Những Điều Người In Cần Biết Về Báo Cáo Tuân Thủ SOC 2

Các doanh nghiệp đang xem xét kỹ lưỡng những người mà họ làm việc cùng, đặc biệt khi một thực thể chia sẻ thông tin độc quyền hoặc nhạy cảm cao với một thực thể khác, điều này thường xảy ra trong ngành in. Ngay cả khi một công ty in ấn không cung cấp dịch vụ hoàn thiện và do đó không nhận được cơ sở dữ liệu khách hàng của khách hàng, thì vẫn có những rủi ro về bảo mật và quyền riêng tư ngày càng tăng giữa các tổ chức chia sẻ dữ liệu hoặc dựa vào nhau để cung cấp dịch vụ.

Để giải quyết rủi ro này, các tổ chức đang thực hiện các chương trình quản lý nhà cung cấp để đảm bảo an ninh và quyền riêng tư đang được giải quyết. Các chương trình này thường sẽ có yêu cầu đánh giá của bên thứ ba, chẳng hạn như Báo cáo kiểm soát hệ thống và tổ chức, còn được gọi là Báo cáo SOC 2.

Bạn đang xem: Những Điều Người In Cần Biết Về Báo Cáo Tuân Thủ SOC 2

Báo cáo SOC 2 là công việc ít tốn công nhất trong số nhiều hoạt động in ấn đánh giá và các tổ chức khác có thể thực hiện. Những đánh giá này được xây dựng dựa trên Tiêu chuẩn SSAE 18 của Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) và Tiêu chí Dịch vụ Tin cậy (TSC). Do sự hỗ trợ của AICPA, Báo cáo SOC 2 được biết đến rộng rãi và được chấp nhận như một sự đảm bảo cho việc giảm thiểu rủi ro về bảo mật và quyền riêng tư. Trước khi bắt đầu đánh giá SOC 2, một tổ chức phải có một chương trình bảo vệ thông tin được lập thành văn bản và thực hiện. Để đảm bảo một kết quả thành công cho việc tham gia, phương pháp tốt nhất là tổ chức phải hoàn thành bài tập sẵn sàng.

Một Chương trình Bảo vệ và SOC 2

Một chương trình bảo vệ thông tin bắt đầu với một tập hợp các chính sách và thủ tục, giải quyết vấn đề bảo mật vật lý và logic, bảo vệ dữ liệu, kiểm soát truy cập, trong số các khía cạnh khác. Thông thường, các chính sách và thủ tục được phát triển dựa trên một khuôn khổ bảo mật, chẳng hạn như Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia (NIST) 800-53 hoặc một khuôn khổ tương tự khác. Tài liệu về chính sách và thủ tục thường mất từ ​​ba đến sáu tháng. Chương trình bảo vệ thông tin bắt đầu bằng việc ghi lại các thực hành hiện tại và xác định các lỗ hổng dựa trên các thực tiễn tốt nhất.

Trong quá trình triển khai chương trình bảo vệ thông tin, sự sẵn sàng SOC 2 có thể bắt đầu. Bước đầu tiên là xác định phạm vi đánh giá. Báo cáo SOC có thể đề cập đến một địa điểm, một quá trình hoặc toàn bộ thực thể, dựa trên lý do tại sao cần đánh giá và ai sẽ sử dụng nó. Khi phạm vi được xác định, tổ chức sẽ quyết định xem TSC nào trong số năm TSC cần được báo cáo. Năm tiêu chí là Bảo mật, Bảo mật, Tính sẵn sàng, Tính toàn vẹn của quá trình xử lý và Quyền riêng tư.

Điều này thường được quyết định bởi các thực thể người dùng của báo cáo. Một tổ chức cũng nên xem xét những gì có liên quan đến các dịch vụ mà tổ chức đó cung cấp. Ví dụ: một công ty in ấn và thực hiện thông thường sẽ báo cáo về Bảo mật, Tính sẵn có và Bảo mật. Người sử dụng Báo cáo SOC 2 sẽ muốn biết mức độ bảo mật tồn tại và thông tin độc quyền hoặc bí mật của họ nằm trong môi trường an toàn.

