Quản lý mức tồn kho: Chiến lược và công thức

Hãy tưởng tượng bạn bán quần áo tắm—thường được coi là hàng tồn kho theo mùa vì mọi người có xu hướng mua chúng trong những tháng ấm hơn. Vì lý do này, các nhà bán lẻ trong ngành của bạn có thể để mức tồn kho giảm nhẹ trong mùa lạnh hơn.

Bây giờ hãy tưởng tượng có một đợt nắng nóng đầu tháng Tư. Đột nhiên, những người mua sắm muốn đi bơi và nhiều người muốn có những bộ đồ tắm mới. Họ tràn ngập các nhà cung cấp với các đơn đặt hàng và hầu hết các địa điểm đều bán hết hàng ngay lập tức—nhưng cửa hàng của bạn thì không. Không giống như các đối thủ cạnh tranh của mình, bạn đã đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho, không gian lưu trữ đầy đủ và các hoạt động hậu cần được mài dũa tốt để duy trì mức tồn kho tối ưu. Trong khi các đối thủ của bạn không chuẩn bị sẵn sàng, bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tận dụng cơ hội.

May mắn thay, bạn không cần phải tưởng tượng. Bạn có thể tìm hiểu cách tối ưu hóa mức tồn kho của mình và giành được nhiều công việc kinh doanh hơn. Dưới đây là tổng quan về quản lý kho bán lẻ và các chiến lược để duy trì mức tồn kho tối ưu cho sản phẩm của bạn.

Mức tồn kho là gì?

Mức tồn kho, hoặc mức tồn kho, là số lượng đơn vị của một sản phẩm cụ thể mà nhà bán lẻ có trong tay. Những mặt hàng này có thể được lưu giữ trong các cửa hàng thực tế hoặc các cơ sở lưu trữ bên ngoài. Chủ sở hữu cửa hàng thương mại điện tử đơn lẻ có thể giữ hàng tại nhà để cắt giảm chi phí lưu trữ hoặc hợp tác với nhà cung cấp dropshipping để dự trữ sản phẩm và vận chuyển chúng cho khách hàng.

Làm thế nào để các công ty quản lý mức cổ phiếu?

Các công ty quản lý kho sản phẩm của họ bằng cách tính toán mức tồn kho tối ưu dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ và đặt hàng đủ đơn vị sản phẩm để duy trì các mức này—thường là trong thời gian thực. Việc kiểm soát hàng tồn kho ngày càng được thực hiện (hoặc được cải thiện) với phần mềm quản lý hàng tồn kho, theo dõi mức độ hàng tồn kho bằng cách theo dõi doanh số bán hàng ra nước ngoài và giao hàng trong nước. Nó tự động sắp xếp lại các đơn vị mới khi cần thiết.

Thời điểm đặt hàng lại của một mặt hàng hoặc thời điểm bạn đặt thêm hàng trong kho, có thể thay đổi tùy theo mùa vụ hoặc các yếu tố kinh tế. Chẳng hạn, bạn có thể tăng mức tồn kho trung bình sau khi triển khai các kênh bán hàng mới. Một công ty sản xuất đồ thể thao có thể giữ 100 đến 130 chiếc vợt tennis trong kho của mình và tự động đặt hàng lại từ nhà cung cấp khi lượng hàng giảm xuống dưới 110.

Khi công ty thiết lập một kênh bán hàng trực tuyến mới—chẳng hạn như tạo mặt tiền cửa hàng trên Instagram—và dự đoán sẽ bán được nhiều đơn hàng hơn, họ sẽ tăng mức tồn kho tối thiểu lên 200 cây vợt tennis và đặt hàng lại khi nó giảm xuống dưới 220. Họ cũng tăng sắp xếp lại số lượng, nghĩa là mỗi lô hàng chứa nhiều vợt hơn trước đây. Các mức tồn kho được điều chỉnh này giúp đáp ứng nhu cầu gia tăng trong tương lai.

Đầu vào cần thiết khi tính toán mức tồn kho

Các đầu vào sau đây sẽ giúp bạn tính toán mức tồn kho của mình.

