Quên Quy tắc 80/20 đi: Cách thiết kế tỷ lệ thành công của riêng bạn

Nguyên tắc Pareto, thường được gọi là “Quy tắc 80/20”, là một nguyên tắc cơ bản của năng suất, vì nó được áp dụng theo hàng nghìn cách khác nhau trong cuộc sống cá nhân, cuộc sống công việc và mọi thứ liên quan.

Tuy nhiên, trước khi chúng ta đi sâu vào khái niệm đã tồn tại hàng thế kỷ này, tôi muốn hỏi bạn: Bạn cho rằng mình là người biết suy nghĩ hay hành động? Giữ câu trả lời đó, vì chúng ta sẽ quay lại vấn đề đó một chút.

Nguyên tắc Pareto là một chủ đề thời thượng, nhưng nó thực sự được phát hiện lần đầu tiên vào cuối những năm 1700 bởi nhà kinh tế học người Ý, Vilfredo Pareto. Pareto phát hiện ra rằng 80 phần trăm của cải quốc gia của Ý có thể được quy cho 20 phần trăm dân số của nó. Nói cách khác, của cải không được phân bổ đồng đều mà tập trung theo một cách rất dễ đoán. Thực sự, cốt lõi của nguyên tắc nằm ở đó – ý tưởng rằng hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân bổ đồng đều.

Mô hình Nguyên tắc Pareto sau đó được hồi sinh vào những năm 1950 bởi Joseph Moses Juran, được nhiều người coi là cha đẻ của phong trào chất lượng. Điều mà ông khám phá ra là nguyên tắc này có thể được áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau trong kinh doanh và cuộc sống.

Về bản chất, Nguyên tắc Pareto chứng minh rằng những nỗ lực nhỏ, tập trung sẽ tạo ra phần lớn kết quả của bạn. Nói cách khác, không phải tất cả mọi thứ đều bình đẳng và do đó không nên được coi là bình đẳng. Trên thực tế, khi chúng ta tập trung vào ít dự án, nhiệm vụ hoặc hoạt động hơn, được gọi là “số ít quan trọng”, chúng ta sẽ tối đa hóa tác động của mình. Khi chúng ta ưu tiên thời gian của mình bằng cách tập trung vào một số ít quan trọng, chúng ta có thể làm việc hiệu quả hơn, đó là lý do tại sao đây là một khái niệm quan trọng cần hiểu.

Liên quan: Tôi đã xây dựng công việc kinh doanh của mình như thế nào để chồng tôi có thể nghỉ việc

Một số quan niệm sai lầm phổ biến

Khi được sử dụng đúng cách, Nguyên tắc Pareto cho chúng ta một bức tranh rõ ràng hơn về nơi chúng ta cần tập trung thời gian và sức lực. Rốt cuộc, đây là một vài mục trong danh sách của bạn sẽ di chuyển nhiều nhất. Tuy nhiên, thật không may, có khá nhiều quan niệm sai lầm về nguyên tắc này. Và khá ít, ý tôi là, rất nhiều. Có rất nhiều người được gọi là chuyên gia sử dụng Nguyên tắc Pareto như một từ thông dụng trong bài giảng của họ, nhưng họ không áp dụng nó một cách thích hợp.

Để thực sự đi sâu vào khái niệm này, trước tiên chúng ta cần nhớ rằng năng suất không phải là một kích thước phù hợp với tất cả. Ý tôi là, hãy thành thật mà nói, cuộc sống của bạn không phải là một kích thước phù hợp với tất cả. Hãy nhảy ra khỏi nhóm bất cứ điều gì mà chúng ta nghĩ rằng chúng ta đang giả sử thay vào đó, hãy làm cho các chiến lược mà chúng ta đọc về thực sự hiệu quả với chúng ta với tư cách cá nhân.

Quan niệm sai lầm #1: “Tôi phải tuân theo tỷ lệ phần trăm 80/20 một cách chính xác.”

Bởi vì nó thường được gọi là Quy tắc 80/20, mọi người có thể cố định vào những tỷ lệ phần trăm đó. Nhưng Nguyên lý Pareto không phải là về những con số khó và nhanh. Thay vào đó, hãy xem các con số 80 và 20 như những đại diện tượng trưng cho “sự cân bằng không đồng đều” mà chúng ta đang thảo luận. Việc chúng cộng lại thành 100 chỉ đơn giản là một sự trùng hợp ngẫu nhiên.

Tỷ lệ đầu vào và đầu ra của bạn có thể trông khác. Có lẽ bạn là một người 80/10, trong đó 80% kết quả của bạn đến từ 10% hoạt động của bạn. Hoặc có thể thay vào đó tỷ lệ đó là 90/15. Đừng để bị cuốn vào những con số 80 và 20. Một cách tốt hơn nhiều để xem nó trong công việc và cuộc sống hàng ngày của bạn là như thế này: Những nỗ lực nhỏ, tập trung sẽ tạo ra phần lớn kết quả của tôi.

Liên quan: 4 cách để biến sự không chắc chắn thành sức mạnh cho doanh nghiệp của bạn

Quan niệm sai lầm #2: “Tôi nên tập trung hoàn toàn vào “số ít quan trọng” và tôi nên quên đi “số ít tầm thường” nếu tôi muốn làm việc thực sự hiệu quả.”