Sau khi TSC và phạm vi được thiết lập, tổ chức sẽ mô tả hệ thống trong phạm vi dựa trên Tiêu chí Mô tả của AICPA. Tài liệu này được gọi là Mô tả Hệ thống và sẽ xác định các kiểm soát nội bộ mà đánh giá sẽ dựa trên. Định dạng được tiêu chuẩn hóa này là điều làm cho Báo cáo SOC có thể so sánh được trên thị trường. Mô tả hệ thống thường là bản tường thuật dài 10-20 trang về hệ thống hoặc quy trình và mô tả các yếu tố như dịch vụ đang được cung cấp, cam kết dịch vụ và các thành phần của hệ thống.

Bước cuối cùng của sự sẵn sàng SOC 2 là soạn thảo “Quyết định của Ban Giám đốc”. Thông thường, đây là một bức thư mẫu, mà ban quản lý soạn thảo và ký tên để đưa vào Báo cáo SOC 2.

Sự sẵn sàng có thể mất từ ​​ba đến sáu tháng tùy thuộc vào mức độ phức tạp và nguồn lực sẵn có. Sau khi hoàn thành việc sẵn sàng SOC 2, một tổ chức đã sẵn sàng cho một Báo cáo SOC 2 – Loại 1. Loại 1 báo cáo về tính công bằng trong trình bày và tính phù hợp của thiết kế các biện pháp kiểm soát tại một thời điểm. Báo cáo này là bản xem xét mọi thứ đã được hoàn thành trong tình trạng sẵn sàng và một báo cáo do công ty CPA đưa ra để đưa ra ý kiến ​​về việc liệu tất cả các yêu cầu đã được đáp ứng hay chưa. Nó thiết lập đường cơ sở cho một Báo cáo SOC 2 – Loại 2.

Báo cáo SOC 2 – Loại 2 thường xảy ra từ sáu đến 12 tháng sau khi Báo cáo Loại 1 được ban hành. Báo cáo Loại 2 không chỉ báo cáo về tính công bằng của việc trình bày và tính phù hợp của việc thiết kế các kiểm soát mà còn về hiệu quả hoạt động của các kiểm soát đó. Tại thời điểm này, các thủ tục được phát triển trong chương trình bảo vệ thông tin cần phải được áp dụng và vận hành theo định nghĩa của tổ chức. Bằng chứng về hoạt động kiểm soát phải được tạo ra trong suốt thời kỳ. Trong quá trình đánh giá, kiểm toán viên sẽ lấy mẫu bằng chứng này để hỗ trợ ý kiến ​​của mình về tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát.

Nếu một kiểm soát không hoạt động trong một khoảng thời gian vì sự kiện kích hoạt kiểm soát không xảy ra, thì có những cách xử lý trong đánh giá mà không gây ra ngoại lệ kiểm tra. Tuy nhiên, nếu một kiểm soát không hoạt động, nhưng phải có, thì điều đó được ghi nhận trong báo cáo như một ngoại lệ. Kiểm toán viên có thể thực hiện các thủ tục bổ sung để xác định xem (các) ngoại lệ có tăng lên mức trọng yếu đủ để đưa ra ý kiến ​​sửa đổi hay không.

Giả sử ý kiến ​​không được sửa đổi, Báo cáo SOC 2 – Loại 2 được ban hành cho tổ chức và việc đánh giá lặp lại hàng năm. Nói chung, không có lý do gì để thực hiện lại sự sẵn sàng trừ khi hệ thống hoặc phạm vi của báo cáo thay đổi đáng kể.

