Quy trình xử lý tinh chỉnh in O’Neil với iQuote và eCRM

Được thành lập vào năm 1908, O’Neil Printing đã có hơn một thế kỷ kinh nghiệm đáp ứng nhu cầu in ấn của cộng đồng Arizona trên nhiều lĩnh vực, từ giáo dục đến y tế, cũng như phục vụ nhu cầu in ấn của các doanh nghiệp trên toàn quốc. Vào năm 2020, công ty chuyển sang một cơ sở hoàn toàn mới và tận dụng cơ hội để tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các giải pháp phần mềm của mình. Dean Toth, Phó chủ tịch cấp cao của O’Neil Printing, nói: “Bạn sẽ không tồn tại được 112 năm nếu bạn không cung cấp chất lượng, và chắc chắn bạn sẽ không tồn tại được 112 năm nếu bạn không thay đổi. tổng giám đốc.

Ba năm trước, công ty đã đầu tư vào môi trường MIS / ERP, mở rộng quy trình làm việc EFI Enterprise Print Suite với các thành phần ước tính iQuote, PrintFlow Dynamic Scheduling và eCRM của EFI. Toth nói: “Tất cả chúng đều là những công cụ mạnh mẽ và phức tạp về nhiều mặt. “Với nhiều năm lịch sử và kiến ​​thức, chúng tôi muốn cải tiến việc sử dụng chúng và tối đa hóa khả năng của chúng.

“Chúng tôi hình dung lại công ty của mình trong suốt quá trình này – thiết bị và mô hình kinh doanh của chúng tôi ở một mức độ nào đó,” ông nói thêm.

Liên quan: EFI MarketDirect StoreFront Now Xử lý cho thuê và đặt trước cho các sự kiện và triển lãm

Duy trì khả năng cạnh tranh trong thị trường toàn cầu

O’Neil là một công ty thuộc sở hữu của nhân viên, với phần lớn trong số 55 nhân viên nắm quyền sở hữu. Toth nói, nền tảng chính trực và động lực phục vụ cộng đồng địa phương đã tạo nên sự khác biệt cho công ty. “Danh tiếng của chúng tôi là một công ty hỗ trợ khách hàng và cộng đồng một cách chính trực là rất quan trọng. Rằng chúng tôi thực sự cung cấp chất lượng và dịch vụ phân biệt chúng tôi. Do nhân viên làm chủ, chúng tôi luôn quan tâm đến sự thành công của khách hàng và công ty của chúng tôi. ”

Nhưng trong khi danh tiếng của công ty rất vững chắc, việc duy trì tính cạnh tranh ngày càng trở nên khó khăn. Toth giải thích: “Đó là một điều để cung cấp dịch vụ và chất lượng cao, và một điều khác là có thể làm được điều đó với mức giá cạnh tranh,” Toth giải thích.

“Công nghệ và việc sử dụng phần mềm tốt nhất để chúng tôi có thể đạt được hiệu quả trong quá trình xử lý công việc của mình là yếu tố cần thiết cho sự thành công của chúng tôi,” ông nói thêm.

Khi công ty chuẩn bị chuyển sang cơ sở mới, nhóm đã tiếp cận EFI về việc xem xét toàn diện cách họ sử dụng phần mềm như một phần của sáng kiến ​​quan trọng nhằm tối đa hóa các khoản đầu tư của mình để tiếp tục dẫn đầu đối thủ.

Hiểu và nâng cao năng lực trong tay

Trong nhiều năm, O’Neil đã sử dụng phần mềm Hagen OA ERP, phần mềm này sau này trở thành Monarch ERP của EFI vào những năm đầu. Toth lưu ý: “Chúng tôi điều hành tất cả các chức năng kế toán, thu thập dữ liệu, báo cáo và tài chính của mình thông qua Monarch. “Bảng lương của chúng tôi cung cấp thông qua Monarch cho một bên thứ ba.”

Monarch cung cấp nền tảng cốt lõi cho mảng khách hàng và dự án lớn và đa dạng của doanh nghiệp. Các dịch vụ của O’Neil bao gồm đồ họa khổ rộng, đóng gáy và hoàn thiện, dịch vụ gửi thư, thực hiện, in ấn theo yêu cầu và xây dựng cổng thông tin khách hàng. Tất cả những điều này đều chảy qua hệ thống Monarch, mà O’Neil đã nâng cấp lên toàn bộ EFI Enterprise Print Suite. Việc kết hợp một số thành phần chính đã tạo ra một quy trình làm việc tích hợp từ đầu đến cuối để xử lý gần như tất cả các quy trình quản lý sản xuất và kinh doanh.

