào và để có cảm nhận về bức tranh toàn cảnh hơn.

Charlie nói: “Vào cuối tháng, bạn muốn chắc chắn rằng mình đã thu đủ chi phí và sau đó xem xét tổng thể doanh thu, chi phí, thu nhập và lượng tiền mặt của mình. “Bạn cũng muốn đảm bảo xem xét bất kỳ lĩnh vực chính nào của doanh nghiệp mà bạn quan tâm.”

Sử dụng dịch vụ hoặc phần mềm kế toán để theo dõi các xu hướng bạn đang thấy từ tháng này sang tháng khác và suy nghĩ về cách bạn sẽ xử lý tháng sắp tới từ góc độ tài chính. Bạn cũng có thể đặc biệt chú ý đến bất kỳ dự án, chiến dịch hoặc thay đổi hoạt động mới nào để xem liệu chúng có ảnh hưởng đến doanh số bán hàng, chi phí của bạn hay cả hai.

Theo dõi chi phí

Đánh giá hàng tháng của bạn là thời điểm tốt để suy nghĩ chiến lược hơn về cách tài khoản chi phí của bạn phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Sheena nói: “Tôi luôn xem xét các chi phí một cách sâu sắc, ngay cả khi chúng tôi đang hoạt động tốt trong việc bán hàng. “Một chỉ số thành công lớn trong kinh doanh là khả năng sinh lời và bạn thường có thể tạo ra lợi nhuận bất ngờ bằng cách phân tích chi phí của mình và tìm cách sáng tạo để giảm chúng.

Bạn có thể tìm các cách khác nhau để cắt giảm chi phí bằng cách xem xét chiết khấu của nhà cung cấp dựa trên lịch sử thanh toán, đặt hàng số lượng lớn hoặc đặt trước một số sản phẩm nhất định. 

“Năm ngoái, tôi đã xem xét một phụ kiện trà phổ biến mà chúng tôi bán và thực hiện một số nghiên cứu. Tôi đã hỏi nhà cung cấp của chúng tôi liệu có chỗ cho chiết khấu dựa trên lịch sử của chúng tôi và kiến ​​thức của tôi về nhà sản xuất hay không. Anh ấy đã có thể giảm chi phí cho mỗi đơn vị của chúng tôi và chúng tôi đã tiết kiệm được hơn 5.000 đô la chỉ riêng trong một lần yêu cầu này vào năm ngoái ”.

Ở lại tổ chức

Nếu có một câu nói sáo rỗng về kê khai thuế và sổ sách mà mọi doanh nhân có thể nhận ra, thì đó chính là “hộp đựng giày chứa đầy biên lai”. Tất nhiên, ước mơ là giao hộp giày đó cho CPA hoặc một trong nhiều dịch vụ kế toán có thể giúp bạn giải quyết tất cả, nhưng có những cách bạn có thể tự mình giải quyết tất cả hộp giày đó.

Trong quá trình đánh giá hàng tháng của bạn, hãy xem qua tất cả các biên nhận được lưu trữ trong email, tệp Google Drive của bạn hoặc có, hộp đựng giày của bạn. Sắp xếp chúng thành các danh mục chi phí, vừa để giữ cho bạn có tổ chức cho mùa thuế và để xem bạn thực sự chi bao nhiêu cho các đơn đặt hàng tồn kho so với quảng cáo.

Điều chỉnh dựa trên nhu cầu của bạn

Không có hai doanh nghiệp nào giống nhau, và mặc dù có những nguyên tắc cơ bản đúng cho mọi doanh nghiệp, nhưng sự kết hợp doanh thu và chi phí độc đáo của bạn có thể dẫn đến nhu cầu ghi sổ kế toán hơi khác so với những nhu cầu khác.

“Tôi từng xem xét sách của mình dựa trên đơn đặt hàng. Mỗi đơn đặt hàng đến, tôi đảm bảo rằng nó đã được ghi lại và theo dõi bằng phần mềm kế toán, ”Sheena nói. “Hóa ra, điều này không cần thiết. Đối với doanh nghiệp của chúng tôi, tất cả những gì quan trọng đối với các đánh giá của chúng tôi là doanh số bán hàng tổng thể theo tháng. “

Nếu bạn đang ghi lại mọi thứ bạn cần cho mục đích thuế và sổ sách kế toán, đồng thời nhận được thông tin tài chính cần thiết để đưa ra các quyết định chiến lược về doanh nghiệp của mình, bạn có thể chọn hợp lý hóa các quy trình không quan trọng đối với một trong hai điều đó.

Phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Nếu bạn đang tìm cách làm cho việc ghi sổ kế toán trực tuyến dễ dàng hơn, có một số công cụ cần xem xét, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp của bạn:

1. A2X. Ứng dụng này tự động đăng doanh số bán hàng tại cửa hàng Shopify lên Xero hoặc QuickBooks và điều chỉnh các khoản thanh toán của bạn để bạn có thể thấy mọi thứ đã được hạch toán chính xác. A2X được tin dùng bởi hàng trăm công ty kế toán thương mại điện tử hàng đầu.
2. Tích hợp OneSaaS. OneSaas kết nối các ứng dụng kinh doanh qua kế toán, thương mại điện tử, thực hiện, CRM, lập hóa đơn và thanh toán cũng như tiếp thị qua email. Bạn có thể dễ dàng xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh và tạo hệ thống sổ sách kế toán phát triển cùng với doanh nghiệp của mình.
3. Sách mới. Phần mềm kế toán đám mây này giúp bạn quản lý các đơn hàng Shopify trong FreshBooks dựa trên ba đối tượng: mặt hàng, hóa đơn và thanh toán. Nó cũng sử dụng khoảng không quảng cáo Shopify của bạn làm nguồn trung thực cho tất cả việc quản lý hàng tồn kho, cập nhật thông tin tài chính một cách tự động. 
4. Sách nhanh. Khi bạn tích hợp Shopfiy với QuickBooks, các đơn đặt hàng, khoảng không quảng cáo, khách hàng và giao hàng của bạn được cập nhật tự động và chính xác. Bạn có thể sử dụng QuickBooks để đăng thông tin đơn đặt hàng thương mại điện tử dưới dạng các mục nhập nhật ký hàng loạt hoặc đăng cấp độ đơn đặt hàng chi tiết và đồng bộ hóa với các thị trường thương mại điện tử khác, chẳng hạn như Etsy và Amazon. 
5. Băng ghế. Bench cung cấp dịch vụ ghi sổ kế toán thuê ngoài với giá cả phải chăng cho cửa hàng Shopify của bạn. Ứng dụng đồng bộ trực tiếp với tài khoản người bán và tài khoản ngân hàng của bạn. Sau đó, một nhóm kế toán ảo sẽ cân đối sổ sách hàng tháng của bạn và chuẩn bị các báo cáo tài chính. 

Ellen Main của A2X Accounting cho biết: “Khi chọn hệ thống sổ sách kế toán tốt nhất, hãy xem xét một trong những hệ thống kế toán đám mây chính, chẳng hạn như QuickBooks hoặc Zero,” Ellen Main của A2X Accounting cho biết.

“Khi thực hiện việc ghi sổ kế toán thuế cho doanh nghiệp Shopify của bạn, chỉ ghi lại doanh thu là không đủ. Bạn cần phải trả tất cả các khoản phí và thuế, ”Ellen nói thêm. “Đây là một nhiệm vụ không hề nhỏ nếu không có sự trợ giúp của ứng dụng, trình kết nối hoặc tích hợp.

Chọn một phần mềm kế toán đăng báo cáo tài chính tóm tắt và phân bổ tất cả doanh thu và phí của bạn vào hệ thống kế toán của bạn. Điều này sẽ đảm bảo rằng, khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô , sổ sách của bạn sẽ luôn ngăn nắp và chính xác. 

Kế toán sổ sách là chìa khóa để phát triển doanh nghiệp nhỏ

Cho dù bạn tự mình thực hiện tất cả việc ghi sổ kế toán hay quyết định tốt nhất là thuê một người kế toán có chứng chỉ, thì việc hiểu được cách thức dòng tiền chảy qua doanh nghiệp của bạn là một công việc kinh doanh tốt.

Charlie nói: “Có dữ liệu thích hợp và biết bạn đang ở đâu, điều gì dường như đang thúc đẩy doanh thu của bạn và nơi bạn có thể cắt giảm một số chi phí là rất quan trọng”. “Có dữ liệu vững chắc khi nói đến kế toán cho các công ty khởi nghiệp sẽ đưa bạn vào vị trí tốt hơn để thành công trong tương lai.” 

Ngay cả khi bạn có ít kinh nghiệm về sổ sách kế toán, giờ đây bạn đã có kiến ​​thức trực tiếp và quyền truy cập vào tất cả các khoản tài chính của mình, điều này giúp bạn có một vị trí đắc lực để đưa ra các quyết định sáng suốt về tương lai của doanh nghiệp mình. Và mặc dù có giá trị trong việc nhận được sự trợ giúp và lời khuyên từ chuyên gia về sổ sách kế toán, hãy đảm bảo rằng bạn không bao giờ đánh mất sự hiểu biết vững chắc về các con số của mình, bất kể bạn là ai điều hành công việc quản lý tài chính của mình hàng ngày.

Câu hỏi thường gặp về kế toán