Muốn trở nên năng suất và đổi mới hơn? Bạn cần phải làm điều này.

Một trong những điều đầu tiên tôi nhận thấy khi rời công ty Mỹ để thành lập công ty riêng là số lượng chuyển đổi ngữ cảnh ngày càng nhiều. Là doanh nhân, chúng ta phải đội mũ rất nhiều và liên tục sắp xếp các ưu tiên cạnh tranh. Tôi biết rằng nếu tôi không tổ chức, thì thời gian hàng ngày sẽ nhanh chóng cản trở lối suy nghĩ chiến lược. Tôi nhận ra tầm quan trọng của việc dành thời gian để suy nghĩ và chiêm nghiệm.

Cho dù bạn là một doanh nhân hay đang làm việc trong các công ty ở Mỹ, việc tìm kiếm đủ thời gian để suy nghĩ chiến lược và làm việc độc lập có thể là một thách thức. Nói như vậy, chúng ta luôn thấy những lợi ích đối với năng suất và sự đổi mới khi làm như vậy. Một cuộc khảo sát gần đây đã được công bố trong MIT Sloan Management Review cho thấy rằng các công ty áp dụng ngày không họp đã tăng đáng kể năng suất, sự hài lòng và mức độ gắn kết cũng như giảm căng thẳng. Thời gian suy nghĩ không có cấu trúc sẽ tốt cho kết quả kinh doanh cá nhân và tổng thể.

Bạn biết tầm quan trọng của bạn và nhóm của bạn để có thời gian suy nghĩ và tập trung độc lập vào công việc, nhưng làm thế nào để bạn kích hoạt loại hình văn hóa này? Bằng cách thực hiện năm chiến lược này.

Đặt thời gian này là ưu tiên không thể thương lượng

Dành thời gian cho sự đổi mới và tư duy chiến lược và gắn bó với nó. Hãy thể hiện tầm quan trọng của bạn đối với vấn đề này bằng cách nêu gương cho nhóm của bạn. Nếu bạn có những ngày Thứ Sáu không có cuộc họp, đừng đồng ý sắp xếp bất kỳ cuộc họp nào trong thời gian này. Điều này bao gồm các cuộc phỏng vấn và một đối một. Bạn có thể nghĩ rằng cuộc họp không thường xuyên sẽ có ít tác hại, nhưng bạn sẽ thấy rằng cuộc họp không thường xuyên sẽ nhanh chóng trở nên thường xuyên nếu bạn bắt đầu cho phép nó.

Thiết lập quản lý thời gian hiệu quả

Không có một kích thước nào phù hợp với tất cả các phương pháp hay nhất để quản lý thời gian, nhưng dưới đây là một số gợi ý:

• Phân loại cách bạn sử dụng thời gian và dành phần trăm mục tiêu cho tuần. Các danh mục phổ biến dành cho doanh nhân bao gồm tiếp thị, bán hàng, lãnh đạo (ví dụ: một đối một, tất cả cùng chung tay, v.v.), chiến lược, đổi mới và các hoạt động thường xuyên (ví dụ: email). Sau đó, hãy nghĩ xem bạn muốn dành bao nhiêu thời gian lý tưởng cho mỗi danh mục hàng tuần và xây dựng lịch trình của mình cho phù hợp.

• Tạo lịch lưu giữ cho từng danh mục. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng bạn dành thời gian cho từng danh mục.

• Đừng quên dành nhiều thời gian cho việc suy nghĩ và phản ánh.

• Nếu bạn là người hay bị phân tâm bởi email, hãy dành ra một vài lần mỗi ngày để kiểm tra email. Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng chi phí chuyển đổi tiêu điểm, ngay cả trong thời gian ngắn để kiểm tra email, có thể ảnh hưởng sâu sắc đến năng suất của bạn.

Chỉ cần nói không

Ngay cả một nhà kinh doanh hiệu quả và hiệu quả nhất cũng không thể làm được mọi thứ. Bạn phải có khả năng nói không. Bạn cần nghĩ về cách bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc và mục tiêu của mình. Sau đó, bạn cần cân nhắc điều này với lợi ích (ví dụ: lùi thời gian) của việc nói không. Vào cuối ngày, chỉ bạn mới có thể quyết định từ chối điều gì, nhưng bạn sẽ cần phải làm như vậy.

Suy ngẫm về thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất và suy nghĩ tốt nhất của bạn

Có phải là vào buổi sáng sau một tách cà phê? Có lẽ sau khi bạn vừa tập thể dục? Một khi bạn tìm thấy thời gian này, hãy tắt mọi thứ gây xao nhãng. Nếu email của bạn không ngừng thu hút bạn, hãy tắt Wi-Fi. Sử dụng bảng trắng thay vì máy tính của bạn. Duy trì thời gian suy nghĩ không có cấu trúc này để tối đa hóa hiệu quả của nó.

Giảm thời gian họp

Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, giảm bớt các cuộc họp là một cách tuyệt vời để thu hút thời gian trở lại lịch trình của bạn. Mỗi cuộc họp nên có một mục tiêu và kết quả mong đợi. Điều đó không có nghĩa là bạn chỉ nên có các cuộc họp chính thức với các chương trình nghị sự. Ví dụ: bạn muốn duy trì các cơ hội giao tiếp trực tiếp và kết nối. Tuy nhiên, bạn phải luôn biết lý do tại sao bạn đang họp. Bạn có các cuộc họp có thể được thay thế bằng một hình thức giao tiếp khác không? Có lẽ bạn đang họp cho một dự án đọc ra. Nếu cuộc họp này không yêu cầu sự cộng tác hoặc chỉ đạo, thì nó có thể được thay thế bằng một email hoặc tóm tắt điều hành không? Bạn không chỉ được hưởng lợi từ việc giảm bớt các cuộc họp mà cả nhóm của bạn cũng sẽ được hưởng lợi.

Cuộc sống của doanh nhân đòi hỏi sự tung hứng đáng kể về mặt nhận thức. Nhận thức và ưu tiên tầm quan trọng của thời gian đối với tư duy phi cấu trúc là yếu tố then chốt cho sự thành công của bạn. Mặc dù khó có thể khắc phục được thời gian này, nhưng nó có thể được thực hiện thông qua việc quản lý thời gian hiệu quả, sắp xếp thứ tự ưu tiên và giảm bớt sự phân tâm cũng như các cuộc họp. Những thực hành này rất quan trọng đối với bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo và để thiết lập một văn hóa tích cực cho nhóm của bạn.