Quy trình sản xuất và tự động hóa in: ‘Từ đêm hẹn hò đến hôn nhân’

Trong phim Của cô, một nhà văn say mê hệ điều hành có tiếng ồn ào trên máy tính của mình. Nhà phân tích Pat McGrew cho rằng các nhà in phải có cùng mối quan tâm sâu sắc đến quy trình sản xuất của họ.

McGrew, chủ sở hữu và giám đốc điều hành của McGrew Group, cho biết: “Đây là một trò chơi hẹn hò. “Hãy coi đây là e-Harmony cho quy trình làm việc của bạn.”

Tất nhiên, cô ấy muốn nói đến nó một cách ẩn dụ, trong một bài thuyết trình theo chủ đề mẫu hệ mà cô ấy đã thực hiện trong phân đoạn Quy trình làm việc và Phần mềm của PRINTING United Digital Experience. Quan điểm của cô ấy là nếu các nhà in muốn có mối quan hệ thực sự hài lòng với hệ thống quy trình làm việc của họ, trước tiên họ cần phải biết chúng một cách mật thiết.

Xem thêm: Công cụ chuyển đổi XML cho một cách dễ dàng tích hợp sản xuất bản in

Theo McGrew, nhiều nhà in thiếu hiểu biết sâu sắc này, người đã giúp các cửa hàng in xây dựng và cải thiện quy trình sản xuất dựa trên phần mềm.

Cô ấy nói rằng nhiều công ty mà cô ấy tư vấn không chỉ không biết chính xác tài sản quy trình công việc mà họ có trên máy chủ của mình, “họ thực sự không biết họ chi tiêu cho nó hàng năm.” Mặc dù “bức tranh vô cùng rực rỡ” mà các máy in có xu hướng vẽ về khả năng quy trình làm việc của họ, cô ấy tiếp tục, thực tế là “có rất nhiều vòng lặp, rất nhiều sự sắp xếp, rất nhiều dấu hiệu bị bỏ lỡ và rất nhiều thông tin bị bỏ sót” – tất cả đều lãng phí thời gian, lỗi giống và tốn kém tiền bạc.

McGrew nói: “Rất khó để tự động hóa nếu đó là thế giới bạn đang sống,” McGrew nói thêm rằng nếu một cửa hàng rơi vào tình huống này, “đã đến lúc bạn phải suy nghĩ lại về quy trình làm việc của mình. Mục tiêu phải là bạn biết nó cũng như bạn biết tên của chính mình. ”

Cách để làm điều đó là “hướng dẫn quy trình làm việc của bạn” từ khi nhập công việc đến khi giao việc, xác định từng điểm tiếp xúc (tương tác giữa con người) với công việc trong suốt quá trình thực hiện. “Bạn có biết có bao nhiêu điểm tiếp xúc trong quy trình làm việc của mình không?” thách thức McGrew. “Bởi vì nếu bạn không làm vậy, không có cách nào bạn có thể biết được một công việc khiến bạn phải trả giá như thế nào”.

Như vào buổi hẹn hò đầu tiên, ý tưởng là tìm hiểu kỹ về bên kia: trong trường hợp này, bằng cách kiểm kê mọi phần mềm liên quan đến quy trình làm việc mà cửa hàng đang sử dụng, bao gồm bất kỳ “tiện ích con” hoặc phần mềm miễn phí nào có thể đã được cài đặt. McGrew cho biết các câu hỏi cần đặt ra khi xem xét quy trình làm việc, bao gồm làm rõ chi phí bảo trì là bao nhiêu; các đơn đặt hàng thay đổi có đang được theo dõi hay không và làm thế nào; mọi thứ có được lập hóa đơn hay không; và liệu các ước tính có khớp với chi phí thực tế để hoàn thành công việc hay không.

Xem thêm: RSA ra mắt trang web công ty mới

Một ý tưởng hay khác, cô ấy lưu ý, là “xem xét những thứ bạn đã tự động hóa”, chẳng hạn như hệ thống đặt hàng từ Web-to-in tự động chọn trước các tệp công việc đến để nhập vào hàng đợi sản xuất.

Cuối cùng, khi đã đến lúc “trả lời câu hỏi”, McGrew khuyên, hãy tìm hiểu mọi thứ cần thiết để “có một cuộc hôn nhân lâu dài và lành mạnh với quy trình làm việc của bạn. Khi bạn đã trải qua quá trình hẹn hò và đính hôn, điều tiếp theo là thiết lập cho sự trường tồn ”. Điều này bao gồm “xây dựng nhịp” vào hệ thống thông qua các cuộc tự đánh giá hệ thống được lên lịch thường xuyên.

McGrew thúc giục: “Hãy đi dạo hàng quý. “Tạo ra một nhịp độ tự động hóa của bạn. Cố gắng tạo ra một tình huống mà bạn có thể tự động hóa thêm một bước mỗi quý. Trong một vài năm, bạn có thể tự động hóa khá nhiều ”.

Theo McGrew, điều này sẽ mang lại hiệu quả và năng suất đáng kể. Bà nói: “Với một quy trình làm việc tự động, tốt, bạn sẽ có thể nắm bắt thông tin cần thiết cho mọi bước trong quy trình làm việc của mình. Nếu cửa hàng cố gắng vượt qua hệ thống hoặc giữ lại bất kỳ chi tiết nào mà cửa hàng yêu cầu, “nó sẽ hét vào mặt bạn và không cho phép bạn tiến bộ.”

Giống như một người vợ / chồng tốt, quy trình làm việc tự động là một đối tác thuận lợi. McGrew giải thích: “Một trong những sức mạnh của tự động hóa là bạn có thể bình thường hóa và tối ưu hóa mọi phần của quy trình. “Tự động hóa cho phép bạn để cho các quy trình diễn ra và sau đó giải phóng mọi người làm những gì mọi người nên làm.”

Tuy nhiên, bà nhấn mạnh rằng việc duy trì mức độ hiệu quả tự động này cần có sự cam kết. McGrew nói: “Bạn muốn đánh giá lại mọi thứ một cách không sợ hãi một cách thường xuyên,” McGrew nói, thúc giục các nhà in tìm kiếm sự trợ giúp mà họ sẽ cần từ các nhà cung cấp phần mềm của họ và các nguồn chuyên gia khác. “Khi nói đến quy trình làm việc của bạn, tất cả đều nhằm xây dựng những gì tốt nhất trong số những thứ tốt nhất.”

Cô ấy kết luận bằng cách chia sẻ “bí mật” về những lợi ích hữu hình của tự động hóa quy trình làm việc.

McGrew tuyên bố: “Nếu bạn làm cho quy trình làm việc của mình thực sự hiệu quả, bạn sẽ thêm năng lực vào thông lượng của mình. Bạn loại bỏ những nút thắt cổ chai đó. Bạn có thể mang đến nhiều công việc hơn, tốn ít thời gian xử lý hơn và có nhiều thời gian hơn để in và đưa nó ra khỏi cửa, và được trả tiền cho việc đó. ”

Xem thêm: OneVision nâng cao hơn nữa mức độ tự động hóa với chỉnh sửa hình ảnh