Số lượng đặt hàng kinh tế là gì và tôi có thể tính toán nó như thế nào?

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) có thể giúp đảm bảo bạn có đủ sản phẩm đáp ứng nhu cầu. Quá nhiều sản phẩm có thể làm tăng chi phí lưu kho và giảm dòng tiền hiện có. Quá ít sản phẩm, bạn sẽ làm hỏng trải nghiệm của khách hàng và bỏ lỡ cơ hội bán hàng.

Trên thực tế, chỉ 37% người mua sắm quay lại trang web hoặc cửa hàng của nhà bán lẻ sau khi một mặt hàng hết hàng. Hầu hết những người mua sắm đến một cửa hàng khác hoặc không thèm mua sản phẩm nào cả.

Hiểu được EOQ của doanh nghiệp bạn là yếu tố quan trọng để tạo ra trải nghiệm khách hàng tích cực và tiết kiệm chi phí hàng tồn kho cho công ty của bạn.

Rõ ràng rằng EOQ là một chỉ số bán lẻ quan trọng cần theo dõi. Hướng dẫn này giải thích cách tính EOQ, cách nó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của bạn cũng như các ví dụ và thách thức cần chú ý.

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là gì?

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là một mô hình được sử dụng để thiết lập mức tồn kho tối ưu. Nó giúp các nhà bán lẻ tìm thấy số lượng đặt hàng lý tưởng của họ để tối đa hóa hàng tồn kho, giảm chi phí giữ hàng và tránh tình trạng hết hàng.

Còn được gọi là “kích thước lô tối ưu”, số lượng đặt hàng kinh tế đề cập đến số lượng đơn vị bạn nên thêm vào kho hàng với mỗi đơn đặt hàng.

Nó giúp người mua trả lời hai câu hỏi quan trọng để tối ưu hóa lượng hàng trong kho:

1. Số lượng bao nhiêu để đặt hàng?
2. Đặt hàng khi nào?

Mục đích là giúp các nhà bán lẻ giảm thiểu tổng chi phí tồn kho. Xuất hiện lần đầu vào năm 1913, nó mô tả một mô hình lập kế hoạch hàng tồn kho đơn giản cho thấy sự cân bằng giữa chi phí nắm giữ và chi phí đặt hàng.

EOQ hoạt động như một hệ thống xem xét liên tục, giám sát hàng tồn kho không ngừng và đặt hàng một số lượng cố định khi lượng hàng tồn kho đạt đến một điểm sắp xếp lại cụ thể. Nó cung cấp cho các nhà bán lẻ bổ sung ngay lập tức mà không có bất kỳ sự thiếu hụt hoặc hết hàng nào.

EOQ là một chiến thuật quản lý hàng tồn kho có giá trị cho các doanh nghiệp nhỏ vì nó giúp bạn quyết định:

• Có bao nhiêu hàng tồn kho
• Có bao nhiêu mặt hàng để đặt mỗi lần
• Tần suất sắp xếp lại để giữ chi phí thấp

Tuy nhiên, mô hình EOQ yêu cầu các giả định cơ bản để hoạt động:

• Nhu cầu về số SKU là không đổi.
• Khoảng không quảng cáo bị cạn kiệt với tỷ lệ cố định cho đến khi nó đạt đến con số không.
• Thời gian dẫn đầu từ các nhà cung cấp được biết đến và không đổi.
• Không có chiết khấu cho đặt hàng số lượng lớn.
• Tất cả bổ sung được nhận một lần.

Chi phí hàng tồn kho sử dụng mô hình EOQ liên quan đến sự cân bằng giữa chi phí nắm giữ và chi phí đặt hàng. Nó giúp một doanh nghiệp nhỏ tìm ra số lượng đặt hàng tối ưu để giảm thiểu tổng chi phí của cả hai.

Alvaro tiếp tục, “Nếu bạn đặt hàng một số lượng lớn sản phẩm cùng một lúc, điều đó sẽ làm tăng chi phí nắm giữ của doanh nghiệp bạn. Nhưng nếu bạn đặt hàng ít mặt hàng hơn, thường xuyên hơn, nó sẽ giảm chi phí giữ hàng nhưng lại tăng chi phí đặt hàng ”.

Mô hình EOQ giúp bạn lập kế hoạch hệ thống kiểm kê để bạn không bao giờ hết hàng và giữ cho khách hàng hài lòng với thương hiệu của bạn.

Tầm quan trọng của việc tính toán EOQ

Giảm hàng tồn kho

Các nhà bán lẻ đã bỏ lỡ 1 nghìn tỷ đô la mỗi năm chỉ do hết hàng. Việc bán hết một sản phẩm phổ biến có thể khiến doanh số bán hàng bị giảm sút và mất người mua sắm, vì họ sẽ đến một cửa hàng khác để tìm sản phẩm mong muốn. Xác định EOQ là một trong những cách hiệu quả nhất để đảm bảo bạn sẽ có đủ hàng.

