Quy trình kiểm soát hàng tồn kho: Mẹo và phương pháp hay nhất

Bạn đã bao giờ đặt hàng trực tuyến chỉ để biết rằng nó đã hết hàng chưa? Hoặc vội vã đến một cửa hàng cho một sản phẩm nhất định để tìm một kệ trống? Là chủ doanh nghiệp, bạn muốn tránh điều này: hết hàng có thể gây tổn hại cho mối quan hệ của bạn với khách hàng và mất doanh thu, ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn. Để đảm bảo điều này không xảy ra, bạn cần có các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.

Tìm hiểu thêm về các loại quy trình kiểm soát hàng tồn kho, lợi ích của hệ thống quản lý hàng tồn kho và mẹo để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho là cách doanh nghiệp của bạn ghi lại và giám sát việc cung cấp hàng hóa mà họ có trong tay, một phần dựa trên thông tin chi tiết về những gì và số lượng khách hàng của bạn mua. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả đảm bảo luôn có sẵn nguồn cung cấp chính xác khi cần thiết và tính đến những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng. Hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể giảm chi phí liên quan đến việc nhập kho quá nhiều nguồn cung cấp hoặc sai số lượng hàng tồn kho.

Hãy nghĩ về nó như thế này: Ví dụ, đó là một cách để tránh hết hàng trong dịp lễ vào đầu tháng 12 hoặc ngăn bạn đặt hàng lại các sản phẩm mà khách hàng không mua.

Kiểm soát hàng tồn kho so với quản lý hàng tồn kho: điểm tương đồng và khác biệt

Kiểm soát hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho đều sử dụng dữ liệu bán hàng và tuân theo các thông số nhất định để xác định số lượng hàng tồn kho cần thiết cho hiệu quả và lợi nhuận.

• Điểm tương đồng: Về cơ bản, kiểm soát hàng tồn kho nằm trong phạm vi quản lý hàng tồn kho. Cả hai đều giám sát các thành phần khác nhau trong kho của bạn và giúp bạn đưa ra quyết định đặt hàng sáng suốt. Chúng cũng cung cấp thông tin chi tiết về những gì bạn nên tiếp thị cho khách hàng của mình hoặc liệu có sản phẩm nào bạn nên loại bỏ hay không.
• sự khác biệt: Kiểm soát hàng tồn kho giám sát hàng hóa được lưu trữ trong kho (hàng tồn kho thực tế có sẵn), trong khi quản lý hàng tồn kho dựa trên nhu cầu và dự báo bán hàng để theo dõi nguyên liệu thô và thành phẩm. Nó là một công cụ quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa ở đúng nơi, đúng thời điểm. Quản lý hàng tồn kho cũng giúp dự đoán nhu cầu của khách hàng, bổ sung và kiểm soát hàng tồn kho để giảm lãng phí và tối đa hóa lợi nhuận.

Thủ tục kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho liên quan đến việc giám sát hàng tồn kho thực tế của bạn một cách nhất quán, duy trì mức độ quản lý chuỗi cung ứng cao và sử dụng dữ liệu bán hàng cũng như nhu cầu dự kiến ​​của khách hàng để đưa ra quyết định đúng đắn.

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho của bạn phải mạnh mẽ và đảm bảo bạn có nhiều hàng tồn kho hơn khi doanh số bán hàng tăng đột biến trong lịch sử và ít mặt hàng hơn trong thời gian chậm. Thường xuyên theo dõi hàng tồn kho của bạn cũng có thể góp phần ngăn ngừa mất mát và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng bằng cách tránh hết hàng.

Công nghệ có thể giảm bớt phần lớn gánh nặng kiểm soát hàng tồn kho cho các nhà bán lẻ thương mại điện tử và truyền thống. Một công nghệ như vậy là Shopify POS, có sẵn ở hai cấp đăng ký: Lite và Pro. Bậc Pro cung cấp khả năng quản lý khoảng không quảng cáo nâng cao để tạo đơn đặt hàng, tạo phân tích thống nhất (kết hợp giữa dữ liệu trực tuyến và dữ liệu truyền thống), v.v. Bạn sẽ không phải đối chiếu thủ công mọi thứ, bởi vì nó ghi lại hàng tồn kho và bán lẻ và tự động đồng bộ hóa số lượng.