Tại sao các tổ chức cần tuân thủ SOC 2

Báo cáo SOC 2 không chỉ là sự tuân thủ – nó còn có thể mang lại nhiều lợi ích cho những tổ chức làm việc trong ngành in. Báo cáo SOC cung cấp cho khách hàng thông tin quan trọng về các quy trình kiểm soát nội bộ, đối mặt với bên ngoài. Nhưng đánh giá này cũng đo lường vị trí bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu của công ty in trong nội bộ, cung cấp lộ trình phát triển kiểm soát nội bộ hiệu quả bằng cách tiêu chuẩn hóa các quy trình và thủ tục. Sau khi đạt được, công ty sẽ có một bộ quy trình và chính sách bảo mật toàn diện thể hiện rõ ràng cam kết của mình đối với bảo mật thông tin.

Dưới đây là ba lý do để nhận được báo cáo tuân thủ SOC 2:

1. Khách hàng hoặc tuân thủ quy định: Để làm việc với các doanh nghiệp lớn hơn và các cơ quan chính phủ, Báo cáo SOC 2 sẽ được yêu cầu để chứng minh rằng nếu họ trao đổi dữ liệu với một công ty in, nó có thể giữ cho thông tin của họ an toàn và riêng tư. Báo cáo SOC 2 cũng sẽ giúp họ hiểu các biện pháp kiểm soát đang áp dụng. Từ quan điểm tuân thủ quy định / nhà cung cấp, hoạt động in ấn có thể gửi SOC 2 thay cho bảng câu hỏi, tiết kiệm thời gian quý báu của nhân viên. Công ty sẽ có một báo cáo tiêu chuẩn mà nó có thể cung cấp cho nhiều khách hàng và nhiều cơ quan quản lý.

2. Chủ động thể hiện cam kết về bảo mật / quyền riêng tư: Chủ động và thể hiện cam kết về bảo mật và quyền riêng tư có thể được sử dụng như một yếu tố khác biệt trên thị trường. Điều này sẽ hữu ích khi cố gắng nổi bật so với đối thủ cạnh tranh và nó có thể được sử dụng như một phần tiếp thị. Nó sẽ đặc biệt đúng ở những khu vực có nhiều doanh nghiệp cùng chơi trên cùng một thị trường. Cam kết được chứng minh của công ty in đối với bảo mật và quyền riêng tư sẽ cho thấy sự trưởng thành của hoạt động kinh doanh và hệ thống của công ty đó.

3. Đo lường thời hạn giảm thiểu rủi ro: Mọi tổ chức đều có rủi ro. SOC 2 giúp giảm thiểu rủi ro đó và phát triển các kiểm soát nội bộ bằng cách chuẩn hóa các chính sách và thủ tục. Việc thuê bên thứ ba để đánh giá các biện pháp kiểm soát là rất quan trọng. Nó xác định những lĩnh vực nào tổ chức đang hoạt động tốt và những lĩnh vực nào cần cải tiến. Điều này dẫn đến khía cạnh trưởng thành của những gì SOC 2 mang lại. SOC 2 là một định dạng tiêu chuẩn cho tất cả mọi người. Nếu một khách hàng đang đo lường SOC 2 của công ty với SOC 2 khác, thật dễ dàng so sánh hai báo cáo để xác định xem ai có các biện pháp kiểm soát hoàn thiện hơn và ai sẽ làm việc tốt hơn.

Mẹo tạo báo cáo SOC 2

1. Tránh các điều khiển thừa – Cùng một điều khiển sẽ được sử dụng nhiều lần trong ánh xạ TSC. Sử dụng cùng một từ ngữ mỗi khi sử dụng cùng một điều khiển. Điều này sẽ làm giảm độ phức tạp của báo cáo và tăng hiệu quả kiểm toán. Hiệu quả đánh giá là điều quan trọng để giảm phí và giảm số lượng bằng chứng mà kiểm toán viên yêu cầu.

2. Nhiều điều khiển cho tiêu chí – Cố gắng có nhiều điều khiển để hỗ trợ một tiêu chí. Nếu một điều khiển không thành công, sẽ cần thiết phải có một điều khiển bù để dự phòng. Nếu không có sự kiểm soát bù đắp, một lỗi kiểm soát có thể dẫn đến một ý kiến ​​được sửa đổi hoặc đủ điều kiện.