• tiêu thụ bình thường. Mức tiêu thụ trung bình của một sản phẩm trong một thời kỳ nhất định theo nhu cầu bình thường. Ví dụ, 150 đơn vị mỗi quý.
• Tiêu thụ tối thiểu. Số đơn vị ít nhất mà bạn có thể dự đoán sẽ bán được trong thời gian bán chậm—ví dụ: số lượng bộ đồ tắm mà bạn dự đoán sẽ bán được trong tháng 11.
• tiêu thụ tối đa. Hầu hết các đơn vị bạn có thể thấy trước việc bán trong thời gian bán hàng mạnh mẽ. Chẳng hạn, bạn nghĩ mình sẽ bán được bao nhiêu máy làm mát trước một ngày cuối tuần có bóng đá ở trường đại học.
• Sắp xếp lại điểm. Điểm mà tại đó bạn phải sắp xếp lại hàng tồn kho để không bị hết hàng—còn được gọi là cấp độ đặt hàng lại.
• Số lượng đặt hàng kinh tế. Số lượng sắp xếp lại hiệu quả nhất về chi phí khi dự trữ. Chẳng hạn, mua 500 đơn vị cùng một lúc để tận dụng chiết khấu định giá số lượng lớn.
• Thời gian đặt hàng tối thiểu. Thời gian tối thiểu để tìm nguồn hàng mới từ chuỗi cung ứng của bạn. Điều này đôi khi được gọi là khoảng thời gian sắp xếp lại tối thiểu.
• Thời gian giao hàng bình thường. Thời gian thông thường để các lô hàng di chuyển từ các nhà cung cấp trong mạng lưới phân phối của bạn đến cửa hàng hoặc không gian lưu trữ của bạn.

3 mức cổ phiếu phổ thông cần hiểu

Dưới đây là ba mức tồn kho chính mà bạn có thể tính toán bằng cách sử dụng các đầu vào này:

1. Mức tồn kho tối thiểu

Mức tồn kho tối thiểu thể hiện số lượng đơn vị tối thiểu cần giữ trong kho để đảm bảo dòng hoạt động ổn định. Để thiết lập mức tồn kho tối thiểu, bạn cần biết mức tiêu thụ bình thường (số lượng mọi người mua trong thời gian có nhu cầu bình thường) và thời gian giao hàng bình thường để nhận được nhiều sản phẩm hơn. Bạn cũng phải xem xét điểm đặt hàng lại, là điểm mà tại đó bạn phải đặt hàng lại hàng tồn kho từ các nhà cung cấp.

Cách tính mức tồn kho tối thiểu:

Mức tồn kho tối thiểu = Điểm đặt hàng lại – [Normal consumption × Normal delivery time]

2. Mức tồn kho tối đa

Mức tồn kho tối đa, hoặc mức tồn kho tối đa, thể hiện số lượng đơn vị tối đa bạn nên giữ trong tay mà không đạt đến trạng thái tồn kho dư thừa gây tốn kém. Để xác định mức tồn kho tối đa, hãy tính toán lượng sản phẩm bạn cần trong thời kỳ tiêu thụ tối thiểu và so sánh với thời kỳ tiêu thụ bình thường.

Cách tính mức tồn kho tối đa:

Mức tồn kho tối đa = Điểm đặt hàng lại + Số lượng đặt hàng kinh tế – [Minimum consumption × Minimum order lead time]

3. Mức tồn kho trung bình

Mức tồn kho trung bình thể hiện mức tồn kho tối ưu để đáp ứng các đơn đặt hàng một cách đáng tin cậy trong khi vẫn quản lý được chi phí tồn kho. Không phải tất cả các công ty đều tính toán số liệu này giống nhau vì mức tồn kho tối ưu của bạn có thể thay đổi dựa trên các yếu tố theo mùa và điều kiện kinh tế.

