Những Điều Mọi Doanh Nghiệp Nhỏ Cần Biết Về Nợ Phải Trả Dự Tích

Các công ty có thể tự hào về doanh thu kỷ lục và vẫn phải đối mặt với một tương lai tài chính đáng ngại. Làm sao? Tỷ trọng nợ phải trả lờ mờ. Trong kế toán, nợ phải trả đề cập đến các nghĩa vụ tài chính của một công ty đối với nhân viên, nhà cung cấp, người cho vay, chính phủ và cổ đông.

Một số khoản nợ phải trả cần được thanh toán ngay lập tức, như hóa đơn từ nhà thầu hoặc tiền lãi hàng tháng cho ngân hàng. Chúng được gọi là nợ ngắn hạn. Những khoản khác — như lương nhân viên trong tương lai, tiền thưởng cuối năm, hóa đơn mua thiết bị sắp phát hành và các khoản thuế còn nợ — chưa được ghi trên sổ sách nhưng sẽ sớm đến hạn. Đây được gọi là các khoản nợ phải trả dồn tích và đòi hỏi tầm nhìn xa hơn một chút.

Nợ phải trả dồn tích là gì?

Nợ phải trả là các khoản chi phí mà công ty nợ nhưng chưa được lập hóa đơn để thanh toán. Còn được gọi là chi phí phải trả, những khoản này hiển thị dưới dạng nợ ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán của công ty hoặc báo cáo lãi và lỗ. Công ty tính các khoản chi phí đã trích trước vào thu nhập ròng của mình cho đến khi chúng được thanh toán hết.

Nợ phải trả phải trả là một nền tảng của kế toán dồn tích. Được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp lớn nhất và phức tạp nhất, kế toán dồn tích không chỉ ghi lại các giao dịch mà tiền đã được đổi chủ. Nó cũng theo dõi các hóa đơn tích lũy chưa được thanh toán và lợi nhuận tích lũy mà khách hàng sẽ sớm nợ công ty.

Đối lập với kế toán dồn tích là kế toán cơ sở tiền mặt. Phương pháp kế toán đơn giản này chỉ ghi lại các giao dịch khi tiền đổi tay. Phương pháp cơ sở tiền mặt phù hợp với các công ty nhỏ với ít nhân viên hoặc nhà cung cấp. Khi các doanh nghiệp phát triển, họ thường chuyển sang kế toán dồn tích, cho phép họ lập kế hoạch cho các sự kiện tài chính trong tương lai.

2 Các loại nợ phải trả dự thu

Doanh nghiệp gặp phải hai loại nợ phải trả dự thu trong sổ sách kế toán của công ty: nợ phải trả dồn tích thường xuyên và nợ phải trả dồn tích không thường xuyên. Đây là cách chúng khác nhau:

• Nợ phải trả thường xuyên được cộng dồn. Một khoản nợ phải trả thường xuyên được tích lũy thường xuyên phát sinh trong quá trình kinh doanh. Chủ yếu trong số các khoản nợ phải trả này là tiền lương tích lũy, giống như tiền lương của nhân viên được nợ các tháng trong tương lai. Các công ty cũng phải tính thuế tiền lương tích lũy, khoản thuế này song hành với tiền lương của nhân viên. Các công ty vay tiền từ ngân hàng và các nhà đầu tư phải lập ngân sách cho các khoản chi phí lãi suất cộng dồn thông thường, mà họ cần phải trả trong suốt thời gian vay. Họ cũng có thể thanh toán thường xuyên cho các dịch vụ tích lũy như tiếp thị và kế toán.
• Nợ phải trả dồn tích không thường xuyên. Một khoản nợ phải trả dồn tích không thường xuyên không thường xuyên xuất hiện trong sổ cái tài chính của công ty. Ví dụ bao gồm các khoản thanh toán một lần cho các nhà cung cấp cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Ví dụ, một công ty có thể phát hành tiền thưởng cho nhân viên sau một năm tốt bất ngờ. Nếu tiền thưởng không được trao thường xuyên, chúng được tính là nợ phải trả tích lũy không thường xuyên.

Nợ phải trả dồn tích hoạt động như thế nào?

Khoản nợ phải trả dồn tích không đi kèm với số dư hiện tại đến hạn nhưng yêu cầu thanh toán trong tương lai. Kế toán bao gồm các khoản nợ phải trả dồn tích như một phần của báo cáo tài chính chính thức, nhưng có thể chỉ định một tài khoản nợ phải trả dồn tích đặc biệt để trang trải loại chi phí này. Vòng đời của một khoản nợ phải trả có hai giai đoạn:

• Mục nhập ban đầu. Khi kế toán ghi nhận một khoản nợ phải trả, kế toán sẽ ghi nhật ký vào sổ cái tài chính. Mục nhập này mô tả chi phí phải trả và ước tính giá gốc của nó. Nó xuất hiện như một khoản ghi có trong tài khoản nợ phải trả tích lũy của công ty và như một khoản ghi nợ trong tài khoản chi phí của nó.
• Nghị quyết. Cuối cùng, công ty nhận được hóa đơn thanh toán cho khoản nợ phải trả tích lũy. Sau đó kế toán ghi nợ tài khoản công nợ phải trả và ghi có vào tài khoản chi phí. Kết quả cuối cùng là một mục nhập bằng không, nhờ vào việc ghi nhận chi phí mới khi hóa đơn đến hạn.

Ví dụ, một kế toán viên có thể lưu ý rằng một công ty đã đặt hàng máy móc mới với giá 6.500 đô la. Nhà cung cấp máy móc vẫn chưa gửi hóa đơn, nhưng sẽ gửi hóa đơn khi máy móc được giao sau vài tháng. Kế toán ghi có khoản chi phí $ 6.500 vào tài khoản nợ phải trả tích lũy. Sử dụng phần mềm kế toán, kế toán có thể gắn cờ các khoản nợ phải trả và chuyển nó vào tài khoản chi phí hoạt động khi hóa đơn đến hạn. Khi công ty thanh toán hóa đơn, trách nhiệm tích lũy sẽ biến mất.

Các khoản phải trả so với các khoản nợ phải trả

Một khoản nợ phải trả phải trả không giống như một bút toán trong các khoản phải trả. Mặc dù cả hai loại đều mô tả các khoản chi phí mà một công ty phải trả trong tương lai, nhưng có sự phân biệt rõ ràng giữa hai loại:

• Các khoản phải trả. Các khoản phải trả là các chi phí được lập hóa đơn cho công ty. Đối với một khoản chi phí được coi là tài khoản phải trả, chi phí đó phải đi kèm với hóa đơn để có số dư đến hạn. Mục sổ cái đủ điều kiện là tài khoản phải trả khi nhà cung cấp gửi hóa đơn hoặc đến hạn thanh toán tiền thuê nhà hàng tháng.
• Nợ phải trả. Nợ phải trả phải trả là những khoản chi phí đã biết chưa được lập hóa đơn — những khoản chi phí mà một công ty biết rằng họ phải trả trong tương lai. Nhưng công ty không thanh toán các hóa đơn này trong kỳ kế toán hiện tại, có thể do nhà cung cấp chưa gửi hóa đơn hoặc do chi phí liên quan đến một dịch vụ chưa được thực hiện.