5 loại thủ tục kiểm soát hàng tồn kho

1. Nhập trước xuất trước (FIFO)
2. Nhập sau, xuất trước (LIFO)
3. Đúng lúc (JIT)
4. Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)
5. phân tích ABC

Mặc dù có các mục tiêu và quy trình khác nhau, nhưng mỗi phương pháp này đều được thiết kế để kiểm soát và theo dõi hàng tồn kho:

1. Nhập trước xuất trước (FIFO)

Trong hệ thống FIFO, hàng tồn kho cũ nhất được bán trước hàng tồn kho mới hơn. Điều đó cũng có nghĩa là bạn sẽ không bị mắc kẹt với những sản phẩm lỗi thời mà khách hàng của bạn cuối cùng sẽ không muốn nữa. Bởi vì những hàng hóa cũ hơn, ít tốn kém hơn sẽ được tính vào chi phí trước, nên phương pháp này có xu hướng tối đa hóa thu nhập ròng, nhưng cũng dẫn đến hóa đơn thuế cao hơn.

2. Nhập sau, xuất trước (LIFO)

Mặt khác, LIFO chiếm hàng tồn kho với giả định rằng các mặt hàng mới hơn được bán trước các mặt hàng cũ hơn. Chi phí của các mặt hàng được mua gần đây nhất, thường cao hơn các sản phẩm cũ, được tính vào chi phí trước tiên. Đây là một phương pháp để xem xét cho các doanh nghiệp thương mại điện tử và vật lý có lượng hàng tồn kho lớn. Đó là một phương pháp bảo thủ hơn, bởi vì việc ghi lại chi phí sản phẩm cao hơn dẫn đến thu nhập ròng cũng như thuế thấp hơn.

3. Đúng lúc (JIT)

Hệ thống kiểm kê đúng lúc được đặt tên một cách thích hợp, bởi vì nó đề cập đến việc nhận sản phẩm càng gần thời điểm chúng sẽ được bán hoặc sử dụng càng tốt. Điều này giữ cho hàng tồn kho—và chi phí—ở mức thấp, đồng thời có thể giúp quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn vì có ít hàng hóa hơn để theo dõi trong kho. Ví dụ, các siêu thị sẽ không giữ nhiều sản phẩm tươi sống vì thời hạn sử dụng ngắn. Thay vào đó, họ sẽ đặt hàng vừa đủ để đáp ứng nhu cầu dự kiến ​​của khách hàng trong thời gian chỉ vài ngày. Điều đó nói lên rằng, sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng vận chuyển và sản xuất — chẳng hạn như những gián đoạn trong thời kỳ đại dịch — có thể khiến doanh nghiệp của bạn dễ bị thiếu hụt.

4. Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là phép tính phản ánh quy mô lý tưởng của một đơn đặt hàng dựa trên các biến số như thời gian trong năm và điều kiện kinh tế. Điều này giúp các công ty tránh bội chi và lãng phí trong khi vẫn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Hãy nhớ rằng phương pháp này tốn nhiều thời gian hơn vì nó yêu cầu giám sát chuyên sâu hơn.

5. Phân tích ABC

Hệ thống phân tích ABC áp dụng một khái niệm đơn giản cho nghệ thuật kiểm soát hàng tồn kho. Các sản phẩm hoặc vật liệu có ký hiệu “A” là quan trọng nhất (hoặc thường đắt nhất). Ký hiệu “B” dành cho cổ phiếu có giá trị vừa phải, yêu cầu quản lý vừa phải. Ký hiệu “C” dành cho khoảng không quảng cáo chi phí thấp đảm bảo quản lý tối thiểu. Hạn chế của phương pháp ABC là nó không tính đến nhu cầu theo mùa hoặc thay đổi kinh tế, có khả năng dẫn đến bỏ lỡ cơ hội bán hàng.