Liên quan: Kodak công bố Litho hiện đại là công ty Kodak PRINERGY đầu tiên trên thế giới về giải pháp kinh doanh theo yêu cầu dành cho khách hàng

Mức độ tích hợp và tự động hóa đó, bao gồm tích hợp Suite với quy trình xử lý trước Heidelberg Prinect của công ty và các hệ thống bên thứ ba khác, loại bỏ việc khóa lại dữ liệu trong nhiều khu vực của nhà máy, rất quan trọng để giảm lỗi và xây dựng hiệu quả. Đồng thời, quy trình làm việc cũng thu thập dữ liệu để cải thiện việc đưa ra quyết định tổng thể.

Toth nói: “Mục tiêu của chúng tôi rất đơn giản. “Chạm vào công việc một lần và tự động hóa mọi lúc có thể.”

Những điều chỉnh đơn giản giúp tiết lộ thông tin chi tiết có tác động

O’Neil đã tận dụng khả năng ước tính, lập lịch và quản lý quan hệ khách hàng trong quy trình làm việc của Enterprise Commercial Print Suite. Làm việc với EFI để xem xét các khả năng của hệ thống bị bỏ sót là một khóa đào tạo dịch vụ chuyên nghiệp kéo dài ba ngày do giám đốc sản xuất / người lập lịch của nhóm hoàn thành. Toth nói: “Chúng tôi biết rằng có một cơ hội để xem liệu chúng tôi có thể tối đa hóa kiến ​​thức của anh ấy về hệ thống và thực hiện một số thay đổi cấu hình đơn giản hay không. “Nó rất đáng giá. Chỉ trong hai tuần, chúng tôi đã chuyển từ việc sử dụng một quy trình mà chúng tôi đã sử dụng chủ yếu chỉ trên máy ép và máy cắt, sang việc mở rộng nó sang các hoạt động liên kết khác. ”

Toth nói: “Chúng tôi có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhóm dịch vụ chuyên nghiệp hỗ trợ của EFI, làm việc với họ rất chặt chẽ về những cải tiến này.

Tự động hóa trong việc ước tính và lập kế hoạch đặc biệt quan trọng. Trước khi sử dụng hoàn toàn iQuote và PrintFlow, O’Neil đã hướng dẫn các công việc thông qua nhà máy bằng cách sử dụng phiếu công việc bằng giấy.

Đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn

Việc triển khai thành phần ước tính iQuote trong Suite, “cho phép chúng tôi xây dựng các tham số tùy chỉnh vào hệ thống và sau đó nó sẽ xây dựng các công việc trong các tham số đó,” Toth nói. Phần mềm xem xét các quy trình và thiết bị của công ty và tính toán các con đường sản xuất tốt nhất, giữ cho việc đưa ra quyết định kỹ thuật trong phần mềm. Công cụ ước tính có cơ hội để xem xét và thay đổi chi phí, biên lợi nhuận và giá cả với khả năng hiển thị ngay lập tức về tác động của các chỉnh sửa.

Toth lưu ý: “Nó tự động hơn nhiều so với ước tính của Monarch. “Nó thiết kế một dự án dựa trên các thông số mà chúng tôi đặt ra.”

Việc ước tính dữ liệu “cho phép chúng tôi đưa ra các quyết định kinh doanh tốt, điều này thực sự quan trọng đối với chúng tôi,” ông nói thêm. Giờ đây, O’Neil có khả năng theo dõi tốt hơn tỷ lệ phần trăm chiến thắng, ước tính / so sánh chi phí thực tế và hơn thế nữa, tất cả đều có thể truy cập được thông qua Monarch.

Sử dụng iQuote, “Nhóm ước tính của chúng tôi có thể sử dụng kiến ​​thức chuyên môn của họ để tập trung vào các công việc phức tạp hơn nhiều,” Toth nói. “Chúng tôi không còn phải lãng phí thời gian cho những báo giá mà chúng tôi đã thực hiện hàng nghìn lần và kết quả là khách hàng sẽ phản hồi nhanh hơn, giúp chúng tôi giành được chiến thắng”.