3. Kiểm soát kiểm toán nội bộ – Trong suốt thời gian đó, các tổ chức quan trọng phải tự kiểm tra các hoạt động kiểm soát của mình. Không ai thích phát hiện ra lỗi kiểm soát trong quá trình đánh giá. Lưu bằng chứng kiểm soát nội bộ trong một kho lưu trữ tập trung cũng rất hữu ích. Nó đảm bảo rằng khi đến thời điểm kiểm toán, sẽ có một nơi chứa tất cả các bằng chứng.

4. Ngày ủy thác – Kiểm toán viên tìm cách đảm bảo tài liệu họ thu thập được đóng dấu ngày tháng trong kỳ báo cáo. Điều này bao gồm các chính sách và tài liệu thủ tục. Việc đảm bảo các tài liệu này được đánh giá hàng năm là rất quan trọng không chỉ đối với hỗ trợ bằng chứng ủy thác của người đánh giá mà còn để khớp tài liệu với những thay đổi trong quy trình kinh doanh và kinh doanh.

5. Hãy chủ động – Đối với những người trong ngành chia sẻ dữ liệu với các đối tác kinh doanh cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp lớn hoặc các cơ quan chính phủ, một lúc nào đó sẽ cần đến Báo cáo SOC 2. Đừng đợi cho đến khi nó được yêu cầu. SOC 2 luôn sẵn sàng khi được yêu cầu không chỉ chứng tỏ rằng một tổ chức đã trưởng thành mà còn có thể dễ dàng làm việc với nó.

6. Giảm bảng câu hỏi của khách hàng – Là một phần của quy trình quản lý nhà cung cấp, các doanh nghiệp thường sẽ gửi các bảng câu hỏi dài về bảo mật và quyền riêng tư. Tận dụng Báo cáo SOC để tránh điền vào các tài liệu này. Thông thường, Báo cáo SOC 2 là một sự thay thế cho các bảng câu hỏi này, hoặc một bảng câu hỏi viết tắt có thể được điền vào.

Xem tiếp: Dữ liệu lớn: Cập nhật về Luật bảo mật dữ liệu liên bang

7. Đòn bẩy kiểm toán viên – Công ty kiểm toán có thể đã làm việc với nhiều khách hàng khác nhau và có thể là một số khách hàng trong cùng ngành. Họ có kinh nghiệm thực tế và có thể giảm bớt nỗ lực cho công ty.

8. Hãy trung thực – Các công ty chỉ nên ghi lại những gì họ đang làm hoặc có thể làm. Việc thêm các biện pháp kiểm soát hoặc thông tin vào Báo cáo SOC 2 vì “nó trông sẽ đẹp” hoặc công ty “có kế hoạch thực hiện nó” có thể dẫn đến việc đánh giá báo cáo nếu không có đủ bằng chứng hỗ trợ cho tuyên bố hoặc kiểm soát.

9. SOC 2 không phải là trách nhiệm CNTT – CNTT đóng một vai trò lớn trong việc thực hiện các kiểm soát nội bộ, nhưng phần lớn thông tin cần thiết cho việc đánh giá là quản trị kinh doanh. CNTT không nhất thiết phải biết các mục tiêu kinh doanh dài hạn hoặc khả năng chấp nhận rủi ro. Thông thường, chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên tuân thủ dẫn đầu nỗ lực SOC 2 và được hỗ trợ bởi CNTT, Nhân sự và các bộ phận khác.

10. Thay đổi địa chỉ – Doanh nghiệp thay đổi, mọi người trong doanh nghiệp thay đổi, và các chính sách và thủ tục thay đổi. Đảm bảo tất cả các chính sách và thủ tục cùng với Mô tả Hệ thống SOC 2 được xem xét hàng năm. Thay đổi các tài liệu này không phải là một điều xấu – nó chứng tỏ rằng công ty đang theo dõi và quản lý rủi ro về bảo mật và quyền riêng tư của mình.