Phương pháp tiếp cận bốn bước sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn có lãi

Cái gì được đo lường. Tuy nhiên, hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ đều bỏ qua các chỉ số đo lường trong hoạt động kinh doanh của họ. Họ trực giác biết phải làm gì, vì vậy họ bỏ qua công cụ quan trọng nhất để giúp đưa ra quyết định đúng đắn để giữ cho doanh nghiệp phát triển.

Nó rất dễ dàng để điều chỉnh nó. Bạn có thể dễ dàng đưa ra các quyết định nhanh chóng dựa trên bản lĩnh của mình trong khi tự nhủ rằng bạn không thể đo lường bất cứ điều gì đáng giá trong công ty của mình.

Đây là một sai lầm lớn.

Tầm quan trọng của việc theo dõi

Tôi đã giám sát hoạt động của một số doanh nghiệp đang phát triển. Một trong những điểm chung của thành công nhất là chúng tôi đã dành thời gian để đo lường các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của mình.

Chúng tôi đã không coi sự tăng trưởng là điều hiển nhiên. Chúng tôi cần đảm bảo rằng chúng tôi biết tốc độ tăng trưởng của chúng tôi. Chúng tôi cần theo dõi mọi thứ để đảm bảo chúng tôi tiếp tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của mình. Điều này cho phép chúng tôi mở rộng quy mô và cho chúng tôi nền tảng để đưa ra các quyết định quan trọng. Chúng tôi có thể tham khảo các KPI để xác nhận bản năng ruột của mình và thách thức chúng tôi khi chúng sai. Nó cũng cho chúng tôi khả năng cải tiến liên tục mà không phải mạo hiểm với những gì chúng tôi đã xây dựng.

Lập kế hoạch, làm, học tập, hành động

Tiến sĩ W. Edwards Deming là một nhà thống kê nổi tiếng, người được biết đến như một trong những nhà lãnh đạo vĩ đại trong việc cải tiến chất lượng. Ông đã tạo ra một cách tiếp cận để cải thiện các doanh nghiệp được gọi là Chu kỳ Deming và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đã sử dụng điều này trong hầu hết mọi khía cạnh của doanh nghiệp kể từ khi nó trở nên phổ biến.

Chu kỳ Deming bao gồm bốn phần:

1. Phần đầu tiên là lập kế hoạch. Đây là nơi chúng tôi thiết lập các kết quả chuẩn và phát triển chiến lược cho thay đổi được đề xuất.
2. Bước tiếp theo là làm. Đây là nơi chúng tôi thực hiện chiến lược. Khi chúng tôi làm điều này, chúng tôi thường phân đoạn một phần của quy trình để kiểm tra ý tưởng của mình. Nó có thể là sử dụng một tập hợp con nhỏ hoặc A / B kiểm tra ý tưởng.
3. Sau đó, chúng tôi nghiên cứu kết quả. Chúng tôi đo lường kết quả từ quá trình này. Chúng tôi so sánh những điều đó với dữ liệu điểm chuẩn của chúng tôi từ những kết quả mà chúng tôi quan sát được sau quá trình tiêu chuẩn. Có cải tiến không? Có bị thoái trào không? So sánh kết quả từ quy trình cũ với kết quả từ quy trình mới cho chúng ta biết liệu nó có làm chúng ta tốt hơn hay không.
4. Bước cuối cùng là hành động. Điều này có nghĩa là chúng tôi quyết định xem quy trình mới này tốt hơn hay kém hơn tiêu chuẩn cũ của chúng tôi. Nếu nó tốt hơn, nó sẽ trở thành quy trình tiêu chuẩn mới mà mọi người đều sử dụng. Nếu nó tệ hơn, chúng tôi hoàn nguyên về quy trình cũ mà chúng tôi đã sử dụng.

Liên quan: Cách tính lợi nhuận gộp

Cải tiến liên tục thông qua chu kỳ Deming

Quy trình bốn bước của Deming cho phép chúng tôi không ngừng cải thiện tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. Chúng ta có thể áp dụng phương pháp này nhiều lần. Chúng tôi có thể lấy đề xuất từ ​​nhóm của mình và thử nghiệm chúng.

Chúng tôi không lo lắng về việc một ý tưởng bị sai sót. Chúng tôi không bỏ qua những gợi ý tuyệt vời vì chúng tôi ngại thay đổi. Thay vì dựa vào câu thần chú “Đó là cách chúng tôi luôn làm”, chúng tôi nhận phản hồi và xem liệu nó có hiệu quả hay không.

Đây là một chiến lược tuyệt vời để tiếp tục cải tiến thay vì ngày càng trì trệ trong các quy trình của chúng tôi. Nhưng điều quan trọng là chúng ta phải có dữ liệu điểm chuẩn để biết mình đang đứng ở đâu.

Chu kỳ Deming của Kế hoạch, Thực hiện, Nghiên cứu, Hành động, hoạt động khi bạn tập trung vào các chỉ số trong doanh nghiệp của mình. Nếu không có cách tiếp cận tập trung vào số liệu, bạn sẽ thử các ý tưởng khác nhau mà không có bất kỳ cảm giác thực sự nào về việc liệu chúng có cải thiện mọi thứ hay không. Chúng ta cần biết rằng nếu chúng ta tiếp tục thực hiện theo quy trình của mình, chúng ta sẽ nhận được một loạt kết quả nhất định. Sau đó, khi chúng tôi áp dụng một ý tưởng mới, chúng tôi đo lường kết quả để xem liệu nó tốt hơn hay tệ hơn.

Thay vì cải tiến liên tục, bạn sẽ thay đổi vì lợi ích của sự thay đổi. Bạn sẽ nhận được kết quả lộn xộn và dao động lên xuống.

