Nhân sự tạm thời 101: Cách chuẩn bị cho nhân viên chuẩn bị cho cơn sốt mua sắm vào dịp lễ

Bây giờ là tháng 10, và điều đó có nghĩa là 10 ngày mua sắm bận rộn nhất trong năm sắp đến gần. Đối với nhiều cửa hàng, điều đó có nghĩa là đã đến lúc chuẩn bị cho một đợt cao điểm bán lẻ được chào đón nhưng căng thẳng.

Vì vậy, làm thế nào để biết liệu bạn đã sẵn sàng cho mùa lễ hội bán lẻ? Và trên hết, đội ngũ nhân viên của bạn đã sẵn sàng chưa?

Nếu bạn cảm thấy hụt hẫng, có thể là khôn ngoan khi cân nhắc sử dụng một số trợ giúp theo mùa để xử lý lượng người qua lại và bán hàng.

Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn chuẩn bị cho nhân viên hiện tại của mình và bổ sung thêm một số nhân viên tạm thời trong mùa lễ này.

Nhân sự cho mùa giải

Mẹo tìm nhân viên thời vụ

Cho dù bạn là một cửa hàng truyền thống cần nhân viên bán hàng và nhân viên thanh toán hay một cửa hàng trực tuyến chỉ cần người đóng gói và vận chuyển sản phẩm, nhiều cửa hàng nhận thấy họ cần thuê nhân viên nghỉ lễ theo mùa để theo kịp sự gia tăng, mặc dù nhu cầu tạm thời. Dưới đây là một số mẹo để đảm bảo bạn có đủ người để thực hiện công việc:

• Thuê sớm. Bạn sẽ cần phải đào tạo nhân viên trước khi cửa hàng có những ngày bận rộn nhất và bạn không muốn đối thủ cạnh tranh thuê những nhân viên giỏi nhất. Bạn cũng có thể cần họ giúp kiểm tra hàng tồn kho trước kỳ nghỉ lễ.
• Tạm thời chuyển một số nhân viên bán thời gian sang toàn thời gian, nếu họ đồng ý.
• Tiếp cận với những sinh viên đại học đã từng làm việc cho bạn trong quá khứ đang ở nhà trong kỳ nghỉ lễ và có thể sử dụng thêm tiền mặt.
• Tiếp cận với các cơ quan cung cấp nhân sự tạm thời.
• Đăng tờ rơi trong cửa sổ cửa hàng hoặc trực tuyến mà bạn đang tìm kiếm thêm sự trợ giúp trong kỳ nghỉ; các cửa hàng trực tuyến thậm chí có thể sử dụng trợ giúp từ xa cho một số tác vụ, chẳng hạn như trả lời các câu hỏi về sản phẩm.
• Hỏi bạn bè và gia đình xem họ có thể làm việc cho bạn vài giờ một tuần không.
• Dự đoán rằng nhân viên thông thường của bạn sẽ muốn nghỉ lễ để dành thời gian cho bạn bè và gia đình, và việc bị ốm trong kỳ nghỉ là rất phổ biến; tăng biên chế một chút là một kế hoạch hợp lý.

Hãy chắc chắn kiểm tra các quy định của tỉnh / tiểu bang và liên bang của bạn liên quan đến lao động thời vụ và tuân thủ tất cả các luật.

Cho dù bạn tìm nguồn nhân viên tạm thời của mình bằng cách nào, bạn cũng muốn đảm bảo rằng họ có khả năng giải quyết cơn sốt trong kỳ nghỉ với những tương tác khách hàng nồng nhiệt và dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Và đó là lúc huấn luyện rắn phát huy tác dụng.

ĐỌC THÊM: Cần thêm trợ giúp để tìm và thuê nhân viên tạm thời? Đọc hướng dẫn của chúng tôi về nhân viên thời vụ.

Đào tạo nhân viên của bạn (Cả cũ và mới)

Nếu nhân viên hiện tại của bạn quên quy trình khóa cửa đúng cách vào cuối đêm, họ lơ là trong việc đánh dấu đơn đặt hàng là đã hoàn thành hoặc nếu bạn có toàn bộ nhân viên mới, bây giờ là lúc để đào tạo hoặc đào tạo lại họ thay vì khi nào bạn đang ở trong mùa lễ bận rộn.