EOQ xác định điểm sắp xếp lại của doanh nghiệp của bạn. Khi cổ phiếu giảm xuống dưới một mức nhất định, công thức EOQ của bạn – khi được áp dụng đúng cách – sẽ kích hoạt đơn đặt hàng cho nhiều đơn vị hơn. Bằng cách đó, bạn tránh hết hàng tồn kho và có thể tiếp tục hoàn thành đơn đặt hàng.

Tránh dự trữ quá nhiều

Quá hàng là có nhiều sản phẩm hơn bạn có thể bán. Đặt hàng quá nhiều hàng tồn kho khiến bạn có quá nhiều sản phẩm – làm hao hụt tài chính cho doanh nghiệp của bạn.

Phí lưu kho đang tăng hàng năm, vì vậy bạn cần phải tối ưu hóa quy trình kiểm kê của mình. Bạn nắm giữ cổ phiếu càng lâu, bạn sẽ phải trả chi phí nắm giữ càng cao. Tuy nhiên, EOQ xác định điểm trung gian giữa tồn kho quá mức và tồn kho thiếu. Bạn sẽ biết chính xác số lượng sản phẩm sẽ được đặt hàng ở các mức tồn kho nhất định.

Nếu bạn có nhiều hàng tồn kho hơn bạn cần, bạn đang lãng phí tiền bạc, không gian và nhân sự chuyên chăm sóc hàng tồn kho đó.

Cải thiện dòng tiền

EOQ không chỉ giúp bạn lập kế hoạch mua hàng tồn kho tốt hơn mà còn tăng dòng tiền cho doanh nghiệp của bạn. Khoảng không quảng cáo là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp bán lẻ, ngoài sức lao động và bạn cần có lượng hàng tồn kho dồi dào để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công thức EOQ giữ tiền mặt ra khỏi số dư hàng tồn kho của bạn và trong các lĩnh vực sản xuất khác.

Ví dụ: nếu bạn hết hàng tồn kho, sẽ có chi phí thiếu hụt, tương đương với việc mất doanh thu vì bạn không thể lấp đầy đơn đặt hàng. Nếu EOQ có thể giảm thiểu mức tồn kho và giảm chi phí nắm giữ trong khi vẫn giữ được hàng luôn có sẵn, thì khoản tiền tăng thêm có thể được sử dụng trong các lĩnh vực như phát triển sản phẩm hoặc tiếp thị.

Công thức số lượng đặt hàng kinh tế

Công thức EOQ là căn bậc hai của: [2(setup costs)(demand rate)] / Giữ chi phí

Q = √2DS / H

• Q = Số lượng đơn vị EOQ
• D = Nhu cầu hàng năm bạn nhận được đối với một sản phẩm
• S = Chi phí đặt hàng hoặc “chi phí thiết lập”, là giá một đơn hàng cho mỗi lần mua
• H = Chi phí nắm giữ hoặc “chi phí ghi sổ”, là tổng chi phí giữ hàng tồn kho

Để xác định đúng EOQ, bạn sẽ cần xác định chi phí nắm giữ. Các chi phí này đề cập đến tất cả các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho chưa bán, bao gồm:

• Thiết bị
• Lương nhân viên
• Bảo hiểm
• Kho bãi
• Chấn thương
• Chi phí cơ hội
• Chi phí hàng tồn kho liên quan

Sử dụng công thức sau để xác định chi phí giữ hàng tồn kho:

Chi phí lưu trữ / Tổng giá trị hàng tồn kho hàng năm X 100

Ví dụ về tính toán EOQ

Giả sử bạn điều hành một cửa hàng điện tử có tên Geeky Gadgets. Bạn cần mua 10.000 máy bay không người lái mỗi năm để đáp ứng nhu cầu (D). Bạn phải trả phí đặt hàng là 100 đô la (S) và chi phí giữ là 15 đô la (H) cho mỗi máy bay không người lái.

Nếu bạn muốn biết EOQ của mình, bạn sẽ cắm những con số đó vào công thức:

Q = √2DS / H

EOQ = √2 X 10.000 X 100/15 = √133.333

EOQ = 365,14

Vì vậy, bất cứ khi nào Geeky Gadgets đặt hàng máy bay không người lái, họ nên đặt hàng 366 chiếc trong số đó, làm tròn đến đơn vị nguyên chiếc gần nhất.

Những thách thức với số lượng đặt hàng kinh tế

Dữ liệu xấu

Một doanh nghiệp phải có dữ liệu phù hợp để tính toán chính xác. EOQ giả định rằng có nhu cầu ổn định về sản phẩm và bạn có thể bổ sung sản phẩm ngay lập tức. Nó cũng giả định chi phí cố định cho:

• Đơn vị hàng tồn kho
• Phí đặt hàng
• Phí nắm giữ

Điều này khiến các doanh nghiệp khó hoặc gần như không thể tính được những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng hoặc tính thời vụ. Nếu bạn không có dữ liệu chính xác, theo thời gian thực về chi phí giữ hàng hoặc chi phí đặt hàng, bạn sẽ có số lượng hàng tồn kho không chính xác, điều này có thể nhanh chóng dẫn đến hết hàng.