Một cách để tính mức tồn kho trung bình:

Mức tồn kho trung bình = Mức tồn kho tối thiểu + [0.5 × Economic order quantity]

4 chiến lược để duy trì mức tồn kho tối ưu

1. Tạo sự cân bằng giữa mức độ nguy hiểm và hàng chết
2. Sử dụng phần mềm quản lý kho
3. Tinh chỉnh hoạt động kho
4. Sử dụng nhiều nhà cung cấp

Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử hay một chuỗi cửa hàng truyền thống, bạn đều được hưởng lợi từ việc giữ hàng tồn kho của mình ở mức tối ưu. Điều này cho phép bạn thực hiện tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng mà không cần phân bổ quá nhiều vốn cho hàng tồn kho và không gian lưu trữ. Dưới đây là bốn chiến lược để làm như vậy:

1. Cân bằng giữa mức độ nguy hiểm và hàng chết

Bạn đạt đến mức nguy hiểm khi hàng tồn kho của bạn giảm xuống dưới mức hàng tồn kho tối thiểu, gây rủi ro cho hoạt động kinh doanh. Một số doanh nghiệp ngăn chặn mức độ nguy hiểm bằng cách giữ kho đệm (hoặc kho an toàn) của sản phẩm ở vị trí bên ngoài cơ sở mà họ có thể tiếp cận trong trường hợp khẩn cấp.

Tuy nhiên, đặt mua quá nhiều hàng dự trữ an toàn và bạn có thể gặp phải vấn đề ngược lại: hàng tồn kho. Đây là những sản phẩm không bán và ràng buộc các tài nguyên có giá trị như không gian nhà kho, vốn và sự chú ý của ban quản lý. Để giảm thiểu rủi ro hết hàng, tránh dự trữ quá nhiều các mặt hàng có sức hấp dẫn theo mùa hạn hẹp hoặc ngày hết hạn sắp xảy ra.

2. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho được thiết kế để giúp bạn theo dõi, sắp xếp và kiểm soát mức hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả. Phần mềm này cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức độ tồn kho, tự động hóa quy trình kiểm kê và hợp lý hóa các nhiệm vụ như theo dõi hàng tồn kho, quản lý đơn đặt hàng và bổ sung.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho ngày nay có thể xử lý các tác vụ như theo dõi lô—nhóm các sản phẩm có đặc điểm chung (như ngày hết hạn hoặc địa điểm lắp ráp). Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ kiểm soát hàng tồn kho để nhanh chóng tính toán mức tăng trưởng doanh số bán hàng hoặc mức tồn kho tối thiểu. Ví dụ: Stocky, một ứng dụng Shopify, tự động đồng bộ số lượng hàng trong kho khi bạn nhận, bán, trả lại hoặc trao đổi sản phẩm trực tuyến hoặc tại cửa hàng—không cần phải đối chiếu thủ công.

3. Tinh chỉnh hoạt động kho hàng

Bạn có thể duy trì mức tồn kho phù hợp hơn bằng cách tối ưu hóa hoạt động kho hàng của mình. Ví dụ: nếu không gian lưu trữ quá đắt trong khu vực của bạn, bạn có thể thuê không gian phụ ở xa hơn để giữ hàng dư thừa. Điều này cho phép bạn giữ khoảng không quảng cáo ở mức tối đa mà không phá vỡ ngân hàng.

Nếu bạn là chủ sở hữu doanh nghiệp thương mại điện tử, hãy xem xét thay thế nhà kho của bạn bằng một trung tâm phân phối lưu trữ sản phẩm và xử lý việc thực hiện đơn hàng, về cơ bản là thuê ngoài quy trình nhập kho cho bên thứ ba. (Nhược điểm là trung tâm phân phối thường chia hoa hồng cho mỗi lần bán hàng.)

4. Sử dụng nhiều nhà cung cấp

Đừng mạo hiểm hết hàng tồn kho vì nhà cung cấp của bạn không thể tìm nguồn nguyên liệu thô hoặc gặp khó khăn trong quá trình sản xuất. Ngay cả khi bạn trung thành với một nhà cung cấp cụ thể, hãy giữ những người khác trong mạng lưới của bạn trong trường hợp khẩn cấp. Nó cũng giúp mua sắm xung quanh. Chẳng hạn, bạn có thể tìm thấy giá tốt hơn hoặc khoảng thời gian đặt hàng lại tối đa thuận lợi hơn.