Mặc dù đào tạo chắc chắn là một khoản đầu tư thời gian, nhưng chủ cửa hàng có thể đơn giản hóa một số quy trình. Danh sách kiểm tra thật tuyệt vời – chúng là công cụ lý tưởng để đơn giản hóa. Hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về những gì bạn sẽ đào tạo nhân viên làm trong cửa hàng của bạn để họ có thể bắt đầu công việc vào ngày mai – những phần nào của những bài học đó có thể được chuyển thành danh sách kiểm tra đơn giản mà họ có thể làm theo?

ĐỌC THÊM: Đường cong học tập có thể dốc đối với nhân viên bán lẻ mới. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã biên soạn danh sách các công cụ này để giúp việc đào tạo dễ dàng hơn một chút.

Bây giờ hãy ghi lại những ý tưởng đó và thực sự tạo ra những danh sách có thể kiểm tra được mà họ có thể sử dụng hàng ngày trong công việc. Điều này làm giảm thời gian đào tạo, độ phức tạp của nhiệm vụ và giảm thiểu lỗi. Nếu bạn đạt được tỷ lệ luân chuyển nhân viên thời vụ cao, thì ít nhất một người khác có thể được đào tạo để bổ sung nhanh chóng.

Không quan trọng đó là danh sách kiểm tra kỹ thuật số hay trên giấy, hãy làm những gì phù hợp nhất với nhân viên của bạn và dựa vào những công cụ hữu ích này khi có thể.

Mặc dù có một số điều bạn sẽ chỉ cần giải thích và những điều khác mà nhân viên chỉ cần học trong công việc, bạn càng có thể giảm thiểu thời gian đào tạo cho nhân viên tạm thời thì càng tốt.

Đặt lịch trình cho nhân viên của bạn

Mặc dù việc lên lịch cho nhân viên bán lẻ đôi khi có thể khiến bạn đau đầu, nhưng có một số ứng dụng chi phí thấp và thậm chí miễn phí mà bạn có thể sử dụng để quản lý lịch trình của nhân viên một cách hiệu quả.

Đọc hướng dẫn của chúng tôi và xem một số giải pháp ngay bây giờ, chọn yêu thích của bạn và đưa nhân viên của bạn vào ứng dụng hoặc phần mềm trong buổi đào tạo của họ. Điều này đảm bảo họ sẽ cảm thấy thoải mái với công cụ trước những ngày làm việc bận rộn nhất trong năm.

Bạn cũng sẽ có thể đặt các cấp độ nhân viên phù hợp khi bạn vạch ra những ngày nghỉ có mật độ giao thông cao (đừng lo lắng, chúng ta sẽ đi đến điều đó tiếp theo).

Nhận nhân viên tạm thời và nhân viên cố định của bạn chuẩn bị cho kỳ nghỉ

Thông báo những ngày quan trọng

10 ngày mua sắm bận rộn nhất của Shoppertrak trong năm 2014. Tín dụng hình ảnh: ShopperTrak

Để sẵn sàng cho đợt cao điểm vào dịp lễ, bước đầu tiên là chuẩn bị cho cửa hàng và nhân viên của bạn những ngày thích hợp và các chiến dịch tiếp thị ngày lễ tương ứng. Mọi người đều biết rằng Thứ Sáu Đen, Thứ Sáu đầu tiên sau Lễ Tạ Ơn, là ngày mua sắm nhộn nhịp nhất trong năm, phải không? Chà, có lẽ không.

Trong khi Thứ Sáu Đen đánh dấu sự khởi đầu rất quan trọng của mùa mua sắm nghỉ lễ, một nghiên cứu từ Foursquare vào năm 2014 cho thấy Thứ Bảy trước Giáng sinh thực sự đánh bại Thứ Sáu Đen về lượng người đi bộ.