Lợi ích của việc thực hiện thủ tục kiểm soát hàng tồn kho

Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử và bán lẻ, quy trình kiểm soát hàng tồn kho tốt mang lại một số lợi ích, bao gồm:

• Giảm thiểu chi phí kho bãi. Tìm vị trí tối ưu cho các sản phẩm trong kho, hạn chế lãng phí (đặc biệt là đối với các mặt hàng dễ hỏng) và cải thiện thông tin liên lạc nội bộ cho các đơn đặt hàng và tính sẵn có của sản phẩm đều có thể giảm thiểu chi phí kho.
• Khả năng dự báo và lập kế hoạch tốt hơn. Dự báo có thể tạo ra hành trình sản phẩm hiệu quả hơn từ kho đến cửa hàng hoặc khách hàng.
• Tăng dòng tiền và khả năng sinh lời. Thúc đẩy các mối quan hệ khách hàng tích cực hơn bằng cách hoàn thành các đơn đặt hàng đúng hạn, tăng cường kiểm soát chất lượng và các tiêu chuẩn cũng như tính toán giá trị tiền mặt của hàng tồn kho của bạn đều có thể giúp cải thiện lợi nhuận.

Mặt khác, quản lý hàng tồn kho kém có thể dẫn đến:

• Chi phí nắm giữ cao hơn. Bạn giữ hàng tồn kho càng lâu, bạn càng phải trả nhiều tiền.
• Thiếu thông tin chính xác. Quản lý hàng tồn kho kém sẽ làm bạn mất đi thông tin cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt, chẳng hạn như liệu một sản phẩm có bán chạy hay không. Mang sai sản phẩm hoặc hết các mặt hàng phổ biến có thể dẫn đến mất doanh thu khi người mua sắm chuyển sang đối thủ cạnh tranh của bạn.
• Thanh toán cho không gian kho dư thừa. Nếu bạn không quản lý tốt khoảng không quảng cáo của mình, bạn có thể trả nhiều tiền hơn mức cần thiết để lưu trữ nó.

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả: mẹo và thực tiễn tốt nhất

Để kiểm soát khoảng không quảng cáo của bạn và tối đa hóa nguồn cung cũng như lợi nhuận của bạn, hãy thử các mẹo sau:

• Đặt mục tiêu khoảng không quảng cáo và cập nhật chúng khi cần. Những mục tiêu này phải phản ánh mục tiêu bán hàng của bạn và được điều chỉnh dựa trên mục tiêu khoảng không quảng cáo của bạn.
• Thực hiện một hệ thống theo dõi hàng tồn kho. Một hệ thống theo dõi thích hợp sẽ không chỉ giám sát mức tồn kho của bạn mà còn cả vị trí của sản phẩm, tình trạng của chúng và thời gian chúng được lưu trữ.
• Thường xuyên phân tích dữ liệu hàng tồn kho của bạn. Cho dù đó là hàng quý hay hàng năm, hãy định kỳ xem xét số lượng hàng tồn kho của bạn để đặt mục tiêu bán hàng, tạo chiến dịch tiếp thị, hợp lý hóa hoạt động và hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng.
• Phát triển một chiến lược sắp xếp lại. Bạn có đặt hàng lại khi giảm giá tới 10% cho một mặt hàng hoặc sau khi bạn bán hết đơn vị cuối cùng không? Chiến lược đặt hàng lại sẽ trả lời câu hỏi này và hơn thế nữa, đảm bảo bạn có sẵn sản phẩm phù hợp—chứ không phải những sản phẩm mà khách hàng không muốn.
• Tự động hóa các quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn. Tự động hóa có thể giúp việc quản lý khoảng không quảng cáo trở nên dễ dàng hơn và giải phóng bạn để tập trung vào các khía cạnh khác của doanh nghiệp. Tự động hóa cũng loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người.
• Kiểm tra hàng tồn kho của bạn một cách nhất quán. Kiểm tra hàng tồn kho của bạn ít nhất mỗi năm một lần. Điều này giúp cập nhật hồ sơ và đánh giá xem hệ thống của bạn có đang hoạt động hay không.

Shopify cung cấp cho người bán một số ứng dụng quản lý kho hàng đáng tin cậy trong Cửa hàng ứng dụng Shopify, bao gồm Shopventory và Stocky.