Phương pháp tiếp cận 3 hướng này sẽ giúp bạn mở rộng quy mô doanh nghiệp của mình lên tầm cao mới

Bạn đã cảm nhận được chưa? Áp lực đó, với tâm lý sản phẩm khả thi tối thiểu (MVP), chỉ khiến các ngón tay của bạn liên tục búng tay vì vậy bạn chỉ nhận được thứ gì đó vào thị trường ngay lập tức?

Tôi chắc chắn có. Nhưng tôi cũng thấy cách tiếp cận mở rộng quy mô đó đưa các công ty đi xa hơn so với khi họ bắt đầu: Gần đây, tôi đã làm việc với một nhóm đã xây dựng một công cụ để nhắm mục tiêu một loại khách hàng. Họ quá tập trung vào việc đạt được MVP tức thì đến nỗi họ không nghĩ đến việc công cụ này có thể được điều chỉnh cho các nhóm khách hàng khác dễ dàng như thế nào. Cuối cùng, công cụ này đã trở nên khó khăn để giải nén, viết lại và áp dụng lại dự án, được cho là chỉ mất hai tuần, đã mất sáu tháng và đang tiếp tục tăng lên.

Đó là kiểu câu chuyện diễn ra liên tục khi các công ty cố gắng xoay trục, lựa chọn đối tác và đáp ứng nhu cầu thị trường mới. Nó chứng tỏ rằng nền tảng của khả năng mở rộng không phải là tốc độ, mà là thiết kế tổ chức, quy trình và sản phẩm phù hợp và có chủ đích.

Liên quan: Làm thế nào để mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn một cách bền vững

1. Bắt đầu với thiết kế tổ chức có lưu ý đến trò chơi kết thúc

Khi một công ty phải đối mặt với tình trạng quá tải hoặc hoạt động kém hiệu quả, động thái phổ biến là làm xáo trộn thiết kế hoặc cấu trúc của tổ chức. Các nhà lãnh đạo thu hút rất nhiều người mới và sắp xếp lại nơi mọi người được chỉ định với hy vọng rằng những thay đổi đó sẽ tạo ra một bộ máy hoạt động nhanh chóng. Điều thường xảy ra là những thay đổi chỉ thêm vào vòng xoáy khó hiểu hoặc hỗn loạn trong kinh doanh. Mọi người không thể cắm vào một mô hình hiện có, vì vậy họ sẽ giống như những hành khách trên máy bay. Chúng buộc phải cất cánh nhưng không có hệ thống định vị hoặc thiết bị hạ cánh và rất khó điều chỉnh đường bay.

Đang mở rộng quy mô tốt, thiết kế tổ chức là thành tựu cao nhất hoặc điểm cuối của quá trình xoay vòng của bạn, không phải là trung tâm của nó. Giải quyết các vấn đề nội bộ khác, chẳng hạn như giao tiếp kém, thường loại bỏ nhu cầu phân công lại hoặc thêm người.

Cũng quan trọng không kém, hãy nghĩ về chuyên môn hoặc chuyên môn của con người bạn. Các công ty hoạt động hiệu quả nhất khi họ có đúng người vào đúng vị trí – nghĩa là khi mọi người biết chính xác vai trò của họ là gì và có khả năng thực thi nhiệm vụ của họ một cách độc lập. Nếu bạn cố gắng lôi kéo ai đó không thực sự phù hợp, họ có thể hoàn thành công việc, nhưng họ sẽ liên tục phải dựa vào người khác, sẽ cần thêm thời gian để tìm hiểu trước khi họ có thể dạy hoặc đưa ra định hướng và sẽ mắc nhiều sai lầm có thể tốn kém hơn.

Điều này không có nghĩa là mọi người không được kết nối với các nhóm hoặc phòng ban khác. Họ cần hiểu trực quan hiệu suất của mình trong bức tranh toàn cảnh rộng lớn hơn của công ty. Nhưng khi bạn bắt mọi người cố gắng cho hai xu của họ, bạn thường kết thúc với quá nhiều đầu bếp trong nhà bếp. Không ai trong số họ được trao quyền đầy đủ để quyết định nấu món gì, vì vậy không ai gọi điện cho người khác khi nó thực sự quan trọng hoặc có trách nhiệm giải trình với phần còn lại của nhóm.

Một số chuyên gia đã cảnh báo chống lại sự cộng tác hoặc chức năng chéo và số lượng người lớn như một giải pháp khắc phục, lưu ý rằng sản lượng sản xuất giảm nhẹ khi quy mô đội tăng vì sự kém hiệu quả đòi hỏi mọi người cộng tác sẽ tạo ra. Giám đốc điều hành Intel Andy Grove khẳng định rằng các quyết định không mang tính chiến lược trở nên tốt nhất khi những người gần gũi nhất với tình hình có tiếng nói cuối cùng. Nhưng bởi vì các chuyên gia không thể thực sự hoạt động trong một bong bóng hoàn chỉnh, như Alfred Sloan của General Motors đã từng nói, “Quản lý tốt dựa trên sự dung hòa giữa tập trung và phân quyền.”