Nghiên cứu cho thấy xu hướng mua sắm bán lẻ vào phút cuối ngày càng tăng ngay trước Giáng sinh. Điều này có ý nghĩa khi mua sắm trực tuyến tiếp tục tăng vọt về mức độ phổ biến với hầu hết người tiêu dùng hiện đang thực hiện hầu hết các hoạt động mua sắm trực tuyến của họ.

Mua sắm trực tuyến có tầm quan trọng hàng đầu, nhưng vấn đề cần lưu ý ở đây là bạn không thể dễ thở hơn sau ngày Thứ Sáu Đen. Các nhà bán lẻ phải luôn cảnh giác về một đợt cao điểm ngay trước Giáng sinh và đối với các giao dịch mua vào phút cuối quá muộn để giao hàng đúng hạn. Điều đó có nghĩa là có đủ nhân viên không chỉ cho Thứ Sáu Đen và Thứ Hai Điện Tử, mà còn vào những ngày trước Giáng Sinh.

Điều này cũng được áp dụng cho các sự kiện đặc biệt trong các ngày lễ. Người mua sắm vào Thứ Sáu Đen đã chuẩn bị sẵn sàng chi tiêu sớm. Họ xếp hàng, chờ đợi các cửa hàng mở cửa để chớp lấy ưu đãi trước.

Nếu bạn đang ở trong khu vực có lưu lượng người đi bộ lớn, bạn nên mở cửa sớm, muộn hoặc vào một ngày mà bình thường bạn sẽ không nắm bắt được cơ hội.

Thị trấn của bạn có đang tổ chức Cuộc diễu hành ông già Noel vào ban đêm không? Vẫn mở cửa sau đó để đáp ứng các gia đình đã có tinh thần kỳ nghỉ. Phòng Thương mại địa phương của bạn có tổ chức sự kiện bán hàng vào dịp lễ không? Hãy cởi mở và tham gia – ngay cả khi bạn điều hành một cửa hàng cà phê chứ không phải là một cửa hàng nơi mọi người sẽ mua quà, người mua sắm sẽ vẫn muốn ở đâu đó để nghỉ ngơi và mua một món ăn nhẹ hoặc đồ uống nóng.

Đảm bảo nhân viên của bạn biết các ngày quan trọng sắp tới, bao gồm cả những ngày có lượng người qua lại cao hơn. Thông báo trước về kỳ vọng, mục tiêu bán hàng và bất kỳ thông tin liên quan nào khác cho những ngày này. Và hãy cân nhắc việc vạch ra những ngày mua sắm bận rộn và bất kỳ sự kiện đặc biệt nào của ngày lễ trên lịch chung mà nhân viên có thể thường xuyên tham khảo.

Để tránh đau đầu về lịch trình của nhân viên, hãy sửa đổi cấp độ nhân sự của bạn trước những sự kiện này. Thậm chí có thể là khôn ngoan nếu yêu cầu một vài nhân viên làm việc theo yêu cầu vào những ngày bận rộn nhất của mùa hoặc thực hiện lịch trình luân phiên, chỉ để đảm bảo bạn chuẩn bị cho lượng truy cập nhanh và đơn đặt hàng trực tuyến.

Hiểu các ngày chính cho doanh nghiệp của bạn

Nghiên cứu tương tự năm 2014 cũng chia sẻ một số thông tin chi tiết hữu ích về loại hàng hóa mà mọi người mua sắm và thời điểm.

Lưu lượng bộ theo danh mục, Foursquare 2014. Tín dụng hình ảnh: Foursquare

Biểu đồ này cho thấy những người mua sắm ghé thăm các cửa hàng điện tử, quần áo và đồ gia dụng nhiều hơn vào Thứ Sáu Đen, sau đó mua sắm tại các cửa hàng đồ chơi, đồ thể thao và cửa hàng bách hóa nhiều hơn vào cuối tuần trước Giáng sinh.

Điều này cũng có ý nghĩa – Thứ Sáu Đen gần như đồng nghĩa với việc bán TV màn hình lớn tại các cửa hàng hộp lớn. Nhưng sau khi giao dịch mua đó được thực hiện, vẫn còn rất nhiều thứ trong “danh sách tốt” để mua sắm và đó là lúc người mua sắm tiến vào các mặt tiền cửa hàng khác.

