Những điều Nên và Không nên của Nghi thức Email

Khi việc sử dụng email trở nên phổ biến vào đầu những năm 90, thế giới kinh doanh đã thay đổi. Email hiện chiếm một phần đáng kể trong ngày làm việc của chúng tôi. Theo một nghiên cứu của Công ty Dữ liệu Quốc tế (IDC), công nhân dành 28% thời gian trong tuần làm việc để đọc và trả lời email.

Trong khi cố gắng làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn, chúng ta không được quên các quy tắc xã hội đi kèm với bất kỳ hình thức giao tiếp nào. Dưới đây là một số điều nên làm và không nên của nghi thức email.

Làm có dòng tiêu đề rõ ràng.

Hầu hết chúng ta phải cạnh tranh với hàng trăm email làm tắc nghẽn hộp thư đến của chúng ta mỗi ngày, vì vậy dòng tiêu đề của bạn càng rõ ràng thì càng có nhiều khả năng tin nhắn của bạn được đọc. Ví dụ: nếu bạn đang gửi một đề xuất cho ai đó, hãy cụ thể và viết, “Đề xuất Fitch đã được đính kèm.”

Đừng quên chữ ký của bạn.

Mỗi email phải có chữ ký cho người nhận biết bạn là ai và cách liên hệ với bạn. Thiết lập để nó tự động xuất hiện ở cuối mỗi email. Bao gồm tất cả các chi tiết liên hệ của bạn để người nhận không phải tra cứu địa chỉ, email hoặc số điện thoại của bạn.

Làm sử dụng cách chào chuyên nghiệp.

Sử dụng “Này”, “Yo” hoặc “Hiya” không chuyên nghiệp, cho dù bạn hiểu rõ người nhận như thế nào. Thay vào đó, hãy sử dụng “Xin chào” hoặc “Xin chào”. Để trang trọng hơn, hãy sử dụng “Kính gửi (điền tên).” Sử dụng tên của người đó trong lời chào – “Xin chào Robert” – là khá thích hợp, nhưng hãy nhớ đừng rút ngắn tên của một người trừ khi bạn được phép làm như vậy.

Đừng sử dụng sự hài hước.

Sự hài hước không được dịch tốt qua email. Những gì bạn cho là hài hước rất có thể bị bên kia hiểu sai hoặc bị coi là mỉa mai, nếu không có giọng điệu và nét mặt đi kèm. Khi nghi ngờ, hãy loại bỏ sự hài hước ra khỏi các cuộc giao tiếp kinh doanh.

Làm đọc lại tin nhắn của bạn.

Đừng ngạc nhiên nếu bạn bị đánh giá bởi cách bạn soạn email. Ví dụ, nếu email của bạn có nhiều từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp, bạn có thể bị coi là cẩu thả, cẩu thả hoặc thậm chí là vô học. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp và tin nhắn của bạn trước khi nhấn “gửi”.

Đừng cho rằng người nhận biết bạn đang nói về điều gì.

Tạo tin nhắn của bạn dưới dạng ghi chú độc lập, ngay cả khi nó là phản hồi cho một chuỗi email. Điều này có nghĩa là không có “một lớp lót”. Bao gồm chủ đề và bất kỳ tham chiếu nào đến các email, nghiên cứu hoặc cuộc trò chuyện trước đó. Việc nhìn lại chuỗi để tìm hiểu bối cảnh có thể gây khó chịu và tốn thời gian. Người nhận của bạn có thể có hàng trăm email đến mỗi ngày và có thể sẽ không nhớ chuỗi sự kiện dẫn đến email của bạn.

Liên quan: Tính năng ‘Trả lời thông minh’ của Google sẽ xuất hiện trên máy tính để bàn ngay hôm nay

Làm trả lời tất cả các email.

Trả lời kịp thời và lịch sự cho từng email hợp pháp được gửi đến bạn. Ngay cả khi bạn không có câu trả lời vào lúc này, hãy dành một giây để viết phản hồi cho người gửi biết bạn đã nhận được email của họ. Thông báo cho người gửi nếu email của họ cũng được gửi đến nhầm người nhận.

Liên quan: Bao giờ nhận được một ‘Hãy làm điều này, càng sớm càng tốt!’ Gửi email về Commandment lúc 4:50 chiều? Không mát mẻ.

Đừng bắn từ môi.

Không bao giờ gửi một email tức giận hoặc đưa ra phản hồi nhanh chóng. Hãy cân nhắc kỹ thông điệp của bạn trước khi gửi đi. Nếu bạn cảm thấy tức giận, hãy đưa tin nhắn của mình vào thư mục “thư nháp” và xem lại sau khi bạn bình tĩnh hơn và có thời gian để đưa ra phản hồi thích hợp.

Làm giữ bí mật tài liệu riêng tư.

Việc chia sẻ email thậm chí là vô tình là quá dễ dàng. Nếu bạn phải chia sẻ thông tin mang tính cá nhân hoặc bí mật cao, hãy làm như vậy trực tiếp hoặc qua điện thoại. Hãy xin phép trước khi đăng tài liệu nhạy cảm trong nội dung email hoặc trong tệp đính kèm.

Liên quan: Cần Email Quản lý Bất tận. Thực hiện theo 4 quy tắc đơn giản sau để tăng năng suất của bạn.

Đừng! lạm dụng dấu chấm than.

Dấu chấm than và các biểu hiện phấn khích khác như biểu tượng cảm xúc, chữ viết tắt như LOL và tất cả các CHỮ HOA không được dịch tốt trong giao tiếp kinh doanh. Bỏ chúng đi trừ khi bạn hiểu rõ người nhận. Dùng chuỗi dấu chấm than cũng không chuyên nghiệp !!!!!

Có thể mất một số thực hành để giữ cho email của bạn chuyên nghiệp và đúng trọng tâm, nhưng về lâu dài trông bạn sẽ bóng bẩy và có tổ chức hơn.