Một loại cuộc họp này nên có trong chương trình nghị sự hàng tháng của mọi công ty

Tại Hoa Kỳ, các cuộc họp của tòa thị chính đã đóng vai trò như một phương tiện giao tiếp kể từ khi những người định cư lần đầu đến đây vào những năm 1600. Các cuộc họp này là những sự kiện công cộng nhằm mang lại một cuộc đối thoại lành mạnh, mạnh mẽ nhưng có tổ chức giữa các quan chức và người dân thành phố.

Mặc dù vốn vẫn có thứ bậc, nhưng nơi làm việc hiện đại đang trở nên dân chủ hơn ở chỗ các nhà lãnh đạo công ty thường tìm kiếm ý tưởng và quan điểm từ tất cả các lĩnh vực của tổ chức hơn là chỉ đưa ra các sắc lệnh nghiêm ngặt từ trên xuống. Sao chép truyền thống của tòa thị chính trong các cuộc họp chung tay toàn công ty của bạn sẽ giúp tăng cường giao tiếp giữa các nhà quản lý và các thành viên khác trong nhóm. Những sự kiện này không chỉ cho phép bạn chia sẻ kết quả và các sáng kiến ​​sắp tới mà còn cho phép đối thoại giữa các nhóm có thể không gắn bó với nhau.

Có liên quan: Cách tạo chương trình họp khiến nhân viên thực sự muốn tham dự

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn nên ưu tiên có một tòa thị chính hàng tháng. Đây là lý do tại sao:

Một dự án tòa thị chính cho bạn thấy giá trị của nhân viên và ý tưởng của họ

Các thành viên trong nhóm có ý tưởng được đánh giá cao có xu hướng cảm thấy bản thân được đánh giá cao. Khi họ cảm thấy được đánh giá cao, điều đó dẫn đến sự gắn bó của nhân viên cao, cải thiện hiệu suất, giảm doanh thu và sự hài lòng trong công việc cao hơn. Tạo không gian để mọi người đặt câu hỏi và để bạn cung cấp câu trả lời, cho thấy rằng bạn đang đầu tư vào tất cả nhân viên.

Đừng để bất cứ ai ra ngoài. Đảm bảo rằng cuộc họp của tòa thị chính ảo của bạn có thể truy cập được cho tất cả mọi người trong công ty, từ những người làm việc tại nhà đến những người ở các thành phố xa làm việc tại các văn phòng vệ tinh.

Liên quan: Làm thế nào các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể giữ nhân viên gắn bó

Các tòa thị chính gắn kết mọi người với những gì đang xảy ra tại doanh nghiệp

Nhiều khi các nhà tuyển dụng thích tung ra những từ như “môi trường hợp tác” xung quanh, đôi khi không có gì tránh khỏi thực tế rằng mọi người thường hoạt động trong các hầm chứa. Tổ chức các cuộc họp ở tòa thị chính có thể chống lại cảm giác bị cô lập đó bằng cách giữ cho nhân viên biết những gì đang xảy ra tại tổ chức.

Khi mọi người biết chuyện gì đang xảy ra, họ cảm thấy được đầu tư nhiều hơn và thậm chí có thể có những ý tưởng để chia sẻ với những người khác mà thông thường sẽ không được đưa ra trong các hoạt động hàng ngày.

Có liên quan: Tại sao sự đồng cảm là một kỹ năng quan trọng của doanh nhân (và làm thế nào để phát triển bản thân)

Đó là động lực

Đánh giá và khuyến khích sự đóng góp để thúc đẩy người lao động tăng số lượng và chất lượng ý tưởng mà họ chia sẻ. Mỗi tháng, hãy trao giải thưởng cho người đóng góp cốt lõi, làm nổi bật họ với những người khác. Làm điều này mang lại cho mọi người sự công nhận xứng đáng, từ đó có thể thúc đẩy công việc cá nhân của họ.

Các giải thưởng hàng tháng cho những đóng góp lớn nhất có thể được kết hợp theo bộ phận để thu hút nhân viên cộng tác trước khi tòa thị chính diễn ra. Hãy thử các danh mục như tăng hiệu quả, cắt giảm chi phí, tăng chất lượng, giảm các vấn đề và thúc đẩy tinh thần. Đây là những chất xúc tác tốt cho các cuộc thảo luận tại tòa thị chính đang diễn ra.