Hãy nhận biết thời điểm người tiêu dùng đang tìm kiếm các loại sản phẩm bạn bán và sẵn sàng cho việc gấp rút dựa trên các dịch vụ của bạn – và tất nhiên, hãy đảm bảo nhân viên của bạn được sắp xếp phù hợp.

Học hỏi từ quá khứ

Nếu đây không phải là năm đầu tiên bạn hoạt động, hãy nhìn lại doanh số bán hàng trong thời gian nghỉ lễ của bạn từ một năm trước. Chương trình phụ trợ Shopify của bạn (cả trực tuyến và máy POS Shopify của bạn) sẽ ghi chép tỉ mỉ cho bạn. Tra cứu những ngày bận rộn nhất đối với lượng người qua lại và doanh số bán hàng cho (các) mặt tiền cửa hàng cụ thể của bạn. Những ngày đó có trùng với những sự kiện đặc biệt không và những sự kiện đó có lặp lại trong năm nay không và vào những ngày nào? Bạn còn nhớ điều gì khác từ năm ngoái mà bạn muốn nhắc lại hoặc muốn tránh?

THAM GIA NGAY: Hãy dùng thử Shopify POS để giúp việc bán sản phẩm của bạn tại chợ, cửa sổ bật lên hoặc tại cửa hàng dễ dàng hơn bao giờ hết.

Được trang bị dữ liệu này, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về cấp độ nhân viên và lịch trình của nhân viên.

Nếu bạn là một doanh nghiệp mới hơn và không biết câu trả lời, hãy hỏi những người hàng xóm của bạn! Đối với các cửa hàng truyền thống, các chủ cửa hàng liền kề với bạn có thể chia sẻ một số mẹo về cách hình thành các mùa trong những năm trước. Nếu bạn đã chuyển nhà và không biết khu vực này, hãy hỏi một người thuê nhà về tình hình giao thông đi bộ trong kỳ nghỉ lễ và những điều cần dự đoán.

Ghi chép và rút kinh nghiệm trong năm nay để cải thiện quy trình của bạn trong năm tới. Bạn có thể thấy một sản phẩm nào đó phổ biến hơn vào một số ngày, giống như nghiên cứu của Foursquare cho thấy. Và điều này đưa ra một cân nhắc chính – khoảng không quảng cáo.

Chuẩn bị khoảng không quảng cáo của bạn

Điều cuối cùng bạn muốn là nỗ lực hết sức để thu hút lượng người ghé qua cửa hàng của bạn và hết thứ mà mọi người muốn mua. Nếu bạn giữ những kỷ lục tốt từ những năm trước, thì bây giờ là lúc để nghiên cứu chúng — cái gì bán chạy? Điều gì đã không?

Ngoài ra, hãy xem xu hướng sản phẩm trên thị trường – những mặt hàng nào phổ biến và có ý nghĩa đối với cửa hàng của bạn?

Bây giờ, phần này luôn luôn đau đầu, nhưng hãy kiểm kê cửa hàng của bạn một cách đầy đủ và đúng cách. Đây có thể là công việc tốn nhiều công sức và buồn tẻ, nhưng sẽ giúp bạn chuẩn bị kỹ càng. Sau này bạn sẽ cảm ơn bản thân rằng bạn đã làm được điều đó ngay bây giờ.

Nếu bạn có một cửa hàng trực tuyến và bạn giao hàng từ các nhà sản xuất hoặc các nhà cung cấp khác, thì bạn vẫn chưa thành công; họ đã sẵn sàng cho kỳ nghỉ lễ gấp rút chưa? Gọi cho người quản lý tài khoản của bạn tại các nhà cung cấp chính của bạn và hỏi về kế hoạch chuẩn bị cho kỳ nghỉ của họ để tăng khối lượng, nhân sự và liệu họ có các thủ tục leo thang đặc biệt theo mùa nếu mọi thứ đi ngang.