Liên quan: Dự đoán là chìa khóa thành công

Đo lường cái gì đầu tiên?

Bây giờ bạn có thể thấy giá trị trong việc đo lường các khía cạnh của doanh nghiệp, bạn nên đo lường điều gì?

Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau. Mọi bộ phận và nhiệm vụ đều yêu cầu một cách tiếp cận duy nhất. Nhưng hầu hết mọi thứ đều có thể đo lường được.

Chúng tôi có thể đo lường các khía cạnh như khối lượng cuộc gọi bán hàng, doanh thu, thời gian thực hiện một nhiệm vụ và số lượng cuộc phỏng vấn được đặt ra. Chúng tôi cũng có thể theo dõi độ phân giải cuộc gọi đầu tiên, chi phí trên mỗi đơn vị, thông lượng, số lỗi mỗi đợt, điểm khuyến mại ròng và chi phí.

Khi tôi thiết lập KPI cho một doanh nghiệp, tôi luôn muốn nghĩ đến giá trị cho doanh nghiệp. Giá trị doanh nghiệp là gì? Mệnh đề giá trị là gì? Chúng đã trở thành điểm khởi đầu.

Nếu yếu tố khác biệt đối với doanh nghiệp là chất lượng và hiệu quả, tôi sẽ đo lường mức độ chính xác của từng bộ phận và mức độ nhanh chóng của họ để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu người khác biệt đang cung cấp một giải pháp thay thế chi phí thấp, thì mọi thứ sẽ đi vào việc đo lường chi phí để giảm chi tiêu.

Khi bạn thiết lập một số khía cạnh chính mà bạn muốn đo lường, bạn sẽ quyết định cách bạn sẽ đo lường những điều đó. Đôi khi điều này thật dễ dàng. Với công nghệ ngày nay, có thể an toàn rằng các công cụ bạn đang sử dụng đã được tích hợp sẵn các bảng điều khiển. Hoặc chúng chứa chức năng báo cáo để cung cấp cho bạn những gì bạn cần.

Hầu hết các hệ thống ERP và CRM đều cung cấp cho bạn rất nhiều tùy chọn báo cáo sẵn có. Quyết định điều gì là quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn và sau đó tìm báo cáo cung cấp cho bạn thông tin đó. Sau đó, theo dõi các khu vực đó theo thời gian.

Bạn càng làm nhiều, bạn sẽ bắt đầu thấy càng nhiều xu hướng. Phân tích xu hướng cung cấp cho bạn một cái nhìn tuyệt vời về vị trí của từng khu vực. Bộ phận đang hoạt động hiệu quả hơn hay chậm chạp hơn? Chất lượng ngày càng tốt hơn hay đang xấu đi? Nghiên cứu các xu hướng cung cấp cho bạn thông tin đó.

Một số hệ thống kinh doanh thiếu khả năng cung cấp các thước đo chất lượng. Đôi khi ERP không thể báo cáo những gì chúng ta cần. Hoặc có hiện vật trong dữ liệu.

Thông thường, tôi sử dụng cách đổ dữ liệu ra khỏi hệ thống và thực hiện phân tích của riêng tôi trong Excel với bảng tổng hợp, hàm VLOOKUP và các công thức cổ điển tốt.

Đôi khi, tôi thậm chí sẽ bỏ qua hoàn toàn chương trình phần mềm và yêu cầu nhân viên viết tay nhật ký thời gian của họ. Sau đó, chúng sẽ được chuyển sang Excel sau đó. Điều này có thể không hiệu quả và cồng kềnh trong môi trường công nghệ ngày nay, nhưng điều quan trọng là chúng ta cần xem các con số để xác nhận chúng ta đang hoạt động như thế nào.

Đo lường dẫn đến cải thiện

Một khi bạn bắt đầu đo lường thứ gì đó, khu vực đó sẽ bắt đầu được cải thiện.

Các con số làm nổi bật hiệu suất. Mọi người muốn hoàn thành tốt công việc, vì vậy khi bạn đưa ra cho họ những mục tiêu rõ ràng xung quanh các số liệu quan trọng, họ sẽ chuyển trọng tâm và làm việc để đạt được cấp độ cao hơn. Và những người chống lại, nếu họ hoạt động kém hiệu quả, có thể được huấn luyện hoặc huấn luyện ra khỏi tổ chức.

Ngay cả sự tập trung của bạn cũng sẽ thay đổi. Bạn sẽ thấy các quyết định của mình bằng màu đen và trắng. Thay vì cho rằng mọi quyết định mà bạn đưa ra là đúng, bạn sẽ thấy nó tác động như thế nào đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tốt hay xấu.

Nhiều doanh nghiệp công ty lớn coi các chỉ số đo lường và KPI đến mức cực đoan và tạo ra cơn ác mộng quan liêu. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ chạy từ những cấu trúc và hệ thống này để duy trì tính linh hoạt. Trong cả hai trường hợp, cách tiếp cận tối ưu là cân bằng và tập trung hơn. Chúng tôi cần sử dụng các chỉ số để giúp cải thiện hoạt động kinh doanh mà không để chúng cản trở tiến trình.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn chỉ dựa vào các quyết định và quan sát trực tiếp, hãy nhận ra sức mạnh của các chỉ số. Hiểu rằng thời gian dành cho việc phát triển các KPI phù hợp sẽ đẩy nhanh tốc độ phát triển doanh nghiệp của bạn và cung cấp cho bạn phương pháp tiếp cận có hệ thống cần thiết để tiếp tục phát triển và cải thiện.

Liên quan: 3 lý do khiến các doanh nhân gặp khó khăn khi xây dựng hệ thống kinh doanh