Phần mềm bán lẻ dành cho doanh nghiệp nhỏ: Nó là gì và bạn cần gì

Để điều hành một cửa hàng trực tuyến, bạn cần có các khả năng cụ thể, thường có được thông qua các ứng dụng phần mềm. Những khả năng này cần phải tương tác với nhau. Chẳng hạn, hệ thống điểm bán hàng (POS) không chỉ ghi lại các giao dịch mua mà còn cung cấp thông tin về những gì đã được bán (để quản lý hàng tồn kho) và bán cho ai (để quản lý các mối quan hệ khách hàng).

Có rất nhiều lợi ích khi tích hợp nhiều khả năng vào một hệ thống, bao gồm cải thiện hiệu quả và đưa ra quyết định tốt hơn. Đây là cách tận dụng tối đa phần mềm bán lẻ.

Phần mềm bán lẻ là gì?

Phần mềm bán lẻ là một công cụ được thiết kế để hỗ trợ các quy trình điển hình của việc sở hữu và điều hành một doanh nghiệp bán lẻ, bao gồm quản lý hàng tồn kho, chấp nhận thanh toán trực tiếp, theo dõi bán hàng và quản lý dữ liệu khách hàng.

Trước khi máy tính và internet ra đời, các công ty thực hiện các nhiệm vụ này một cách riêng biệt và thủ công, nhập số lượng bán hàng vào sổ cái, viết ra và gửi phiếu đặt hàng qua thư, đồng thời sử dụng đồng hồ bấm giờ để quản lý lịch trình của nhân viên. Phần mềm bán lẻ hợp lý hóa nhiều quy trình này, cung cấp một hệ thống tập trung để giảm lỗi của con người, nâng cao hiệu quả, quản lý hoạt động và tăng lợi nhuận.

Ngày nay, các giải pháp phần mềm bán lẻ bao gồm từ hệ thống điểm bán hàng (POS) đến các chương trình quản lý bán lẻ toàn diện tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác. Hầu hết các phần mềm bán lẻ ngày nay có thể chạy trên máy tính bảng, điện thoại thông minh hoặc máy tính.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm bán lẻ cho doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm bán lẻ có khả năng hợp lý hóa nhiều loại quy trình khác nhau mà doanh nghiệp bán lẻ yêu cầu. Đây chỉ là một số cách họ có thể hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ của bạn:

• dịch vụ khách hàng. Phần mềm bán lẻ có thể tự động hóa việc tương tác với khách hàng bằng cách gửi email được nhắm mục tiêu và theo dõi lịch sử mua hàng, tùy chọn và phản hồi để cung cấp trải nghiệm được cá nhân hóa hơn và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn. Hợp lý hóa nhiều quy trình tẻ nhạt cần thiết để điều hành một doanh nghiệp cũng có thể mang lại cho bạn và nhân viên của bạn nhiều thời gian và năng lượng hơn để phục vụ khách hàng.
• Thông tin thời gian thực. Phần mềm bán lẻ có thể giúp tính toán doanh số bán hàng từng phút, theo dõi hàng tồn kho và ghi lại dữ liệu đặt hàng. Phần mềm bán lẻ cũng cải thiện việc quản lý hàng tồn kho bằng cách tự động theo dõi hàng tồn kho, tạo đơn đặt hàng và xác định các mặt hàng chậm luân chuyển. Dữ liệu thời gian thực có thể giúp giảm tình trạng dự trữ quá nhiều và giảm thiểu rủi ro hết hàng.
• Tập trung hóa. Với tất cả thông tin trong tầm tay, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu liên quan và cập nhật. Phần mềm bán lẻ thay thế tủ hồ sơ với biên lai đơn đặt hàng và sổ nhật ký riêng. Bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin liên quan và cập nhật bằng cách kết hợp tất cả các yếu tố khác nhau này trong một nền tảng tích hợp duy nhất. Tập trung hóa tiết kiệm thời gian và cắt giảm lãng phí tiềm ẩn.