Ôi làm sao tôi ước chúng ta có thể thành sự thật! Nhưng để làm điều này – chỉ tập trung vào “số ít quan trọng” và bỏ mặc “số ít tầm thường” trong gương chiếu hậu của chúng ta – sẽ dẫn đến thảm họa hoàn toàn. Chỉ vì điều gì đó không mang lại cho chúng tôi ROI trực tiếp, không có nghĩa là chúng tôi không cần chú ý đến nó. Chúng tôi muốn nhiều như vậy, chúng tôi không thể giả vờ rằng “nhiều nhiệm vụ tầm thường” đó, như thanh toán hóa đơn hoặc nộp giấy tờ, không tồn tại.

Những nhiệm vụ này là những việc mà chúng ta không nhất thiết phải thích làm và thậm chí chúng ta có thể coi chúng là những việc làm lãng phí thời gian trong phạm vi rộng lớn của mọi việc. Nhưng đây là vấn đề — và đây là lý do tại sao tôi xếp việc thanh toán các hóa đơn vào hạng mục này — đây là những điều chúng ta vẫn có làm, dù chúng ta có thích hay không. Trên thực tế, Nguyên tắc Pareto được áp dụng không hiệu quả khi mọi người cho rằng họ cần tập trung hoàn toàn vào một số nhiệm vụ quan trọng. Nếu chúng ta làm như vậy, thì chúng ta sẽ bị lạc trong một chu kỳ liên tục chơi đuổi bắt, điều này trái ngược với những gì chúng ta muốn.

Liên quan: 3 câu hỏi cần đặt ra nếu bạn muốn nữ doanh nhân tăng tốc

Tạo mô hình Nguyên tắc Pareto phù hợp với bạn

Bây giờ chúng ta đã biết những quan niệm sai lầm phổ biến hiện có, tôi muốn giúp bạn thiết kế tỷ lệ thành công của riêng bạn dựa trên năng suất trông như thế nào và bạn cảm thấy như thế nào.

Hãy quay trở lại câu hỏi mà tôi đã đặt ra ở đầu bài viết này: Bạn tự coi mình là người biết suy nghĩ hay là người hành động? Bất kể bạn trả lời như thế nào, điều tôi muốn bạn đào sâu là những câu hỏi sau: Bao nhiêu phần trăm suy nghĩ của bạn thực sự hiệu quả? Bao nhiêu việc ra quyết định bạn làm thực sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn? Nếu bạn đang dành thời gian để suy nghĩ về những điều sai trái, hoặc nếu bạn đang dành phần lớn thời gian của mình để thay đổi, chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, thì điều đó có thực sự hiệu quả không? Mấu chốt mà dường như chúng ta bỏ sót khi xem xét Nguyên tắc Pareto đó là quy luật sẽ vô nghĩa nếu chúng ta không tìm cách áp dụng nó một cách hiệu quả cho chính mình.

Warren Buffet được nhiều người coi là một thiên tài khi nói đến Nguyên tắc Pareto. Buffet được biết đến là người dành 80 đến 90 phần trăm thời gian trong ngày của mình cho việc học. Điều này có nghĩa là người đàn ông mà tất cả chúng ta đều biết với tư cách là một nhà đầu tư nổi tiếng dành rất ít thời gian để thực sự đầu tư và phần lớn thời gian để học hỏi. Bạn có thể lấy mô hình này và chạy với nó, nhưng tỷ lệ đó có thể không phù hợp với bạn. Thành công không có nghĩa là cố nhét mình vào một chiếc hộp dành cho người khác. Bạn không bị giới hạn bởi định nghĩa thành công của người khác. Định nghĩa duy nhất quan trọng là định nghĩa mà bạn tạo ra cho chính mình dựa trên cuộc sống mà bạn hướng tới và cuộc sống mà bạn mong muốn.

Chúng ta không muốn bị cuốn vào tỷ lệ 80/20 đến mức đánh mất những gì chúng ta thực sự muốn. Vì vậy, đây là những gì tôi muốn bạn làm. Tôi muốn bạn ngồi xuống, và tôi muốn bạn nghĩ xem tỷ lệ thành công của bạn thực sự như thế nào. Quên đầu vào; quên đầu ra. Đưa ra một tỷ lệ nói lên mức độ hiệu quả của bạn. Bạn có thực sự là một người 20/80? Bạn có dành 20% thời gian để suy nghĩ và 80% để xem xét các quyết định của mình không? Bạn có phải là 10/90 không? Bạn có phải là 15/85, hay cái gì khác?

Điều bạn cần xem xét ở đây là những ưu tiên lớn nhất của riêng bạn và mức độ hiệu quả của bạn trong nỗ lực nhìn thấu chúng, trau dồi chúng và thực sự hành động đối với chúng. Nếu bạn hiệu quả trong suy nghĩ, bạn sẽ hiệu quả trong quá trình thực hiện và ngược lại. Và đó thực sự là nơi năng suất thực sự xảy ra.

Nếu tôi có thể để lại cho bạn một thông điệp thì đó là: Chúng ta đừng áp dụng các nguyên tắc năng suất một cách mù quáng bởi vì chúng ta nghĩ rằng đó là điều chúng ta phải làm. Thay vào đó, hãy lùi lại một bước và xem bức tranh toàn cảnh hơn về cách chúng hoạt động đối với mỗi cá nhân chúng ta.

Liên quan: Áp dụng Nguyên tắc Pareto có thể cải thiện khả năng quản lý thời gian của bạn