Liên quan: 6 chiến lược để tạo ấn tượng đầu tiên tốt trong các cuộc họp kinh doanh

Các tòa thị chính cho thấy sự hài lòng tổng thể của nhân viên

Đọc email, tham dự các cuộc họp và đứng bên máy pha cà phê có thể giúp một nhà lãnh đạo hiểu được thái độ của các cá nhân, nhóm và thậm chí là các phòng ban. Hiếm khi một nhà lãnh đạo có thể nhìn thấy thái độ của cả nhóm về công ty, hơn là hướng đi của một sản phẩm hoặc dịch vụ riêng lẻ.

Khi bạn tập hợp mọi người lại để chụp và đặt câu hỏi, bạn bắt đầu cảm thấy tâm trạng chung của công ty. Tương tự như việc một tiền vệ nghe thấy đám đông tại một trò chơi, một nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm điều hành công ty của họ xuống sân cần phải nghe phản ứng không chỉ khi họ bị thất bại đầu tiên mà cả khi họ vấp ngã.

Có liên quan: Bạn lo lắng về việc gặp trực tiếp nhân viên lần đầu tiên? Hãy thử 5 mẹo này

Những gì một tòa thị chính thành công nên bao gồm:

Bạn có thể tăng sự tương tác tại tòa thị chính nếu bạn tuân theo một chương trình hoặc định dạng cuộc họp nhất định mỗi lần. Bạn muốn lập kế hoạch tố tụng như thế nào là tùy thuộc vào bạn, nhưng đây là một công thức nhanh có thể hoạt động:

Bạn đã ở đâu

Một tòa thị chính thành công có thể bắt đầu với những cập nhật quan trọng trong tháng trước về kinh doanh và các ưu tiên. Mục tiêu là gì? Họ đã gặp nhau chưa? Nói về những điều mà các nhà lãnh đạo và nhân viên của công ty đã học được. Điểm cao (và điểm không cao) là gì? Nhân viên có thể đóng góp ý kiến ​​về cách làm cho điểm cao hơn nữa và cách tránh những cạm bẫy mà họ đã trải qua.

Bạn đang đi đâu đây

Giải quyết các mục tiêu về phía trước là quan trọng. Dân chủ là rất tốt, nhưng nhân viên thường vẫn thích cảm giác rằng ai đó phụ trách và có một hướng đi để làm theo. Bây giờ là lúc nhà lãnh đạo truyền cảm hứng cho mọi người về hướng đi đó và khiến họ cảm thấy việc đi theo hướng này là vì lợi ích của cả tổ chức. Người lao động cũng nên cảm thấy họ có một phần vai trò trong việc đạt được điều đó.

Nơi bạn ở

Với tư cách là người sáng lập hoặc điều hành, bạn đã đi đầu trong việc trình bày KPI của tháng trước và các số liệu thống kê khác, cũng như tiết lộ con đường phía trước. Giờ là lúc để nhân viên tỏa sáng.

Ghi nhận những người đóng góp của tháng trước cho những ý tưởng của họ. Hãy cho họ cơ hội để trình bày những gì họ đã và đang làm để chia sẻ với toàn bộ nhóm để có thể thấy được những nỗ lực của họ. Bạn thậm chí có thể mời một khách hàng đến để nói về trải nghiệm gần đây của họ với doanh nghiệp của bạn. Điều này sẽ giúp mọi người nhớ rằng công việc của họ tác động đến khách hàng như thế nào.

Có liên quan: 4 bước chính để tạo động lực cho nhân viên hoàn thành dự án công việc

Hỏi & Đáp ở cuối

Việc để nhân viên gửi câu hỏi vào thời điểm quan trọng này giúp họ hiểu rõ, chia sẻ mối quan tâm hoặc sự nhiệt tình và ra đi với ý thức làm chủ tốt hơn vai trò của họ tại công ty. Các câu hỏi cũng có thể hướng đến những người đồng nghiệp trình bày mà thông thường họ sẽ không gặp được vì họ ở một bộ phận khác, ở một tầng khác hoặc thậm chí ở một thành phố khác.

Rõ ràng định dạng này chỉ là một mẫu và bạn có thể thay đổi nó theo bất kỳ cách nào bạn cảm thấy tốt nhất. Vấn đề là, bạn có thể làm rất nhiều điều tại một tòa thị chính hàng tháng. Yêu cầu người kiểm duyệt hồ sơ một số người tham dự Phóng to ở các múi giờ khác nhau. Nói về các sáng kiến ​​chăm sóc sức khỏe. Thảo luận về việc ra quyết định quan trọng tại công ty. Mang đến cho khách mời thuyết trình viên. Hỏi nhóm xem họ muốn xem gì ở các tòa thị chính sắp tới. Bầu trời là giới hạn. Và hy vọng là, nó sẽ là cho công ty của bạn.

Có liên quan: Khảo sát Pulse là gì và chúng có thể giúp ích gì cho công ty của bạn?