Sau đó, các công việc sẽ được đồng bộ hóa bởi PrintFlow, giúp tối ưu hóa việc lập lịch thông qua các tính toán tự động.

Khả năng tự động hóa thông qua iQuote được tối đa hóa để một số ước tính được phân phối mà nhóm của O’Neil thậm chí không động đến chúng, cung cấp báo giá tức thì cho các công việc theo một tiêu chuẩn nhất định và với một mức chi phí nhất định. Toth giải thích: “Nếu tôi đặt một đơn đặt hàng danh thiếp 200 tấm vào hệ thống của chúng tôi hoặc một tờ báo giá 1.000 tờ rơi, họ sẽ tốn công sức tương tự cho việc báo giá, nhưng rõ ràng là có lợi hơn”. Loại tự động hóa này cải thiện lợi nhuận của O’Neil.

Động lực chính thúc đẩy O’Neil xem lại phần mềm EFI của mình là nhận ra rằng công ty đã không sử dụng nó với tiềm năng đầy đủ. Có những lỗ hổng quan trọng trong kiến ​​thức về hoạt động kinh doanh. Các chiến lược quản lý quan hệ khách hàng, do thành phần EFI eCRM trong O’Neil’s Suite xử lý, mang đến một cơ hội đặc biệt mạnh mẽ. Toth nói: “Trong nhiều năm, chúng tôi đã không thực hiện đủ phân tích về cách chúng tôi thực hiện các chiến lược tiếp cận thị trường. “ECRM cho phép chúng tôi thu thập dữ liệu đó và báo cáo theo cách có ý nghĩa. Chúng tôi có một công cụ cho phép chúng tôi hiểu được kết quả của những nỗ lực của mình ”.

Phân tích các chiến lược bán hàng tốt nhất

Thành phần phần mềm eCRM cung cấp quy trình làm việc nâng cao được thiết kế để mang lại lợi ích cho nhân viên bán hàng. Với tính năng tối ưu hóa dựa trên quy tắc và các khả năng tích hợp của Suite, eCRM cho phép người dùng tạo và duy trì các danh mục doanh thu tùy chỉnh cho mục đích lập ngân sách bán hàng và dự báo cơ hội. Giải pháp cung cấp quyền truy cập vào các hoạt động được liên kết, ghi chú, tệp đính kèm, yêu cầu báo giá và ước tính. Những thông tin chi tiết có sẵn này cung cấp khả năng hiển thị, sử dụng và triển khai nội dung tốt hơn.

Các đại diện bán hàng của O’Neil hiện được trao quyền với các báo giá nhanh hơn và dữ liệu tốt hơn từ eCRM giúp họ hiểu rõ hơn về năng suất và hiệu quả. Toth nói: “Nó đã mang lại một mức độ trách nhiệm cho đội ngũ bán hàng của chúng tôi. “ECRM theo dõi mọi thứ chúng tôi làm và nơi chúng tôi đang dành thời gian của mình. Trước đây, không có cách nào để phân tích xem các hoạt động đã cho có hiệu quả hay không vì chúng tôi không có cách nào để theo dõi nó ”. Giờ đây, nhóm có thể điều chỉnh các chiến lược của mình theo các chỉ số dữ liệu, theo dõi nỗ lực và đo lường tác động của chúng.

Về kế hoạch của O’Neil cho tương lai, công ty có kế hoạch tiếp tục cải tiến quy trình làm việc của mình. Toth nói: “Chúng tôi thấy những lợi ích của nó và chúng tôi thấy rằng quy trình làm việc của chúng tôi vẫn có thể được cấu trúc hơn – có chỗ để cải thiện trong việc điều phối phần mềm và quy trình quy trình làm việc nội bộ của chúng tôi,” Toth nói.

Toth nói: “Chúng tôi luôn là một công ty có tư duy cầu tiến và tiến bộ, rất cam kết cung cấp dịch vụ ở mức cao nhất cho khách hàng của chúng tôi,” Toth nói. “Chúng tôi sẽ tiếp tục thúc đẩy các thay đổi theo cách thể hiện lợi ích cho những người liên quan. Ban đầu, có thể khó nhận được sự ủng hộ từ mọi người trong nhóm của bạn khi nói về sự thay đổi, nhưng khi chúng tôi phản ánh lại theo thời gian, không ai có thể tưởng tượng được sẽ quay lại như cũ ”.