6 loại phần mềm bán lẻ

1. Hệ thống điểm bán hàng (POS)
2. Phần mềm xử lý thanh toán
3. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
4. Phần mềm quản lý hàng tồn kho
5. Phần mềm tự động hóa tiếp thị
6. Nền tảng thương mại điện tử

Các loại phần mềm bán lẻ khác nhau thực hiện các công việc khác nhau. Dưới đây là một số tính năng chính mà bạn có thể muốn tìm kiếm khi chọn ứng dụng của mình:

1. Hệ thống điểm bán hàng (POS)

Hệ thống điểm bán hàng (POS) xử lý tất cả các quy trình liên quan đến việc chấp nhận thanh toán trực tiếp, hoạt động giống như một máy tính tiền hiện đại. Các hệ thống này bao gồm những kiến ​​thức cơ bản về tính toán tổng doanh thu và xuất hóa đơn. Tuy nhiên, các hệ thống nâng cao hơn như Shopify POS có thể bao gồm các tính năng để quản lý kho hàng, theo dõi hành vi của khách hàng và thu thập dữ liệu liên hệ của khách hàng (ví dụ: email và số điện thoại) để phục vụ các chương trình khuyến mãi và giảm giá trong tương lai.

2. Phần mềm xử lý thanh toán

Phần mềm xử lý thanh toán quản lý và xử lý các giao dịch tài chính. Nó thường tích hợp với hệ thống POS hoặc nền tảng thương mại điện tử. Ví dụ: Shopify POS đi kèm với quy trình xử lý thanh toán tích hợp từ Shopify Payments. Để duy trì tính linh hoạt, hãy tìm phần mềm xử lý thanh toán trực tiếp và trực tuyến hiệu quả, đồng thời bắt kịp xu hướng thanh toán kỹ thuật số và không tiếp xúc, chẳng hạn như thẻ chạm để thanh toán hoặc ứng dụng ví di động.

3. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) giúp bạn quản lý các tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng. Phần mềm CRM cho phép bạn thực hiện những việc như theo dõi hành vi mua hàng của khách hàng và gửi tài liệu quảng cáo tự động và được cá nhân hóa. Thu thập dữ liệu khách hàng là rất quan trọng để duy trì và tham gia.

4. Phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp các doanh nghiệp bán lẻ theo dõi những gì họ đã bán, những gì họ có trong kho và những gì họ cần đặt hàng. Phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt có thể tự động hóa các quy trình, cho phép bạn tự động đặt hàng, đặt ngưỡng lượng hàng tồn kho thấp để đặt hàng lại và lên lịch cảnh báo cho các tình huống hết hàng hoặc thừa hàng. Phần mềm quản lý hàng tồn kho cũng có thể so sánh giá tìm nguồn cung ứng mới nhất, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền trong những biến động của thị trường.

5. Phần mềm tự động hóa tiếp thị

Phần mềm tự động hóa tiếp thị như Shopify Flow tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình tiếp thị, giúp bạn tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng. Nó có thể bao gồm tiếp thị qua email, quản lý mạng xã hội và các tính năng tạo khách hàng tiềm năng.

Phần mềm tiếp thị hiện đại có thể sử dụng dữ liệu để cá nhân hóa trải nghiệm tiếp thị cho khách hàng hiện tại hoặc phát triển các chiến dịch mục tiêu cho thị trường mới. Phần mềm tiếp thị tự động có thể cung cấp phản hồi và phân tích về sự thành công của chiến dịch, bao gồm các số liệu như chỉ số hiệu suất chính (KPI), lợi tức đầu tư (ROI) và tác động của chiến dịch đối với hiệu suất bán hàng.

6. Nền tảng thương mại điện tử

Trong một thế giới mà bán hàng kỹ thuật số đại diện cho một điểm đánh dấu quan trọng đối với hầu hết các công ty, phần mềm thương mại điện tử như Shopify đã giúp các doanh nghiệp dễ dàng tham gia vào miếng bánh internet của họ. Chúng cho phép bạn tạo mặt tiền cửa hàng kỹ thuật số với các tính năng bạn cần để bán hàng trực tuyến và có thể bao gồm nhiều công cụ khác nhau, chẳng hạn như thiết kế trang web, chức năng giỏ hàng, xử lý thanh toán và quản lý hàng tồn kho.

Phần mềm thương mại điện tử truyền thống là một ứng dụng độc lập. Các phiên bản nâng cao hơn sử dụng kiến ​​trúc mô-đun và giao diện lập trình ứng dụng (API) để tích hợp với các hệ thống của bên thứ ba, cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh và linh hoạt hơn.