Việc xác định số lượng hàng tồn kho chính xác đòi hỏi bạn phải ước tính nhu cầu dựa trên nhu cầu lịch sử. Điều này có thể tốn thời gian nếu bạn đang sử dụng bảng tính và không có theo dõi tại chỗ. Tuy nhiên, phần mềm quản lý khoảng không quảng cáo có thể kết hợp thông tin này với nhau trong một vài cú nhấp chuột, vì vậy bạn có thể áp dụng dữ liệu phù hợp cho công thức EOQ của mình.

---

---

Tính thời vụ và nhu cầu thay đổi

Mô hình EOQ là một mô hình đơn giản cho các sản phẩm có nhu cầu nhất quán trong cả năm. Nhưng điều này không phải luôn luôn như vậy.

Các sản phẩm mới ra mắt có thể có nhu cầu cao hơn ngay từ đầu và giảm dần theo thời gian. Các sản phẩm có nhu cầu theo mùa – trong đó doanh số bán hàng biến động trong năm – có thể làm mất hiệu lực tính toán EOQ. Bạn không thể chỉ đơn giản đo lường EOQ vào đầu năm và mong đợi nó đúng. Điều này có thể dẫn đến khoảng thời gian hết hàng hoặc dư thừa hàng tồn kho do việc sắp xếp lại không nhất quán.

Hodge giải thích: “Mỗi sản phẩm bạn có trong tay sẽ có một EOQ duy nhất tùy thuộc vào nhu cầu của nó, vì vậy, không có số lượng đặt hàng chung mà bạn có thể áp dụng trên toàn bộ kho hàng của mình. Cô ấy tiếp tục,

“Tính thời vụ sẽ đóng một vai trò quan trọng và nhu cầu thường thay đổi theo thời gian, do đó, việc duy trì các EOQ chính xác đòi hỏi phải liên tục theo dõi nhu cầu và tỷ lệ doanh thu”.

Hodge đã quản lý một cửa hàng trong vài năm, làm việc trong lĩnh vực kinh doanh, mua bán và phân tích bán hàng. Cô ấy mô tả một vấn đề chung mà nhiều nhà bán lẻ phải đối mặt: “Trong cửa hàng của tôi, chúng tôi có một mặt hàng bán chạy nhất mà chúng tôi đã bán với số lượng lớn trong nhiều năm,” cô nói.

“Tuy nhiên, nó dài tay nên nó chưa bao giờ được ưa chuộng trong những tháng mùa hè, và nó có xu hướng bán chạy hơn ở màu trung tính thay vì màu sáng. Sử dụng dữ liệu bán hàng và hàng tồn kho từ hệ thống điểm bán hàng (POS) của chúng tôi, chúng tôi có thể nhanh chóng nắm bắt các xu hướng này và điều chỉnh số lượng đặt hàng của mình cho phù hợp. ”

Hodge nói rằng việc xác định thời điểm và cách thức nhu cầu đối với hàng bán chạy nhất của cô ấy “dao động với cơ sở khách hàng của chúng tôi cho phép chúng tôi xác định EOQ lý tưởng của sản phẩm bán chạy nhất của mình, đảm bảo chúng tôi luôn có hàng trong kho cho khách hàng và không bị dư thừa phòng còn hàng của chúng tôi trong những mùa chậm hơn. ”

Tìm hiểu thêm: Cách dự báo nhu cầu cho cửa hàng bán lẻ của bạn (và tại sao bạn nên)

Nguồn cung thiếu hụt

Một hạn chế khác của mô hình EOQ là khả năng thiếu hàng tồn kho. Một số doanh nghiệp mới sử dụng EOQ có thể thận trọng trong việc sắp xếp lại thứ tự của họ, điều này dẫn đến số lượng đơn đặt hàng nhỏ hơn và không được kiểm soát trong cửa hàng của bạn.

Có liên quan: Kho hàng an toàn là gì và tôi cần bao nhiêu cho cửa hàng của mình?

Tính toán EOQ cho cửa hàng của bạn

Hàng tồn kho được quản lý sai là cơn ác mộng của chuỗi cung ứng đối với bất kỳ nhà bán lẻ nào. Nó có thể dẫn đến các cửa hàng không được giám sát, doanh thu bị mất và – tệ nhất là – những khách hàng không hài lòng và không bao giờ quay trở lại.

Sử dụng mô hình EOQ để đặt số lượng hàng tồn kho lý tưởng cho cửa hàng của bạn. Chạy công thức về số SKU theo yêu cầu của bạn và kiểm tra dự đoán so với dữ liệu đặt hàng trước đó. Bạn sẽ sớm bắt đầu thấy lợi ích của dòng tiền nhiều hơn và hàng tồn kho ít hơn bằng cách sử dụng mô hình EOQ.