Liên quan: Lý do số 1 mà hầu hết các doanh nghiệp không bao giờ mở rộng quy mô và thường thất bại

2. Ngừng phát minh lại các vấn đề với thiết kế quy trình

Nếu thiết kế tổ chức là để có đúng người vào đúng công việc, thì thiết kế quy trình là đảm bảo rằng họ đang làm đúng công việc vào đúng thời điểm. Nó xoay quanh giao tiếp và cách mọi người thực sự hoàn thành công việc theo những cách dễ hiểu và dễ lặp lại.

Tôi nhớ có lần tôi xem dữ liệu tìm kiếm của sáu nhóm khác nhau mà chúng tôi có. Thông tin hoàn toàn giống nhau, nhưng chúng tôi có sáu câu trả lời khác nhau vì mỗi nhóm giải thích nó theo cách riêng của họ dựa trên sự hiểu biết về ngữ cảnh của riêng họ. Quá trình này về cơ bản có sai sót – đáng lẽ chúng ta phải có một nhóm phát triển một câu trả lời dựa trên một bức tranh toàn cảnh về tổ chức và sau đó yêu cầu họ phân phát câu trả lời đó cho những người cần tham khảo.

Vì vậy, hãy nhìn vào thói quen giao tiếp của bạn và mức độ bạn đang giải quyết các nhiệm vụ. Bạn có đang tạo hồ sơ về những gì đang xảy ra không? Bạn có biết ai đang làm những gì và ở đâu, và bạn có thể thấy quy trình phù hợp như thế nào trong các chiến lược rộng lớn hơn của công ty không? Đảm bảo rằng bạn không chỉ sáng tạo lại các vấn đề để giữ hiệu quả cao.

3. Ghép nối thiết kế sản phẩm với quy trình tốt

Thiết kế sản phẩm là nơi mà hầu hết các doanh nghiệp có cơ hội lớn nhất để vượt lên trước các đối thủ cạnh tranh. Nhưng đó cũng là lĩnh vực mà họ có thể mắc sai lầm lớn nhất, làm chậm khả năng mở rộng quy mô nhất và kết thúc bằng nợ kỹ thuật và vận hành.

Vấn đề là nhu cầu về thời gian đưa ra thị trường nhanh liên tục mâu thuẫn với một quy trình kỹ lưỡng. Các công ty đấu tranh để tìm ra sự cân bằng giữa các phím tắt được kiểm tra kỹ lưỡng và hành động có thể tái tạo.

Rất tiếc, hầu hết các công ty không suy nghĩ thấu đáo về những gì đang xảy ra trong bối cảnh nhu cầu trong tương lai. Họ tự nhủ rằng họ sẽ quay lại sau để chỉnh sửa và cải thiện giải pháp của mình, nhưng họ hiếm khi xem lại những gì đã xảy ra. Nếu có, họ thường không ghi chép đầy đủ và không nhớ cách thức, điều gì hoặc tại sao những gì đã thực sự diễn ra, vì vậy họ không thể tái tạo bất cứ điều gì. Sự sao chép có thể dự đoán được là một dấu hiệu của khả năng mở rộng, vì vậy nếu bạn không thể nhận được kết quả tương tự theo thời gian, hãy giả sử bạn đang gặp rắc rối.

Liên quan: Cách mở rộng quy mô công ty trong thời kỳ đại dịch

Sử dụng cả ba điểm thiết kế để chia tỷ lệ cho thành công trong tương lai

Mở rộng quy mô rất quan trọng ở chỗ, nếu bạn không thể đáp ứng khách hàng mới và nhu cầu của họ, thì đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ vượt xa bạn. Nó đảm bảo rằng bạn có thể tận dụng các cơ hội và nhu cầu ngày càng tăng theo cách của bạn, thay vì phải phanh gấp. Nó cũng bảo vệ bạn khỏi bị cuốn vào những gì bạn đang làm đến mức bạn không bao giờ khám phá được tiềm năng thực sự bên trong thương hiệu của mình. Đó là thời điểm tuyệt vời để mở rộng quy mô nếu bạn cảm thấy thoải mái khoảng 80% – nghĩa là có đủ áp lực để duy trì động lực cho bạn, nhưng bạn có khả năng lãnh đạo tuyệt vời, sự xác nhận của khách hàng vững chắc về các quyết định của bạn và văn hóa của bạn không có quá nhiều xoáy.

Nếu bạn đã sẵn sàng để thích ứng, hãy xem xét cả ba điểm thiết kế – tổ chức, quy trình và sản phẩm. Sử dụng khả năng dự đoán và tính nhất quán làm thước đo chính để đánh giá hiệu quả bởi vì công ty của bạn chỉ có thể thành công khi bạn có thể dự báo dựa trên các kết quả dự đoán đáng tin cậy.