5 tính năng chính cần tìm trong phần mềm bán lẻ

1. Theo dõi bán hàng và báo cáo
2. Quản lý và theo dõi hàng tồn kho
3. Quản lý và tương tác khách hàng
4. Công cụ tiếp thị và quảng cáo
5. Tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác

Phần mềm bán lẻ cung cấp nhiều công cụ giúp quản lý và hợp lý hóa các hoạt động của bạn. Dưới đây là một vài tính năng đáng chú ý để tìm kiếm:

• Theo dõi bán hàng và báo cáo. Dữ liệu bán hàng theo thời gian thực là điều cần thiết để quản lý hàng tồn kho chính xác, kế toán hiệu quả và đưa ra các quyết định chiến lược kinh doanh sáng suốt dựa trên xu hướng hiện tại và nhu cầu của khách hàng.
• Quản lý và theo dõi hàng tồn kho. Việc dự trữ quá nhiều hoặc thiếu hàng tồn kho có thể dẫn đến chi phí không cần thiết và tổn thất tài chính. Phần mềm quản lý hàng tồn kho vững chắc có thể giúp tránh điều này bằng cách đặt hàng chính xác những gì bạn cần khi bạn cần.
• Quản lý và tương tác khách hàng. Khách hàng là huyết mạch của công ty bạn. Phần mềm chuyên dụng có thể cải thiện mức độ tương tác và giữ chân khách hàng thông qua hoạt động tiếp thị, thu thập dữ liệu và phân tích tự động. Phần mềm bán lẻ cũng giúp bạn cải thiện mối quan hệ với khách hàng bằng cách hợp lý hóa các khía cạnh khác trong hoạt động của bạn, cho phép có nhiều thời gian tiếp xúc với khách hàng hơn.
• Công cụ tiếp thị và quảng cáo. Các chiến dịch email được cá nhân hóa, tài liệu quảng cáo được nhắm mục tiêu và các chương trình khách hàng thân thiết phù hợp chỉ là một vài cách mà phần mềm bán lẻ có thể củng cố trò chơi tiếp thị của công ty bạn.
• Tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác. Hãy tìm phần mềm dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác của bạn—ví dụ: nền tảng POS kết nối với hệ thống quản lý hàng tồn kho và phần mềm thương mại điện tử kết hợp với bộ xử lý thanh toán. Các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp của bạn nói chuyện với nhau càng nhiều thì bạn càng có lợi.

Phần mềm quản lý bán lẻ hàng đầu

1. ShopifyPOS

Shopify POS là hệ thống quản lý bán lẻ được tích hợp đầy đủ với trang web thương mại điện tử Shopify của bạn. Shopify POS linh hoạt và giúp thương nhân quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ—hàng tồn kho, doanh thu, khách hàng, đơn đặt hàng, sản phẩm, v.v.—từ một nền tảng. Với phần cứng POS di động như POS Go, các nhà bán lẻ có thể bán hàng ở bất cứ nơi nào có khách hàng của họ, sử dụng một thiết bị cầm tay.

2. OracleNetsuite

Netsuite là một tùy chọn tất cả trong một với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý kế toán, hàng tồn kho và chuỗi cung ứng cũng như CRM. Netsuite dựa trên đám mây, cho phép bạn truy cập dữ liệu và phân tích, đồng thời kiểm soát các quy trình khác nhau từ mọi nơi. Mặc dù Netsuite có rất nhiều tiện ích, nhưng số lượng mô-đun có thể không cần thiết đối với một số doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB).

3. Trình theo dõi

Phần mềm quản lý hàng tồn kho Sumtracker cho phép bạn giám sát hàng hóa của mình trên nhiều địa điểm, đặt cảnh báo lượng hàng sắp hết và sắp xếp lại các ngưỡng đặt hàng. Nó theo dõi dữ liệu lịch sử để tạo báo cáo số ngày còn hàng trong kho và cho phép bạn nhận được một phần hàng trong kho theo đơn đặt hàng của mình. Sumtracker cũng tích hợp tốt với các nền tảng phần mềm bán lẻ khác như Shopify.